Zakelijke licenties zorgen ervoor dat ondernemingen in compliance met alle relevante wet- en regelgeving werken, van openbare veiligheid en professionele normen tot het betalen van lokale belastingen. Of je een zakelijke licentie nodig hebt, hangt af van wat je onderneming doet en waar deze is gevestigd. Bepaalde beroepen, zoals artsen, advocaten en makelaars, hebben altijd een door de staat afgegeven licentie nodig omdat ze aan strenge normen moeten voldoen. Andere ondernemingen, zoals een kleine handwerkwinkel of een online winkel, hebben mogelijk alleen een lokale zakelijke licentie nodig voor lokale bestemmingsplannen en belastingafhandeling.

Ondernemingen die zonder de vereiste licenties werken, kunnen zware sancties krijgen, waaronder boetes en juridische stappen. Hieronder schetsen we alles wat je moet weten om te bepalen welke licenties je onderneming nodig heeft en hoe je deze aanvraagt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een zakelijke licentie?
  
• Soorten zakelijke licenties
  
• Hoe weet je welke licenties je nodig hebt voor je onderneming?
  
• Hoe vraag je een zakelijke licentie aan?
  
• Hoe Stripe Atlas kan helpen
  
• Veelgestelde vragen over zakelijke licenties
  

Wat is een bedrijfsvergunning?

Een bedrijfsvergunning is officiële toestemming voor een bedrijf om in een bepaald geografisch gebied te opereren. Deze vergunning wordt afgegeven door lokale, provinciale of federale overheidsinstanties. De reikwijdte van een bedrijfsvergunning varieert afhankelijk van het type bedrijf, de locatie en de branchevoorschriften. Een restaurant heeft bijvoorbeeld een gezondheidsvergunning, een drankvergunning en een algemene bedrijfsvergunning nodig om te opereren. Een freelance grafisch ontwerper heeft misschien alleen een basisbedrijfsvergunning nodig om legaal vanuit huis diensten aan te bieden.

Een bedrijfsvergunning dient verschillende doelen:

• Het zorgt ervoor dat ondernemingen voldoen aan relevante wet- en regelgeving, variërend van veiligheidsnormen tot milieupraktijken en belastingwetten.

• Het helpt overheden ondernemingen te monitoren en te reguleren voor de veiligheid van het publiek en de werkplek, economische gegevens te verzamelen en voor de toekomst te plannen.

• Voor eigenaren van ondernemingen legitimeren licenties hun activiteiten en voorkomen ze in de toekomst juridische problemen of boetes.

Soorten bedrijfsvergunningen

Hier zijn de verschillende soorten licenties voor ondernemingen die je kunt tegenkomen. (Houd er rekening mee dat sommige licenties op lokaal of staatsniveau worden afgegeven, afhankelijk van de regels van een staat. Houd er dus rekening mee dat de regio tussen de categorieën kan wisselen, afhankelijk van je locatie.)

Lokale licenties en vergunningen

Lokale licenties en vergunningen worden afgegeven door de stads- of districtsbesturen en zijn vaak specifiek voor de aard van je onderneming en de locatie ervan. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Algemene licentie voor ondernemingen: Een basislicentie die voor de meeste ondernemingen is vereist om juridisch te kunnen opereren in een specifieke stad of specifiek district.

• Bestemmingsplanvergunning: Een vergunning die ervoor zorgt dat de onderneming voldoet aan de bestemmingsplanregels die bepalen waar bepaalde soorten ondernemingen mogen opereren.

• Bouwvergunning: Een vergunning die is vereist voor de bouw of renovatie van de ruimte van je onderneming.

• Reclamevergunning: Een vergunning die de grootte, het type en de plaatsing van uithangborden voor de onderneming reguleert.

• Gezondheidsvergunning: Een vergunning die vereist is voor ondernemingen in de horeca, gezondheidszorg of andere activiteiten die van invloed kunnen zijn op de volksgezondheid. Dit kan een horecavergunning, een gezondheids- en veiligheidsvergunning voor kinderopvang of een vergunning voor apotheken of farmaceutische detailhandel zijn.

• Brandweervergunning: Een noodzakelijke vergunning als de onderneming met brandbare materialen werkt of een bepaalde bezettingsgraad heeft.

• Gebruiksvergunning: Een document dat bevestigt dat een gebouw veilig en geschikt is voor het soort onderneming dat erin is gevestigd. Dit is vaak vereist voordat je kunt openen.

• Vergunning voor bedrijf aan huis: Een vergunning die is vereist als je een onderneming vanuit huis runt.

• Alarmvergunning: Een vergunning die in veel steden nodig is voor ondernemingen met een beveiligings- of brandalarmsysteem, zodat de autoriteiten dit geregistreerd hebben.

• Terras- of uitstalvergunning: Een vergunning voor restaurants of detailhandels die gebruikmaken van de openbare stoep, zoals terrasstoelen of reclameborden.

• Verkoop- of ventvergunning: Een vergunning voor mobiele ondernemingen zoals foodtrucks, straatverkopers of huis-aan-huisverkoop.

• Alcohol- of amusementsvergunning: Een lokale goedkeuring voor het schenken van alcohol, het organiseren van livemuziek of het toestaan van dansen, vaak los van de drankvergunning van de staat.

• DBA-registratie (Doing Business As): Een registratie voor een bedrijfsnaam, die vaak op districtsniveau wordt afgehandeld.

Staatsvergunningen en -licenties

In de VS worden deze licenties uitgegeven door de overheid op staatsniveau. Ze reguleren doorgaans specifieke industrieën en beroepen. Enkele veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Omzetbelastingvergunning: Een vergunning waarmee je de omzetbelasting kunt berekenen en afdragen over de goederen of diensten die je verkoopt.

• Beroepslicentie: Een noodzakelijke licentie voor beroepen die gespecialiseerde vaardigheden en training vereisen, zoals artsen, advocaten, accountants en aannemers.

  • juridisch (advocaten, paralegals in sommige staten)
    
  • gezondheidszorg (artsen, verpleegkundigen, tandartsen, apothekers)
    
  • accountancy (registeraccountants)
    
  • architectuur
    
  • techniek
    
  • bouw/aanneming
    
  • vastgoed (makelaars en bemiddelaars)
    
  • schoonheidsverzorging en kapper
    

• Branche-specifieke licenties: Een licentie voor gespecialiseerde branches, waaronder landbouw, drankverkoop of kinderopvang.

• Registratie van werkgevers- of bronbelasting: Een registratie bij de staat om de inkomstenbelasting van werknemers in te houden, los van de omzetbelastingvergunning.

• Registratie voor werkloosheidsverzekering: Een registratie die vereist is voor ondernemingen met werknemers om bij te dragen aan het werkloosheidsfonds van de staat.

• Registratie voor werknemerscompensatie: Een verplichte registratie in de meeste staten als je werknemers hebt, om dekking te bieden voor letsel op de werkplek.

• Drank- of alcohollicentie: Een licentie die over het algemeen op staatsniveau wordt afgegeven, in aanvulling op eventuele lokale vergunningen, en die streng is gereguleerd.

• Milieuvergunningen: Vergunningen voor ondernemingen die bepaalde emissies of afvalwater produceren of met gevaarlijke stoffen werken.

• Vergunning voor gewichten en maten: Een vergunning voor ondernemingen die weegschalen of meetapparatuur gebruiken, zoals benzinestations of detailhandels die op gewicht verkopen.

• Buitenlandse kwalificatie of registratie: Een registratie die vereist is als je opereert in een andere staat dan waar je onderneming oorspronkelijk is opgericht, zodat je je daar als 'buitenlandse entiteit' kunt registreren.

Federale licenties en vergunningen

Federale licenties en vergunningen zijn vereist voor bedrijven die betrokken zijn bij activiteiten die worden gereguleerd door de federale overheid. Ze komen minder vaak voor dan staats- of lokale vergunningen. Enkele voorbeelden zijn:

• Licentie van het Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives (ATF): Een licentievereiste voor ondernemingen die alcohol, tabak, vuurwapens of explosieven produceren, importeren of verkopen.

• Vergunning van het Alcohol and Tobacco Tax and Trade Bureau (TTB): Vereist voor ondernemingen die alcoholische dranken produceren, distribueren, importeren of verkopen in de groothandel of detailhandel, naast eventuele ATF-vereisten die aan de producten zelf zijn verbonden.

• Licentie van de Federal Communications Commission (FCC): Dit is vereist voor ondernemingen die radio of televisie uitzenden. (Houd er rekening mee dat uitzendingen via de kabel, satelliet of draad ook onder de regio van de FCC kunnen vallen, niet alleen traditionele radio- en tv-signalen.)

• Landbouwlicenties: Bepaalde landbouwactiviteiten vereisen een licentie, inclusief de import of het transport van dieren. Dit geldt ook voor het over de staatsgrenzen brengen van dierlijke goederen, biologische materialen of agrarische biotechproducten, wat onder toezicht van het United States Department of Agriculture (USDA) valt.

• Certificaat van de Federal Aviation Administration (FAA): Noodzakelijk voor ondernemingen die vliegtuigen besturen, passagiers of vracht door de lucht vervoeren of vliegtuigonderhoud uitvoeren.

• Vergunning van de US Fish and Wildlife Service: Vereist voor elke activiteit van een onderneming waarbij wilde dieren betrokken zijn, inclusief de import of export van wilde dieren of producten afkomstig van wilde dieren.

• Visserijvergunning van de National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA): Nodig voor ondernemingen die zich bezighouden met commerciële visserijactiviteiten.

• Licentie van de Federal Maritime Commission: Vereist voor ondernemingen die passagiers of vracht over zee vervoeren.

• Vergunning van het Bureau of Safety and Environmental Enforcement (BSEE): Noodzakelijk voor ondernemingen die boren naar olie, gas of andere minerale hulpbronnen op federaal land.

• Licentie van de US Nuclear Regulatory Commission (NRC): Vereist voor ondernemingen die commerciële kernenergie produceren, brandstofcyclusfaciliteiten exploiteren of zich bezighouden met de distributie en verwijdering van nucleair materiaal.

• Vergunning van het US Department of Transportation (DOT): Nodig voor het besturen van te grote of te zware voertuigen; hoewel deze vergunningen doorgaans op staatsniveau worden afgegeven, kan het DOT ondernemingen naar het juiste kantoor doorverwijzen.

Vergunningen voor ondernemers die vanuit huis werken

Zelfs als je je bedrijf vanuit je huis exploiteert, heb je mogelijk nog steeds bepaalde licenties en vergunningen nodig. Naast de hierboven genoemde staats- en lokale licenties en vergunningen, kunnen dit enkele vereisten zijn:

• Vergunning voor bedrijf aan huis: Een vergunning waarmee je een onderneming vanuit je woning kunt runnen, vaak met beperkingen voor het soort onderneming, bebording en geluidsniveaus.

• Afwijking van bestemmingsplan: Ondernemingen kunnen een aanvraag indienen om af te wijken van de geldende bestemmingsplanregels, wat een afwijking (variance) wordt genoemd. Deze worden per geval toegekend.

Verschillen tussen licenties en vergunningen

De termen 'licentie' en 'vergunning' dienen iets andere doelen. Een licentie is een bredere toestemming om continu een bepaald type onderneming te runnen of een bepaald beroep uit te oefenen – zie het als je algemene autorisatie om de onderneming juridisch te mogen runnen.

Een vergunning is vaak specifieker en gebonden aan een bepaalde activiteit, locatie of een bepaald moment, zoals toestemming om een ruimte te renoveren, een uithangbord te plaatsen of veilig voedsel te serveren. Vergunningen moeten vaak worden vernieuwd of opnieuw worden aangevraagd wanneer de onderliggende activiteit verandert, terwijl licenties doorgaans volgens een vast schema (jaarlijks of om de paar jaar) worden vernieuwd zolang de onderneming zelf actief blijft.

In de praktijk hebben veel ondernemingen een combinatie van beide nodig. Een restaurant kan bijvoorbeeld een algemene licentie voor ondernemingen hebben die het überhaupt toestaat om te opereren, plus een gezondheidsvergunning, een bouwvergunning voor de renovatie van de keuken en een reclamevergunning voor de borden op de gevel.

Het ontbreken van een vergunning – zelfs voor een onderneming die al in het bezit is van alle vereiste licenties – kan nog steeds leiden tot boetes, gedwongen sluitingen of vertragingen bij de opening, dus het is de moeite waard om beide afzonderlijk bij te houden.

Hoe weet je welke vergunningen je nodig hebt voor je bedrijf?

Overweeg een juridisch adviseur te raadplegen om te bepalen welke licenties en vergunningen je nodig hebt. Hier is een beknopte handleiding om aan de slag te gaan.

• Begrijp je zakelijke activiteiten: Geef duidelijk aan wat je onderneming doet, in welke branche je actief bent en welke specifieke activiteiten je uitvoert.

• Controleer lokale vereisten: Ga naar het kantoor of de website van je gemeente. Je kunt ook lokale vertegenwoordigers bellen voor meer informatie. De meeste gemeentes bieden gedetailleerde informatie over de vereiste licenties en vergunningen voor lokale ondernemingen.

• Houd rekening met de regelgeving van de staat: Als je onderneming in de VS gevestigd is, raadpleeg dan de websites van de desbetreffende staat of bedrijfsportalen. Hier vind je vaak informatie over licentievereisten per bedrijfstype. Als je in een gereguleerde branche werkt (bijv. de zorg, vastgoed, juridische diensten), heb je waarschijnlijk een professionele licentie nodig. Denk ook aan staatspecifieke vereisten, zoals milieuvergunningen of een licentie voor omzetbelasting als je goederen verkoopt.

• Onderzoek federale licenties: Bepaal of je onderneming activiteiten uitvoert die op federaal niveau gereguleerd zijn. Als je bijvoorbeeld alcohol verkoopt of uitzendt voor het publiek, heb je mogelijk federale licenties nodig. Bekijk de website van de relevante instantie voor meer informatie.

• Houd rekening met regels voor ondernemingen aan huis: Als je vanuit huis werkt, heb je mogelijk een vergunning nodig voor beroepsuitoefening aan huis, vooral als klanten bij je langskomen. De lokale bestemmingscommissie kan je vertellen of je onderneming aan huis voldoet aan de lokale bestemmingsplannen, die bepalen hoe eigendommen in bepaalde gebieden gebruikt mogen worden.

• Raadpleeg branchespecifieke richtlijnen: Branchespecifieke organisaties bieden vaak gedetailleerde licentierichtlijnen voor bepaalde bedrijfstypen. Deze organisaties kunnen je ook in contact brengen met collega's voor advies uit de eerste hand. De Amerikaanse KvK (Chamber of Commerce) kan je ook adviseren over de licenties en vergunningen die je nodig hebt.

• Gebruik online bronnen en tools: Er zijn online tools en diensten die dit proces makkelijker kunnen maken. Websites zoals de US Small Business Administration (SBA) bieden handleidingen met de licenties die doorgaans vereist zijn voor verschillende typen ondernemingen op basis van je locatie.

Vereisten voor bedrijfslicenties per staat

De vereisten van staten voor een algemene bedrijfslicentie variëren enorm. In sommige staten moet elke onderneming zich hiervoor registreren, andere staten laten dit volledig over aan steden en gemeenten, en in de meeste staten bevindt het zich ergens daartussenin op basis van je inkomsten, branche of of je medewerkers hebt.

Hier volgt een overzicht per staat, zodat je kunt zien wat van toepassing is voor jouw staat. Je moet dit echter altijd zelf bevestigen bij de staat of lokale overheid.

Daarnaast moeten veel ondernemingen nog steeds voldoen aan lokale (stad of gemeente) en branchespecifieke vereisten, in aanvulling op de onderstaande staatsvereisten.

Een bedrijfsvergunning aanvragen

Hier is een algemene stapsgewijze handleiding voor het aanvragen van een bedrijfsvergunning.

1: Bepaal specifieke vereisten

Ga na welke specifieke licenties en vergunningen je bedrijf nodig heeft om te kunnen opereren.

2: Verzamel documentatie

Verzamel alle benodigde documentatie, waaronder:

• Persoonlijke identificatie, zoals een rijbewijs of paspoort

• Bewijs van registratie van bedrijfsnaam (DBA)

• Een gedetailleerd ondernemingsplan en beschrijving van de activiteiten

• Huurovereenkomsten of bewijs van eigendom van onroerend goed

• Oprichtingsakten of vergelijkbare documenten voor LLC's of corporaties

• Financiële overzichten of bewijs van kapitaal

Deze documenten moeten vaak notarieel worden bekrachtigd of gecertificeerd, dus plan extra tijd in voor deze stappen. Voor sommige aanvragen zijn mogelijk ook ondersteunende verklaringen of brieven vereist, zoals een intentieverklaring of een professionele aanbeveling, vooral in gereguleerde sectoren.

3: Vul aanmeldformulieren in

Vul de aanvraagformulieren in. Fouten kunnen vertragingen veroorzaken, dus controleer je invoer zorgvuldig. Als je meerdere vergunningen aanvraagt (bijv. lokaal, provinciaal, federaal), organiseer dan je papierwerk om ervoor te zorgen dat elke aanvraag volledig is ingevuld.

4: Betaal licentiekosten

Betaal alle kosten die aan je licenties zijn verbonden. De kosten variëren sterk afhankelijk van je staat, stad en bedrijfstype. Veel zakelijke licenties vallen ergens tussen de $ 25 en $ 500, waarbij veel eigenaren gemiddeld ongeveer $ 200 betalen zodra je de staats- en lokale kosten bij elkaar optelt.

Staten en steden met lichtere licentiestructuren, zoals Missouri, rekenen vaak aan de lagere kant, soms slechts $ 50 voor een basisregistratie. Aan de hogere kant kunnen staten met complexere of op inkomsten gebaseerde systemen, zoals Californië, New York of Illinois, de kosten flink opdrijven tot boven de $ 1000, vooral in grote steden zoals Chicago of San Francisco, of voor gereguleerde sectoren zoals de horeca.

Sommige instanties brengen een vast bedrag in rekening, terwijl andere schalen op basis van de grootte, locatie of verwachte inkomsten van je onderneming. Betaalmethoden verschillen ook: sommige accepteren online betalingen of cheques, terwijl andere een postwissel vereisen.

5: Dien aanmeldformulieren in

Dien de aanvragen in bij elke instantie die de vergunningen verleent. Lokale vergunningen moet je mogelijk persoonlijk indienen. Je kunt er baat bij hebben om de aanvraag met een griffier te bespreken voor eventuele onmiddellijke correcties. Federale licenties moet je vaker online indienen, maar bepaalde delen van de aanvraag moeten mogelijk per post worden opgestuurd.

6: Volg de status van het aanmeldformulier op

Verwerkingstijden kunnen sterk variëren, van enkele dagen tot enkele maanden. Wees in deze periode proactief: neem regelmatig telefonisch of via e-mail contact op om de status van je aanmeldformulier te controleren en wees bereid om eventuele aanvullende informatie in te dienen waar de licentie-instantie om vraagt.

7: Plan indien nodig inspecties in

Bepaalde soorten bedrijven moeten worden geïnspecteerd voordat de vergunning wordt verleend. Dit is gebruikelijk voor restaurants, kinderdagverblijven en fabrieken. Plan inspecties snel en bereid je pand voor om aan alle gespecificeerde normen te voldoen.

8: Toon licenties indien nodig

Na goedkeuring ontvang je de vergunning per post of online. Sommige vergunningen moeten openbaar worden weergegeven in je vestiging. Als je dit niet doet, kun je mogelijk beboet worden.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om je bedrijf legaal te lanceren: oprichting, werkgeversidentificatienummer (EIN), aandelenstructuur en belastingaangiften, zodat je overal ter wereld binnen slechts twee werkdagen geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en kunt beginnen met het accepteren van betalingen.

Sluit je aan bij meer dan 100.000 start-ups die zijn opgericht met Atlas, waaronder start-ups die worden gesteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Ga binnen enkele minuten aan de slag met Atlas

Het aanmeldformulier invullen duurt nog geen 10 minuten. Je kiest de structuur van je bedrijf, bevestigt dat je naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, stelt je aandelenverdeling in en ondertekent elektronisch. Vervolgens neemt Atlas het over, inclusief het op de hoogte stellen van medeoprichters om hun documenten elektronisch te ondertekenen.

Bankieren en betalingen voordat je EIN arriveert

Atlas dient je EIN-aanvraag automatisch in na de oprichting. Je hoeft niet te wachten: Atlas maakt betalingen en bankieren voorafgaand aan het EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Amerikaanse oprichters met een burgerservicenummer (SSN) komen doorgaans in aanmerking voor een versnelde IRS-verwerking.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Atlas dient je 83(b)-verkiezing voor je in (zowel voor Amerikaanse als niet-Amerikaanse oprichters) via gecertificeerde post van de Amerikaanse postdienst (USPS) met tracking om persoonlijke inkomstenbelastingen te verlagen. Je ontvangt een ondertekende 83(b)-verkiezing en een bewijs van indiening rechtstreeks in je Stripe-dashboard, met bevestiging per gecertificeerde post.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas biedt alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen, opgesteld door Cooley, een van 's werelds toonaangevende advocatenkantoren op het gebied van durfkapitaal, en slaat ze rechtstreeks op in je Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat je bedrijf juridisch beschermd is, en omvatten aspecten als eigendomsstructuur, uitgifte van aandelen en fiscale compliance.

$ 2500 aan Stripe-tegoed, plus meer dan $ 50.000 aan partnerkortingen

Start-ups bij Atlas krijgen in hun eerste jaar $ 2500 aan Stripe-producttegoed, plus meer dan $ 50.000 aan kortingen op essentiële tools: Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity en meer. De service van een geregistreerde agent in Delaware is in je eerste jaar ook gratis inbegrepen.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.

Veelgestelde vragen over ondernemingsvergunningen

Hier vind je snelle antwoorden op veelgestelde vragen over ondernemingsvergunningen.