Un numéro d’identification fiscale est nécessaire pour payer les impôts fédéraux et mener d’autres activités commerciales. Il s’agit d’un code distinct qui indique au gouvernement qui vous êtes et comment faire le suivi de vos obligations fiscales. Bien que cet identifiant unique porte des noms différents selon votre localisation (p. ex. numéro d’identification d’employeur, ou EIN, aux États-Unis), le concept reste le même.

Les numéros d’identification fiscale sont utilisés par les grandes entreprises, les entreprises familiales, les entreprises de commerce électronique, les organisations à but non lucratif et même certains pigistes. Un numéro d’identification fiscale peut protéger vos informations personnelles, vous aider à obtenir un crédit d’entreprise et faciliter l’embauche de personnel ou la collaboration avec certains fournisseurs.

Vous trouverez ci-dessous une explication de ce qu’est un numéro d’identification fiscale, qui en a généralement besoin et comment Stripe peut simplifier la conformité fiscale des entreprises.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Qu’est-ce qu’un numéro d’identification fiscale et pourquoi en avez-vous besoin?
  
• Qui a besoin d’un numéro d’identification fiscale?
  
• Comment demander un numéro d’identification fiscale?
  
• De quels documents avez-vous besoin pour obtenir un numéro d’identification fiscale?
  
• Combien de temps faut-il pour recevoir un numéro d’identification fiscale?
  
• Comment Stripe peut-elle aider les entreprises à gérer leur conformité fiscale?
  
• Quels sont les problèmes les plus courants lors de la procédure de demande d’un numéro d’identification fiscale?
  

Qu’est-ce qu’un numéro d’identification fiscale et pourquoi en avez-vous besoin?

Un numéro d’identification fiscale est la façon dont le gouvernement identifie votre entreprise. Il indique aux autorités fiscales qui vous êtes lorsque vous payez des impôts, remplissez des déclarations, etc. Voici pourquoi vous devriez obtenir un numéro d’identification fiscale.

Séparer le personnel du professionnel

Si vous opérez en tant que propriétaire unique, il peut être tentant d’utiliser votre numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d’identification personnel équivalent. Mais cela peut brouiller les frontières entre vos finances personnelles et celles de votre entreprise, ce qui peut entraîner de la confusion lorsque vous faites des déclarations de revenus ou en cas de vérification.

Pour protéger vos données personnelles

Si vous utilisez votre numéro d’identification fiscale personnel, vous risquez d’exposer vos données. En utilisant un numéro d’identification fiscale d’entreprise dédié sur les factures, les formulaires des fournisseurs et d’autres documents, vous limitez la diffusion de votre identifiant personnel.

Pour construire votre crédibilité

Le fait d’avoir un numéro d’identification fiscale indique que vous prenez votre entreprise au sérieux. Certaines institutions financières ne vous permettent pas d’ouvrir un compte courant professionnel sans EIN ou équivalent local.

Pour se conformer à la réglementation

L’embauche d’employés, la collaboration avec des sous-traitants et l’obtention de certaines licences ou permis nécessitent souvent un numéro d’identification fiscale. Sans cela, vous pourriez faire face à des formalités administratives ou à des pénalités.

Qui a besoin d’un numéro d’identification fiscale?

De nombreux types d’organisations ont besoin d’un numéro d’identification fiscale, notamment les suivants.

Entreprises employant du personnel

Aux États-Unis, vous devez obtenir un EIN si vous embauchez du personnel, et d’autres pays ont des exigences similaires pour leurs numéros d’identification fiscale locaux. Le gouvernement des États-Unis utilise ces informations pour suivre les charges sociales, l’assurance-chômage et d’autres obligations des employeurs.

Entreprises qui opèrent en tant qu’entités juridiques distinctes

Si vous créez une société à responsabilité limitée (SARL), une société par actions ou un partenariat, vous avez généralement besoin d’un numéro d’identification fiscale pour prouver que votre entreprise est une entité distincte.

Les propriétaires uniques qui souhaitent gérer les finances de leur entreprise séparément

Même si vous exploitez une entreprise unipersonnelle, demander un identifiant fiscal d’entreprise dédié peut toujours être une décision judicieuse. Il peut protéger vos renseignements personnels et vous donner accès à des avantages propres à votre entreprise, comme des marges de crédit.

Organisations à but non lucratif ou caritatives

Les organisations qui demandent un statut d’exonération fiscale ont souvent besoin d’un numéro d’identification fiscale pour s’enregistrer auprès du gouvernement. Il s’agit d’une procédure standard pour vérifier leur légitimité.

Fiducies, successions ou autres entités spécialisées

Certaines entités non commerciales doivent également disposer d’un numéro d’identification fiscale. Dans certains endroits, les successions et les fiducies ont besoin de leurs propres identifiants pour produire leurs déclarations de revenus ou gérer leurs actifs.

Comment demander un numéro d’identification fiscale?

Le processus d’obtention d’un numéro d’identification fiscale est généralement simple, en fonction des règles locales. Certaines restrictions peuvent s’appliquer si vous ne vous trouvez pas physiquement dans le pays où vous déposez votre déclaration, alors planifiez à l’avance si vous gérez une entreprise internationale. Aux États-Unis, de nombreux entrepreneurs demandent un EIN sur le site Web de l’Internal Revenue Service (IRS), ce qui peut ne prendre que quelques minutes si vous avez les bonnes informations à portée de main. Voici comment fonctionne le processus de demande aux États-Unis.

Choisissez votre structure officielle

Vous devrez indiquer le type d’entité auquel correspond l’EIN (par exemple, une SARL, une société de personnes) et la raison pour laquelle vous faites votre demande. En cas de doute, parlez à un professionnel du droit ou à un comptable pour qu’il vous guide tout au long du processus.

Rassemblez les détails nécessaires

Aux États-Unis, l’IRS exige la dénomination sociale de votre entreprise et tout nom commercial « faisant affaire sous le nom de ». Vous devrez également utiliser l’adresse postale et l’adresse physique de votre entreprise, le cas échéant.

Soumettre l’application

Vous pouvez remplir et soumettre votre demande d’EIN en ligne si votre activité principale est située aux États-Unis ou dans un territoire américain. Vous pouvez également faire votre demande par téléphone, par la poste ou par télécopieur, bien que ces méthodes prennent généralement plus de temps.

Recevez votre numéro d’identification fiscale

Aux États-Unis, si vous faites votre demande en ligne et que tout est en ordre, vous recevrez votre EIN instantanément. D’autres méthodes peuvent prendre jusqu’à quatre semaines. Vous recevrez une lettre de confirmation par la poste.

Protégez votre nouveau numéro

Une fois que vous avez votre numéro d’identification, conservez-le dans un endroit sûr. Vous devrez l’utiliser lorsque vous déclarerez des impôts sur les entreprises, demanderez des licences commerciales ou soumettrez des formulaires officiels.

De quels documents avez-vous besoin pour obtenir un numéro d’identification fiscale?

Les conditions exactes varient d’un pays à l’autre, mais voici une liste générale des éléments dont vous aurez besoin pour demander un numéro d’identification fiscale.

Identifiant personnel

Si vous êtes le responsable, attendez-vous à fournir votre identifiant émis par le gouvernement (tel que votre numéro de sécurité sociale aux États-Unis). Dans certains cas, vous aurez peut-être besoin d’un numéro d’identification fiscale personnel si vous n’êtes ni citoyen ni résident.

Informations sur l’enregistrement de l’entreprise

Si vous avez enregistré le nom de votre entreprise ou constitué une entité juridique, ayez ces documents ou numéros d’enregistrement à portée de main. Ils vérifient l’existence de votre entreprise et confirment sa structure.

Adresse postale et coordonnées

Vous devrez spécifier un endroit où les lettres officielles peuvent être envoyées. Cette adresse peut être différente de votre emplacement physique principal (p. ex. si vous redirigez des avis officiels à un agent agréé à une adresse différente).

Nature de votre entreprise

Les autorités fiscales voudront savoir ce que fait votre organisation, et vous devrez peut-être sélectionner une catégorie ou un code correspondant à votre activité principale. Par exemple, si vous gérez une boutique de vêtements en ligne, vous pouvez sélectionner la catégorie vente au détail ou commerce électronique.

Date de création de l’entreprise

Certains formulaires vous demanderont également quand votre entreprise a commencé ou quand vous avez embauché votre premier employé pour confirmer si vous êtes à la bonne étape pour faire la demande.

Détails du signataire autorisé

Si vous n’êtes pas le propriétaire, mais un dirigeant ou un gestionnaire autorisé à faire la demande, vos coordonnées peuvent également être requises.

Combien de temps faut-il pour recevoir un numéro d’identification fiscale?

Le délai de réception varie considérablement selon la région et la méthode de demande. Aux États-Unis, une demande en ligne peut vous permettre d’obtenir votre EIN immédiatement, tandis que la déclaration par courrier peut prendre quelques semaines. D’autres pays ont leur propre échéancier. Voici quelques exemples :

• Les entreprises canadiennes peuvent s’inscrire pour obtenir un numéro d’entreprise (NE) en ligne et le recevoir immédiatement.

• Une fois inscrites, les entreprises du Royaume-Uni reçoivent une référence fiscale unique (UTR). Ils la reçoivent généralement par la poste dans un délai de 15 jours.

• Les entreprises résidant en Australie peuvent demander un numéro d’entreprise australien (ABN) en ligne et le recevoir immédiatement.

Si vous avez un besoin urgent d’un numéro d’identification fiscale, envisagez d’opter pour des options en ligne ou par téléphone afin d’éviter les retards dans la manutention et l’envoi par la poste.

Comment Stripe peut-il aider les entreprises à gérer leur conformité fiscale?

Voici comment Stripe peut vous aider à gérer vos impôts et à vous conformer à la législation fiscale.

Calcul automatique des taxes

Stripe Tax calcule automatiquement la taxe de vente, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et d’autres taxes en fonction de l’emplacement des clients. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous exercez vos activités dans plusieurs régions ou pays.

Fonctionnalités avancées de création de rapports

Le tableau de bord Stripe vous permet de suivre les chiffres de vente, les taxes et d’autres données pertinentes en temps réel, afin que vous puissiez gérer vos taxes sans avoir à fouiller dans des feuilles de calcul ou à effectuer des calculs manuels.

Intégration avec les outils comptables

De nombreuses plateformes comptables populaires, telles que QuickBooks et Xero, s’intègrent à Stripe. Cela signifie que chaque vente, chaque frais ou chaque remboursement est automatiquement enregistré, de sorte que les erreurs de saisie de données ne créent pas de problèmes lorsque vous faites vos déclarations.

Conformité internationale

Si vous exercez des activités à l’étranger, vous devrez peut-être respecter des exigences de conformité différentes dans chaque pays. Stripe peut vous aider à déterminer le montant de taxe à facturer et à créer des relevés distincts répondant aux exigences de déclaration de chaque pays.

Sécurité des données

Stripe accorde la priorité à la sécurité, ce qui est important lorsque vous traitez des données financières sensibles. Stripe possède le plus haut niveau de certification disponible dans le secteur des paiements : PCI niveau 1.

Quels sont les problèmes les plus courants lors du processus de demande d’un numéro d’identification fiscale?

Bien que le processus de demande de numéro d’identification fiscale soit assez simple, certains problèmes peuvent survenir. Voici quelques erreurs courantes à éviter.

Fournir des informations incorrectes ou incohérentes

Une incompatibilité de nom ou d’adresse entre votre demande et les documents officiels peut entraîner un rejet immédiat. Avant de déposer votre déclaration, vérifiez que vos renseignements correspondent à ceux que vous utilisez dans d’autres formulaires officiels.

Choisir le mauvais type d’entité

Le choix du mauvais type d’entité (p. ex. une demande en tant que société de personnes alors que votre entreprise est une SARL peut perturber le système et entraîner des rejets ou de longs délais de traitement. Si vous ne savez pas quelle case cocher, consultez un comptable ou un avocat d’affaires.

Rencontre de problèmes techniques avec les formulaires en ligne

Des problèmes techniques, tels que des défaillances du site Web ou l’expiration de la session, peuvent ralentir votre application. Si vous êtes sur le site Web d’un gouvernement, videz le cache de votre navigateur ou réessayez pendant les heures moins achalandées. Conservez vos coordonnées à portée de main afin de pouvoir les saisir à nouveau rapidement, si nécessaire.

Non-respect des exigences de la demande

Les entreprises à capitaux étrangers devront peut-être présenter leur demande à l’aide de différents documents ou formulaires papier. Chaque pays a des règles différentes sur la façon dont les non-résidents peuvent postuler, alors lisez les petits caractères et attendez-vous à ce que le processus prenne plus de temps.

Appliquer à plusieurs reprises

Si vous essayez de demander un nouveau numéro plusieurs fois, vous risquez de créer des signaux d’alarme pour l’autorité émettrice. Il est préférable d’attendre une réponse ou de contacter l’autorité pour obtenir de l’aide afin de confirmer si votre première tentative a réussi.

Tomber dans le piège des sites frauduleux

Certains sites facturent des frais pour vous « aider » à obtenir un numéro d’identification fiscale. Le processus officiel est généralement gratuit, alors vérifiez toujours que vous êtes sur une page gouvernementale légitime ou sur un service tiers reconnu si vous payez pour obtenir de l’aide.