หากคุณเป็นผู้ทํางานอิสระ วิธีจัดการใบแจ้งหนี้นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง การไม่ส่งใบแจ้งหนี้ให้เรียบร้อยหรือการจัดการใบแจ้งหนี้อย่างไม่ระมัดระวังอาจส่งสารที่ไม่ถูกต้องไปยังลูกค้าได้ เช่น คุณกำลังทำงานแบบลวกๆ หรือแย่กว่านั้นคือ คุณไม่จริงจังกับงานของคุณ การส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพจะบอกลูกค้าของคุณว่าคุณเคารพงานของคุณและพวกเขาก็ควรทำเช่นนั้นด้วย

ใบแจ้งหนี้ยังช่วยปกป้องคุณ โดยทำหน้าที่เหมือนใบเสร็จรับเงินสําหรับความเชี่ยวชาญของคุณ เอกสารนี้บันทึกสิ่งที่ทำ เมื่อใดที่มีการส่งมอบ และการชำระเงินควรเกิดขึ้นเมื่อใด หากไม่มีใบแจ้งหนี้ คุณอาจเผชิญกับการโต้แย้งและการชำระเงินล่าช้า หรือในกรณีร้ายแรงก็อาจเกิดการไม่ชำระเงินได้ ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องทําให้ทุกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรและช่วยไม่ให้เกิดความสับสน

ประมาณ 74% ของผู้ประกอบอาชีพอิสระ ประสบปัญหาการชำระเงินล่าช้า และการออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องสามารถบรรเทาความเสี่ยงนี้ได้ ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ในฐานะผู้ทำงานอิสระ เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไปสำหรับผู้ทำงานอิสระ การออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานตามโครงการหรือรายชั่วโมง และการจัดการข้อโต้แย้งเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ของผู้ทำงานอิสระ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วิธีตั้งค่าใบแจ้งหนี้ในฐานะผู้ทํางานอิสระ
  
• เงื่อนไขการชําระเงินโดยทั่วไปสําหรับผู้ทํางานอิสระคืออะไร
  
• วิธีการติดตามและออกใบแจ้งหนี้สําหรับงานแบบอิงตามโครงการหรือรายชั่วโมง
  
• วิธีจัดการการโต้แย้งการชําระเงินจากใบแจ้งหนี้ของผู้ทํางานอิสระ
  

วิธีตั้งค่าใบแจ้งหนี้ในฐานะผู้ทํางานอิสระ

ในฐานะผู้ทำงานอิสระ ใบแจ้งหนี้ของคุณควรได้รับการจัดระเบียบและมีความชัดเจน ต่อไปนี้คือวิธีตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เหมาะกับคุณและลูกค้าของคุณ

เริ่มต้นด้วยการสร้างแบรนด์ของคุณ

ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งในการสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ ดังนั้นให้เพิ่มโลโก้ ชื่อธุรกิจ และข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบนของเอกสาร หากไม่มีโลโก้ ให้ใช้การจัดรูปแบบที่สะอาดและแบบอักษรที่สอดคล้องกันเพื่อให้ดูเรียบร้อย รูปลักษณ์ของใบแจ้งหนี้อาจส่งผลต่อวิธีที่ลูกค้าให้ความสําคัญกับคําขอชําระเงินของคุณเป็นอย่างมาก

แสดงข้อความกำกับอย่างชัดเจน

ใส่คําว่า "ใบแจ้งหนี้" ในรูปแบบตัวหนาและอ่านง่ายที่ด้านบน ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากันเพื่อจุดประสงค์ในการติดตาม ซึ่งอาจทําได้ง่ายๆ ด้วยการใช้คำว่า "ใบแจ้งหนี้ 001" หรือสิ่งที่ผูกกับลูกค้าหรือโครงการ เช่น "SmithDesign_0324"

ใส่ข้อมูลลูกค้าของคุณ

ใส่รายละเอียดของลูกค้าใต้ข้อมูลของคุณ ใช้ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และผู้ติดต่ออย่างเป็นทางการ ข้อมูลนี้จะช่วยให้ลูกค้าส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกหรือบุคคลที่ถูกต้อง

ระบุวันที่

ระบุทั้งวันที่ของใบแจ้งหนี้และวันที่ครบกําหนดชําระเงิน เงื่อนไขมาตรฐานโดยทั่วไปคือการชำระเงิน 14 หรือ 30 วัน แต่ให้ใช้ระยะเวลาใดก็ได้ที่เหมาะกับคุณที่สุด ระบุข้อมูลอย่างเจาะจง: "ครบกําหนดใน 30 วัน" อาจสร้างความสับสน โปรดเขียนคําว่า "ครบกําหนดชําระเงินภายในวันที่ [วันที่แน่นอน]" แทน

แจกแจงบริการของคุณ

อธิบายงานที่คุณทำโดยใช้คำง่ายๆ ระบุบริการหรือโครงการแต่ละรายการ คำอธิบาย ชั่วโมงที่ทำงาน (ถ้ามี) และอัตราที่ตกลงกัน ตัวอย่างเช่น

• การออกแบบเว็บไซต์: 15 ชั่วโมง @ $75/ชั่วโมง = $1,125

• การสร้างโลโก้: ค่าธรรมเนียมคงที่ต่อโครงการ = $500

แสดงยอดรวม

ที่ด้านล่างของส่วนบริการ ให้ใส่ยอดรวมย่อย ภาษีหรือค่าธรรมเนียมใดๆ ที่เกี่ยวข้อง และยอดรวมสุดท้ายเป็นตัวหนา ข้อมูลนี้จะแสดงให้ลูกค้าเห็นอย่างชัดเจนว่าพวกเขาจะต้องจ่ายเท่าใด

ระบุเงื่อนไขการชําระเงินของคุณ

บอกลูกค้าของคุณว่าพวกเขาสามารถชำระเงินให้คุณได้อย่างไรและมีข้อกำหนดเฉพาะใดบ้าง คุณรับการโอนเงินผ่านธนาคาร, PayPal หรือการชําระเงินด้วยบัตรเครดิตหรือไม่ รวมรายละเอียดบัญชีหรือลิงก์ชําระเงินเพื่อทําให้กระบวนการง่ายขึ้น หากคุณเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้า ให้กล่าวไว้ในส่วนนี้เพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจ ตัวอย่างเช่น "ระบบจะคิดค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า 5% กับการชําระเงินที่ได้รับหลังจาก [วันครบกําหนด]"

เพิ่มรายการพิเศษ

ใส่หมายเหตุ เช่น ข้อความขอบคุณแบบย่อๆ หรือการแจ้งเกี่ยวกับการร่วมงานต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น "ขอบคุณที่ใช้บริการ เราหวังว่าจะได้ร่วมงานกันในโครงการถัดไป"

ใช้ซอฟต์แวร์หรือเทมเพลตใบแจ้งหนี้

โปรดใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing ซึ่งจะช่วยในการคํานวณ ติดตามการชําระเงิน และเก็บรักษาบันทึกโดยอัตโนมัติ เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้น หากคุณต้องการใช้วิธีการแบบดําเนินการด้วยตนเอง เทมเพลตจาก Word, Excel หรือ Google Docs เป็นอีกหนึ่งตัวเลือก

บันทึกและส่ง

บันทึกใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดรูปแบบเมื่อส่งไปให้ลูกค้า ตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้งก่อนแนบกับอีเมล ใช้อีเมลที่กระชับและสุภาพแนบไปกับใบแจ้งหนี้ เช่น:

หัวเรื่อง: ใบแจ้งหนี้สําหรับ [ชื่อโครงการ]

สวัสดี คุณ [ชื่อลูกค้า]

ดิฉัน/ผมได้ส่งใบแจ้งหนี้สําหรับ [โครงการหรือบริการเฉพาะ] มาให้ โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีข้อสงสัยหรือต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม ครบกําหนดชําระเงินภายในวันที่ [วันครบกําหนด]

ขอบพระคุณ
[ชื่อของคุณ]

เงื่อนไขการชําระเงินโดยทั่วไปสําหรับผู้ทํางานอิสระคืออะไร

ในฐานะผู้ทำงานอิสระ คุณสามารถใช้เงื่อนไขการชำระเงินได้หลายประเภทเพื่อกำหนดระยะเวลาการชำระเงิน ค่าปรับ ส่วนลด หรือค่าธรรมเนียม ต่อไปนี้เป็นเงื่อนไขการชำระเงินทั่วไปบางส่วนพร้อมทั้งข้อดีและข้อเสีย

เงื่อนไขสุทธิ

ด้วยเงื่อนไขสุทธิ ลูกค้าจะต้องชำระเงินใบแจ้งหนี้ภายในกรอบเวลาที่กำหนด โดยเริ่มนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ สุทธิ 30 คือทางเลือกที่พบบ่อยที่สุด ซึ่งหมายความว่าการชําระเงินจะครบกําหนดชําระภายใน 30 วัน สุทธิ 7 หมายความว่าการชําระเงินจะครบกําหนดชําระภายใน 7 วัน เงื่อนไขสุทธิรองรับลูกค้าที่มีรอบการเรียกเก็บเงินภายในมาตรฐาน โดยเฉพาะธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีกระบวนการเจ้าหนี้การค้าที่มีโครงสร้างชัดเจน แม้ว่าบัญชีสุทธิ 30 วันจะถือเป็นบรรทัดฐานของอุตสาหกรรม แต่ก็สามารถสร้างความตึงเครียดต่อสถานะการเงินของคุณได้ หากการชำระเงินล่าช้าเกินกำหนด ก็อาจทำให้ผู้ทำงานอิสระประสบปัญหาทางการเงินได้

หากใช้เงื่อนไขสุทธิ ควรพิจารณาเริ่มด้วยเงื่อนไขสุทธิ 14 สำหรับลูกค้าใหม่ และปรับเปลี่ยนตามความน่าเชื่อถือของพวกเขา เพื่อลดการชำระเงินล่าช้า ควรส่งการแจ้งเตือนหรือการติดตามอัตโนมัติไม่กี่วันก่อนวันครบกำหนดชำระ

การชําระเงินล่วงหน้าบางส่วน

หากชำระเงินล่วงหน้าบางส่วน ลูกค้าจะต้องชำระเงินค่าโครงการบางส่วนก่อนที่งานจะเริ่มต้น วิธีการแบ่งทั่วไปคือ 25%, 30% หรือ 50% ล่วงหน้า เงื่อนไขเหล่านี้จะปกป้องคุณจากการไม่ชำระเงินและครอบคลุมค่าใช้จ่ายเริ่มต้นหรือการลงทุนเวลาของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการขนาดใหญ่ แต่ลูกค้าบางราย โดยเฉพาะลูกค้ารายเล็ก อาจลังเลที่จะชำระเงินล่วงหน้าหากไม่มีประวัติการชำระเงินกับคุณ

หากใช้เงื่อนไขเหล่านี้ ให้กำหนดเป็นนโยบายมาตรฐาน และเน้นย้ำว่าเงื่อนไขเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถมุ่งมั่นทรัพยากรให้กับโครงการได้อย่างเต็มที่

การชําระเงินเมื่อบรรลุเป้าหมาย

การชําระเงินเมื่อบรรลุเป้าหมายจะผูกกับขั้นตอนเฉพาะของโครงการหรือผลลัพธ์ที่ส่งมอบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจได้รับ 30% เมื่อเริ่มโครงการ 40% หลังจากที่ร่างแรกเสร็จ และ 30% เมื่อส่งมอบขั้นสุดท้าย การชําระเงินเมื่อบรรลุเป้าหมายจะช่วยกระจายความเสี่ยงและสร้างความมั่นใจว่าจะมีกระแสเงินสดที่สอดคล้องกันทั่วทั้งโครงการ โดยเฉพาะเมื่อกินเวลายาวนาน แต่การสื่อสารที่ผิดพลาดเกี่ยวกับคำจำกัดความสำคัญหรือความล่าช้าในการอนุมัติของลูกค้าอาจทำให้กำหนดเวลาการชำระเงินเสียหายได้

หากใช้การชำระเงินเมื่อบรรลุเป้าหมาย ให้กำหนดเหตุการณ์สำคัญในแง่ของผลงานและผลลัพธ์ ไม่ใช่แค่กำหนดเวลาเพียงอย่างเดียว ใช้เป้าหมายสำหรับการทำงานที่ซ้ำๆ (เช่น การออกแบบหรือการพัฒนา) เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้ายังคงมีส่วนร่วมและใช้บริการไปจนจบตลอดทั้งโครงการ

การชําระเงินเมื่อดําเนินการเสร็จสิ้น

สำหรับการชําระเงินเมื่อดําเนินการเสร็จสิ้น ลูกค้าจะชำระเงินเต็มจำนวนเมื่อโครงการได้รับการส่งมอบและอนุมัติ วิธีนี้สามารถช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการสำหรับโครงการขนาดเล็กที่การชำระเงินบางส่วนอาจดูมากเกินไปหรือไม่จำเป็น แต่อาจมีความเสี่ยง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้าใหม่หรือลูกค้าที่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบ เนื่องจากคุณพึ่งพาการชำระเงินของลูกค้าทั้งหมดหลังจากคุณส่งมอบแล้วเท่านั้น

หากใช้วิธีนี้ ให้ทำกับโครงการที่มีระยะเวลาสั้นหรือลูกค้าที่เคยใช้บริการแล้ว เพื่อลดความเสี่ยงเมื่อทํางานกับลูกค้าที่ใช้บริการครั้งแรก โปรดเสนอการส่งมอบงานหลังจากที่มีการชําระเงินแล้ว

การให้บริการ

ลูกค้าสามารถชําระเงินในจํานวนคงที่เป็นประจําทุกเดือน เพื่อแลกเปลี่ยนกับการเข้าถึงบริการของคุณอย่างต่อเนื่อง วิธีนี้สร้างรายได้ที่สอดคล้องกันและมีประสิทธิภาพอย่างยิ่งสําหรับลูกค้าที่ใช้บริการซ้ํา แต่การขยายขอบเขตอาจกลายเป็นปัญหาได้ หากคุณไม่กำหนดว่าบริการครอบคลุมถึงอะไร

ถ้าใช้วิธีนี้ ให้ระบุชั่วโมง สิ่งที่ส่งมอบ หรือสิทธิ์เข้าถึงที่รวมอยู่ในบริการ เช่น "การทำงานออกแบบ 10 ชั่วโมงต่อเดือน" ตรวจสอบเงื่อนไขเป็นระยะ เพื่อให้มั่นใจว่าจะยังใช้ได้กับทั้งสองฝ่าย

การเรียกเก็บเงินรายชั่วโมง

ด้วยการเรียกเก็บเงินรายชั่วโมง คุณสามารถติดตามและเรียกเก็บเงินสำหรับทุกชั่วโมงที่ทำงาน และโดยปกติแล้วจะออกใบแจ้งหนี้เป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน การเรียกเก็บเงินรายชั่วโมงมีความโปร่งใสและยุติธรรมสําหรับโครงการที่มีขอบเขตที่เปลี่ยนแปลงหรือไม่มีกําหนด แต่ลูกค้าอาจตรวจสอบชั่วโมงของคุณหรือตั้งคำถามเกี่ยวกับประสิทธิภาพ โมเดลนี้ยังมักจะผูกรายรับกับเวลาโดยตรง ซึ่งสามารถจํากัดการขยายกิจการได้

หากคุณเลือกการเรียกเก็บเงินรายชั่วโมง โปรดใช้เครื่องมือติดตามเวลาที่เชื่อถือได้และแชร์ค่าธรรมเนียมที่แจกแจงเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ กําหนดอัตรารายชั่วโมงที่สูงพอสําหรับเวลาที่ใช้กับการดูแลระบบหรือความท้าทายที่ไม่คาดคิดของโครงการ

ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า

เมื่อใช้ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า ระบบจะเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมจากลูกค้าหากลูกค้าไม่ชําระเงินภายในวันที่ตกลงกันไว้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเพิ่มค่าธรรมเนียม 5% ของยอดรวมในใบแจ้งหนี้สําหรับแต่ละเดือนที่เลยกําหนดชําระ ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าจูงใจให้มีการชําระเงินที่ทันเวลาและชดเชยการหยุดชะงักทางการเงินที่เกิดจากความล่าช้า แต่ลูกค้าบางรายอาจโต้แย้งหรือเจรจาต่อรองในภายหลัง โดยเฉพาะหากไม่ได้ตกลงค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าไว้ชัดเจน

หากใช้ค่าธรรมเนียมล่าช้า ควรระบุข้อกำหนดค่าธรรมเนียมล่าช้าในสัญญาและใบแจ้งหนี้ของคุณเสมอ เพื่อหลีกเลี่ยงการโต้แย้ง กำหนดค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม เพียงพอที่จะกระตุ้นให้ชำระเงินตรงเวลา แต่ไม่สูงเกินไปจนส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์

ส่วนลดการชําระเงินก่อนกําหนด

เมื่อใช้ส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า ลูกค้าที่ชำระเงินอย่างรวดเร็ว โดยมักจะภายในหนึ่งสัปดาห์ จะได้รับส่วนลดเล็กน้อย เช่น 2%–5% ส่วนลดเหล่านี้ส่งเสริมให้ชำระเงินได้เร็วขึ้นและสร้างความรู้สึกถึงเจตนาที่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้าที่มีมูลค่าสูง แต่ก็อาจกระทบต่ออัตรากำไรของคุณ ดังนั้นจึงไม่เหมาะสำหรับงานที่มีอัตรากำไรต่ำ

หากใช้ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด ควรเสนอให้เฉพาะบางโอกาส เช่น สำหรับใบแจ้งหนี้จำนวนมากหรือลูกค้าประจำ โดยเน้นย้ำถึงส่วนลดในใบแจ้งหนี้

การชําระเงินล่วงหน้า

เมื่อใช้วิธีการชําระเงินล่วงหน้า ลูกค้าจะต้องชําระเงินเต็มจํานวนก่อนจะเริ่มทํางาน วิธีนี้จะช่วยขจัดความเสี่ยงด้านการชำระเงิน ซึ่งอาจมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับโครงการขนาดเล็กหรือโครงการแบบครั้งเดียว แต่ลูกค้าบางรายอาจมองว่านี่เป็นข้อจำกัดหรือเสี่ยงเกินไป โดยเฉพาะหากความสัมพันธ์ยังใหม่อยู่

หากใช้การชำระเงินล่วงหน้า ให้กำหนดเป็นมาตรฐานสำหรับงานระยะสั้นหรืองานที่ต้องมีการดำเนินการรวดเร็ว ซึ่งมีเวลาไม่มากสำหรับการชำระเงินบางส่วน สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าที่ยังลังเลด้วยคำรับรองหรือผลงานที่ดีเยี่ยม

เงื่อนไขที่ออกแบบเอง

เงื่อนไขที่กำหนดเองคือเงื่อนไขการชำระเงินที่ปรับให้เหมาะกับลูกค้าหรือโครงการ เช่น การแบ่งค่าใช้จ่ายเป็นเดือนๆ หรือการผูกการชำระเงินกับผลงานอันเจาะจงที่ส่งมอบ เงื่อนไขที่กำหนดเองสามารถช่วยปิดการขายกับลูกค้ารายใหม่หรือโครงการที่ไม่ตรงกับรูปแบบดั้งเดิมได้ ต้องแน่ใจว่าได้สื่อสารเงื่อนไขต่างๆ อย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนหรือข้อโต้แย้ง จัดทำเอกสารทุกรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงว่าใครรับผิดชอบอะไรบ้างในแต่ละขั้นตอน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงื่อนไขที่กำหนดเองจะไม่กระทบต่อเสถียรภาพทางการเงินของคุณ

วิธีการติดตามและออกใบแจ้งหนี้สําหรับงานแบบอิงตามโครงการหรือรายชั่วโมง

การติดตามงานและการเรียกเก็บเงินลูกค้าเป็นหนึ่งในส่วนที่สําคัญที่สุดของผู้ทำงานอิสระ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางส่วนสำหรับการเริ่มต้น

• เมื่อคุณเริ่มต้นให้บริการลูกค้าใหม่ ให้อธิบายวิธีติดตามงานและเรียกเก็บเงินแก่ลูกค้า แจ้งให้พวกเขาทราบว่าจะมีการระบุสิ่งใดในใบแจ้งหนี้ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นบันทึกเวลา คำอธิบายโดยละเอียด หรือการแจกรายละเอียดเป้าหมาย

• แชร์บันทึกการติดตามกับใบแจ้งหนี้ของคุณทุกเมื่อที่ทำได้ สำหรับงานรายชั่วโมง คุณสามารถแนบรายงานเวลาจากแอปติดตามของคุณได้ สําหรับงานที่เกี่ยวกับโครงการ ควรใช้ข้อมูลสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับการดําเนินการที่เสร็จสมบูรณ์ ความโปร่งใสนี้จะช่วยป้องกันการโต้แย้งการชําระเงิน

• จับตาดูคําขอที่อยู่นอกเหนือข้อตกลงเดิม หากมีเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น โปรดแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าต้องใช้เวลาหรือเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม จัดการเรื่องนี้แบบเรียลไทม์เพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจในการเรียกเก็บเงิน

การติดตามงานที่อิงตามโครงการและการทํางานรายชั่วโมงมาพร้อมกับข้อควรพิจารณาที่แตกต่างกันเล็กน้อย ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในทางปฏิบัติสําหรับการติดตามและการเรียกเก็บเงินสำหรับแต่ละวิธี

การติดตามงานที่อิงตามโครงการ

แบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่สามารถจัดการได้

ก่อนที่จะเริ่มติดตาม ให้แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนที่สามารถดําเนินการได้หรือเป้าหมายระหว่างทาง ตัวอย่างเช่น โปรเจ็กต์สร้างแบรนด์อาจรวมถึงงานต่างๆ เช่น การวิจัย การออกแบบโลโก้ และการสร้างคู่มือสไตล์ กําหนดค่าธรรมเนียมหรือชั่วโมงโดยประมาณให้กับแต่ละส่วนเพื่อให้คุณติดตามความคืบหน้าได้

จัดระเบียบด้วยเทคโนโลยีการติดตามโครงการ

เครื่องมือจัดการโครงการ เช่น Trello, Notion หรือ Asana สามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก ใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อติดตามวันครบกําหนด ส่งมอบผลลัพธ์ และแม้แต่รายการที่ต้องทํา ใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อติดตามกำหนดเวลา งานส่งมอบ และแม้กระทั่งรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ สำหรับผู้ทำงานอิสระที่ใช้ Stripe คุณยังสามารถเชื่อมโยงเป้าหมายเหล่านี้เข้ากับการออกใบแจ้งหนี้ได้ โดยการส่งใบแจ้งหนี้บางส่วนเมื่อดำเนินการแต่ละขั้นตอนเสร็จสิ้น

จัดทำบันทึกการทํางานที่เรียบง่าย

แม้ว่าคุณจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมแบบเหมาจ่าย แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บบันทึกสิ่งที่คุณทำงานและเวลาที่ทำ อธิบายงานของคุณอย่างคร่าวๆ ในแต่ละวันและเวลาที่ใช้ หากลูกค้ามีคำถามหรือหากขอบเขตงานที่ขยายกว้างกลายเป็นปัญหา คุณจะมีบันทึกไว้เพื่ออ้างอิง

ตรวจสอบขอบเขตอีกครั้งก่อนออกใบแจ้งหนี้

เมื่อถึงเวลาเรียกเก็บเงิน โปรดกลับไปตรวจทานข้อตกลงหรือสัญญาเดิมของคุณ คุณได้ส่งมอบทุกอย่างที่ลูกค้าขอแล้วหรือยัง หากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นระหว่างนี้ โปรดตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงแสดงในใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย การจัดการกับการสื่อสารที่ผิดพลาดตอนนี้จะง่ายกว่ามาก เมื่อเทียบกับหลังจากที่คุณส่งบิลไปแล้ว

จัดทำใบแจ้งหนี้ที่มีรายละเอียด

เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ ให้ระบุรายการส่งมอบแต่ละรายการ คำอธิบายสั้นๆ ของงาน และค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น

• การวิจัยและกลยุทธ์: $500

• การออกแบบโลดก้: $1,200

• คู่มือสไตล์: $800

ลงท้ายด้วยยอดรวมและภาษีที่เกี่ยวข้อง หากกําลังใช้ Stripe Invoicing คุณสามารถแจกแจงรายละเอียดเหล่านี้ได้ในเทมเพลตใบแจ้งหนี้

การติดตามงานรายชั่วโมง

ใช้เทคโนโลยีติดตามเวลา

เมื่อคุณเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมง การเลือกใช้เครื่องมือติดตามเวลาที่เชื่อถือได้นั้นเป็นสิ่งที่จำเป็น แอปอย่าง Toggl, Clockify หรือ Harvest ช่วยให้การบันทึกชั่วโมงสำหรับงานหรือลูกค้าที่เจาะจงได้ เริ่มจับเวลาเมื่อคุณกำลังทำงาน หยุดพักเมื่อพัก และหยุดเมื่อคุณทำงานเสร็จ หากคุณกําลังใช้ Stripe สําหรับการชําระเงิน หลายๆ แพลตฟอร์มเหล่านี้จะผสานการทํางานกับ Stripe โดยตรง เพื่อให้คุณส่งใบแจ้งหนี้โดยอิงตามเวลาที่ติดตามและรับการชําระเงินได้อย่างรวดเร็ว

ระบุเจาะจงเกี่ยวกับงาน

บันทึกบริบทสําหรับแต่ละรอบเวลาที่คุณติดตาม แทนที่จะเขียนว่า "ทำงาน 3 ชั่วโมง" ให้จดบันทึกสิ่งที่คุณทำ เช่น"แก้ไขสำเนาหน้าแรก" หรือ "ประชุมและแก้ไขกับลูกค้า" รายละเอียดในระดับนี้จะช่วยชี้แจงงานของลูกค้าและทําให้ใบแจ้งหนี้ของคุณดูเรียบร้อยมากขึ้น

ติดตามจำนวนชั่วโมงของคุณ

สร้างนิสัยในการตรวจสอบและบันทึกชั่วโมงของคุณเมื่อสิ้นสุดทุกๆ วันหรือเซสชันการทํางาน การรอจนถึงสิ้นสัปดาห์อาจทำให้ลืมได้ง่าย แต่หากทำอย่างสม่ำเสมอก็จะช่วยประหยัดเวลาในการออกใบแจ้งหนี้

อัปเดตข้อมูลปัจจุบันกับลูกค้าอยู่เสมอ

หากโครงการเป็นแบบปลายเปิด ให้ตรวจสอบกับลูกค้าของคุณเกี่ยวกับชั่วโมงที่คุณใช้ไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า "จนถึงตอนนี้ ฉันบันทึกเวลาไป 12 ชั่วโมงในงาน X และ Y" ความโปร่งใสนี้จะช่วยป้องกันความประหลาดใจเมื่อลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้

ลงรายละเอียดในใบแจ้งหนี้

เมื่อถึงเวลาเรียกเก็บเงิน ให้แจกแจงตามงานต่างๆ ระบุชื่องาน เวลาที่ใช้จ่าย อัตราของคุณ และยอดรวมย่อยของงานแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่น

• การเขียนบล็อกโพสต์: 4 ชั่วโมง @ $75/ชั่วโมง = $300

• การแก้ไขบทความ: 2 ชั่วโมง @ $75/ชั่วโมง = $150

ลองแนบรายงานการติดตามเวลาเป็นวิธีสํารอง

วิธีจัดการการโต้แย้งการชําระเงินจากใบแจ้งหนี้ของผู้ทํางานอิสระ

ไม่มีผู้ทํางานอิสระคนไหนอยากจะจัดการกับข้อโต้แย้งเรื่องใบแจ้งหนี้ แต่ความขัดแย้งสามารถเกิดขึ้นได้ แม้แต่กับลูกค้าที่ดีที่สุดก็ตาม โปรดใจเย็นๆ และมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหาโดยไม่ทําให้ความสัมพันธ์เสียหาย ต่อไปนี้คือวิธีรับมือกับการโต้แย้งการชําระเงินจากใบแจ้งหนี้ด้วยความมั่นใจ

ทําความเข้าใจความกังวลของลูกค้า

เมื่อลูกค้าโต้แย้งใบแจ้งหนี้ของคุณ มุมมองของพวกเขาไม่ว่าจะถูกหรือผิดก็ตามจะเป็นผลักดันปัญหา เริ่มด้วยการถามคําถามปลายเปิดเพื่อชี้แจงปัญหา

• "คุณช่วยบอกได้ไหมว่าอะไรที่ไม่สอดคล้องกับความคาดหวังของคุณ"

• "มีรายการใดใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการพูดคุยเพิ่มเติมหรือไม่"

หลีกเลี่ยงการคิดไปเองหรือสรุปเอาเอง บางครั้งปัญหาอาจเข้าใจผิดเกี่ยวกับการนำส่งหรือเงื่อนไขการชําระเงิน

ใจเย็นและเป็นกลาง

ความรู้สึกหงุดหงิดเป็นเรื่องธรรมชาติ แต่ปฏิกิริยาทางอารมณ์อาจทำให้สถานการณ์บานปลายได้ จัดการการโต้แย้งเหมือนกับการสนทนาทางธุรกิจ

• รับทราบข้อกังวลของพวกเขา: "ขอบคุณที่แจ้งให้ทราบ มาแก้ปัญหานี้กันดีกว่า"

• หลีกเลี่ยงภาษาในเชิงป้องกันตัวหรือกล่าวหา: "มาตรวจสอบรายละเอียดกัน"

การสงบสติอารมณ์จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ย้อนกลับไปอ้างอิงถึงข้อตกลง

สัญญาหรือข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสําหรับแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงิน ชี้ไปที่ส่วนที่ระบุเงื่อนไขการชำระเงิน ผลงานส่งมอบ หรือขอบเขตของโครงการอย่างสุภาพ:

• "ตามวันที่ในข้อตกลงของเรา [วันที่] ใบแจ้งหนี้แสดงถึง [บริการที่เสร็จสมบูรณ์] เรายินดีที่จะอธิบายรายละเอียดต่างๆ แก่คุณ"
  

หากไม่มีข้อตกลงอย่างเป็นทางการ ให้ใช้ข้อความอีเมลหรือการสื่อสารอื่นๆ เพื่อสนับสนุนจุดยืนของคุณ

ส่งเอกสารสนับสนุน

การมีบันทึกที่ชัดเจนจะช่วยรองรับกรณีของคุณ แชร์บันทึกเวลาสำหรับงานรายชั่วโมง โครงร่างงานที่จะส่งมอบโครงการ อีเมลหรือข้อความที่เกี่ยวข้องที่หารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงขอบเขต และใบแจ้งหนี้และการยืนยันการชำระเงินก่อนหน้า ความโปร่งใสแสดงให้เห็นว่าคุณกําลังดําเนินการโดยสุจริตและทำให้การโต้แย้งเกิดขึ้นได้ยากขึ้นโดยไม่มีเหตุผล

ประนีประนาม เมื่อเห็นว่าเหมาะสม

หากข้อโต้แย้งเป็นเรื่องเล็กน้อยหรือลูกค้ามีข้อกังวลที่สมเหตุสมผล ควรพิจารณาเสนอการแก้ไขปัญหาที่ทั้งสองฝ่ายพอใจ นี่อาจหมายถึงการปรับค่าธรรมเนียมบางส่วนหากลูกค้าไม่พอใจกับงานรายการใดๆ หรือการยกเว้นค่าธรรมเนียมล่าช้าเล็กน้อยเพื่อเป็นการแสดงความปรารถนาดีเพื่อรักษาความสัมพันธ์เอาไว้:

• "ผมเข้าใจว่าเกิดความสับสนเกี่ยวกับการแก้ไขเพิ่มเติม ดังนั้น จึงยินดีที่จะปรับใบแจ้งหนี้้เป็นจำนวน [$X]"
  

หากลูกค้าประสบปัญหาสภาพคล่องทางการเงิน ควรพิจารณาแก้ไขเงื่อนไขการชำระเงินของคุณ แต่ควรระวังการประนีประนอมจำนวนเงินที่มากหรือให้ลูกค้าฉวยประโยชน์จากนโยบายของคุณ

ใช้ตัวกลางไกล่เกลี่ย หากจําเป็น

หากดูเหมือนการโต้แย้งการชําระเงินจะแก้ไขไม่ได้ โปรดพิจารณาการไกล่เกลี่ย บุคคลที่สามที่เป็นกลาง เช่น ทนายความหรือกลุ่มสนับสนุนอิสระสามารถช่วยให้ทั้งสองฝ่ายบรรลุข้อตกลงได้ บริการ เช่น สหภาพผู้ทำงานอิสระในสหรัฐอเมริกาหรือสมาคมธุรกิจในพื้นที่อาจเสนอทรัพยากรสำหรับเรื่องนี้

ติดตามผลหลังจากการแก้ไข

เมื่อแก้ไขแล้ว ให้บันทึกผลลัพธ์เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดการเข้าใจผิดในอนาคต สรุปวิธีแก้ไข:

• "ตามที่ตกลงกันไว้ เราได้ปรับใบแจ้งหนี้ให้แสดง [$ยอดเงิน] เพื่อให้สอดคล้องกับ [การเปลี่ยนแปลงที่กําหนด] การชําระเงินจะครบกําหนดภายในวันที่ [วันครบกําหนดใหม่]"
  

จากนั้นอัปเดตใบแจ้งหนี้ แล้วส่งอีกครั้งในทันที

รู้เวลาที่จะต้องหนักแน่น

หากข้อโต้แย้งไม่มีมูลหรือลูกค้ากระทำการโดยไม่สุจริต ควรยืนกรานจุดยืนของคุณอย่างสุภาพแต่หนักแน่น หลีกเลี่ยงการเพิ่มความตึงเครียด แต่อย่าปล่อยให้ความต้องการที่ไม่มีเหตุผลมากดดันคุณ

• "ตามข้อตกลงของเราและงานที่ส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะได้ถึงกําหนดชําระแล้ว หากคุณต้องการกลับไปทบทวนรายละเอียดร่วมกัน โปรดแจ้งให้เราทราบ"
  

เตือนพวกเขาเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปที่อาจเกิดขึ้น เช่น การดําเนินการทางกฎหมายหรือการใช้บริการตัวแทนเรียกเก็บหนี้ หากจําเป็น

ทําตามขั้นตอนป้องกันเพื่ออนาคต

ใช้การโต้แย้งการชําระเงินเพื่อเป็นโอกาสในการเรียนรู้ ปรับกระบวนการของคุณเพื่อป้องกันปัญหาที่คล้ายกัน:

• รวมเงื่อนไขการชำระเงิน ขอบเขต กำหนดเวลา และข้อกำหนดการแก้ไขการโต้แย้งไว้ในสัญญาของคุณ

• อัปเดตความคืบหน้าและยืนยันการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของงานเป็นลายลักษณ์อักษร

• ใช้แอปติดตามเวลาหรือใบแจ้งหนี้ที่แจกแจงรายการเพื่อลดการเข้าใจผิด

• ส่งคําขอให้ชําระเงินล่วงหน้าหรือวางมัดจำบางส่วนเพื่อลดความเสี่ยงทางการเงิน

รู้เวลาที่จะปฏิเสธ

หากลูกค้าปฏิเสธที่จะจ่ายเงิน และความพยายามของคุณในการแก้ไขข้อโต้แย้งนั้นล้มเหลว ก็อาจถึงเวลาต้องตัดสินใจยอมรับความสูญเสียและเลิกให้บริการแก่ลูกค้า จดบันทึกสัญญาณเตือนสำหรับโครงการในอนาคตและหลีกเลี่ยงการทำงานกับลูกค้าที่มีประวัติปัญหาการชำระเงิน ในกรณีร้ายแรง ควรขอคำแนะนำทางกฎหมายเกี่ยวกับทางเลือกในการติดตามหนี้ของคุณ