Si vous êtes pigiste, la façon dont vous gérez les factures en dit long. Si vous n’envoyez pas une facture soignée ou si vous facturez de manière négligente, vous risquez d’envoyer le mauvais message aux clients : que vous vous trompez, ou pire, que vous n’êtes pas sérieux au sujet de votre travail. L’envoi d’une facture professionnelle indique à votre client que vous respectez votre travail, et qu’il devrait en faire autant.

Les factures vous protègent également, car elles servent de reçus pour votre expertise. Elles documentent ce qui a été fait, quand la livraison a eu lieu et comment le paiement doit se passer. Sans facture, vous vous exposez à des litiges, à des retards de paiement ou, dans des cas extrêmes, à des sommes impayées. Une facture en bonne et due forme met tout par écrit et ne laisse aucune place à la confusion.

Environ 74 % des professionnels indépendants sont confrontés à des retards de paiement, et une facturation adéquate peut atténuer ce risque. Ci-dessous, nous vous expliquons comment configurer une facture en tant que pigiste, les conditions de paiement courantes pour les pigistes, la facturation du travail par projet ou à l’heure, et le traitement des litiges liés aux factures des pigistes.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Comment créer une facture en tant que pigiste
  
• Quelles sont les modalités de paiement courantes pour les pigistes?
  
• Comment suivre et facturer le travail par projet ou à l’heure
  
• Comment traiter les litiges liés aux factures des pigistes
  

Comment mettre en place une facture en tant que pigiste

En tant que pigiste, vos factures doivent être complètes et organisées et ne laisser aucune place à l’ambiguïté. Voici comment configurer une facture adaptée à vos besoins et à ceux de vos clients.

Commencez par votre identité de marque

Votre facture fait partie de votre image professionnelle. Ajoutez votre logo, le nom de votre entreprise et vos coordonnées en haut du document. Si vous n’avez pas de logo, utilisez une mise en forme propre et des polices cohérentes pour lui donner un aspect soigné. L’apparence de votre facture peut influencer le sérieux avec lequel les clients prennent votre demande de paiement.

Étiquetez-la clairement

Mettez le mot « Facture » en gras et facile à lire en haut. Incluez un numéro de facture unique à des fins de suivi. Il peut s’agir d’un simple « Facture 001 » ou d’un élément lié au client ou au projet, par exemple « SmithDesign_0324 ».

Incluez les informations de votre client

Incluez les coordonnées de votre client directement sous les vôtres. Utilisez le nom, l’adresse et les coordonnées officiels de l’entreprise. Cela leur permet d’acheminer la facture au bon service ou à la bonne personne.

Précisez les dates

Indiquez à la fois la date de la facture et la date d’échéance du paiement. Le délai standard est généralement de 14 à 30 jours pour le paiement, mais utilisez le délai qui vous convient le mieux. Soyez précis : La mention « Dû dans 30 jours » peut prêter à confusion. Écrivez plutôt : « Paiement dû au plus tard le [date exacte] ».

Détaillez vos services

Décomposez le travail que vous avez effectué en termes simples. Énumérez chaque service ou projet, sa description, les heures travaillées (s’il y a lieu) et le taux convenu. Par exemple :

• Conception du site Web : 15 heures @ 75 $/heure = 1 125 $

• Création du logo : Frais fixes du projet = 500 $

Lister le montant total

Au bas de la section des services, incluez un sous-total, les taxes ou frais applicables, ainsi que le total final en gras. Cela montre au client exactement ce qu’il doit payer.

Indiquez vos conditions de paiement

Informez votre client de la façon dont il peut vous payer et de toute autre exigence spécifique. Acceptez-vous les virements bancaires, PayPal ou les paiements par carte de crédit? Incluez des détails de compte ou des liens de paiement pour simplifier le processus. Si vous facturez des frais de retard, mentionnez-les ici pour éviter les surprises. Par exemple : « Des frais de retard de 5 % seront appliqués aux paiements reçus après la [date d’échéance]. »

Ajouter des extras

Si nécessaire, incluez des notes telles qu’un bref message de remerciement ou des rappels sur le travail en cours. Par exemple : « Merci pour votre confiance! J’ai hâte de collaborer sur le prochain projet.

Utiliser un logiciel ou des modèles de factures

Pour simplifier le processus, envisagez d’utiliser un logiciel de facturation tel que Stripe Invoicing, qui permet d’automatiser les calculs, de suivre les paiements et de tenir des registres. Si vous préférez les méthodes manuelles, les modèles téléchargeables à partir de Word, Excel ou Google Docs sont une autre option.

Enregistrer et envoyer

Enregistrez votre facture au format PDF pour éviter les problèmes de formatage lors de son envoi à vos clients. Vérifiez tous les détails avant de le joindre à un courriel. Utilisez un courriel concis et courtois pour accompagner la facture, par exemple :

Sujet : Facture pour [nom du projet]

Bonjour [nom du client],

J’ai joint la facture de [projet ou service spécifique]. S’il vous plaît faites-moi savoir si vous avez des questions ou avez besoin de plus de détails. Le paiement doit être effectué au plus tard le [date d’échéance].

Merci beaucoup,
[Votre nom]

Quelles sont les modalités de paiement courantes pour les pigistes?

En tant que pigiste, vous pouvez utiliser de nombreux types de conditions de paiement pour dicter l’échéancier de paiement, les pénalités, les remises ou la base des frais. Voici quelques-unes des conditions de paiement les plus courantes, ainsi que leurs avantages et inconvénients.

Conditions nettes

Avec des conditions nettes, les clients sont censés payer la facture dans un délai précis, à compter de la date de facturation. Net 30, le choix le plus courant, signifie que le paiement est dû dans les 30 jours. Net 7 signifie que le paiement est dû dans les 7 jours. Les conditions nettes conviennent aux clients ayant des cycles de facturation interne standard, en particulier les grandes entreprises ayant des processus structurés de comptes fournisseurs. Mais bien que le net 30 soit souvent considéré comme une norme dans l’industrie, il peut mettre vos finances à rude épreuve. Si les paiements sont retardés au-delà de la date d’échéance, cela peut placer les pigistes dans une impasse financière.

Si vous utilisez des termes nets, envisagez de commencer par des termes nets de 14 pour les nouveaux clients et d’ajuster en fonction de leur fiabilité. Pour réduire les retards de paiement, incluez des rappels ou des suivis automatisés quelques jours avant la date d’échéance.

Paiement initial partiel

Dans le cas d’un paiement initial partiel, les clients doivent payer un pourcentage des frais du projet avant le début du travail. Les répartitions courantes sont de 25 %, 30 % ou 50 % à l’avance. Ces conditions vous protègent contre les impayés et couvrent vos dépenses initiales ou votre investissement en temps, en particulier pour les grands projets. Mais certains clients, en particulier les plus petits, peuvent hésiter à payer à l’avance s’ils n’ont pas d’antécédents avec vous.

Si vous utilisez ces termes, présentez-les comme une politique standard et insistez sur le fait qu’elle vous permet d’engager pleinement des ressources dans leur projet.

Paiements par jalons

Dans le cas des paiements par jalons, le paiement est lié à des étapes ou à des livrables spécifiques du projet. Par exemple, vous pouvez recevoir 30 % au début du projet, 40 % après la première ébauche et 30 % à la livraison finale. Les paiements par jalons répartissent les risques et assurent un flux de trésorerie constant tout au long du projet, en particulier pour les projets de longue durée. Toutefois, une mauvaise communication au sujet de la définition des jalons ou des retards dans l’approbation des clients peuvent perturber l’échéancier de paiement.

Si vous utilisez les paiements par jalons, définissez les jalons en termes de livrables et de résultats, et pas seulement en termes d’échéances. Utilisez des jalons pour le travail itératif (comme la conception ou le développement) pour vous assurer que les clients restent impliqués tout au long du projet.

Paiement à l’achèvement

Avec le paiement à l’achèvement, le client paie l’intégralité une fois le projet livré et approuvé. Cela peut simplifier le processus pour les petits projets où les paiements partiels peuvent sembler excessifs ou inutiles. Mais cela peut être risqué, en particulier avec des clients nouveaux ou que vous ne connaissez pas très bien, car vous comptez entièrement sur leur suivi après la livraison.

Si vous utilisez le paiement à l’achèvement, faites-le pour des projets plus courts ou pour des clients avec lesquels vous avez un historique établi. Pour minimiser les risques lorsque vous travaillez avec des clients pour la première fois, offrez la livraison du travail final une fois que le paiement a été effectué.

Acomptes pour des services futurs

Avec les acomptes, le client paie un montant fixe régulièrement, généralement mensuellement, en échange d’un accès continu à vos services. Les acomptes créent un revenu constant et sont particulièrement efficaces pour les clients réguliers. Mais la portée peut devenir un problème si vous ne définissez pas ce que couvre l’acompte.

Si vous utilisez des acomptes, spécifiez les heures, les livrables ou l’accès inclus dans celui-ci, par exemple « 10 heures de travail de conception par mois ». Révisez périodiquement l’entente pour vous assurer qu’elle fonctionne toujours pour les deux parties.

Facturation à l’heure

Avec la facturation à l’heure, vous suivez et facturez chaque heure travaillée et facturez généralement chaque semaine ou chaque mois. La facturation à l’heure est transparente et équitable pour les projets dont la portée change ou n’est pas définie, mais les clients peuvent scruter vos heures ou remettre en question votre efficacité. De plus, ce modèle lie souvent le revenu directement au temps, ce qui peut limiter l’évolutivité.

Si vous choisissez la facturation à l’heure, utilisez des outils fiables de suivi du temps et ventilez des frais détaillés dans votre facture. Définissez un taux horaire suffisamment élevé pour tenir compte du temps consacré à l’administration ou aux défis imprévus d’un projet.

Frais de retard

Avec les frais de retard, vous facturez des frais supplémentaires aux clients s’ils ne paient pas dans les délais convenus. Par exemple, vous pouvez ajouter 5 % du montant total de la facture pour chaque mois de retard. Les frais de retard incitent à payer en temps opportun et compensent les perturbations financières causées par les retards. Mais certains clients peuvent repousser ou négocier après coup, surtout si les frais de retard n’ont pas été explicitement convenus.

Si vous avez recours à des frais de retard, incluez toujours des politiques sur les frais de retard dans votre contrat et vos factures afin d’éviter les litiges. Faites en sorte que les frais de retard soient raisonnables, suffisamment pour motiver un paiement rapide, mais pas trop élevés pour ne pas nuire à la relation.

Escomptes pour paiement anticipé

Avec les escomptes pour paiement anticipé, les clients qui paient rapidement, souvent en une semaine, bénéficient d’un petit rabais, par exemple de 2 % à 5 %. Ces remises favorisent des paiements plus rapides et renforcent la clientèle, en particulier auprès des clients de grande valeur. Mais cela réduit vos marges bénéficiaires, ce n’est donc pas idéal pour les projets à faible marge.

Si vous utilisez des remises pour paiement anticipé, proposez-les de manière sélective, par exemple pour les factures importantes ou les clients réguliers. Mettez l’accent sur les économies réalisées dans votre facture.

Paiement à l’avance

En cas de paiement à l’avance, le client paie le montant total avant que vous ne commenciez à travailler. Cela élimine le risque de non-paiement, qui peut s’avérer inestimable pour les projets plus petits ou ponctuels. Mais certains clients peuvent considérer cela comme trop restrictif ou risqué, surtout si votre relation est nouvelle.

Si vous utilisez le paiement à l’avance, positionnez-le comme la norme pour les travaux à court terme ou à délai d’exécution rapide, où il y a peu de temps pour les paiements partiels. Rassurez les clients hésitants avec des témoignages ou un portfolio solide.

Conditions personnalisées

Les conditions personnalisées sont des conditions de paiement adaptées au client ou au projet, par exemple en répartissant les coûts sur plusieurs mois ou en liant les paiements à des livrables spécifiques. Les conditions personnalisées peuvent aider à conclure des affaires avec des clients uniques ou des projets qui ne correspondent pas aux modèles traditionnels. Veillez à communiquer clairement les conditions afin qu’elles ne prêtent pas à confusion ou ne provoquent pas de litiges. Documentez chaque détail par écrit, y compris qui est responsable de quoi à chaque étape, et assurez-vous que les conditions personnalisées ne compromettent pas votre stabilité financière.

Comment suivre et facturer le travail basé sur un projet ou à l’heure

Le suivi de votre travail et la facturation des clients sont l’une des parties les plus importantes du travail à la pige. Voici quelques conseils pour commencer :

• Lorsque vous intégrez un client, expliquez-lui comment vous suivez votre travail et le facturez. Indiquez-leur à quoi s’attendre sur vos factures, qu’il s’agisse de journaux de temps, de descriptions détaillées ou de détails par étape.

• Dans la mesure du possible, partagez vos enregistrements de suivi avec votre facture. Pour le travail horaire, vous pouvez joindre un rapport de temps à partir de votre application de suivi. Pour les travaux payés par projet, envisagez d’inclure un bref résumé de ce qui a été réalisé. Cette transparence permet d’éviter les litiges.

• Gardez un œil sur les demandes qui ne relèvent pas de l’accord initial. Si quelque chose d’inattendu survient, informez le client que cela nécessitera plus de temps ou d’argent. Gérez cela en temps réel pour éviter les surprises lors de la facturation.

Le suivi du travail par projet et du travail horaire s’accompagne de considérations légèrement différentes. Voici quelques conseils pratiques pour chaque méthode de suivi et de facturation.

Suivi du travail par projet

Diviser le projet en parties gérables

Avant de commencer le suivi, décomposez le projet en étapes ou jalons réalisables. Par exemple, un projet d’identité de marque peut inclure des tâches telles que la recherche, la conception d’un logo et la création d’un guide de style. Attribuez des frais ou des heures estimées à chaque partie afin de pouvoir suivre vos progrès.

Rester organisé grâce à la technologie de suivi de projet

Les outils de gestion de projet tels que Trello, Notion ou Asana peuvent faire une grande différence dans ce domaine. Utilisez-les pour suivre les délais, les livrables et même votre liste de choses à faire. Ils vous permettent de voir facilement où vous en êtes dans le processus et peuvent vous aider à partager des mises à jour avec vos clients. Pour les pigistes qui utilisent Stripe, vous pouvez également lier ces étapes à la facturation en envoyant des factures partielles à chaque étape.

Tenir un journal de travail simple

Même si vous facturez des frais fixes, c’est une bonne idée de garder une trace de ce sur quoi vous avez travaillé et quand. Notez une brève description de votre travail chaque jour et du temps passé. Si le client a des questions, ou si la portée devient un problème, vous aurez un dossier à référencer.

Vérifier la portée avant la facturation

Au moment de facturer, révisez votre accord ou contrat initial. Avez-vous livré tout ce que le client a demandé? Si des modifications surviennent en cours de route, assurez-vous qu’elles soient reflétées dans la facture finale. Il est beaucoup plus facile de gérer tout problème de communication maintenant, plutôt qu’après l’envoi de la facture.

Détail de la facture

Lorsque vous créez votre facture, dressez la liste de chaque livrable, d’une brève description des travaux et des frais correspondants. Par exemple :

• Recherche et stratégie : 500 $

• Création de logo : 1 200 $

• Guide de style : 800 $

Terminez par le total et les taxes applicables. Si vous utilisez Stripe Invoicing, vous pouvez détailler ces informations dans votre modèle de facture.

Suivi du travail horaire

Utiliser la technologie de suivi du temps

Lorsque vous facturez à l’heure, un suivi du temps fiable n’est pas négociable. Des applications telles que Toggl, Clockify ou Harvest facilitent l’enregistrement de vos heures pour des tâches ou des clients spécifiques. Démarrez la minuterie lorsque vous travaillez, faites une pause pour les pauses et arrêtez-la lorsque vous avez terminé. Si vous utilisez Stripe pour les paiements, bon nombre de ces plateformes s’intègrent directement à Stripe, ce qui vous permet d’envoyer des factures en fonction du temps suivi et d’accepter des paiements rapidement.

Être précis sur les tâches

Enregistrez le contexte de chaque période que vous suivez. Au lieu de « 3 heures de travail », notez ce que vous avez fait, comme « Modification du texte de la page d’accueil » ou « Réunion avec le client et révisions ». Ce niveau de détail clarifie le travail pour votre client et donne à votre facture un aspect plus soigné.

Ne pas perdre le fil de ses heures

Prenez l’habitude de revoir et d’enregistrer vos heures à la fin de chaque journée ou session de travail. Il est facile de perdre le fil si vous attendez la fin de la semaine, et rester cohérent vous permet de gagner du temps lorsque vous émettez vos factures.

Tenir les clients informés

S’il s’agit d’un projet à durée indéterminée, renseignez-vous auprès de votre client sur le nombre d’heures que vous y consacrez. Par exemple, vous pourriez dire : « Jusqu’à présent, j’ai passé 12 heures cette semaine sur des tâches X et Y. » Cette transparence permet d’éviter un choc lors de la réception de la facture par le client.

Être détaillé dans votre facture

Lorsqu’il est temps de facturer, répartissez votre travail par tâche. Incluez le nom de la tâche, le temps passé, votre taux et le sous-total de chaque tâche. Par exemple :

• Rédaction d’articles de blogue : 4 heures @ 75 $/heure = 300 $

• Révision des articles : 2 heures @ 75 $/heure = 150 $

Envisagez de joindre des rapports de suivi du temps en guise de sauvegarde.

Comment gérer les litiges avec les factures des pigistes

Aucun pigiste ne veut s’occuper d’un litige de facture, mais des désaccords peuvent survenir même avec les meilleurs clients. Restez calme et concentrez-vous sur la résolution du problème sans nuire à la relation. Voici comment gérer sereinement les litiges liés aux factures.

Comprendre la préoccupation du client

Lorsqu’un client conteste votre facture, c’est son point de vue, qu’il soit bon ou faux, qui est à l’origine du problème. Commencez par poser des questions ouvertes pour clarifier le problème :

• « Pourriez-vous nous dire ce qui ne correspond pas à vos attentes? »

• « Y a-t-il un élément de la facture dont vous aimeriez discuter plus en détail? »

Évitez de faire des suppositions ou de tirer des conclusions hâtives. Parfois, il s’agit d’un simple malentendu sur les livrables ou les conditions de paiement.

Rester calme et neutre

Il est naturel de se sentir frustré, mais les réactions émotionnelles peuvent aggraver la situation. Abordez le litige comme une conversation d’affaires :

• Comprenez leurs préoccupations : « Merci d’avoir attiré mon attention sur ce point. Réglons-le.

• Évitez les propos défensifs ou accusateurs : « Passons en revue les détails ensemble. »

En restant calme, vous donnez le ton pour une résolution productive.

Se référer à l’accord

Votre contrat ou accord écrit est votre meilleur outil pour résoudre les litiges. Pointez poliment du doigt les sections décrivant les conditions de paiement, les livrables ou la portée du projet :

• « Conformément à notre entente datée du [date], la facture reflète les [services effectués]. Je me ferai un plaisir de vous expliquer les détails.
  

S’il n’existe pas d’accord formel, appuyez-vous sur les discussions par courriel ou d’autres moyens de communication pour étayer votre position.

Fournir des documents justificatifs

Le fait d’avoir des dossiers clairs renforce votre position. Partagez des journaux de temps pour le travail horaire, un aperçu des livrables du projet, des courriels ou des messages pertinents discutant des modifications apportées à la portée, ainsi que toutes les factures et confirmations de paiement antérieures. La transparence montre que vous agissez de bonne foi et rend plus difficile la persistance des litiges sans motif.

Trouver un compromis, le cas échéant

Si le litige est mineur ou si le client soulève une préoccupation légitime, envisagez de proposer une solution qui convient aux deux parties. Il peut s’agir d’ajuster une partie des frais si le client n’est pas satisfait d’un travail spécifique ou de renoncer à de petits frais de retard en guise de geste de bonne volonté pour préserver la relation :

• « Je comprends qu’il y ait eu une certaine confusion au sujet des révisions supplémentaires. Je suis heureux d’ajuster la facture de [X $] pour refléter cela.
  

Si le client éprouve des problèmes de trésorerie, envisagez de modifier vos modalités de paiement. Mais faites attention à ne pas faire de compromis sur des montants importants ou à ne pas laisser les clients saper vos politiques.

Faire appel à un médiateur si nécessaire

Si le différend semble impossible à régler, envisagez la médiation. Un tiers neutre, tel qu’un avocat ou un groupe de défense indépendant, peut aider les deux parties à parvenir à un accord. Des services tels que le Freelancers Union aux États-Unis ou des associations professionnelles locales peuvent offrir des ressources pour la médiation.

Assurer le suivi après la résolution

Une fois le problème résolu, documentez le résultat par écrit pour éviter tout malentendu futur. Résumez la résolution :

• « Comme convenu, j’ai ajusté la facture à [$amount] pour refléter [des changements spécifiques]. Le paiement doit être effectué au plus tard le [nouvelle date d’échéance].
  

Ensuite, mettez à jour votre facture et renvoyez-la rapidement.

Savoir quand tenir sa position

Si le litige est sans fondement ou si le client est de mauvaise foi, affirmez poliment, mais fermement votre position. Évitez d’aggraver les tensions, mais ne laissez pas des exigences déraisonnables vous mettre sous pression :

• « Sur la base de notre accord et du travail livré, le montant total de la facture reste dû. Faites-moi savoir si vous souhaitez revoir le tout ensemble.
  

Au besoin, rappelez-leur les prochaines étapes possibles, comme une action en justice ou l’intervention d’une agence de recouvrement.

Prendre des mesures préventives pour l’avenir

Utilisez les litiges comme des occasions d’apprentissage. Adaptez vos processus pour éviter des problèmes similaires :

• Incluez les conditions de paiement, la portée, les délais et les clauses de règlement des différends dans vos contrats.

• Fournissez des mises à jour sur l’état d’avancement et confirmer les changements de portée par écrit.

• Utilisez des applications de suivi du temps ou des factures détaillées pour réduire les malentendus.

• Demandez des paiements initiaux ou des dépôts partiels pour réduire le risque financier.

Savoir quand laisser tomber

Si un client refuse de payer et que vos efforts pour résoudre le litige échouent, il est peut-être temps de réduire vos pertes et de se défaire du client. Prenez note des signes avant-coureurs pour les projets futurs et évitez de travailler avec des clients qui ont des antécédents de problèmes de paiement. Dans les cas extrêmes, demandez des conseils juridiques sur vos options de recouvrement de créances.