Wenn Sie Freiberufler/in sind, zeigt die Art und Weise, wie Sie Rechnungen bearbeiten, einiges über Sie. Wenn Sie keine sorgfältig erstellte Rechnung versenden oder Ihre Rechnung nachlässig bearbeiten, kann dies bei Kundinnen und Kunden den falschen Eindruck erwecken: dass Sie improvisieren oder, noch schlimmer, dass Sie Ihre Arbeit nicht ernst nehmen. Das Versenden einer professionellen Rechnung zeigt Kundinnen und Kunden, dass Sie Ihre Arbeit respektieren, und das sollten sie auch tun.

Rechnungen dienen auch Ihrem Schutz, da sie als Belege für Ihre Fachkenntnisse dienen. Sie dokumentieren, was getan wurde, wann geliefert wurde und wie die Zahlung erfolgen soll. Ohne Rechnung sind Sie anfällig für Zahlungsanfechtungen und Zahlungsverzug oder im Extremfall für Zahlungsausfälle. Eine ordnungsgemäße Rechnung hält alles schriftlich fest und lässt keinen Raum für Missverständnisse.

Bei etwa 74 % der Freiberufler/innen kommt es zu Zahlungsverzug. Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung kann dieses Risiko mindern. Im Folgenden erklären wir, wie Sie als Freiberufler/innen eine Rechnung erstellen, welche Zahlungsbedingungen für Freiberufler/innen üblich sind, wie Sie Rechnungen für projektbasierte oder stundenbasierte Arbeit erstellen und wie Sie mit Rechnungsstreitigkeiten von Freiberuflerinnen und Freiberuflern umgehen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So richten Sie als Freiberufler/in eine Rechnung ein
  
• Was sind gängige Zahlungsbedingungen für Freiberufler/innen?
  
• Nachverfolgung und Abrechnung von Projektarbeit oder Stundenlohnarbeit
  
• Umgang mit freiberuflichen Rechnungsanfechtungen von Freiberufler/innen
  

So richten Sie als Freiberufler/in eine Rechnung ein

Als Freiberufler/in sollten Ihre Rechnungen vollständig und geordnet sein und keinen Raum für Unklarheiten lassen. So richten Sie eine Rechnung ein, die zu Ihnen und Ihren Kundinnen und Kunden passt.

Mit dem Branding beginnen

Ihre Rechnung ist Teil Ihres professionellen Auftritts. Fügen Sie Ihr Logo, Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen oben im Dokument hinzu. Wenn Sie kein Logo haben, verwenden Sie eine klare Formatierung und einheitliche Schriftarten, um ihm ein ausgefeiltes Aussehen zu verleihen. Das Erscheinungsbild Ihrer Rechnung kann Einfluss darauf haben, wie ernst Ihre Kundinnen und Kunden Ihre Zahlungsaufforderung nehmen.

Deutlich kennzeichnen

Schreiben Sie das Wort „Rechnung“ in fettgedruckten, gut lesbaren Text oben auf das Dokument. Geben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer für Nachverfolgungszwecke an. Dies kann etwas Einfaches wie „Rechnung 001“ sein oder etwas, das mit dem Kunden/der Kundin oder Projekt in Verbindung steht, wie z. B. „SmithDesign_0324“.

Kundeninformationen aufnehmen

Geben Sie die Daten Ihres Kunden/Ihrer Kundin direkt unter Ihren Informationen an. Verwenden Sie den offiziellen Unternehmensnamen, die Adresse und den Kontakt. So können sie die Rechnung an die richtige Abteilung oder Person weiterleiten.

Daten angeben

Geben Sie sowohl das Rechnungsdatum als auch das Fälligkeitsdatum der Zahlung an. Die Standardfristen betragen in der Regel 14 oder 30 Tage für die Zahlung. Verwenden Sie jedoch den für Sie am besten geeigneten Zeitrahmen. Seien Sie konkret: „Fällig in 30 Tagen“ kann zu Verwirrung führen. Schreiben Sie stattdessen: „Zahlung fällig bis zum [genaues Datum]“.

Leistungen einzeln aufführen

Gliedern Sie Ihre Arbeit in einfachen Worten auf. Listen Sie jede Leistung oder jedes Projekt, ihre Beschreibung, die geleisteten Arbeitsstunden (falls zutreffend) und den vereinbarten Preis auf. Beispiel:

• Website-Design: 15 Stunden à 75 $/Stunde = 1.125 $

• Erstellung von Logos: Feste Projektgebühr = 500 $

Gesamtbetrag auflisten

Fügen Sie am Ende des Abschnitts „Leistungen“ eine Zwischensumme, alle anfallenden Steuern oder Gebühren und die Endsumme in Fettdruck hinzu. Dies zeigt dem Kunden/der Kundin genau, was er/sie zahlen soll.

Zahlungsbedingungen angeben

Teilen Sie Ihren Kundinnen und Kunden mit, wie sie Sie bezahlen können und welche spezifischen Anforderungen sie haben. Akzeptieren Sie Banküberweisungen, PayPal oder Kreditkartenzahlungen? Fügen Sie Kontodetails oder Zahlungslinks ein, um den Prozess zu vereinfachen. Wenn Sie Säumnisgebühren erheben, erwähnen Sie diese hier, um Überraschungen zu vermeiden. Beispiel: „Auf Zahlungen, die nach dem [Fälligkeitsdatum] eingehen, wird eine Säumnisgebühr von 5 % erhoben.“

Extras hinzufügen

Fügen Sie bei Bedarf Notizen wie eine kurze Dankesnachricht oder Erinnerungen an laufende Arbeiten hinzu. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihren Auftrag! Ich freue mich auf die Zusammenarbeit beim nächsten Projekt.“

Rechnungssoftware oder -vorlagen verwenden

Um den Prozess zu vereinfachen, sollten Sie eine Rechnungssoftware wie Stripe Invoicing einsetzen, mit der Sie Berechnungen automatisieren, Zahlungen nachverfolgen und Aufzeichnungen führen können. Wenn Sie manuelle Methoden bevorzugen, sind herunterladbare Vorlagen aus Word, Excel oder Google Docs eine weitere Option.

Speichern und senden

Speichern Sie Ihre Rechnung als PDF, um Formatierungsprobleme zu vermeiden, wenn Sie sie an Kundinnen und Kunden senden. Überprüfen Sie alle Details, bevor Sie sie an eine E-Mail anhängen. Fügen Sie der Rechnung eine kurze, höfliche E-Mail bei, wie zum Beispiel:

Betreff: Rechnung für [Projektname]

Hallo [Name des Kunden/der Kundin],

Ich habe die Rechnung für [ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Leistung] angehängt. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen. Die Zahlung ist bis zum [Fälligkeitsdatum] fällig.

Vielen Dank
[Ihr Name]

Was sind gängige Zahlungsbedingungen für Freiberufler/innen?

Als Freiberufler/in können Sie viele verschiedene Arten von Zahlungsbedingungen verwenden, um den Zahlungszeitplan, die Strafen, Rabatte oder die Gebührenbasis zu bestimmen. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Zahlungsbedingungen sowie ihre Vor- und Nachteile.

Zahlungsbedingungen für Nettozahlungen

Bei Zahlungsbedingungen für Nettozahlungen wird von den Kundinnen und Kunden erwartet, dass sie die Rechnung innerhalb eines bestimmten Zeitraums ab Rechnungsdatum bezahlen. Netto 30, die häufigste Option, bedeutet, dass die Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig ist. Netto 7 bedeutet, dass die Zahlung innerhalb von 7 Tagen fällig ist. Die Zahlungsbedingungen für Nettozahlungen eignen sich für Kundinnen und Kunden mit standardmäßigen internen Abrechnungszyklen, insbesondere für größere Unternehmen mit strukturierten Kreditorenbuchhaltungsprozessen. Doch obwohl Netto 30 oft als Branchennorm angesehen wird, kann es Ihre Finanzen belasten. Wenn sich Zahlungen über das Fälligkeitsdatum hinaus verzögern, kann dies Freiberufler/innen in eine finanzielle Zwickmühle bringen.

Wenn Sie Zahlungsbedingungen für Nettozahlungen verwenden, sollten Sie für neue Kundinnen und Kunden mit Zahlungsbedingungen für Nettozahlungen von 14 beginnen und diese basierend auf ihrer Zuverlässigkeit anpassen. Um verspätete Zahlungen zu reduzieren, sollten Sie einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum Erinnerungen oder automatische Nachfassvorgänge hinzufügen.

Teilweise Vorauszahlung

Bei teilweiser Vorauszahlung müssen Kundinnen Kunden einen Prozentsatz der Projektgebühr vor Beginn der Arbeiten bezahlen. Übliche Aufteilungen sind 25 %, 30 % oder 50 % im Voraus. Diese Bedingungen schützen Sie vor Zahlungsausfällen und decken Ihre anfänglichen Kosten oder Ihren Zeitaufwand, insbesondere bei großen Projekten. Einige Kundinnen und Kunden, insbesondere kleinere, zögern jedoch möglicherweise, im Voraus zu bezahlen, ohne eine Erfolgsbilanz bei Ihnen zu haben.

Wenn Sie diese Begriffe verwenden, formulieren Sie dies als Standardrichtlinie und betonen Sie, dass Sie damit Ressourcen vollständig für ihr Projekt bereitstellen können.

Meilensteinzahlungen

Bei Meilensteinzahlungen ist die Zahlung an bestimmte Projektphasen oder Ergebnisse gebunden. Sie können beispielsweise 30 % zu Beginn des Projekts, 40 % nach dem ersten Entwurf und 30 % bei der endgültigen Lieferung erhalten. Meilensteinzahlungen verteilen das Risiko und sorgen für einen konsistenten Cashflow während des gesamten Projekts, insbesondere bei längeren Engagements. Aber Missverständnisse über Meilensteindefinitionen oder Verzögerungen bei Kundengenehmigungen können den Zeitplan für Zahlungen durcheinanderbringen.

Wenn Sie Meilensteinzahlungen verwenden, definieren Sie Meilensteine in Bezug auf Leistungen und Ergebnisse, nicht nur auf Fristen. Verwenden Sie Meilensteine für iteratives Arbeiten (z. B. Design oder Entwicklung), um sicherzustellen, dass die Kundinnen und Kunden während des gesamten Projekts engagiert und engagiert bleiben.

Zahlung nach Abschluss

Bei der Zahlung nach Abschluss zahlt der Kunde/die Kundin vollständig, sobald das Projekt geliefert und genehmigt ist. Dies kann den Prozess für kleinere Projekte vereinfachen, bei denen Teilzahlungen möglicherweise übertrieben oder unnötig erscheinen. Aber es kann riskant sein, insbesondere bei neuen oder unbekannten Kundinnen und Kunden, da Sie sich nach der Lieferung vollständig auf deren Einhaltung verlassen.

Wenn Sie die Zahlung nach Abschluss verwenden, kombinieren Sie dies mit kürzeren Projekten oder Kundinnen und Kunden, mit denen Sie bereits lange zusammenarbeiten. Um das Risiko bei der Zusammenarbeit mit Erstkundinnen und -kunden zu minimieren, bieten Sie die Lieferung der endgültigen Arbeit nach erfolgter Zahlung an.

Vorschüsse

Bei Vorschüssen zahlt der Kunde/die Kundin regelmäßig einen festen Betrag – in der Regel monatlich – als Gegenleistung für den kontinuierlichen Zugang zu Ihren Diensten. Vorschüsse schaffen ein konstantes Einkommen und sind besonders effektiv für Stammkundinnen und -kunden. Aber die schleichende Ausweitung des Leistungsumfangs kann zu einem Problem werden, wenn Sie nicht definieren, was den Vorschuss abdeckt.

Wenn Sie einen Vorschuss verwenden, geben Sie die Stunden, die zu erbringenden Leistungen oder den Zugang an, die im Vorschuss enthalten sind, z. B. „10 Stunden Designarbeit pro Monat“. Überprüfen Sie die Vereinbarung regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie für beide Parteien noch funktioniert.

Abrechnung auf Stundenbasis

Bei der Abrechnung auf Stundenbasis erfassen und berechnen Sie jede geleistete Arbeitsstunde und stellen diese in der Regel wöchentlich oder monatlich in Rechnung. Die Abrechnung auf Stundenbasis ist transparent und fair für Projekte mit sich ändernden oder undefinierten Umfängen, aber Kundinnen und Kunden könnten Ihre Stunden überprüfen oder die Effizienz in Frage stellen. Dieses Modell verknüpft das Einkommen auch oft direkt mit der Zeit, was die Skalierbarkeit einschränken kann.

Wenn Sie sich für die stündliche Abrechnung entscheiden, verwenden Sie zuverlässige Zeiterfassungstools und teilen Sie die Gebühren in Ihrer Rechnung mit. Legen Sie einen Stundensatz fest, der hoch genug ist, um die Zeit zu berücksichtigen, die für administrative oder unerwartete Projektherausforderungen aufgewendet wird.

Verzugsgebühren

Mit Verzugsgebühren berechnen Sie Ihren Kundinnen und Kunden extra, wenn sie nicht innerhalb der vereinbarten Frist zahlen. Sie können beispielsweise für jeden Monat, in dem die Rechnung überfällig ist, 5 % der Rechnungssumme hinzufügen. Verzugsgebühren bieten Anreize für pünktliche Zahlungen und kompensieren die durch Verzögerungen verursachten finanziellen Unterbrechungen. Einige Kundinnen und Kunden könnten jedoch im Nachhinein zögern oder verhandeln, insbesondere wenn nicht explizit Verzugsgebühren vereinbart wurden.

Wenn Sie Verzugsgebühren erheben, sollten Sie immer Säumnisrichtlinien in Ihren Vertrag und Ihre Rechnungen aufnehmen, um Zahlungsanfechtungen zu vermeiden. Halten Sie die Verzugsgebühren angemessen – genug, um zu einer sofortigen Zahlung zu motivieren, aber nicht so hoch, dass sie der Beziehung schaden.

Skonti für vorzeitige Zahlungen

Mit Skonti erhalten Kundinnen und Kunden, die schnell bezahlen – oft innerhalb einer Woche – einen kleinen Rabatt, z. B. zwischen 2 % und 5 %. Diese Rabatte fördern schnellere Zahlungen und schaffen eine positive Atmosphäre, insbesondere bei Kundinnen und Kunden mit hohem Auftragswert. Aber es schmälert Ihre Gewinnmargen, sodass es nicht ideal für Arbeiten mit niedrigeren Margen ist.

Wenn Sie Skonti verwenden, bieten Sie diese selektiv an, z. B. für große Rechnungen oder Stammkundinnen und -kunden. Betonen Sie die Einsparungen in Ihrer Rechnung.

Vorkasse

Bei Zahlung per Vorkasse zahlt der Kunde/die Kundin den vollen Betrag, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Dadurch entfällt das Zahlungsrisiko, das bei kleineren oder einmaligen Projekten von unschätzbarem Wert sein kann. Aber einige Kundinnen und Kunden könnten dies als zu restriktiv oder riskant ansehen, besonders wenn Ihre Beziehung neu ist.

Wenn Sie Vorauskasse verwenden, sollten Sie diese als Standard für kurzfristige oder schnelle Arbeiten positionieren, bei denen wenig Zeit für Teilzahlungen bleibt. Beruhigen Sie zögernde Kundinnen und Kunden mit Erfahrungsberichten oder einem starken Portfolio.

Individuelle Zahlungsbedingungen

Individuelle Zahlungsbedingungen sind Zahlungsbedingungen, die auf den Kundinnen und Kunden oder das Projekt zugeschnitten sind, wie z. B. die Aufteilung der Kosten auf mehrere Monate oder die Bindung von Zahlungen an bestimmte Leistungen. Individuelle Zahlungsbedingungen können dazu beitragen, Geschäfte mit einzelnen Kundinnen und Kunden oder Projekten abzuschließen, die nicht zu traditionellen Modellen passen. Kommunizieren Sie die Begriffe klar, damit sie nicht zu Missverständnissen oder Anfechtungen führen. Dokumentieren Sie jedes Detail schriftlich, einschließlich der Frage, wer in jeder Phase für was verantwortlich ist, und stellen Sie sicher, dass individuelle Zahlungsbedingungen Ihre finanzielle Stabilität nicht gefährden.

Nachverfolgung und Abrechnung von Projektarbeit oder Stundenlohnarbeit

Die Verfolgung Ihrer Arbeit und die Abrechnung von Kundinnen und Kunden ist einer der wichtigsten Bestandteile der Freiberuflichkeit. Hier sind einige Tipps für den Einstieg:

• Erklären Sie beim Onboarding eines Kunden/einer Kundin, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und ihm in Rechnung stellen. Teilen Sie ihnen mit, was sie auf Ihren Rechnungen erwartet – ob es sich dabei um Zeitprotokolle, detaillierte Beschreibungen oder Aufschlüsselungen von Meilensteinen handelt.

• Teilen Sie Ihre Sendungsverfolgungsdaten nach Möglichkeit mit Ihrer Rechnung. Für stündliche Arbeit können Sie einen Zeitbericht aus Ihrer Nachverfolgungs-App anhängen. Bei projektbasierter Arbeit sollten Sie in Betracht ziehen, eine kurze Zusammenfassung dessen beizufügen, was abgeschlossen wurde. Diese Transparenz hilft, Zahlungsanfechtungen zu vermeiden.

• Behalten Sie Anfragen im Auge, die außerhalb der ursprünglichen Vereinbarung liegen. Wenn etwas Unerwartetes dazwischenkommt, teilen Sie dem Kunden/der Kundin mit, dass dies zusätzliche Zeit oder Kosten verursachen wird. Führen Sie diesen Vorgang in Echtzeit durch, um Überraschungen bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Die Nachverfolgung von projektbasierter Arbeit und Stundenarbeit ist mit etwas unterschiedlichen Überlegungen verbunden. Hier sind einige praktische Tipps für jede Methode der Nachverfolgung und Abrechnung.

Projektbasierte Arbeit nachverfolgen

Das Projekt in überschaubare Teile aufteilen

Bevor Sie mit der Nachverfolgung beginnen, unterteilen Sie das Projekt in umsetzbare Schritte oder Meilensteine. Ein Branding-Projekt kann beispielsweise Aufgaben wie Recherche, Logodesign und die Erstellung eines Styleguides umfassen. Weisen Sie jedem Teil eine Gebühr oder geschätzte Stunden zu, damit Sie Ihren Fortschritt überwachen können.

Mit der Projektverfolgungstechnologie den Überblick behalten

Projektmanagement-Tools wie Trello, Notion oder Asana können hier einen großen Unterschied machen. Verwenden Sie sie, um Fristen, Ergebnisse und sogar Ihre To-Do-Liste zu verfolgen. Sie machen es einfach zu sehen, wo Sie sich im Prozess befinden, und können Ihnen helfen, Updates mit Kundinnen und Kunden zu teilen. Für Freiberufler/innen, die Stripe verwenden, können Sie diese Meilensteine auch in die Rechnungsstellung einbeziehen, indem Sie nach Abschluss jedes Schritts Teilrechnungen senden.

Einfaches Arbeitsprotokoll führen

Auch wenn Sie eine Pauschalgebühr berechnen, ist es eine gute Idee, aufzuzeichnen, woran Sie wann gearbeitet haben. Notieren Sie sich eine kurze Beschreibung Ihrer täglichen Arbeit und der dafür aufgewendeten Zeit. Wenn der Kunde/die Kundin jemals Fragen hat oder wenn die Ausweitung des Umfangs zu einem Problem wird, haben Sie einen Datensatz, auf den Sie verweisen können.

Umfang vor der Rechnungsstellung erneut überprüfen

Wenn es an der Zeit ist, eine Rechnung zu stellen, überprüfen Sie Ihre ursprüngliche Vereinbarung oder Ihren ursprünglichen Vertrag. Haben Sie alles geliefert, was der Kunde/die Kundin verlangt hat? Wenn sich im Laufe der Zeit Änderungen ergeben, stellen Sie sicher, dass diese in der Endabrechnung erscheinen. Es ist viel einfacher, jetzt mit Missverständnissen umzugehen, als nachdem Sie die Rechnung gesendet haben.

Rechnungsdetails

Listen Sie beim Erstellen Ihrer Rechnung jede zu erbringende Leistung, eine kurze Beschreibung des Aufwands und das entsprechende Honorar auf. Beispiel:

• Forschung und Strategie: 500 $

• Logo-Design: 1.200 $

• Styleguide: 800 $

Schließen Sie mit der Gesamtsumme und allen anfallenden Steuern ab. Wenn Sie Stripe Invoicing verwenden, können Sie diese Details in Ihrer Rechnungsvorlage aufführen.

Stundenlohnarbeit

Zeiterfassungstechnologien verwenden

Wenn Sie stündlich abrechnen, ist eine zuverlässige Zeiterfassung nicht verhandelbar. Apps wie Toggl, Clockify oder Harvest machen es einfach, Ihre Stunden für bestimmte Aufgaben oder Kundinnen und Kunden zu protokollieren. Starten Sie den Timer, wenn Sie arbeiten, machen Sie Pausen und stoppen Sie, wenn Sie fertig sind. Wenn Sie Stripe für Zahlungen verwenden, sind viele dieser Plattformen direkt in Stripe integriert, sodass Sie Rechnungen basierend auf der erfassten Zeit senden und Zahlungen schnell annehmen können.

Aufgaben genau beschreiben

Protokollieren Sie den Kontext für jeden Zeitraum, den Sie verfolgen. Anstatt „3 Stunden Arbeit“ zu notieren, sollten Sie aufschreiben, was Sie getan haben, z. B. „Startseitentext bearbeiten“ oder „Kundengespräch und Überarbeitungen“. Dieser Detaillierungsgrad verdeutlicht die Arbeit für Ihren Kundinnen und Kunden und lässt Ihre Rechnung ausgefeilter aussehen.

Überblick über Arbeitszeiten behalten

Gewöhnen Sie sich an, Ihre Stunden am Ende eines jeden Tages oder jeder Arbeitssitzung zu überprüfen und zu protokollieren. Es ist leicht, den Überblick zu verlieren, wenn Sie bis zum Ende der Woche warten, und wenn Sie konsequent bleiben, sparen Sie Zeit bei der Rechnungsstellung.

Kundinnen und Kunden auf dem Laufenden halten

Wenn ein Projekt ein offenes Ende hat, erkundigen Sie sich bei Ihrem Kunden/Ihrer Kundin nach den Stunden, die Sie investieren. Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Bisher habe ich diese Woche 12 Stunden für X- und Y-Aufgaben aufgewendet.“ Diese Transparenz verhindert unangenehme Überraschungen, wenn der Kunde/die Kundin die Rechnung erhält.

Detaillierte Angaben in Ihrer Rechnung machen

Wenn es Zeit für die Rechnungsstellung ist, unterteilen Sie Ihre Arbeit nach Aufgaben. Geben Sie den Aufgabennamen, die aufgewendete Zeit, Ihren Stundensatz und die Zwischensumme für jede Aufgabe an. Beispiel:

• Blogbeiträge schreiben: 4 Stunden à 75 $/Stunde = 300 $

• Überarbeitung von Artikeln: 2 Stunden à 75 $/Stunde = 150 $

Fügen Sie als Backup Zeiterfassungsberichte bei.

Umgang mit angefochtenen Rechnungen für Freiberufler/innen

Kein/e Freiberufler/in möchte sich mit einem Rechnungsstreit auseinandersetzen, aber selbst mit den besten Kundinnen und Kunden kann es zu Meinungsverschiedenheiten kommen. Bleiben Sie ruhig und konzentrieren Sie sich darauf, das Problem zu lösen, ohne die Beziehung zu beschädigen. Erfahren Sie, wie Sie angefochtene Rechnungen sicher handhaben können.

Das Anliegen des Kunden/der Kundin verstehen

Wenn ein Kunde/eine Kundin Ihre Rechnung anficht, ist seine Sichtweise – richtig oder falsch – ausschlaggebend für das Problem. Stellen Sie zunächst offene Fragen, um das Problem zu verdeutlichen:

• „Könnten Sie uns mitteilen, was konkret nicht Ihren Erwartungen entspricht?“

• „Gibt es einen bestimmten Punkt auf der Rechnung, den Sie näher besprechen möchten?“

Vermeiden Sie es, Vermutungen anzustellen oder voreilige Schlüsse zu ziehen. Manchmal liegt es einfach nur an einem Missverständnis bezüglich der zu erbringenden Leistungen oder Zahlungsbedingungen.

Bleiben Sie ruhig und neutral

Es ist natürlich, frustriert zu sein, aber emotionale Reaktionen können die Situation eskalieren lassen. Betrachten Sie die Zahlungsanfechtung wie ein geschäftliches Gespräch:

• Nehmen Sie ihre Bedenken ernst: „Danke, dass Sie mich darauf aufmerksam gemacht haben; lassen Sie uns das klären.“

• Vermeiden Sie defensive oder anklagende Sprache: „Lassen Sie uns die Details gemeinsam durchgehen.“

Indem Sie ruhig bleiben, geben Sie den Ton für eine produktive Lösung an.

Auf die Vereinbarung verweisen

Ihr Vertrag oder Ihre schriftliche Vereinbarung ist Ihr bestes Instrument zur Beilegung von Zahlungsanfechtungen. Weisen Sie höflich auf die Abschnitte hin, in denen die Zahlungsbedingungen, die zu erbringenden Leistungen oder der Projektumfang beschrieben werden:

• „Gemäß unserer Vereinbarung vom [Datum] spiegelt die Rechnung die [erbrachten Dienstleistungen] wider. Ich erkläre Ihnen gerne die Einzelheiten.“
  

Wenn keine formelle Vereinbarung besteht, stützen Sie sich auf E-Mail-Verläufe oder andere Kommunikationsmittel, um Ihre Position zu untermauern.

Ergänzende Unterlagen bereitstellen

Klare Aufzeichnungen stärken Ihre Argumente. Teilen Sie Zeitprotokolle für Stundenlohnarbeiten, eine Übersicht über die zu erbringenden Leistungen, relevante E-Mails oder Nachrichten, in denen Änderungen des Umfangs besprochen werden, sowie alle vorherigen Rechnungen und Zahlungsbestätigungen. Transparenz zeigt, dass Sie in gutem Glauben handeln, und erschwert es, dass Zahlungsanfechtungen unbegründet fortbestehen.

Einen Kompromiss finden, wenn angebracht

Wenn es sich um eine geringfügige Zahlungsanfechtung handelt oder der Kunde/die Kundin berechtigte Bedenken vorbringt, sollten Sie eine Lösung anbieten, die für beide Seiten funktioniert. Dies kann bedeuten, dass Sie einen Teil des Honorars anpassen, wenn der Kunde/die Kundin mit einer bestimmten Arbeit nicht zufrieden war, oder dass Sie aus Kulanz auf kleine Verspätungsgebühren verzichten, um die Beziehung zu erhalten:

• „Ich verstehe, dass es einige Verwirrung bezüglich der zusätzlichen Änderungen gab. Ich bin gerne bereit, die Rechnung um [X $] anzupassen, um dies widerzuspiegeln.“
  

Wenn der Kunde/die Kundin Probleme mit dem Cashflow hat, sollten Sie eine Änderung Ihrer Zahlungsbedingungen in Betracht ziehen. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie bei erheblichen Beträgen Kompromisse eingehen oder zulassen, dass Kundinnen und Kunden Ihre Richtlinien untergraben.

Bei Bedarf einen Mediator hinzuziehen

Wenn die Zahlungsanfechtung unlösbar erscheint, ziehen Sie eine Mediation in Betracht. Eine neutrale dritte Person – z. B. ein Anwalt/eine Anwältin oder eine freiberufliche Interessenvertretung – kann beiden Seiten helfen, eine Einigung zu erzielen. Organisationen wie die Freelancers Union in den USA oder lokale Unternehmensverbände bieten möglicherweise Ressourcen für die Mediation an.

Nach der Auflösung nachfassen

Sobald eine Lösung gefunden wurde, dokumentieren Sie das Ergebnis schriftlich, um zukünftige Missverständnisse zu vermeiden. Fassen Sie die Lösung zusammen:

• „Wie vereinbart habe ich die Rechnung auf [Betrag] angepasst, um [spezifische Änderungen] widerzuspiegeln. Die Zahlung ist bis zum [neues Fälligkeitsdatum] fällig.“
  

Aktualisieren Sie dann Ihre Rechnung und senden Sie sie zeitnah erneut.

Wissen, wann man standhaft bleiben muss

Wenn die Zahlungsanfechtung unbegründet ist oder der Kunde/die Kundin in böser Absicht handelt, bekräftigen Sie höflich, aber bestimmt Ihren Standpunkt. Vermeiden Sie eskalierende Spannungen, aber lassen Sie sich nicht von unangemessenen Forderungen unter Druck setzen:

• „Aufgrund unserer Vereinbarung und der geleisteten Arbeit bleibt der volle Rechnungsbetrag fällig. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie die Aufschlüsselung gemeinsam noch einmal durchgehen möchten.“
  

Erinnern Sie sie gegebenenfalls an mögliche nächste Schritte, wie z. B. rechtliche Schritte oder die Einschaltung eines Inkassobüros.

Präventive Maßnahmen für die Zukunft ergreifen

Nutzen Sie Zahlungsanfechtungen als Lernmöglichkeiten. Passen Sie Ihre Prozesse an, um ähnliche Probleme zu vermeiden:

• Nehmen Sie Zahlungsbedingungen, Umfang, Fristen und Klauseln zur Beilegung von Zahlungsanfechtungen in Ihre Verträge auf.

• Informieren Sie über den aktuellen Stand und bestätigen Sie Änderungen des Umfangs schriftlich.

• Verwenden Sie Zeiterfassungs-Apps oder aufgeschlüsselte Rechnungen, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Fordern Sie Vorauszahlungen oder Teileinzahlungen an, um das finanzielle Risiko zu reduzieren.

Wissen, wann man aufhören muss

Wenn ein Kunde/eine Kundin die Zahlung verweigert und Ihre Bemühungen zur Beilegung von Zahlungsanfechtungen scheitern, ist es möglicherweise an der Zeit, den Verlust zu begrenzen und den Kundinnen und Kunden fallen zu lassen. Achten Sie auf Warnsignale für zukünftige Projekte und vermeiden Sie die Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden, die in der Vergangenheit Zahlungsprobleme hatten. Lassen Sie sich im Extremfall rechtlich über Ihre Möglichkeiten des Inkassos beraten.