如果您是自由职业者，您处理账单的方式会传递很多信息。如果您未能发送一份规范的账单，或者随意对待账单，可能会给客户留下错误的印象：您在即兴发挥，甚至更糟，他们可能认为您对工作不够认真。发送一份专业的账单可以告诉客户，您尊重自己的工作，他们也应该如此。

账单还能保护您，它们是您专业技能的收据。账单记录了所完成的工作、交付时间以及付款方式。如果没有账单，您可能会面临争议、付款延迟，甚至在极端情况下，收不到报酬。一份规范的账单可以把所有信息清晰记录，避免任何混淆。

大约 74% 的独立专业人士都会遇到付款延迟的问题，而正确的开账单方式可以降低这种风险。在下文中，我们将解释如何作为自由职业者设置账单、自由职业者常见的付款条款、基于项目或小时的计费方式，以及如何处理自由职业者的账单争议。

目录

• 如何作为自由职业者设置账单
  
• 自由职业者常见的付款条款是什么？
  
• 如何跟踪并开具基于项目或小时的账单？
  
• 如何处理自由职业者的账单争议？
  

如何作为自由职业者设置账单

作为自由职业者，您的账单应当完整、有条理，并且没有任何模糊不清的地方。以下是如何设置一份既符合自己需求，又方便客户使用的账单。

从品牌形象开始

您的账单是您职业形象的一部分。在文档顶部添加您的 Logo、公司名称和联系信息。如果您没有 Logo，可以使用简洁的格式和一致的字体，使其看起来专业。账单的外观会影响客户对您付款请求的重视程度。

明确标注

在顶部用加粗、易读的字体写上“账单”二字。添加一个唯一的账单编号以便跟踪。编号可以简单如“账单 001”，或者与客户或项目相关，例如“SmithDesign_0324”。

包含客户信息

在您的信息下面添加客户的详细信息。使用他们的正式公司名称、地址和联系方式。这有助于客户将账单转交到正确的部门或负责人手中。

指定日期

包含账单开具日期和付款到期日。标准付款期限通常是 14 天或 30 天，但您可以根据自己的需求设定时间。请具体说明：“30 天内支付”可能会造成困惑。正确写法是：“付款截止日期：[具体日期]。”

列出具体服务

用简单的语言列出您完成的工作。列出每项服务或项目的名称、描述、工作时间（如适用）以及约定的费率。例如：

• 网站设计： 15小时 @ $75/小时 = 1125 美元

• Logo 设计： 固定项目费用 = 500 美元

列出总金额

在服务部分的底部，列出小计、任何适用的税费或额外费用，并用加粗字体显示最终总金额。这样客户就能清楚地知道他们需要支付的金额。

说明付款条款

告诉客户可以通过哪些方式付款，以及是否有特定要求。您是否接受银行转账、PayPal 或信用卡支付？提供账户信息或付款链接，以简化流程。如果您会收取逾期费用，请在此处说明，以免客户感到意外。例如：“如果付款在[到期日期]后到账，将收取 5% 的滞纳金。”

添加任何额外内容

如果需要，可以添加备注，例如简短的感谢信息或关于正在进行的工作的提醒。例如：“感谢您的合作！期待与您在下一个项目中继续合作。”

使用账单软件或模板

为了简化流程，可以考虑使用账单软件，如 Stripe Invoicing，它可以帮助自动计算、跟踪付款并保持记录。如果您更喜欢手动方法，可以使用 Word、Excel 或 Google Docs 提供的可下载模板。

保存并发送

将账单保存为 PDF 格式，以避免发送时出现格式问题。在将账单附加到电子邮件之前，请仔细检查所有细节。使用简洁且礼貌的电子邮件随附账单，例如：

*主题：[项目名称]账单

您好，[客户姓名]，

我已附上[具体项目或服务]的账单。如有任何问题或需要进一步的详细信息，请告诉我。付款截止日期为[到期日期]。

非常感谢，
[您的姓名]

自由职业者常见的付款条款是什么？

作为自由职业者，您可以使用多种不同类型的付款条款来规定付款时间表、罚款、折扣或费用计算方式。以下是一些最常见的付款条款及其优缺点。

账期（净额）条款

在账期（净额）条款下，客户应在特定时间内支付账单，从账单日期起算。Net 30（30 个自然日）是最常见的选项，表示付款需在 30 天内完成。Net 7（7 个自然日）表示付款需在 7 天内完成。账期条款适用于有标准内部账单周期的客户，尤其是那些拥有结构化应付账款流程的大型企业。但尽管 Net 30（30 个自然日）常被视为行业标准，它可能会给您的财务带来压力。如果付款超出到期日延迟，这可能会让自由职业者陷入财务困境。

如果使用账期条款，可以考虑为新客户设置“Net 14（14 个自然日）”条款，并根据他们的付款可靠性进行调整。为了减少逾期付款，可以在到期日前几天发送提醒或自动跟进。

部分预付款

在部分预付款条款下，客户必须在工作开始前支付一定比例的项目费用。常见的比例是 25%、30% 或 50% 的预付款。这些条款可以保护您免受未付款的风险，并能覆盖您的初期成本或时间投入，特别是在大型项目中。但一些客户，特别是较小的客户，可能会在没有与您合作记录的情况下犹豫是否预付。

如果使用这些条款，可以将其作为标准政策，并强调这能让您全身心投入到他们的项目中。

里程碑付款

在里程碑付款条款下，付款与特定的项目阶段或交付成果挂钩。例如，您可能在项目开始时收到 30% 的款项，第一稿完成后收到 40%，最终交付时收到 30%。里程碑付款可以分散风险，并确保整个项目期间的稳定现金流，尤其适用于较长期的合作项目。但如果对里程碑的定义存在误解，或者客户批准过程延迟，可能会影响付款时间表。

如果使用里程碑付款，建议基于交付成果和最终结果（而不仅仅是截止日期）来定义每个里程碑。对于迭代性工作（如设计或开发），里程碑付款可以确保客户在整个项目过程中保持积极参与并履行付款责任。

交付后付款

在交付后付款条款下，客户在项目完成并获得批准后一次性支付全款。这种方式可以简化较小项目的付款流程，因为部分付款可能会显得过于繁琐或不必要。但这种方式风险较高，特别是对于新客户或尚未建立信任的客户，因为您完全依赖客户在收到交付成果后履行付款。

如果使用交付后付款条款，可以选择仅在较短的项目或与已建立合作关系的客户之间使用。为了降低与首次客户合作的风险，可以要求在付款完成后再提供最终交付成果。

保留费

在保留费条款下，客户定期支付固定金额（通常是每月）以换取持续获得您的服务。保留费可以为您带来稳定的收入，特别适用于长期客户或需要持续支持的业务。但如果没有明确规定保留费涵盖的内容，可能会导致客户期待的工作范围超出最初约定（即“范围蔓延”问题）。

如果使用保留费条款，请明确规定所包含的工时、交付内容或服务范围，例如：“每月提供 10 小时的设计服务。”此外，建议定期审查合同，确保条款仍然符合双方需求并保持公平。

按小时计费

在按小时计费的模式下，您需要记录和计算每小时的工作时间，并通常按周或按月开具账单。按小时计费对于范围不明确或不断变化的项目来说是透明且公平的，但客户可能会仔细审查您的工时，甚至质疑工作效率。这种模式还会使收入与时间直接挂钩，可能会限制可扩展性。

如果选择按小时计费，请使用可靠的时间追踪工具，并在账单中列出明细费用。设定足够高的小时费率，以涵盖管理工作或意外项目挑战所花费的时间。

延期付款费用

延期付款费用是指当客户未能在约定的截止日期前付款时，向其额外收取费用。例如，您可以在每延期一个月时，增加账单总金额的 5%。延期付款费用可以激励客户按时付款，并弥补因付款延迟而造成的财务损失。但有些客户可能会反对或在事后试图协商减少费用，特别是如果合同中没有明确规定延期费用时。

如果使用延期付款费用，请务必在合同和账单中明确说明相关政策，以避免争议。保持延期费用在合理范围内——既能促使客户及时付款，又不会损害客户关系。

早付款折扣

早付款折扣指的是客户在规定的时间内（通常是一周内）付款，可享受小幅折扣，例如 2%–5%。这种折扣可以鼓励更快的付款速度，并有助于与高价值客户建立良好关系。但它会影响您的利润率，因此不适用于利润较低的项目。

如果使用早付款折扣，请有选择性地提供，例如针对金额较大的账单或长期合作的客户。在账单中强调客户可以节省的金额。

预付款

预付款是指客户在您开始工作之前支付全额款项。这种方式可以完全消除付款风险，对于小型项目或一次性合作来说尤为重要。但一些客户可能会认为这种方式过于严格或存在风险，尤其是在合作关系尚未建立的情况下。

如果采用预付款方式，可以将其定位为短期或快速交付工作的标准做法，因为在这种情况下，没有足够的时间进行分期付款。对于犹豫的客户，可以通过提供推荐评价或展示优秀的作品集来增强他们的信心。

自定义付款条款

自定义付款条款是针对特定客户或项目的付款条款，例如按月分期付款，或将付款与特定交付成果挂钩。自定义条款可以帮助您与特殊客户或不符合传统模式的项目达成交易。请务必清晰地传达条款内容，以避免产生误解或争议。将所有细节以书面形式记录下来，包括每个阶段的责任归属，并确保自定义条款不会影响您的财务稳定性。

如何跟踪并开具基于项目或小时的账单？

跟踪您的工作并向客户开具账单是自由职业者工作中最重要的部分之一。以下是一些入门技巧：

• 在与客户建立合作关系时，向他们解释您的工作跟踪方式和计费方式。让他们了解账单中包含的内容，例如时间日志、详细描述或里程碑拆分。

• 尽可能在账单中附上您的工作记录。对于按小时计费的工作，您可以附上时间追踪应用生成的时间报告。对于按项目计费的工作，可以在账单中添加简短的完成工作摘要。这种透明度有助于减少争议。

• 关注超出原协议范围的请求。如果出现意外需求，请及时告知客户，这将需要额外的时间或费用。及时沟通，以避免结算时出现意外情况。

按项目计费和按小时计费的跟踪方式略有不同。以下是针对每种方法的一些实用建议。

跟踪按项目计费的工作

将项目拆分成可管理的部分

在开始跟踪之前，将项目拆分为可执行的步骤或里程碑。例如，一个品牌设计项目可能包括研究、标志设计和制定风格指南等任务。为每个部分分配费用或预估工作时间，以便更好地监控进度。

使用项目管理工具保持有序

Trello、Notion 或 Asana 等项目管理工具可以大大提升您的工作效率。使用这些工具来跟踪截止日期、交付成果，甚至是待办事项列表。它们可以让您轻松了解项目进度，并帮助您向客户提供更新信息。对于使用 Stripe 的自由职业者，还可以将这些里程碑与账单开具系统关联，在每个阶段完成时发送部分账单。

保持简单的工作日志

即使您按固定费用收费，记录您的工作内容和时间仍然是一个好习惯。每天简单记录您的工作描述和所花费的时间。如果客户对账单有疑问，或者出现了范围扩展的问题，您就有记录可以参考。

在开具账单前仔细检查工作范围

在开具账单时，请回顾最初的协议或合同。您是否交付了客户要求的所有内容？如果在项目过程中有任何变更，请确保这些变更反映在最终的账单中。现在解决任何沟通误解，比等到账单已发送后再处理要容易得多。

账单详情

在创建账单时，列出每项交付成果、简短的工作描述以及相应的费用。例如：

• 研究与策略： 500 美元

• Logo 设计： 1200 美元

• 风格指南： 800 美元

最后列出总金额及适用的税费。如果您使用 Stripe Invoicing，您可以在账单模板中列出这些明细。

追踪按小时计费的工作

使用时间追踪工具

如果您按小时收费，那么可靠的时间追踪工具是必不可少的。Toggl、Clockify 或 Harvest 等应用可以轻松记录特定任务或客户的工时。在工作时启动计时器，休息时暂停，完成后停止计时。如果您使用 Stripe 进行付款，这些平台中的许多都可以直接与 Stripe 集成，以便基于记录的时间开具账单并快速收款。

明确记录任务内容

在记录时间时，注明具体的工作内容。不要只写“3 小时工作”，而是详细说明，例如“编辑首页文案”或“客户会议和修订”。这种详细程度可以帮助客户更清楚地理解您的工作，并使账单更加专业。

及时记录工时

养成每天或每个工作时段结束后检查并记录工时的习惯。如果等到一周结束才记录，很容易遗漏细节，而保持一致的记录方式可以在开具账单时节省时间。

保持给客户更新

如果项目没有固定的结束日期，请与客户沟通您已经投入的工时。例如，您可以说：“到目前为止，我本周在 X 和 Y 任务上共计工作了 12 小时。”这种透明度可以避免客户在收到账单时感到惊讶。

在账单中详细列出工作内容

在开具账单时，将工作按任务拆分。包括任务名称、工作时间、您的时薪以及该任务的小计金额。例如：

• 撰写博客文章： 4 小时 @ $75/小时 = 300 美元

• 修订文章： 2 小时 @ $75/小时 = 150 美元

考虑附上时间追踪报告作为补充证明。

如何处理自由职业者的账单争议？

没有自由职业者愿意面对账单争议，但即使是最好的客户，也可能会发生分歧。保持冷静，专注于解决问题，同时避免损害与客户的关系。以下是自信应对账单争议的方法。

理解客户的顾虑

当客户对您的账单提出异议时，无论他们的立场是对是错，他们的观点都是问题的核心。首先，询问开放式问题，以澄清问题所在：

• “请问具体是哪些内容不符合您的预期？”

• “是否有某项账单条目您希望进一步讨论？”

避免做出假设或过早下结论。有时，问题只是对交付内容或付款条款的误解。

保持冷静和中立

感到沮丧是正常的，但情绪化的反应可能会加剧问题。将争议视为一次商务对话来处理：

• 认可客户的顾虑： “感谢您告诉我这个问题，我们一起来解决。”

• 避免防御性或指责性的语言： “我们一起看看详细情况。”

通过保持冷静，您可以为积极的解决方案奠定基调。

回溯至协议

您的合同或书面协议是解决争议的最佳工具。礼貌地指向付款条款、交付内容或项目范围的相关部分：

• “根据我们[日期]签订的协议，账单反映了[已完成的服务]。我很乐意为您详细讲解。”
  

如果没有正式合同，可以依靠电子邮件记录或其他沟通记录来支持您的立场。

提供支持文件

清晰的记录可以增强您的立场。提供按小时计费的时间日志、项目交付成果清单、涉及范围变更的相关邮件或消息，以及任何先前的账单和付款确认。透明度表明您是善意行事的，并使争议难以无端持续。

在适当情况下寻求妥协

如果争议较小，或者客户的顾虑有一定道理，可以考虑提供双方都能接受的解决方案。这可能意味着调整部分费用（如果客户对特定工作不满意），或作为善意举措免除小额的滞纳金，以维护长期关系：

• “我理解关于额外修订的混淆。我可以调整账单金额，减少 [X 美元]以反映这一点。”
  

如果客户面临现金流问题，可以考虑调整付款条款。但要谨慎对待大额让步，避免客户破坏您的业务规则。

必要时寻求调解

如果争议难以解决，可以考虑调解。中立的第三方（如律师或自由职业者维权组织）可以帮助双方达成协议。美国的 Freelancers Union 或本地商业协会可能提供调解资源。

解决后的跟进

问题解决后，以书面形式记录结果，以避免未来的误解。总结解决方案：

• “按照我们的约定，我已调整账单金额至[金额美元]，以反映[具体变更]。付款截止日期为[新的截止日期]。”
  

然后，及时更新并重新发送账单。

知道何时坚持立场

如果争议毫无根据，或者客户恶意拖延，您需要礼貌但坚定地维护自己的立场。避免让紧张升级，但也不要屈服于不合理的要求：

• “根据我们的协议和已交付的工作，全额账单金额仍然应付。如果需要，我们可以一起回顾明细。”
  

如有必要，提醒客户可能的后续步骤，例如采取法律行动或联系收款机构。

采取预防措施

将争议视为学习机会，并调整您的流程，以防止类似问题再次发生：

• 在合同中明确付款条款、工作范围、截止日期和争议解决机制。

• 提供进度更新，并以书面形式确认范围变更。

• 使用时间追踪应用或明细账单，以减少误解。

• 要求预付款或部分定金，以降低财务风险。

知道何时终止合作

如果客户拒绝付款，且您的努力未能解决争议，可能是时候放弃这位客户。记录未来项目的警示信号，并避免与有付款问题历史的客户合作。在极端情况下，可以寻求法律建议，以了解追讨欠款的可行方案。