Se sei un libero professionista, il modo in cui gestisci le fatture dice moto di te. Non inviare una fattura curata o gestire la fattura in modo negligente può inviare il messaggio sbagliato ai clienti, ovvero che stai improvvisando o, peggio, che non prendi sul serio il tuo lavoro. L'invio di una fattura professionale dice al tuo cliente che rispetti il tuo lavoro, e anche lui dovrebbe farlo.

"Le fatture sono anche una forma di tutela per te, in quanto attestano la tua professionalità. Documentano cosa è stato fatto, quando è stato consegnato e come deve avvenire il pagamento. Senza fattura, ti esponi a contestazioni e ritardi nei pagamenti o, in casi estremi, al mancato pagamento. Una fattura adeguata mette tutto per iscritto e non lascia spazio a confusione.

Circa il 74% dei liberi professionisti registra ritardi nei pagamenti e una corretta fatturazione può mitigare questo rischio. Di seguito viene illustrato come impostare una fattura per un libero professionista, i termini di pagamento comuni per i liberi professionisti, la fatturazione per il lavoro a progetto o orario e la gestione delle contestazioni relative alle fatture da freelance.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come impostare una fattura come libero professionista
  
• Quali sono i termini di pagamento più comuni per i liberi professioni?
  
• Come monitorare e fatturare lavori a progetto o con tariffa oraria
  
• Come gestire le contestazioni relative alle fatture di libero professionista
  

Come impostare una fattura come libero professionista

Come libero professionista, le tue fatture dovrebbero essere complete e organizzate e non lasciare spazio ad ambiguità. Ecco come impostare una fattura che soddisfi le tue esigenze e quelle dei clienti.

Inizia con il tuo branding

La tua fattura fa parte della tua immagine professionale. Aggiungi il logo, la ragione sociale e le informazioni di contatto nella parte superiore del documento. In mancanza di un logo, usa una formattazione pulita e caratteri uniformi per conferire un aspetto professionale. L'aspetto della fattura può influire su come i clienti percepiscono la tua richiesta di pagamento.

Identifica chiaramente la fattura

Inserisci in alto la parola "Fattura" in grassetto, con un carattere facile da leggere. Includi un numero di fattura univoco per facilitarne il monitoraggio. Potrebbe essere semplicemente "Fattura 001" o potrebbe includere un riferimento al cliente o al progetto, ad esempio "SmithDesign_0324".

Includi i dati del cliente

Includi i dati del cliente direttamente sotto le tue informazioni. Usa la ragione sociale, l'indirizzo e il contatto dell'azienda, in modo da poter inoltrare la fattura al reparto o alla persona corretta.

Specifica le date

Includi sia la data della fattura che la data di scadenza del pagamento. I termini standard sono in genere di 14 o 30 giorni per il pagamento, ma utilizza la tempistica che preferisci. Sii specifico: la dicitura "scadenza a 30 giorni" può creare confusione. Scrivi invece: "Pagamento in scadenza entro il [data esatta]".

Descrivi in dettaglio i servizi

Descrivi il lavoro svolto in modo chiaro e conciso. Elenca ogni servizio o progetto con la relativa descrizione, le ore lavorate (se applicabile) e la tariffa concordata. Ad esempio:

• Progettazione del sito web: 15 ore @ 75 €/ora = 1125 €

• Creazione del logo: Compenso fisso per il progetto = 500 €

Indica l'importo totale

"In fondo alla sezione dei servizi, includi un subtotale, eventuali imposte o commissioni applicabili e il totale finale in grassetto In questo modo il cliente sa esattamente quanto deve pagare

Riporta i termini di pagamento

Spiega al cliente come può pagarti ed eventuali requisiti specifici. Accetti pagamenti tramite bonifico bancario, PayPal o carta di credito? Includi i dati del conto o i link di pagamento per semplificare la procedura. Se addebiti penali per ritardato pagamento, menzionale qui per evitare sorprese. Ad esempio: "Verrà applicata una penale del 5% per i pagamenti ricevuti dopo il [data di scadenza]."

Aggiungi eventuali informazioni aggiuntive

Se necessario, includi note come un breve messaggio di ringraziamento o promemoria sul lavoro in corso. Ad esempio: "Grazie per la fiducia. Spero di collaborare ancora con voi in futuro".

Utilizza software di fatturazione o modelli di fattura

Per semplificare la procedura, valuta l'utilizzo di un software di fatturazione come Stripe Invoicing, che aiuta ad automatizzare i calcoli, monitorare i pagamenti e conservare i registri. Se preferisci i metodi manuali, i modelli scaricabili da Word, Excel o Google Documenti sono un'altra opzione.

Salva e invia

Salva la fattura in formato PDF per evitare problemi di formattazione durante l'invio ai clienti. Ricontrolla tutti i dettagli prima di allegarla a un'email. Scrivi un'email concisa e cortese per accompagnare la fattura, ad esempio:

Oggetto: fattura per [nome del progetto]

Buongiorno [nome del cliente],

In allegato la fattura per [progetto o servizio specifico]. Non esitare a contattarmi per qualsiasi domanda o chiarimento. Il pagamento è in scadenza entro il [data di scadenza].

Cordiali saluti
[Il tuo nome]

Quali sono i termini di pagamento più comuni per i liberi professionisti?

Come libero professionista, puoi utilizzare diverse tipologie di termini di pagamento per definire i tempi di pagamento, le penali, gli sconti o la base di calcolo del compenso. Ecco alcuni dei termini di pagamento più comuni, con i relativi vantaggi e svantaggi.

Termini netti

Con i termini netti, i clienti sono tenuti a pagare la fattura entro un determinato periodo di tempo, a partire dalla data della fattura. A 30 giorni, la scelta più comune, significa che il pagamento deve essere effettuato entro 30 giorni. A 7 giorni significa che il pagamento è dovuto entro 7 giorni. I termini netti sono adatti ai clienti con cicli di fatturazione interni standard, in particolare alle aziende di grandi dimensioni con processi strutturati di contabilità fornitori. Anche se il pagamento a 30 giorni è spesso considerato una norma del settore, può mettere a dura prova le tue finanze. Se i pagamenti vengono ritardati oltre la data di scadenza, i liberi professionisti possono trovarsi in difficoltà finanziarie.

Se utilizzi i termini netti, prendi in considerazione l'idea di iniziare con i termini di 14 giorni per i nuovi clienti e di adattarli in base alla loro affidabilità. Per ridurre i pagamenti in ritardo, includi promemoria o follow-up automatici alcuni giorni prima della data di scadenza.

Pagamento anticipato parziale

Con il pagamento anticipato parziale, i clienti devono pagare una percentuale del compenso per il progetto prima dell'inizio dei lavori. Le suddivisioni più comuni sono 25%, 30% o 50% in anticipo. Questi termini ti proteggono dai mancati pagamenti e coprono le spese iniziali o l'investimento di tempo, in particolare per i progetti di grandi dimensioni. Tuttavia alcuni clienti, in particolare quelli più piccoli, potrebbero esitare a pagare in anticipo senza avere avuto un'esperienza di lavoro con te in precedenza.

Se utilizzi questi termini, presentali come politica standard e sottolinea che ti permettono di dedicare completamente le risorse al loro progetto.

Pagamenti intermedi

Con i pagamenti intermedi, il pagamento è legato a specifiche fasi del progetto o risultati finali. Ad esempio, potresti ricevere il 30% all'inizio del progetto, il 40% dopo la prima bozza e il 30% alla consegna finale. I pagamenti intermedi distribuiscono il rischio e garantiscono un flusso di cassa costante per tutta la durata del progetto, soprattutto per gli incarichi più lunghi. Tuttavia, problemi di comunicazione riguardo la definizione delle tappe intermedie o ritardi nelle approvazioni da parte del cliente possono causare ritardi nei pagamenti.

Se utilizzi pagamenti intermedi, definisci le tappe in termini di deliverable e risultati, non solo di scadenze. Utilizza le tappe intermedie per i lavori iterativi (come la progettazione o lo sviluppo) per assicurarti che i clienti siano costantemente coinvolti e partecipi durante l'intero progetto.

Pagamento al completamento

Con il pagamento al completamento, il cliente paga per intero una volta che il progetto è stato consegnato e approvato. In questo modo puoi semplificare la procedura per i progetti più piccoli in cui i pagamenti parziali potrebbero sembrare eccessivi o superflui. Ma può essere rischioso, soprattutto con clienti nuovi o con cui non si è mai lavorato prima, poiché ti affidi totalmente alla loro puntualità nei pagamenti dopo la consegna.

Se opti per il pagamento al completamento, applicalo a progetti più brevi o a clienti con cui hai una storia consolidata. Per ridurre al minimo i rischi quando lavori con clienti nuovi, offri la consegna del lavoro finale a pagamento avvenuto.

Acconti

Con gli acconti, il cliente paga un importo fisso regolarmente, in genere mensilmente, in cambio dell'accesso continuo ai tuoi servizi. Gli acconti creano un reddito costante e sono particolarmente efficaci con i clienti abituali. Tuttavia, l'ampliamento incontrollato dell'ambito del progetto può diventare un problema se non si definisce con precisione cosa include l'acconto.

Se utilizzi i pagamenti con acconti, specifica le ore, i risultati finali o l'accesso inclusi nell'account, ad esempio "10 ore di lavoro di progettazione al mese". Rivedi periodicamente l'accordo per assicurarti che funzioni ancora per entrambe le parti.

Fatturazione oraria

Con la fatturazione oraria, tieni traccia e fatturi per ogni ora lavorata e in genere emetti un fattura settimanale o mensile. La fatturazione oraria è trasparente ed equa per i progetti con ambiti mutevoli o non definiti, ma i clienti potrebbero voler controllare le ore di lavoro o mettere in dubbio la tua efficienza. Questo modello spesso lega anche il reddito direttamente al tempo, il che può limitare la scalabilità.

Se scegli la fatturazione oraria, utilizza strumenti affidabili per il monitoraggio del tempo e riporta il dettaglio dei costi nella fattura. Imposta una tariffa oraria sufficientemente alta per tenere conto del tempo dedicato agli aspetti amministrativi o alle sfide impreviste del progetto.

Penali per ritardato pagamento

Con le penali per ritardo, addebiti ai clienti un importo aggiuntivo se non pagano entro la scadenza concordata. Ad esempio, potresti aggiungere il 5% del totale della fattura per ogni mese di ritardo. Le penali per ritardato pagamento incentivano il pagamento tempestivo e compensano i disagi finanziari causati dai ritardi. Ma alcuni clienti potrebbero contestare o rinegoziare i termini dopo l'emissione della fattura, soprattutto se le penali per il ritardo non sono state chiaramente concordate in anticipo.

Se utilizzi le penali per ritardato pagamento, includi sempre nel contratto e nelle fatture le politiche relative alle penali per evitare contestazioni. Fai in modo che le penali per il ritardo siano ragionevoli: abbastanza da incentivare il pagamento tempestivo, ma non così elevate da compromettere il rapporto con il cliente.

Sconti per pagamento anticipato

Con gli sconti per pagamento anticipato, i clienti che saldano la fattura rapidamente, spesso entro una settimana, ricevono un piccolo sconto, ad esempio dal 2% al 5%. Questi sconti incentivano pagamenti più veloci e favoriscono un buon rapporto, soprattutto con i clienti più importanti. Tuttavia riducono i margini di profitto, quindi non è la soluzione migliore per i lavori a basso margine.

Se utilizzi sconti per pagamento anticipato, offrili in modo selettivo, ad esempio per fatture di importo elevato o clienti abituali, ed metti in evidenza il risparmio nella fattura.

Pagamento anticipato

Con il pagamento anticipato, il cliente paga l'intero importo prima che inizi a lavorare. In questo modo si elimina il rischio di pagamento, il che può essere prezioso per progetti più piccoli o una tantum. Ma alcuni clienti potrebbero considerarlo troppo restrittivo o rischioso, soprattutto se la tua relazione è nuova.

Se si sceglie il pagamento anticipato, presentarlo come prassi standard per lavori a breve termine o con tempi di consegna rapidi, in cui non c'è spazio per pagamenti parziali Per rassicurare i clienti indecisi, mostra loro delle testimonianze o un portfolio di lavori di successo.

Termini personalizzati

I termini personalizzati sono termini di pagamento creati su misura per il cliente o il progetto, ad esempio la rateizzazione dei costi su più mesi o il pagamento legato al raggiungimento di specifici obiettivi. I termini personalizzati possono aiutare a concludere accordi con clienti o progetti unici che non rientrano nei modelli tradizionali. Assicurati di comunicare in modo chiaro i termini in modo che non generino confusione o contestazioni. Documenta ogni dettaglio per iscritto, incluso chi è responsabile di cosa in ogni fase, e assicurati che i termini personalizzati non compromettano la tua stabilità finanziaria.

Come monitorare lavori a progetto o con tariffa oraria

Monitorare il lavoro e fatturare i clienti è una delle parti più importanti del lavoro freelance. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare:

• Durante la procedura di attivazione di un cliente, spiega come monitori il lavoro e come lo fatturerai. Informalo su cosa troverà nelle tue fatture: registri delle ore di lavoro, descrizioni dettagliate o suddivisione in base alle tappe intermedie.

• Se possibile, allega i tuoi report di monitoraggio alla fattura. Nel caso di lavori a tariffa oraria, puoi allegare un resoconto delle ore dalla tua app di monitoraggio. Per il lavoro a progetto, prendi in considerazione l'idea di includere un breve riassunto di ciò che è stato completato. Questa trasparenza aiuta a prevenire le contestazioni.

• Tieni d'occhio le richieste che non rientrano nell'accordo originale. In caso di imprevisti, informa il cliente che richiederà tempo o costi aggiuntivi. Gestisci queste comunicazioni in tempo reale per evitare sorprese al momento della fatturazione.

Il monitoraggio dei lavori a progetto e dei lavori con tariffa oraria comporta considerazioni leggermente diverse. Ecco alcuni consigli pratici per ogni metodo di monitoraggio e fatturazione.

Monitoraggio dei lavori a progetto

Suddividi il progetto in parti gestibili

Prima di iniziare il monitoraggio, suddividi il progetto in passaggi o tappe intermedie attuabili. Ad esempio, un progetto di branding potrebbe includere attività come la ricerca, la progettazione del logo e la creazione di una guida di stile. Assegna una tariffa o il numero di ore stimate a ciascuna parte in modo da poter monitorare i tuoi progressi.

Organizzati al meglio con gli strumenti di monitoraggio dei progetti

Gli strumenti di gestione dei progetti come Trello, Notion o Asana possono fare una grande differenza in questo contesto. Usali per tenere traccia delle scadenze, dei risultati finali e persino del tuo elenco di cose da fare. Grazie a questi strumenti, puoi facilmente visualizzare lo stato di avanzamento del progetto e condividere gli aggiornamenti con i clienti. Per i liberi professionisti che utilizzano Stripe, è anche possibile collegare le tappe intermedie alla fatturazione inviando fatture parziali al completamento di ogni passaggio.

Tieni un registro di lavoro semplice

Anche se addebiti una tariffa fissa, è una buona idea tenere traccia di ciò su cui hai lavorato e quando. Annota una breve descrizione del tuo lavoro ogni giorno e del tempo dedicato. Se il cliente ha domande o se l'ampliamento incontrollato dell'ambito diventa un problema, avrai dati registrati a cui fare riferimento.

Ricontrolla l'ambito prima di inviare la fattura

Quando è il momento di inviare la fattura, rivedi l'accordo o il contratto originale. Hai consegnato tutto ciò che il cliente ha chiesto? È importante che la fattura finale rispecchi eventuali modifiche intervenute durante il lavoro. È molto più facile gestire qualsiasi errore di comunicazione ora, piuttosto che dopo aver inviato la fattura.

Emetti una fattura dettagliata

Quando crei la tua fattura, elenca tutti i deliverable, una breve descrizione del lavoro e la tariffa corrispondente. Ad esempio:

• Ricerca e strategia: 500 €

• Design del logo: 1.200 €

• Guida di stile: 800 €

Infine riporta il totale e le eventuali imposte applicabili. Se utilizzi Stripe Invoicing, puoi dettagliare queste voci nel modello della fattura.

Monitoraggio dei lavori a tariffa oraria

Sfrutta gli strumenti di monitoraggio del tempo

Quando fatturi a ore, è indispensabile utilizzare uno strumento affidabile per il monitorare il tempo impiegato. App come Toggl, Clockify o Harvest semplificano la registrazione delle ore per attività o clienti specifici. Fai partire il timer quando inizi a lavorare, mettilo in pausa durante le pause e fermalo al termine del lavoro. Se utilizzi Stripe per i pagamenti, molte di queste piattaforme si integrano direttamente con Stripe, così puoi inviare le fatture in base alle ore registrate e accettare rapidamente i pagamenti.

Sii specifico sulle attività

Registra il contesto per ogni periodo di tempo monitorato. Anziché "3 ore di lavoro", annota cosa hai fatto, ad esempio "Modifica del testo della home page" o "Riunione con il cliente e revisioni". Questo livello di dettaglio chiarisce il lavoro per il cliente e rende la fattura più accurata.

Tieni sotto controllo i tuoi orari

Prendi l'abitudine di rivedere e registrare le ore alla fine di ogni giornata o sessione di lavoro. Se aspetti la fine della settimana, è facile dimenticare le ore lavorate. Essere costante ti fa risparmiare tempo quando prepari le fatture.

Aggiorna i clienti

e si tratta di un progetto senza una scadenza precisa, fai il punto con il tuo cliente sulle ore che stai impiegando. Ad esempio, potresti dire: "Finora, questa settimana ho registrato 12 ore per le attività X e Y. Essere trasparente previene lo shock quando il cliente riceve la fattura.

Crea una fattura dettagliata

Quando è il momento di fatturare, suddividi il lavoro per attività. Includi il nome dell'attività, il tempo impiegato, la tariffa e il subtotale per ogni attività. Ad esempio:

• Scrittura di post sul blog: 4 ore @ 75 €/ora = 300 €

• Revisione degli articoli: 2 ore @ 75 €/ora = 150 €

Prendi in considerazione la possibilità di allegare report di monitoraggio del tempo come ulteriore documentazione.

Come gestire le contestazioni relative alle fatture di libero professionista

Nessun libero professionista vuole avere a che fare con una contestazione sulle fatture, ma possono sorgere disaccordi anche con i migliori clienti. Mantieni la calma e concentrati sulla risoluzione del problema senza danneggiare la relazione. Ecco come affrontare le contestazioni relative alle fatture in tutta sicurezza.

Comprendi le preoccupazioni del cliente

Quando un cliente contesta la tua fattura, il suo punto di vista, giusto o sbagliato che sia, determina il problema. Inizia ponendo domande aperte per chiarire il problema:

• "Potrebbe dirmi cosa non è in linea con le tue aspettative?"

• "C'è una voce in particolare della fattura di cui vorrebbe discutere?"

Evita di fare supposizioni o di saltare a conclusioni. A volte, il problema è un semplice malinteso sui deliverable o sui termini di pagamento.

Mantieni la calma e la neutralità

È naturale sentirsi frustrati, ma le reazioni emotive possono aggravare la situazione. Affronta la contestazione come se fosse una conversazione di affari:

• Riconosci la preoccupazione del cliente: "Grazie per avermi segnalato questo problema; risolviamolo".

• Evita un linguaggio difensivo o accusatorio: "Esaminiamo insieme i dettagli".

Mantenendo la calma, crei le condizioni per una soluzione produttiva.

Fai riferimento al contratto

Il contratto o l'accordo scritto è lo strumento migliore per risolvere le contestazioni. Indica gentilmente le sezioni che descrivono i termini di pagamento, i deliverable o l'ambito del progetto:

• "Come dal nostro accordo del [data], la fattura riflette i [servizi completati]. Sono a disposizione per illustrarti i dettagli".
  

Se non esiste un accordo formale, fai affidamento sullo scambio di email o altre comunicazioni per sostenere la tua posizione.

Fornisci la documentazione di supporto

Una documentazione chiara e precisa supporta la tua posizione. Condividi i registri delle ore per i lavori a tariffa oraria, uno schema dei deliverable del progetto, e-mail o messaggi pertinenti che illustrano le modifiche all'ambito e qualsiasi precedente fattura e conferma di pagamento. La trasparenza è fondamentale per dimostrare la propria buona fede e per evitare contestazioni infondate.

Trova un compromesso, se opportuno

Se la contestazione è di lieve entità o se il cliente solleva un dubbio valido, prendi in considerazione l'idea di offrire una soluzione che soddisfi entrambe le parti. Ad esempio potresti rettificare una parte del compenso se il cliente non fosse soddisfatto di un particolare lavoro svolto o rinunciare a piccole penali per il ritardo come gesto di buona volontà per mantenere il rapporto:

• "Capisco che ci sia stata un po' di confusione sulle revisioni aggiuntive. Per questo motivo sono disponibile a ridurre la fattura di [X €]".
  

Se il cliente ha problemi di flusso di cassa, prendi in considerazione la possibilità di modificare i tuoi termini di pagamento. Tuttavia, fai attenzione a non compromettere importi significativi o a lasciare che i clienti mettano in discussione le tue politiche.

Ricorri a un mediatore, se necessario

Se la contestazione sembra irrisolvibile, valuta la possibilità di una mediazione. Una terza parte neutrale, come un avvocato o un'associazione di categoria per liberi professionisti, può aiutare entrambe le parti a raggiungere un accordo. Servizi come il sindacato dei liberi professionisti negli Stati Uniti o le associazioni imprenditoriali locali potrebbero offrire risorse per la mediazione.

Fai un follow-up dopo la risoluzione

Una volta risolta la contestazione, documenta il risultato per iscritto per evitare malintesi futuri. Riassumi la risoluzione:

• "Come concordato, ho modificato la fattura in [importo €] per riflettere le [modifiche specifiche]. Il pagamento è in scadenza il giorno [nuova data di scadenza]."
  

Infine aggiorna la fattura e inviala di nuovo tempestivamente.

Capisci quando tenere duro

Se la contestazione è infondata o il cliente agisce in malafede, fai valere la tua posizione in modo educato ma fermo. Cerca di non aggravare la tensione, ma non cedere a richieste irragionevoli.

• "In base al nostro accordo e al lavoro consegnato, l'importo totale della fattura è da saldare. Se vuole, possiamo rivedere insieme il dettaglio dei costi".
  

Se necessario, informa il cliente dei possibili passi successivi, come un'azione legale o il ricorso a un'agenzia di recupero crediti

Adotta misure preventive per il futuro

Usa le contestazioni come opportunità di apprendimento. Modifica le procedure per evitare problemi simili:

• Includi i termini di pagamento, l'ambito, le scadenze e le clausole di risoluzione delle contestazioni nei tuoi contratti.

• Fornisci aggiornamenti sullo stato di avanzamento e confermare per iscritto le modifiche all'ambito.

• Usa app di monitoraggio del tempo o fatture dettagliate per ridurre le incomprensioni.

• Richiedi pagamenti anticipati o depositi parziali per ridurre il rischio finanziario.

Riconosci quando è il momento di lasciar perdere

Se un cliente non vuole pagare e non si riesce a risolvere la disputa, potrebbe essere il momento di accettare la perdita e interrompere il rapporto con il cliente. Fai attenzione ai segnali di avvertimento per i progetti futuri ed evita di collaborare con clienti che hanno avuto problemi di pagamento in passato. In casi estremi, chiedi una consulenza legale per sapere quali opzioni hai a disposizione per il recupero crediti.