Een fiscaal identificatienummer is nodig voor het betalen van federale belastingen en het uitvoeren van andere bedrijfsactiviteiten. Het is een unieke code die de overheid vertelt wie je bent en hoe je belastingverplichtingen worden bijgehouden. Hoewel deze unieke identificatiecode afhankelijk van je locatie verschillende namen heeft, waaronder Employer Identification Number (EIN), federal Tax ID Number (TIN) of Federal Employer Identification Number (FEIN), blijft het concept hetzelfde.

Belastingidentificatienummers worden gebruikt door grote ondernemingen, kleine familiebedrijven, e-commerceondernemingen, non-profits en zelfs sommige freelancers. Een belasting-ID kan je persoonlijke gegevens beschermen, je helpen om zakelijk krediet te verkrijgen en het gemakkelijker maken om personeel aan te nemen of met bepaalde leveranciers te werken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een belasting-ID en waarom heb je er een nodig?
  
• Wie heeft een belasting-ID nodig?
  
• Hoe kun je een belasting-ID aanvragen?
  
• aanvraagmethoden voor belasting-ID in één oogopslag
  
• Welke documenten heb je nodig om een belasting-ID te krijgen?
  
• Hoe lang duurt het om een belasting-ID te ontvangen?
  
• Wat zijn veelvoorkomende problemen tijdens het aanvraagproces voor een belasting-ID?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat is een belasting-ID en waarom heb je er een nodig?

Een belasting-ID is hoe de overheid je onderneming identificeert. Het vertelt belastingdiensten wie je bent wanneer je belastingen betaalt, aangifte doet en meer. In de VS is het aanvragen van een belasting-ID, zoals een EIN, gratis. Dit wordt gedaan via het IRS-portaal en neemt slechts een paar minuten in beslag.

Dit is waarom je een belasting-ID moet verkrijgen.

Om zakelijke en persoonlijke zaken van elkaar te scheiden

Als je actief bent als eenmanszaak, kan het verleidelijk zijn om je Social Security number (SSN) of een gelijkwaardig persoonlijk identificatienummer te gebruiken. Maar dit kan de grens tussen je persoonlijke en zakelijke financiën doen vervagen, wat kan leiden tot verwarring wanneer je belastingaangifte doet of in het geval van een audit.

Om je persoonsgegevens te beschermen

Als je je persoonlijke belasting-ID gebruikt, kunnen je gegevens gevaar lopen. Door een speciaal bedrijfsbelasting-ID-nummer te gebruiken op facturen, leveranciersformulieren en ander papierwerk, beperk je de verspreiding van een persoonlijk identificatienummer.

De geloofwaardigheid van de onderneming opbouwen

Met een belasting-ID laat je zien dat je serieus bent over je onderneming. Bij sommige banken is het niet toegestaan een zakelijke betaalrekening te openen zonder een EIN of lokaal equivalent.

Om te voldoen aan de regelgeving

Er is vaak een belastingidentificatienummer vereist om werknemers in dienst te nemen, met aannemers samen te werken en bepaalde licenties of vergunningen te verkrijgen. Als je er geen hebt, kun je te maken krijgen met administratieve rompslomp of boetes.

Wie heeft een belasting-ID nodig?

Veel typen organisaties hebben een belasting-ID nodig, waaronder de volgende.

Ondernemingen met werknemers

In de VS moet je een EIN aanvragen als je personeel inhuurt, en andere landen hebben vergelijkbare vereisten voor hun lokale belasting-ID's. De overheid van de VS gebruikt deze informatie om loonbelastingen, werkloosheidsverzekeringen en andere werkgeversverplichtingen bij te houden.

Ondernemingen die als afzonderlijke juridische entiteiten opereren

Als je een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC), vennootschap of maatschap opricht, heb je over het algemeen een belasting-ID nodig om aan te tonen dat je onderneming een afzonderlijke entiteit is.

Eenmanszaken die de financiën van de onderneming apart willen beheren

Eenmanszaken zonder werknemers kunnen hun social security number gebruiken en zijn niet verplicht om een afzonderlijk EIN te hebben. Maar zelfs als je een eenmansbedrijf runt, kan het aanvragen van een specifieke zakelijke belasting-ID nog steeds een slimme beslissing zijn, omdat dit je persoonlijke gegevens kan beschermen en toegang kan bieden tot bedrijfsspecifieke voordelen, zoals kredietlijnen.

Non-profitorganisaties of goede doelen

Organisaties die een belastingvrijstelling aanvragen, hebben vaak een belasting-ID nodig om zich te registreren bij de overheid. Dit is een standaardprocedure om de legitimiteit van de organisatie te verifiëren.

Trusts, nalatenschappen of andere gespecialiseerde entiteiten

Sommige niet-zakelijke entiteiten zijn ook verplicht om belasting-ID's te hebben. Op sommige plaatsen zijn er voor nalatenschappen en trusts eigen identificatiegegevens nodig om belastingaangifte te doen of activa te beheren.

Hoe kun je een belasting-ID aanvragen?

Het proces voor het verkrijgen van een belasting-ID is meestal eenvoudig, afhankelijk van lokale regels. Er kunnen bepaalde beperkingen gelden als je je niet fysiek bevindt in het land waar je aangifte doet, dus plan vooruit als je een internationale onderneming runt. In de VS vragen veel ondernemers een EIN aan via de website van de Internal Revenue Service (IRS), waarbij het proces slechts een paar minuten in beslag neemt als je de juiste gegevens bij de hand hebt. Dit is hoe het aanvraagproces in de VS werkt.

1. De officiële structuur kiezen

Je moet aangeven voor welk type entiteit het EIN is bedoeld (bijv. LLC, vennootschap) en waarom je een aanvraag indient. Als je het niet zeker weet, neem dan contact op met een jurist of accountant die je door het proces kan leiden.

2. De overige benodigde gegevens verzamelen

In de VS vereist de IRS de wettelijke naam van je onderneming en eventuele DBA-namen ('doing business as'). Je moet de aanvraag ook indienen met het postadres en fysieke adres van de onderneming, als je er een hebt. Aanvullende benodigde gegevens zijn mogelijk de oprichtingsdatum van de onderneming en de afsluitende maand van je boekjaar.

3. De aanvraag indienen

De EIN-aanvraag, formulier SS-4, kan online worden ingevuld en ingediend als je hoofdvestiging zich in de VS of een Amerikaans grondgebied bevindt. Je kunt ook per post of fax een aanvraag indienen, evenals telefonisch als je een internationale aanvrager bent, hoewel deze methoden doorgaans langer duren. Houd er rekening mee dat formulier SS-4 is bijgewerkt in 2025 en dat aanvragen die met verouderde formulieren worden ingediend, worden afgewezen. Zorg ervoor dat je de meest recente versie van het beschikbare formulier downloadt.

4. Het belasting-ID ontvangen

Als je in de VS online een aanvraag indient en alles in orde is, ontvang je het EIN direct. Andere methoden kunnen tot vier weken duren. Je ontvangt een bevestigingsbrief, de CP 575 Notice genaamd, per post. De CP 575 is vereist om zakelijke bankrekeningen te openen. Als deze verloren gaat, kunnen ondernemingen een 147C-brief aanvragen bij de IRS.

5. Het nieuwe nummer veilig bewaren

Zodra je het identificatienummer hebt, bewaar je dit op een veilige plek. Je hebt het nodig wanneer je zakelijke belastingen aangeeft, zakelijke licenties aanvraagt en officiële formulieren indient.

Aanvraagmethoden voor belasting-ID in één oogopslag

Welke documenten heb je nodig om een belasting-ID te krijgen?

De exacte vereisten verschillen per land, maar hier is een algemene lijst van wat je nodig hebt om een belasting-ID aan te vragen.

Persoonlijke ID

Als je de verantwoordelijke partij bent, moet je een door de overheid verstrekte identificatiecode opgeven (zoals je SSN of ITIN in de VS). In sommige gevallen heb je een persoonlijke belasting-ID nodig als je geen staatsburger of inwoner bent.

Gegevens van bedrijfsregistratie

Als je je bedrijfsnaam hebt geregistreerd of een rechtspersoon hebt opgericht, zorg dan dat je die documenten of registratienummers bij de hand hebt. Ze verifiëren het bestaan van je bedrijf en bevestigen de structuur ervan.

Postadres en contactgegevens

Je moet een locatie opgeven waarnaar officiële brieven kunnen worden gestuurd. Dit adres kan afwijken van je primaire fysieke locatie (bijv. als je officiële kennisgevingen naar een geregistreerde vertegenwoordiger op een ander adres laat sturen).

Aard van je onderneming

De belastingdienst wil weten wat je organisatie doet en het kan zijn dat je een categorie of code moet kiezen die aansluit bij je primaire activiteit. Als je bijvoorbeeld een online kledingwinkel runt, kun je de categorie detailhandel of e-commerce selecteren.

Begindatum van de onderneming

Op sommige formulieren wordt ook gevraagd wanneer je bedrijf is begonnen of wanneer je je eerste werknemer hebt aangenomen om te bevestigen of je bedrijf zich in de juiste fase bevindt om een aanvraag te doen.

Gegevens van geautoriseerde ondertekenaar

Als je niet de eigenaar bent, maar een leidinggevende of manager die bevoegd is om de aanvraag in te dienen, zijn je gegevens mogelijk ook vereist voor de aanvraag.

Hoelang duurt het voordat ik een belasting-ID ontvang?

De tijd die nodig is om je identiteitsbewijs te ontvangen, verschilt sterk per regio en per aanvraagmethode. In de VS kun je je EIN online aanvragen en vervolgens direct ontvangen, maar als je de aanvraag per post indient, kan het enkele weken duren tot je het nummer ontvangt. Andere landen hebben hun eigen tijdlijnen. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Ondernemingen in Canada kunnen zich online registreren voor een 'business number' (BN) en ontvangen dit direct.

• Ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk krijgen een Unique Taxpayer Reference (UTR) toegewezen nadat ze zich hebben geregistreerd. Ze ontvangen deze doorgaans binnen 15 dagen per post.

• Ondernemingen in Australië kunnen online een Australian Business Number (ABN) aanvragen en ontvangen dit direct.

• Ondernemingen kunnen online een New Zealand Business Number (NZBN) aanvragen en ontvangen dit vaak direct, hoewel het bij sommige aanvragen tot drie werkdagen kan duren om ze te controleren.

• Ondernemingen die een Duits belastingnummer (Steuernummer) aanvragen via hun lokale belastingkantoor, wachten meestal twee tot zes weken voordat ze dit per post ontvangen.

Als je dringend een belasting-ID nodig hebt, overweeg dan om online of telefonisch de aanvraag in te dienen om vertragingen bij papierverwerking en verzending te voorkomen.

Wat zijn veelvoorkomende problemen tijdens het aanvraagproces voor een belasting-ID?

Hoewel het proces voor het aanvragen van een belasting-ID vrij eenvoudig is, kunnen er zich bepaalde problemen voordoen. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten die je moet vermijden.

Onjuiste of inconsistente informatie verstrekken

Als je naam of adres niet overeenkomt met je aanvraag en officiële documenten, kan dit leiden tot een onmiddellijke afwijzing. Controleer voordat je de aangifte indient of je gegevens overeenkomen met de gegevens die je op andere officiële formulieren gebruikt.

Het verkeerde entiteitstype kiezen

Het kiezen van het verkeerde entiteitstype – bijvoorbeeld een aanvraag als vennootschap terwijl je onderneming een LLC is – kan voor verwarring in het systeem zorgen en leiden tot afwijzingen of lange verwerkingstijden. Als je niet zeker weet welk vakje je moet aanvinken, raadpleeg dan een accountant of bedrijfsjurist.

Technische problemen met online formulieren

Technische problemen, zoals het crashen van de website of het time-outen van de sessie, kunnen je aanvraag vertragen. Als je op een overheidswebsite bent, wis dan het cachegeheugen van je browser of probeer het opnieuw tijdens daluren. Houd je gegevens bij de hand, zodat je ze snel opnieuw kunt invoeren als dat nodig is.

Niet-naleving van de aanvraagvereisten

Ondernemingen met een buitenlandse eigenaar moeten mogelijk een aanvraag indienen met behulp van andere documenten of papieren formulieren. Elk land heeft andere regels over hoe niet-ingezetenen een aanvraag kunnen indienen, dus lees de kleine lettertjes en houd er rekening mee dat het proces langer zal duren.

Meerdere aanvragen indienen

Als je meerdere keren een nieuwe ID probeert aan te vragen, kan dit waarschuwingssignalen afgeven bij de uitgevende instantie. De IRS beperkt EIN-aanvragen tot één per dag, ongeacht de aanvraagmethode. In plaats van twee keer een aanvraag in te dienen, kun je beter wachten op een reactie of contact opnemen met de instantie voor hulp om te bevestigen of je eerste poging succesvol was.

Vallen voor oplichtingswebsites

Sommige sites brengen kosten in rekening om je te "helpen" bij het verkrijgen van een belasting-ID. Het officiële proces is meestal gratis, dus controleer altijd of je je op een legitieme overheidspagina of een erkende externe service bevindt als je voor hulp betaalt.

Geen ID op staatsniveau aanvragen

De meeste staten in de VS die belastingen heffen op inkomsten of omzetbelasting innen, vereisen ook dat ondernemingen zich apart registreren voor een belasting-ID op staatsniveau. De procedure is vergelijkbaar met het aanvragen van een federaal EIN, en veel staten geven direct na registratie een belasting-ID voor die staat uit. Je kunt meer lezen over de vereisten en aanvraagprocedures voor een belasting-ID per staat op de website van de SBA.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het bewaken van je verplichtingen en waarschuwt je als je een drempelwaarde voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan zich ook namens jou in de VS registreren om belasting te berekenen, aangiften in de VS automatiseren in het Dashboard en wereldwijde aangiften beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent automatisch omzetbelasting, btw en GST over:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert aangiften in de VS in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiften integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften accuraat en op tijd zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Belastingaangiften in de VS kunnen worden geautomatiseerd in het Stripe-dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.