あなたがフリーランサーなら、請求書の処理一つで多くのことが伝わります。きちんとした請求書を送らなかったり、請求書の扱いが雑であったりすると、やっつけ仕事をしているとか、真剣に取り組んでいないといったような、マイナスの印象をクライアントに与えることになりかねません。プロフェッショナルな請求書を送ることで、自分の仕事に誇りを持っているとクライアントに伝えることができますし、クライアントもそうすべきです。

また、請求書はあなたを保護し、あなたの専門業務の領収書としても機能します。何を行ったか、いつ納品したか、支払いをどのように行ってもらうかを文書化します。異議申し立てや支払い延滞、極端な場合には未払いが起こった場合に、請求書がなければいわば丸腰の状態です。適切な請求書にはすべてが記載されており、混乱の余地はありません。

約 74% の独立系専門職が支払い延滞を経験していますが、適切な請求書を発行することでこのリスクを軽減できます。以下では、フリーランサーとして請求書を設定する方法、フリーランサーの一般的な支払い条件、プロジェクトベースまたは時間単位の作業に対する請求書の作成、フリーランスの請求書への異議申し立ての処理について説明します。

この記事の内容

• フリーランサーとして請求書を設定する方法
  
• フリーランサーの一般的な支払い条件
  
• プロジェクトベースまたは時間単位の作業を追跡して請求する方法
  
• フリーランスの請求書への異議申し立てに対処する方法
  

フリーランサーとして請求書を設定する方法

フリーランサーとして、請求書は過不足なく整理されたものにしましょう。事象が曖昧になる余地を残してはなりません。ここでは、あなたとあなたのクライアントのためになる請求書の設定方法をご紹介します。

ブランディングから始める

請求書はプロフェッショナルなイメージの一部です。書面上部にロゴ、会社名、連絡先情報を入れます。ロゴがない場合は、すっきりとした書式設定と一貫性のあるフォントを使用して、洗練された外観にします。請求書の外観は、クライアントが支払いリクエストをどの程度真剣に受け止めるかに影響します。

ラベルを明記する

「請求書」という単語を太字で読みやすいテキストで上部に配置します。追跡のために一意の請求書番号を含めます。これは、「請求書 001」のような単純なものでも、「SmithDesign_0324」のようにクライアントやプロジェクトに関連するものでもかまいません。

クライアントの情報を含める

自身の情報のすぐ下に、クライアントの詳細を記載します。正式な会社名、住所、連絡先を使用します。これにより、請求書が適切な部門または担当者へと届きます。

日付を指定する

請求書の発行日と支払い期日の両方を含めます。標準の支払い条件は 14 日または 30 日ですが、最適な期間を使用してください。具体的に説明します。「期限 30 日後」は混乱を招く可能性があります。代わりに、「[正確な日付]までにお支払いください」と記載しましょう。

サービスを品目別にする

平易な言葉で、行った業務の内訳を記述します。各サービスまたはプロジェクト、その説明、作業時間 (該当する場合)、および合意されたレートを一覧表記します。例：

• ウェブサイトのデザイン: 15 時間 @ $75/時間 = $1,125

• ロゴ作成: 固定プロジェクト料金 = $500

合計金額をリストアップする

サービス一覧セクションの下に、小計、適用される税金や手数料を記載し、最後に総計を太字で記載します。これにより、支払うべき金額を正確にクライアントに伝えることができます。

支払い条件を述べる

クライアントに支払い方法と具体的な要件を伝えます。銀行振込、PayPal、クレジットカードでの支払いは可能か、などです。シンプルに手続きしてもらうため、アカウントの詳細や支払いリンクを含めましょう。延滞料を設ける場合は、予期せぬ事態を避けるために、ここにその旨を記載してください。例：「[支払期日]を過ぎて受領した支払いには、5% の延滞料が適用されます。」

備考を追加する

必要に応じて、簡単なお礼のメッセージや進行中の作業に関するリマインダーといったメモを含めます。たとえば、「お取引ありがとうございました。今後のプロジェクトにつきましてもご用命をお待ちしております。」

請求書作成ソフトやテンプレートを使う

このプロセスを効率化するには、計算の自動化、支払いの追跡、記録の管理に役立つ Stripe Invoicing などの請求ソフトウェアを使用することを、検討してみましょう。手動の方法をお好みの場合は、Word、Excel、または Google ドキュメントからダウンロード可能なテンプレートを使うという、別のオプションがあります。

保存して送信する

請求書を PDF として保存し、クライアントに送信する際のフォーマットの問題を回避します。メールに添付する前に、すべての詳細を再確認してください。請求書には、次のような簡潔で丁寧なメール文面を使用してください。

件名： [プロジェクト名]の請求書

[クライアントの名前]様、お世話になっております。

*[特定のプロジェクトまたはサービス]の請求書を添付いたしました。ご不明な点や詳細が必要な場合はお知らせください。お支払い期限は[期日]です。

どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]

フリーランサーの一般的な支払い条件

フリーランサーは、さまざまな種類の支払い条件を適用して、支払いのタイムライン、延滞料、割引、手数料法式を決定できます。ここでは最も一般的な支払い条件と、その長所と短所をいくつか紹介します。

NET 条件

クライアントは、請求書の日付から指定の日数以内に請求書を支払うものと期待されます。最も一般的な選択肢である NET 30 は、支払い期日が 30 日後であることを意味します。NET 7 は、支払い期日が 7 日後であることを意味します。NET 条件は、標準的な内部請求サイクルを持つクライアント、特に構造化された買掛金プロセスを持つ大企業とって、都合がよい条件です。ただし、NET 30 は業界の標準と見なされることが多いとはいえ、あなたの財政を圧迫する可能性があります。支払いが期日より遅れると、フリーランサーは経済的に困窮する場合があります。

NET 条件を使用する場合は、新規クライアントに対して NET 14 条件から開始し、信頼性に基づいて調整すると良いでしょう。支払い延滞を減らすため、期日の数日前にリマインダーを送ったり自動フォローアップを設定したりします。

一部前払い

クライアントは、作業を開始する前にプロジェクト料金の一定の割合を、支払わなければなりません。よくあるのは、25%、30%、または 50% の前払いです。この条件では、特に大規模なプロジェクトの場合、未払いのリスクから身を守れますし、初期費用や時間の投資をカバーできます。しかし、一部のクライアント、特に小規模なクライアントは、あなたに実績がないと前払いに難色を示すかもしれません。

これらの条件を適用する場合は、これを標準ポリシーとして構成し、全リソースをプロジェクトに従事できることを強調します。

マイルストーン支払い

特定のプロジェクト段階または成果物に、支払いを関連付けます。たとえば、プロジェクトの開始時に 30%、最初の草案の後に 40%、最終納品時に 30% を受け取ることができます。マイルストーン支払いは、リスクを分散し、特に長期契約の場合に、プロジェクトを通して一貫したキャッシュフローを確保できます。ただし、マイルストーンの定義について認識が食い違っていたり、クライアントの承認が遅れたりすると、支払いのタイムラインが混乱する可能性があります。

マイルストーン支払いを使用する場合は、期限だけでなく、成果物と結果の観点からマイルストーンを定義します。反復的な作業 (設計や開発など) にマイルストーンを使用して、クライアントがプロジェクト全体を通じて関与し、従事し続けるようにします。

完了時支払い

クライアントは、プロジェクトが納品され承認されたときに、全額を支払います。分割払いが多すぎる、または不要と思われる小規模プロジェクトのプロセスをシンプルにできます。しかし、特に新規クライアントや状況が不明なクライアントの場合には、納品後のやり取りに完全に依存することになるため、リスクが伴います。

完了時支払いを適用するのは、短期間のプロジェクトや、実績のあるクライアントに限ると良いでしょう。初めてのクライアントと仕事をするときは、リスクを最小限に抑えるため、支払いを受けてから最終的な成果物の引き渡しを行うようにします。

リテイナー契約

クライアントは、サービスへの継続的なアクセスと引き換えに、定期的 (通常は毎月) に固定金額 (リテイナー) を支払います。リテイナーは安定した収入を生み出し、リピーターには特に効果的です。しかし、リテイナーが何をカバーするかを定義しないと、対象範囲が肥大して問題になりかねません。

リテイナーを適用する場合は、「月に 10 時間の設計作業」など、リテイナーに含まれる時間、成果物、またはアクセス権をはっきりさせます。契約を定期的に見直して、双方にとって引き続き機能することを確認してください。

時間単位の請求

作業時間ごとに追跡して請求し、通常は毎週または毎月請求を行います。範囲が変わるまたは未定義のプロジェクトの場合に、時間単位の請求を適用すると透明性と公平さを保てますが、クライアントが時間を精査したり、効率を疑問視したりする可能性があります。またこのモデルでは、収入が時間に直接結び付けられることが多く、拡張性が限られる場合があります。

時間単位の請求を選ぶ場合は、信頼できる時間追跡ツールを使用し、請求書で品目別の料金を共有します。管理や予期せぬプロジェクト課題に費やす時間を考慮して、高めの時間給を設定しましょう。

延滞料

クライアントが合意した期限までに支払わなかった場合に、クライアントに追加料金を請求します。たとえば、期日を過ぎた月ごとに請求書の合計額の 5% を追加する、などです。延滞料を設定すると、タイムリーな支払いを促し、延滞により途切れてしまう資金を補えます。しかし一部のクライアントは、特に延滞料が明示的に合意されていない場合、事後に延期してきたり交渉してきたりするかもしれません。

延滞料を適用する場合は、異議申し立てを避けるため、契約書と請求書に延滞料のポリシーを必ず記載してください。延滞料は妥当な金額に抑えましょう。迅速に払おうと思わせるには十分であるが、関係を損なうほどは高くない額にしてください。

早期支払い割引

支払いが早い (多くの場合 1 週間以内) クライアントに、2% から 5% などの少額の割引を適用します。これらの割引は、特に価値の高いクライアントを対象に、より迅速な支払いを促し、業務上の信用を構築します。ただし利益マージンがカットされるため、利益率の低い業務にはあまり適していません。

早期支払割引は、高額の請求書やリピート顧客などに、選択的に利用するのが良いでしょう。請求書で節約額を強調します。

前払い

クライアントは、あなたが業務を始める前に全額を支払います。支払いリスクがゼロになるため、小規模プロジェクトや 1 回限りのプロジェクトには非常に有効です。しかし一部のクライアントは、特に取引関係が浅い場合、条件が厳しすぎる、または高リスクと見なすかもしれません。

前払いを適用する場合は、分割払いの時間がほとんどない短期間または短納期の業務の標準である、と位置付けましょう。クライアントが躊躇したら、お客様の声や強力なポートフォリオで安心させましょう。

カスタム条件

クライアントやプロジェクトに合わせて調整した支払い条件です。コストを数か月に分割する、または支払いを特定の成果物に結び付ける、などです。カスタム条件は、従来のモデルに当てはまらない個性的なクライアントやプロジェクトとの取引を、成立させるのに役立ちます。混乱や異議申し立てを引き起こさないように、条件について明確に伝えてください。各段階で誰が何に責任を負うかなど、すべての詳細を書面で文書化し、カスタム条件により財務の安定性が損なわれないようにします。

プロジェクトベースまたは時間単位の作業を追跡して請求する方法

仕事を追跡し、クライアントに請求することは、フリーランス業務の最も重要な部分の 1 つです。ここでは、始めるためのヒントをいくつか紹介します。

• クライアントのオンボーディングを行う際に、作業の追跡方法と請求方法を説明します。請求書の内容 (タイムログ、詳細な説明、マイルストーンの内訳など) を伝えます。

• 可能な限り、請求書に追跡記録を添付して共有してください。時間単位の作業の場合は、追跡アプリから時間レポートを添付できます。プロジェクトベースの作業の場合は、完了した内容の概要を含めることを検討してください。このように明確にしておくと、異議申し立てを防ぐのに役立ちます。

• 元の契約の範囲外にあたる要求に注意してください。予期せぬ事態が発生した場合は、追加の時間やコストがかかることをクライアントに伝えておきます。これを発生時に伝えることで、請求のときに揉めずに済みます。

プロジェクトベースの作業と時間単位の作業の追跡については、考慮すべき事項が少し異なります。ここでは、それぞれの方法で追跡・請求するための実用的なヒントをいくつか紹介します。

プロジェクトベースの作業の追跡

プロジェクトを管理可能なパートに分割する

追跡を開始する前に、プロジェクトを実行可能なステップまたはマイルストーンに分割します。たとえば、ブランディングプロジェクトには、調査、ロゴデザイン、スタイルガイドの作成、などのタスクが含まれる場合があります。各パートに料金または推定時間を割り当てて、進捗状況が分かるようにします。

プロジェクト追跡ツールで計画を管理する

Trello、Notion、Asana などのプロジェクト管理ツールを利用すると、大きな違いを生むことができます。期日、成果物、さらには To-Do リストなどを追跡できます。プロセスのどの段階にいるかを簡単に確認でき、クライアントと最新情報を共有するのに役立ちます。また Stripe を使用しているフリーランサーは、これらのマイルストーンを請求書に結び付けられます。各ステップ完了時に、その部分の請求書を送信できます。

簡単な作業ログをつける

定額料金を請求する場合でも、いつ、何に取り組んだかを記録しておくとよいでしょう。毎日の作業と費やした時間の、簡単な説明を書き留めます。クライアントから質問があったり、範囲の肥大化が問題になったりした場合に、記録を参照できます。

請求前に範囲を再確認する

請求する時期になったら、元の契約を見直します。クライアントが求めている内容すべてを納品しましたか？途中で変更が発生した場合は、それが最終的な請求書に反映されていることを確認してください。誤解があった場合は、請求書を送った後よりも、今解決する方がはるかに簡単です。

請求書の詳細

請求書を作成する際には、各成果物、作業の簡単な説明、対応する料金を記載します。例：

• 調査と戦略: $500

• ロゴデザイン: $1,200

• スタイルガイド: $800

最後に、合計と適用される税額を記載します。Stripe Invoicing を使用している場合は、請求書テンプレートでこれらの詳細を品目別に設定できます。

時間単位の作業を追跡する

タイムトラッキング技術を使う

時間単位で請求する場合、信頼できるタイムトラッカーを使えば、不満も交渉も起こりません。Toggl、Clockify、Harvest などのアプリを使用すると、特定のタスクやクライアントの時間を簡単に記録できます。作業中にタイマーを開始し、休憩のために一時停止し、終了したら停止します。支払いに Stripe を使用している場合、これらのプラットフォームの多くは Stripe と直接統合されているため、追跡された時間に基づいて請求書を送信し、支払いを迅速に受け取れます。

タスクを具体的にする

追跡する各期間の内容をログに記録します。「3 時間の作業」ではなく、「ホームページのコピーの編集」や「クライアントとのミーティングと修正」など、何をしたかをメモします。このくらい詳しく記録しておくと、クライアントのための作業内容が明確になり、請求書がより洗練されます。

時間を把握する

毎日、または仕事セッションの終わりに、時間を確認して記録する習慣を身に付けましょう。週末にまとめてやるのでは、追跡が曖昧になってしまうものです。一貫性を保つことで、請求書を作成する時間を節約できます。

クライアントに最新情報を伝える

プロジェクトが無期限の場合は、投入する時間についてクライアントに確認します。たとえば、「今のところ、今週は X と Y のタスクで 12 時間を記録しました」と伝えることができます。このようにはっきりさせることで、クライアントが請求書を受け取ったときの値札ショックを防ぎます。

請求書に詳細を記載する

請求の時期になったら、タスクごとに作業を分割します。各タスクのタスク名、費やした時間、レート、小計を記載します。例：

• ブログ記事の執筆: 4 時間 @ $75/時間 = $300

• 記事の改訂: 2 時間 @ $75/時間 = $150

バックアップとしてタイムトラッキングレポートを添付することを検討してください。

フリーランスの請求書への異議申し立てに対処する方法

請求書関連の争いはフリーランサーなら避けたいところですが、最高のクライアントであっても見解の食い違いは生じることがあります。落ち着いて、関係を損なうことなく問題を解決することに集中してください。ここでは、請求書への異議申し立てに自信を持って対処する方法をご紹介します。

クライアントの懸念を理解する

クライアントが請求書に異議を申し立てた場合、その視点が正しいか誤りかにより、問題の行方が決まります。問題を明確にするために、自由形式の質問をすることから始めます。

• 「貴社の期待に沿わない点を具体的に教えていただけますか？」

• 「請求書の中で特に話し合いたい品目はありますか？」

仮定をしたり、結論を急いだりしないでください。場合によっては、成果物や支払い条件に関する単純な誤解が問題になることもあります。

落ち着いて中立を保つ

イライラするのは自然なことですが、感情的な反応が状況をエスカレートさせる可能性があります。異議申し立てには、ビジネス上の会話のようにアプローチします。

• 彼らの懸念を認める: 「この件をご指摘いただきありがとうございます。整理いたしましょう」

• 自己弁護的または非難的な言葉を避ける: 「一緒に詳細を確認しましょう」

冷静さを保つことで、生産的に解決するというムードを醸し出せます。

契約書を参照する

契約書または書面による合意は、争議を解決するのに最も役立ちます。支払い条件、成果物、またはプロジェクトの範囲を概説するセクションを丁寧に指摘します。

• 「[日付]付けの契約により、請求書には[完了したサービス]が反映されています。詳細をご説明させていただきます」
  

正式な合意がない場合は、電子メールのスレッドやその他のコミュニケーションを利用して、自分の立場を裏付けてください。

補足書類の提供

明確な記録があると、あなたの主張は通りやすくなります。時間単位の作業のタイムログ、プロジェクト成果物の概要、範囲の変更に関する話し合いについてのメールやメッセージ、以前の請求書や支払い確認、などを共有します。透明性を保つことで、誠意を持って行動していることを示し、理由もなく異議を唱え続けることを難しくします。

必要に応じて妥協点を見つける

争議が軽微な場合、またはクライアントが正当な懸念を提起した場合は、双方にとって有効な解決策の実施を検討してください。たとえば、クライアントが特定の業務に不満を表している場合に料金の一部を調整したり、関係を維持するため友好の意思表示として少額の延滞料を免除したり、などです。

• 「追加の改訂があったため、混乱が生じてしまったということは理解いたしました。この度は請求書を[$X]調整して、その点を反映させていただきます。」
  

クライアントでキャッシュフローの問題が発生している場合は、支払い条件の修正を検討してください。ただし、かなりの金額で妥協したり、クライアントがポリシーをないがしろにしたり、というような事態には注意します。

必要に応じて調停者を利用する

争議の解決が難しいと思われる場合は、調停を検討してください。弁護士やフリーランスの擁護団体など、中立的な第三者が双方の合意に達するのを助けることができます。アメリカのフリーランサーズユニオンや地元のビジネス団体などのサービスには、調停のためのリソースが用意されてる場合があります。

解決後のフォローアップ

解決したら、今後の誤解を避けるために、結果を書面で文書化します。解決策を要約します。

• 「合意いたしましたとおり、[特定の変更]を反映するために請求書を[$amount]に調整しました。支払い期日は[新しい期日]です。」
  

その後、請求書を更新し、速やかに再送してください。

毅然とすべきタイミングを見極める

争議に根拠がない場合、またはクライアントに悪意が見られる場合は、丁寧に、しかししっかりと自分の立場を主張します。緊張をエスカレートさせないようにしますが、理不尽な要求には屈しないようにしましょう。

• 「契約書と納品済みの作業に基づく請求額であるため、全額をお支払いいただきたく存じます。内訳の再確認が必要でしたらお申し付けください。」
  

必要に応じて、法的措置や債権回収業者の関与など、次のステップの可能性についても言及しておきます。

将来に向けた予防策を講じる

異議申し立てを学習の機会として活用します。同様の問題を防ぐため、プロセスを調整しましょう。

• 支払い条件、範囲、期限、争議解決に関する条項を契約に含めます。

• 進捗状況を更新し、範囲の変更は書面で確認します。

• 時間追跡アプリや品目別の請求書を使用して、誤解を減らします。

• 財務面のリスクを軽減するため、前払いまたは一部前金を請求します。

立ち去るタイミングを知る

クライアントが支払いを拒否し、異議申し立てを解決するための努力が失敗した場合は、損切りをしてそのクライアントとの取引をやめる時期かもしれません。今後のプロジェクトの危険信号に注意し、支払い歴に問題があるクライアントとの取引は避けてください。あまりにひどいケースでは、債権回収の選択肢について法的助言を求めてください。