Un numéro d'identification fiscale est nécessaire pour payer des impôts fédéraux et mener d'autres activités commerciales. Il s'agit d'un code distinct qui indique au gouvernement qui vous êtes et qui permet de faire le suivi de vos obligations fiscales. Bien que cet identifiant unique porte des noms différents selon votre lieu, notamment le numéro d'identification de l'employeur (EIN), le numéro d'identification fiscale (NIF) fédéral ou le numéro d'identification fédéral de l'employeur (FEIN), le concept demeure le même.

Les numéros d'identification fiscale sont utilisés par les grandes entreprises, les petits commerces, les entreprises de commerce en ligne, les organismes à but non lucratif et même certains travailleurs autonomes. Un numéro d'identification fiscale peut protéger vos données personnelles, vous aider à obtenir un crédit commercial et faciliter l'embauche de personnel ou la collaboration avec certains fournisseurs.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un numéro d'identification fiscale et pourquoi en avez-vous besoin?
  
• Qui a besoin d'un numéro d'identification fiscale?
  
• Comment pouvez-vous demander un numéro d'identification fiscale?
  
• Aperçu des méthodes de demande de numéro d'identification fiscale
  
• De quels documents avez-vous besoin pour obtenir un numéro d'identification fiscale?
  
• Combien de temps faut-il pour recevoir un numéro d'identification fiscale?
  
• Quels sont les problèmes courants lors du processus de demande d'un numéro d'identification fiscale?
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

Qu'est-ce qu'un numéro d'identification fiscale et pourquoi en avez-vous besoin?

Un numéro d'identification fiscale est la façon dont le gouvernement identifie votre entreprise. Il indique aux autorités fiscales qui vous êtes lorsque vous payez des impôts, produisez des déclarations, et plus encore. Aux États-Unis, la demande d'un numéro d'identification fiscale tel qu'un EIN est gratuite, s'effectue sur le portail de l'IRS et ne prend que quelques minutes à remplir.

Voici pourquoi vous devriez obtenir un numéro d'identification fiscale.

Séparer le personnel du professionnel

Si vous exercez vos activités en tant que propriétaire unique, il peut être tentant d'utiliser votre numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d'identification personnel équivalent. Toutefois, cela peut brouiller la frontière entre vos finances personnelles et professionnelles, ce qui peut entraîner de la confusion lors de votre déclaration d'impôts ou en cas de vérification.

Pour protéger vos données personnelles

Si vous utilisez votre numéro d’identification fiscale personnel, vous risquez d’exposer vos données. En utilisant un numéro d’identification fiscale d’entreprise dédié sur les factures, les formulaires des fournisseurs et d’autres documents, vous limitez la diffusion de votre identifiant personnel.

Pour renforcer la crédibilité de votre entreprise

Le fait d’avoir un numéro d’identification fiscale indique que vous prenez votre entreprise au sérieux. Certaines institutions financières ne vous permettent pas d’ouvrir un compte courant professionnel sans EIN ou équivalent local.

Pour se conformer à la réglementation

L’embauche d’employés, la collaboration avec des sous-traitants et l’obtention de certaines licences ou permis nécessitent souvent un numéro d’identification fiscale. Sans cela, vous pourriez faire face à des formalités administratives ou à des pénalités.

Qui a besoin d’un numéro d’identification fiscale?

De nombreux types d’organisations ont besoin d’un numéro d’identification fiscale, notamment les suivants.

Entreprises employant du personnel

Aux États-Unis, vous devez obtenir un EIN si vous embauchez du personnel, et d'autres pays ont des exigences similaires pour leurs numéros d'identification fiscale locaux. Le gouvernement des États-Unis utilise ces informations pour faire le suivi des charges sociales, de l'assurance-emploi et d'autres obligations de l'employeur.

Entreprises qui opèrent en tant qu’entités juridiques distinctes

Si vous créez une société à responsabilité limitée (SARL), une société par actions ou un partenariat, vous avez généralement besoin d’un numéro d’identification fiscale pour prouver que votre entreprise est une entité distincte.

Les propriétaires uniques qui souhaitent gérer les finances de leur entreprise séparément

Les propriétaires uniques qui n'ont pas d'employés peuvent utiliser leur numéro de sécurité sociale et ne sont pas tenus d'avoir un EIN distinct. Cependant, même si vous dirigez une entreprise d'une seule personne, la demande d'un identifiant fiscal professionnel dédié peut tout de même s'avérer une décision judicieuse, car elle permet de protéger vos données personnelles et d'accéder à des avantages propres aux entreprises, tels que des marges de crédit.

Organisations à but non lucratif ou caritatives

Les organisations qui demandent un statut d’exonération fiscale ont souvent besoin d’un numéro d’identification fiscale pour s’enregistrer auprès du gouvernement. Il s’agit d’une procédure standard pour vérifier leur légitimité.

Fiducies, successions ou autres entités spécialisées

Certaines entités non commerciales doivent également disposer d’un numéro d’identification fiscale. Dans certains endroits, les successions et les fiducies ont besoin de leurs propres identifiants pour produire leurs déclarations de revenus ou gérer leurs actifs.

Comment demander un numéro d’identification fiscale?

Le processus d'obtention d'un numéro d'identification fiscale est généralement simple, selon les règles locales. Certaines restrictions peuvent s'appliquer si vous ne vous trouvez pas physiquement dans le pays où vous faites votre déclaration. Planifiez donc à l'avance si vous dirigez une entreprise internationale. Aux États-Unis, de nombreux entrepreneurs demandent un EIN sur le site Web de l'Internal Revenue Service (IRS), et le processus ne prend que quelques minutes si vous avez les bons renseignements à portée de main. Voici comment fonctionne le processus de demande aux États-Unis.

1. Choisissez votre structure officielle

Vous devrez indiquer le type d’entité auquel correspond l’EIN (par exemple, une SARL, une société de personnes) et la raison pour laquelle vous faites votre demande. En cas de doute, parlez à un professionnel du droit ou à un comptable pour qu’il vous guide tout au long du processus.

2. Rassemblez les autres renseignements nécessaires

Aux États-Unis, l'IRS exige la dénomination sociale de votre entreprise et tout nom commercial (DBA). Vous devrez également utiliser l'adresse postale et l'adresse physique de votre entreprise, si vous en avez une, pour soumettre votre demande. D'autres renseignements nécessaires peuvent inclure la date de création de l'entreprise et le mois de clôture de votre exercice comptable.

3. Soumettez la demande

La demande d'EIN, à savoir le formulaire SS-4, peut être remplie et soumise en ligne si votre entreprise principale est située aux États-Unis ou dans un territoire des États-Unis. Vous pouvez également faire votre demande par la poste ou par télécopieur, ainsi que par téléphone si vous êtes un demandeur international, bien que ces méthodes prennent généralement plus de temps. Il convient de noter que le formulaire SS-4 a été mis à jour en 2025 et que les demandes soumises avec des formulaires obsolètes seront rejetées. Assurez-vous de télécharger la version la plus récente du formulaire disponible.

4. Recevez votre numéro d'identification fiscale

Aux États-Unis, si vous faites votre demande en ligne et que tout est en ordre, vous recevrez votre EIN instantanément. Les autres méthodes peuvent prendre jusqu'à quatre semaines. Vous recevrez une lettre de confirmation, appelée avis CP 575, par la poste. L'avis CP 575 est requis pour ouvrir des comptes bancaires professionnels. S'il est perdu, les entreprises peuvent demander une Lettre 147C à l'IRS.

5. Conservez votre nouveau numéro en lieu sûr

Une fois que vous avez votre numéro d'identification, conservez-le dans un endroit sécuritaire. Vous devrez l'utiliser lorsque vous déclarez les impôts de l'entreprise, demandez des licences commerciales et soumettez des formulaires officiels.

Aperçu des méthodes de demande de numéro d'identification fiscale

De quels documents avez-vous besoin pour obtenir un numéro d’identification fiscale?

Les conditions exactes varient d’un pays à l’autre, mais voici une liste générale des éléments dont vous aurez besoin pour demander un numéro d’identification fiscale.

Identifiant personnel

Si vous êtes la partie responsable, attendez-vous à devoir fournir un identifiant délivré par le gouvernement (comme votre SSN ou ITIN aux États-Unis). Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin d’un numéro d’identification fiscale personnel si vous n’êtes ni citoyen ni résident.

Informations sur l’enregistrement de l’entreprise

Si vous avez enregistré le nom de votre entreprise ou constitué une entité juridique, ayez ces documents ou numéros d’enregistrement à portée de main. Ils vérifient l’existence de votre entreprise et confirment sa structure.

Adresse postale et coordonnées

Vous devrez indiquer un endroit où les lettres officielles peuvent être envoyées. Cette adresse peut être différente de votre emplacement physique principal (par exemple, si vous faites envoyer vos avis officiels à un agent autorisé à une adresse différente).

Nature de votre entreprise

Les autorités fiscales voudront savoir ce que fait votre organisation, et vous devrez peut-être sélectionner une catégorie ou un code correspondant à votre activité principale. Par exemple, si vous gérez une boutique de vêtements en ligne, vous pouvez sélectionner la catégorie vente au détail ou commerce électronique.

Date de création de l’entreprise

Certains formulaires vous demanderont également quand votre entreprise a commencé ou quand vous avez embauché votre premier employé pour confirmer si vous êtes à la bonne étape pour faire la demande.

Détails du signataire autorisé

Si vous n’êtes pas le propriétaire, mais plutôt un cadre ou un gestionnaire autorisé à faire la demande, vos coordonnées pourraient également être requises pour la demande.

Combien de temps faut-il pour recevoir un numéro d’identification fiscale?

Le délai de réception varie considérablement selon la région et la méthode de demande. Aux États-Unis, une demande en ligne peut vous permettre d’obtenir votre EIN immédiatement, tandis que la déclaration par courrier peut prendre quelques semaines. D’autres pays ont leur propre échéancier. Voici quelques exemples :

• Les entreprises au Canada peuvent s’inscrire en ligne pour obtenir un numéro d’entreprise (NE) et le recevoir immédiatement.

• Les entreprises au Royaume-Uni se voient attribuer un numéro de référence unique de contribuable (UTR) après leur inscription. Elles le reçoivent généralement par la poste dans un délai de 15 jours.

• Les entreprises en Australie peuvent faire la demande d’un numéro d’entreprise australien (ABN) en ligne et le recevoir immédiatement.

• Les entreprises peuvent faire la demande d’un numéro d’entreprise néo-zélandais (NZBN) en ligne et le recevoir souvent instantanément, bien que certains formulaires d’inscription nécessitent une vérification pouvant prendre jusqu’à trois jours ouvrables.

• Les entreprises qui font la demande d’un numéro d’identification fiscale allemand (Steuernummer) par l’intermédiaire de leur bureau des services fiscaux local attendent généralement de deux à six semaines pour le recevoir par la poste.

Si vous avez un besoin urgent d’un numéro d’identification fiscale, envisagez d’opter pour des options en ligne ou par téléphone afin d’éviter les retards dans la manutention et l’envoi par la poste.

Quels sont les problèmes les plus courants lors du processus de demande d’un numéro d’identification fiscale?

Bien que le processus de demande de numéro d’identification fiscale soit assez simple, certains problèmes peuvent survenir. Voici quelques erreurs courantes à éviter.

Fournir des informations incorrectes ou incohérentes

Une incompatibilité de nom ou d’adresse entre votre demande et les documents officiels peut entraîner un rejet immédiat. Avant de déposer votre déclaration, vérifiez que vos renseignements correspondent à ceux que vous utilisez dans d’autres formulaires officiels.

Choisir le mauvais type d’entité

Choisir le mauvais type d’entité – par exemple, faire une demande en tant que société de personnes alors que votre entreprise est une LLC – peut prêter à confusion pour le système et entraîner des refus ou de longs délais de traitement. Si vous ne savez pas quelle case cocher, consultez un comptable ou un avocat spécialisé en droit des affaires.

Rencontre de problèmes techniques avec les formulaires en ligne

Des problèmes techniques, tels que des défaillances du site Web ou l’expiration de la session, peuvent ralentir votre application. Si vous êtes sur le site Web d’un gouvernement, videz le cache de votre navigateur ou réessayez pendant les heures moins achalandées. Conservez vos coordonnées à portée de main afin de pouvoir les saisir à nouveau rapidement, si nécessaire.

Non-respect des exigences de la demande

Les entreprises à capitaux étrangers devront peut-être présenter leur demande à l’aide de différents documents ou formulaires papier. Chaque pays a des règles différentes sur la façon dont les non-résidents peuvent postuler, alors lisez les petits caractères et attendez-vous à ce que le processus prenne plus de temps.

Appliquer à plusieurs reprises

Si vous essayez de faire une demande de nouvel identifiant à plusieurs reprises, vous pourriez déclencher des signaux d’avertissement pour l’autorité de délivrance. L’IRS limite les demandes d’EIN à une par jour, peu importe la méthode. Au lieu de faire la demande deux fois, il est préférable d’attendre une réponse ou de communiquer avec l’autorité pour obtenir de l’aide afin de confirmer si votre première tentative a été fructueuse.

Tomber dans le piège des sites frauduleux

Certains sites facturent des frais pour vous « aider » à obtenir un numéro d’identification fiscale. Le processus officiel est généralement gratuit, alors vérifiez toujours que vous êtes sur une page gouvernementale légitime ou sur un service tiers reconnu si vous payez pour obtenir de l’aide.

Ne pas faire la demande d’un identifiant au niveau de l’État

La plupart des États des États-Unis qui perçoivent des impôts sur le revenu ou des taxes de vente exigent également que les entreprises s’inscrivent séparément pour obtenir un numéro d’identification fiscale au niveau de l’État. Le processus est semblable à celui de la demande d’un EIN fédéral, et de nombreux États délivrent un numéro d’identification fiscale de l’État immédiatement au moment de l’inscription. Vous pouvez en apprendre davantage sur les exigences relatives au numéro d’identification fiscale de l’État et aux processus de demande sur le site Web de la SBA.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la conformité fiscale afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Commencez à collecter des taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante, en cliquant sur un bouton dans le Dashboard ou en utilisant notre puissante API.

Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous avertit lorsque vous dépassez un seuil d’inscription fiscale selon vos transactions Stripe. L’outil peut également s’inscrire pour percevoir la taxe en votre nom aux États-Unis, automatiser les déclarations américaines dans le Dashboard et gérer les déclarations mondiales grâce à des partenaires de confiance. Stripe Tax calcule et perçoit automatiquement la taxe de vente, la TVA et la TPS sur :

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• Biens matériels dans tous les États américains et dans 42 pays
  

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous inscrire et collecter des taxes : découvrez où vous devez collecter des taxes en fonction de vos transactions Stripe. Après votre inscription, activez la collecte de taxes dans un nouvel État ou pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à collecter des taxes en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration Stripe existante ou en activant la collecte directement dans le Dashboard Stripe en un simple clic.

• Vous inscrire pour payer des taxes : si vous devez vous inscrire pour payer une taxe de vente aux États-Unis, laissez Stripe gérer vos inscriptions fiscales. Vous profiterez d’un processus simplifié qui préremplit les détails de la demande, vous faisant gagner du temps et simplifiant la conformité aux réglementations locales. Si vous avez besoin d’aide pour vous inscrire hors des États-Unis, Stripe collabore avec Taxually pour vous aider à vous inscrire auprès des autorités fiscales locales.

• Collecter automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant exact de taxe dû, quels que soient les produits que vous vendez et les pays dans lesquels vous les vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services et est à jour en ce qui concerne les règles fiscales et les modifications des taux.

• Simplifiez les déclarations : Stripe Tax automatise les déclarations aux États-Unis dans le Dashboard, propulsé par TaxJar. Pour les déclarations mondiales, Stripe Tax s’intègre harmonieusement avec des partenaires de déclaration, afin que vos déclarations mondiales soient exactes et ponctuelles. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations pour que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Les déclarations de revenus aux États-Unis peuvent être automatisées dans le Dashboard de Stripe, propulsé par TaxJar.

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