Een belastingidentificatienummer is nodig voor het betalen van federale belastingen en het uitvoeren van andere bedrijfsactiviteiten. Het is een aparte code die de overheid vertelt wie je bent en hoe je je belastingverplichtingen moet bijhouden. Hoewel deze unieke identificatiecode verschillende namen heeft, afhankelijk van je locatie (bijv. werkgeversidentificatienummer of EIN in de Verenigde Staten), blijft het concept hetzelfde.

Belasting-ID's worden gebruikt door grote bedrijven, kleine winkels, e-commercebedrijven, non-profitorganisaties en zelfs door sommige freelancers. Een belasting-ID kan je persoonsgegevens beschermen, je helpen zakelijk krediet veilig te stellen en het gemakkelijker maken om personeel aan te nemen of met bepaalde leveranciers samen te werken.

Hieronder leggen we uit wat een belastingidentificatienummer is, wie er doorgaans een nodig heeft en hoe Stripe fiscale compliance eenvoudiger voor bedrijven kan maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een belasting-ID en waarom heb je er een nodig?
  
• Wie heeft een belasting-ID nodig?
  
• Hoe kun je een belasting-ID aanvragen?
  
• Welke documenten heb je nodig om een belasting-ID te krijgen?
  
• Hoelang duurt het voordat ik een belasting-ID ontvang?
  
• Hoe kan Stripe ondernemingen helpen bij het beheren van fiscale compliance?
  
• Wat zijn veelvoorkomende problemen bij het aanvragen van een belasting-ID?
  

Wat is een belasting-ID en waarom heb je er een nodig?

De overheid gebruikt een belasting-ID om je onderneming te identificeren. Hierdoor weet de belastingdienst wie je bent wanneer je belasting betaalt, aangifte doet en meer. Dit is waarom je een belasting-ID moet aanvragen.

Om zakelijke en persoonlijke zaken van elkaar te scheiden

Als je een eenmanszaak hebt, kan het verleidelijk zijn om je burgerservicenummer (BSN) of een vergelijkbaar persoonlijke identificatienummer te gebruiken. Maar als je dit doet, kunnen de grenzen tussen je persoonlijke en zakelijke financiën vervagen, wat kan leiden tot verwarring bij het aangeven van belastingen of in het geval van een audit.

Om je persoonsgegevens te beschermen

Als je je persoonlijke belasting-ID gebruikt, kunnen je gegevens gevaar lopen. Door een speciaal bedrijfsbelasting-ID-nummer te gebruiken op facturen, leveranciersformulieren en ander papierwerk, beperk je de verspreiding van een persoonlijk identificatienummer.

Om je geloofwaardigheid op te bouwen

Met een belasting-ID laat je zien dat je serieus bent over je onderneming. Bij sommige banken is het niet toegestaan een zakelijke betaalrekening te openen zonder een EIN of lokaal equivalent.

Om te voldoen aan de regelgeving

Er is vaak een belastingidentificatienummer vereist om werknemers in dienst te nemen, met aannemers samen te werken en bepaalde licenties of vergunningen te verkrijgen. Als je er geen hebt, kun je te maken krijgen met administratieve rompslomp of boetes.

Wie heeft een belasting-ID nodig?

Veel typen organisaties hebben een belasting-ID nodig, waaronder de volgende.

Ondernemingen met werknemers

In de Verenigde Staten moet je een EIN aanvragen als je personeel in dienst neemt. Andere landen stellen vergelijkbare eisen aan hun lokale belasting-ID's. De Amerikaanse overheid gebruikt deze informatie om loonbelasting, werkloosheidsverzekeringen en andere werkgeversverplichtingen bij te houden.

Ondernemingen die als afzonderlijke juridische entiteiten opereren

Als je een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC), vennootschap of maatschap opricht, heb je over het algemeen een belasting-ID nodig om aan te tonen dat je onderneming een afzonderlijke entiteit is.

Eenmanszaken die de financiën van de onderneming apart willen beheren

Zelfs als je een eenmanszaak runt, kan het nog steeds een slimme beslissing zijn om een speciale bedrijfsbelastingidentificatiecode aan te vragen. Hiermee kun je je persoonsgegevens beschermen en toegang krijgen tot bedrijfsspecifieke voordelen zoals kredietlijnen.

Non-profitorganisaties of goede doelen

Organisaties die een belastingvrijstelling aanvragen, hebben vaak een belasting-ID nodig om zich te registreren bij de overheid. Dit is een standaardprocedure om de legitimiteit van de organisatie te verifiëren.

Trusts, nalatenschappen of andere gespecialiseerde entiteiten

Sommige niet-zakelijke entiteiten zijn ook verplicht om belasting-ID's te hebben. Op sommige plaatsen zijn er voor nalatenschappen en trusts eigen identificatiegegevens nodig om belastingaangifte te doen of activa te beheren.

Hoe kun je een belasting-ID aanvragen?

Het proces voor het verkrijgen van een belasting-ID is meestal eenvoudig, afhankelijk van de lokale regels. Er kunnen bepaalde beperkingen van toepassing zijn als je niet fysiek bent gevestigd in het land waar je aangifte doet. Plan dus vooruit als je een internationaal bedrijf runt. In de VS vragen veel ondernemers een EIN aan via de website van de Internal Revenue Service (IRS), wat je in een paar minuten kunt doen als je de juiste gegevens bij de hand hebt. Dit is hoe het aanvraagproces werkt in de VS.

Kies je officiële structuur

Je moet aangeven voor welk type entiteit het EIN is bedoeld (bijv. LLC, vennootschap) en waarom je een aanvraag indient. Als je het niet zeker weet, neem dan contact op met een jurist of accountant die je door het proces kan leiden.

Verzamel de nodige gegevens

In de Verenigde Staten moet de IRS de wettelijke naam van je onderneming en alle DBA-namen (handelsnamen) vermelden. Je moet ook een aanvraag indienen met het postadres van je onderneming en het fysieke adres, als je dat hebt.

Dien de aanvraag in

De EIN-aanvraag kan online worden ingevuld en ingediend als je hoofdbedrijf in de VS of op Amerikaans grondgebied is gevestigd. Je kunt een aanvraag ook telefonisch, per post of per fax indienen, hoewel deze methoden doorgaans langer duren.

Ontvang je belasting-ID

Als je in de VS online een aanvraag indient en alles in orde is, ontvang je je EIN onmiddellijk. Andere methoden kunnen tot vier weken duren. Je ontvangt een bevestigingsbrief per post.

Houd je nieuwe nummer veilig

Bewaar je gekregen identificatienummer op een veilige plek. Je moet het gebruiken wanneer je zakelijke belastingaangifte doet, bedrijfslicenties aanvraagt of officiële formulieren indient.

Welke documenten heb je nodig om een belasting-ID te krijgen?

De exacte vereisten verschillen per land, maar hier is een algemene lijst van wat je nodig hebt om een belasting-ID aan te vragen.

Persoonlijke ID

Als jij de verantwoordelijke partij bent, zul je waarschijnlijk een door de overheid uitgegeven identificatienummer moeten opgeven (zoals het SSN in de VS). In sommige gevallen heb je mogelijk een persoonlijke belastingbetaler-ID nodig als je geen staatsburger of ingezetene bent.

Gegevens van bedrijfsregistratie

Als je je bedrijfsnaam hebt geregistreerd of een rechtspersoon hebt opgericht, zorg dan dat je die documenten of registratienummers bij de hand hebt. Ze verifiëren het bestaan van je bedrijf en bevestigen de structuur ervan.

Postadres en contactgegevens

Je moet een plaats opgeven waar officiële brieven naartoe kunnen worden gestuurd. Dit adres kan afwijken van je primaire fysieke locatie (bijvoorbeeld als je officiële kennisgevingen hebt verzonden naar een geregistreerde agent op een ander adres).

Aard van je onderneming

De belastingdienst wil weten wat je organisatie doet en het kan zijn dat je een categorie of code moet kiezen die aansluit bij je primaire activiteit. Als je bijvoorbeeld een online kledingwinkel runt, kun je de categorie detailhandel of e-commerce selecteren.

Begindatum van de onderneming

Op sommige formulieren wordt ook gevraagd wanneer je bedrijf is begonnen of wanneer je je eerste werknemer hebt aangenomen om te bevestigen of je bedrijf zich in de juiste fase bevindt om een aanvraag te doen.

Gegevens van geautoriseerde ondertekenaar

Als je niet de eigenaar bent, maar een bestuurder of manager die bevoegd is om een aanvraag in te dienen, zijn jouw gegevens mogelijk ook nodig voor de aanvraag.

Hoelang duurt het voordat ik een belasting-ID ontvang?

De tijd die nodig is om je identiteitsbewijs te ontvangen, verschilt sterk per regio en per aanvraagmethode. In de VS kun je je EIN online aanvragen en vervolgens direct ontvangen, maar als je de aanvraag per post indient, kan het enkele weken duren tot je het nummer ontvangt. Andere landen hebben hun eigen tijdlijnen. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Ondernemingen in Canada kunnen zich online registreren voor een bedrijfsnummer (BN) en het onmiddellijk ontvangen.

• Ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk krijgen een unieke belastingbetalerreferentie (UTR) nadat ze zich hebben geregistreerd. Ze ontvangen het meestal binnen 15 dagen per post.

• Ondernemingen in Australië kunnen online een Australisch bedrijfsnummer (ABN) aanvragen en onmiddellijk ontvangen.

Als je dringend een belasting-ID nodig hebt, overweeg dan om online of telefonisch de aanvraag in te dienen om vertragingen bij papierverwerking en verzending te voorkomen.

Hoe kan Stripe ondernemingen helpen bij het beheren van fiscale compliance?

Hier lees je hoe Stripe je kan helpen je belastingen te beheren en de belastingwetgeving na te leven.

Geautomatiseerde belastingberekening

Stripe Tax berekent automatisch omzetbelasting, belasting toegevoegde waarde (btw) en andere belastingen op basis van de locatie van de klant. Dit is vooral handig als je zakendoet in meerdere regio's of landen.

Geavanceerde rapportagefuncties

Met het Stripe-dashboard kun je verkoopcijfers, belastingen en andere relevante gegevens in real time volgen, zodat je je belastingen kunt beheren zonder spreadsheets te doorzoeken of handmatige berekeningen uit te voeren.

Integratie met boekhoudprogramma's

Veel populaire boekhoudplatforms, zoals QuickBooks en Xero, kunnen met Stripe worden geïntegreerd. Dat betekent dat alle verkopen, kosten en terugbetalingen automatisch worden geregistreerd. Zo weet je zeker dat er geen gegevens verkeerd worden ingevoerd en voorkom je problemen wanneer je de belastingaangifte doet.

Internationale compliance

Als je zakendoet in het buitenland, kan het zijn dat je op elke locatie aan andere compliancevereisten moet voldoen. Stripe kan je helpen bepalen hoeveel belasting je in rekening moet brengen en afzonderlijke afschriften maken die voldoen aan de aangiftevereisten van elk land.

Gegevensbeveiliging

Stripe heeft beveiliging hoog op de agenda staan en dat is belangrijk bij de verwerking van gevoelige financiële gegevens. Stripe heeft het hoogste certificeringsniveau in de betaalsector: PCI-niveau 1.

Wat zijn veelvoorkomende problemen tijdens het aanvraagproces voor een belasting-ID?

Hoewel het proces voor het aanvragen van een belasting-ID vrij eenvoudig is, kunnen er zich bepaalde problemen voordoen. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten die je moet vermijden.

Onjuiste of inconsistente informatie verstrekken

Als je naam of adres niet overeenkomt met je aanvraag en officiële documenten, kan dit leiden tot een onmiddellijke afwijzing. Controleer voordat je de aangifte indient of je gegevens overeenkomen met de gegevens die je op andere officiële formulieren gebruikt.

Het verkeerde entiteitstype kiezen

Als je het verkeerde type entiteit kiest, bijvoorbeeld als je je aanmeldt als vennootschap terwijl je onderneming een LLC is, kan dit leiden tot verwarring en afwijzingen of lange verwerkingstijden. Als je niet zeker weet welk vakje je moet aanvinken, raadpleeg dan een accountant of bedrijfsadvocaat.

Technische problemen met online formulieren

Technische problemen, zoals het crashen van de website of het time-outen van de sessie, kunnen je aanvraag vertragen. Als je op een overheidswebsite bent, wis dan het cachegeheugen van je browser of probeer het opnieuw tijdens daluren. Houd je gegevens bij de hand, zodat je ze snel opnieuw kunt invoeren als dat nodig is.

Niet-naleving van de aanvraagvereisten

Ondernemingen met een buitenlandse eigenaar moeten mogelijk een aanvraag indienen met behulp van andere documenten of papieren formulieren. Elk land heeft andere regels over hoe niet-ingezetenen een aanvraag kunnen indienen, dus lees de kleine lettertjes en houd er rekening mee dat het proces langer zal duren.

Meerdere aanvragen indienen

Als je meerdere keren probeert een nieuw identiteitsbewijs aan te vragen, kun je waarschuwingssignalen maken voor de uitgevende instantie. Het is het beste om te wachten op een reactie of contact op te nemen met de autoriteit voor hulp om te bevestigen of je eerste poging succesvol was.

Vallen voor oplichtingswebsites

Sommige sites brengen kosten in rekening om je te "helpen" bij het verkrijgen van een belasting-ID. Het officiële proces is meestal gratis, dus controleer altijd of je je op een legitieme overheidspagina of een erkende externe service bevindt als je voor hulp betaalt.