Un numéro fiscal est nécessaire pour payer les impôts fédéraux et mener d'autres activités commerciales. Il s'agit d'un code distinct qui indique au gouvernement qui vous êtes et comment suivre vos obligations fiscales. Bien que cet identifiant unique porte des noms différents selon votre localisation (par exemple, numéro d'identification d'employeur, ou EIN, aux États-Unis), le concept reste le même.

Les numéros fiscaux sont utilisés par les grandes entreprises, les entreprises familiales, les entreprises d'e-commerce, les organisations à but non lucratif et même certains travailleurs indépendants. Un numéro fiscal peut protéger vos informations personnelles, vous aider à obtenir un crédit d'entreprise et faciliter l'embauche de personnel ou la collaboration avec certains fournisseurs.

Vous trouverez ci-dessous une explication de ce qu'est un numéro fiscal, qui en a généralement besoin et comment Stripe peut simplifier la conformité fiscale des entreprises.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un numéro fiscal, et pourquoi en avez-vous besoin ?
  
• Qui a besoin d'un numéro fiscal ?
  
• Comment demander un numéro fiscal ?
  
• De quels documents avez-vous besoin pour obtenir un numéro fiscal ?
  
• Combien de temps faut-il pour recevoir un numéro fiscal ?
  
• Comment Stripe peut-elle aider les entreprises à gérer leur conformité fiscale ?
  
• Quels sont les problèmes les plus courants lors d'une demande de numéro fiscal ?
  

Qu'est-ce qu'un numéro fiscal, et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un numéro fiscal est ce qui permet au gouvernement d'identifier votre entreprise. Il indique aux autorités fiscales qui vous êtes lorsque vous payez des impôts, remplissez des déclarations, etc. Voici pourquoi vous devriez obtenir un numéro fiscal.

Pour séparer les affaires professionnelles des affaires personnelles

Si vous êtes entrepreneur individuel, il peut être tentant d'utiliser votre numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d'identification personnel équivalent. Mais cela peut brouiller les frontières entre vos finances personnelles et celles de votre entreprise, ce qui peut entraîner de la confusion lorsque vous faites des déclarations de revenus ou en cas d'audit.

Pour protéger vos données personnelles

Si vous vous utilisez votre numéro fiscal personnel, vous risquez d'exposer vos données. En utilisant un numéro fiscal d'entreprise dédié sur les factures, les formulaires des fournisseurs et d'autres documents, vous limitez la diffusion de votre identifiant personnel.

Pour renforcer votre crédibilité

Le fait d'avoir un numéro fiscal indique que vous prenez votre entreprise au sérieux. Certaines banques ne vous permettent pas d'ouvrir un compte courant professionnel sans EIN ou équivalent local.

Pour se conformer à la réglementation

L'embauche d'employés, la collaboration avec des sous-traitants et l'obtention de certaines licences ou permis nécessitent souvent un numéro fiscal. Sans cela, vous pourriez faire face à des formalités administratives ou à des pénalités.

Qui a besoin d'un numéro fiscal ?

De nombreux types d'organisations ont besoin d'un numéro fiscal, dont les suivants.

Entreprises avec des employés

Aux États-Unis, vous devez obtenir un EIN si vous embauchez du personnel, et d'autres pays ont des exigences similaires pour leurs numéros fiscale locaux. Le gouvernement des États-Unis utilise ces informations pour suivre les charges sociales, l'assurance-chômage et d'autres obligations des employeurs.

Entreprises qui opèrent en tant qu'entités juridiques distinctes

Si vous créez une société à responsabilité limitée (LLC), une SARL ou un partenariat, vous avez généralement besoin d'un numéro fiscal pour prouver que votre entreprise est une entité distincte.

Entrepreneurs individuels souhaitant gérer les finances de leur entreprise séparément

Même si vous exploitez une entreprise unipersonnelle, demander un identifiant fiscal d'entreprise dédié peut toujours être une décision judicieuse. Cela peut protéger vos renseignements personnels et vous donner accès à des avantages propres à votre entreprise, comme des marges de crédit.

Organisations à but non lucratif ou caritatives

Les organisations qui demandent un statut d'exonération fiscale ont souvent besoin d'un numéro fiscal pour s'enregistrer auprès du gouvernement. Il s'agit d'une procédure standard pour vérifier leur légitimité.

Fiducies, successions ou autres entités spécialisées

Certaines entités non commerciales sont également tenues d'avoir un numéro fiscal. Dans certains pays, les successions et les fiducies ont besoin de leurs propres identifiants pour déclarer leurs impôts ou gérer leurs actifs.

Comment demander un numéro fiscal ?

Le processus d'obtention d'un numéro fiscal est généralement simple, selon les règles locales. Certaines restrictions peuvent s'appliquer si vous ne vous trouvez pas physiquement dans le pays où vous déposez votre déclaration. Soyez donc prévoyant si votre activité est internationale. Aux États-Unis, de nombreux entrepreneurs demandent un EIN sur le site Web de l'Internal Revenue Service (IRS), ce qui peut ne prendre que quelques minutes si vous avez les bonnes informations à portée de main. Voici comment fonctionne le processus de demande aux États-Unis.

Choisissez votre structure officielle

Vous devrez indiquer le type d'entité auquel correspond l'EIN (par exemple, une LLC, une société de personnes) et la raison pour laquelle vous faites votre demande. En cas de doute, consultez un professionnel du droit ou un comptable pour qu'il vous guide tout au long du processus.

Rassemblez les détails nécessaires

Aux États-Unis, l'IRS exige la dénomination sociale de votre entreprise et tout nom commercial. Vous devrez également utiliser l'adresse postale et l'adresse physique de votre entreprise, le cas échéant.

Envoyez votre demande

Vous pouvez remplir et envoyer en ligne votre demande d'EIN si votre activité principale est située aux États-Unis ou dans un territoire américain. Vous pouvez également faire votre demande par téléphone, par voie postale ou par fax, bien que ces méthodes prennent généralement plus de temps.

Recevez votre numéro fiscal

Aux États-Unis, si vous faites votre demande en ligne et que tout est en ordre, vous recevrez votre EIN instantanément. D'autres méthodes peuvent prendre jusqu'à quatre semaines. Vous recevrez une lettre de confirmation par la poste.

Protégez votre nouveau numéro

Une fois que vous avez votre numéro, conservez-le en lieu sûr. Vous devrez l'utiliser lorsque vous déclarerez des impôts sur les entreprises, demanderez des licences commerciales ou enverrez des formulaires officiels.

De quels documents avez-vous besoin pour obtenir un numéro fiscal ?

Les conditions exactes varient d'un pays à l'autre, mais voici une liste générale des éléments dont vous aurez besoin pour demander un numéro fiscal.

Identifiant personnel

Si vous êtes le responsable, attendez-vous à fournir votre identifiant émis par le gouvernement (tel que votre numéro de sécurité sociale aux États-Unis). Dans certains cas, vous aurez peut-être besoin d'un numéro fiscal personnel si vous n'êtes ni citoyen, ni résident.

Informations sur l'immatriculation de l'entreprise

Si vous avez enregistré le nom de votre entreprise ou constitué une entité juridique, gardez ces documents ou numéros d'immatriculation à portée de main. Ils confirment l'existence de votre entreprise et sa structure.

Adresse postale et coordonnées

Vous devrez spécifier un lieu où les lettres officielles peuvent être envoyées. Cette adresse peut être différente de votre adresse physique principale (par exemple, si vous avez envoyé des avis officiels à un agent agréé à une adresse différente).

Nature de votre entreprise

Les autorités fiscales voudront savoir ce que fait votre organisation, et vous devrez peut-être sélectionner une catégorie ou un code correspondant à votre activité principale. Par exemple, si vous gérez une boutique de vêtements en ligne, vous pouvez sélectionner la catégorie vente au détail ou e-commerce.

Date de création de l'entreprise

Certains formulaires vous demanderont également quand votre entreprise a commencé ou quand vous avez embauché votre premier employé pour confirmer si vous êtes à la bonne étape pour postuler.

Détails du signataire autorisé

Si vous n'êtes pas le propriétaire, mais un dirigeant ou un gestionnaire autorisé à postuler, vos coordonnées peuvent également être requises pour postuler.

Combien de temps faut-il pour recevoir un numéro fiscal ?

Le délai de réception de votre pièce d'identité varie considérablement selon la région et la méthode de demande. Aux États-Unis, une demande en ligne peut vous permettre d'obtenir votre EIN immédiatement, tandis qu'il peut falloir plusieurs semaines si la demande est envoyée par courrier. D'autres pays ont leur propre calendrier. Voici quelques exemples :

• Les entreprises canadiennes peuvent s'inscrire pour obtenir un numéro d'entreprise en ligne et le recevoir immédiatement.

• Une fois immatriculées, les entreprises du Royaume-Uni reçoivent un numéro de référence de contribuable unique (UTR). Elles le reçoivent généralement par la poste dans un délai de 15 jours.

• Les entreprises résidant en Australie peuvent demander un numéro d'entreprise australien (ABN) en ligne et le recevoir immédiatement.

Si vous avez un besoin urgent d'un numéro fiscal, envisagez d'opter pour des options en ligne ou par téléphone afin d'éviter les retards dans la gestion du papier et l'envoi par la poste.

Comment Stripe peut-elle aider les entreprises à gérer leur conformité fiscale ?

Voici comment Stripe peut vous aider à gérer vos impôts et taxes, et à vous conformer à la législation fiscale.

Calcul automatique des taxes

Stripe Tax calcule automatiquement la taxe de vente, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et d'autres taxes en fonction de la région des clients. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous exercez vos activités dans plusieurs régions ou pays.

Fonctionnalités avancées de reporting

Le Dashboard Stripe vous permet de suivre les chiffres de vente, les taxes et d'autres données pertinentes en temps réel, afin que vous puissiez gérer vos taxes sans avoir à fouiller dans des feuilles de calcul ou à effectuer des calculs manuels.

Intégration avec des outils de comptabilité

De nombreuses plateformes comptables populaires, telles que QuickBooks et Xero, s'intègrent à Stripe. Cela signifie que chaque vente, frais ou remboursement est automatiquement enregistré, de sorte que les erreurs de saisie de données ne créent pas de problèmes lorsque vous renseignez vos déclarations fiscales.

Conformité internationale

Si vous exercez des activités à l'étranger, vous devrez peut-être respecter des exigences de conformité différentes d'un pays à l'autre. Stripe peut vous aider à déterminer le montant de taxe à facturer et à créer des relevés distincts répondant aux exigences de déclaration de chaque pays.

Sécurité des données

Stripe accorde la priorité à la sécurité, ce qui est important lorsque vous traitez des données financières sensibles. Stripe possède le plus haut niveau de certification disponible dans le secteur des paiements : PCI niveau 1.

Quels sont les problèmes les plus courants lors d'une demande de numéro fiscal ?

Bien que le processus de demande de numéro fiscal soit assez simple, certains problèmes peuvent survenir. Voici quelques erreurs courantes à éviter.

Informations incorrectes ou incohérentes

Une incompatibilité de nom ou d'adresse entre votre demande et les documents officiels peut entraîner un refus immédiat. Avant de déposer votre déclaration, vérifiez que vos renseignements correspondent à ceux que vous utilisez dans d'autres formulaires officiels.

Type d'entité erroné

Le choix du mauvais type d'entité (par exemple, en effectuant la demande en tant que société de personnes alors que votre entreprise est une LLC) peut perturber le système et entraîner des refus ou de longs délais de traitement. Si vous ne savez pas quelle case cocher, consultez un comptable ou un avocat d'affaires.

Problèmes techniques avec les formulaires en ligne

Des problèmes techniques, tels que le plantage du site Web ou l'expiration de la session, peuvent ralentir votre demande. Si vous êtes sur un site Web gouvernemental, videz le cache de votre navigateur ou réessayez pendant les heures creuses. Conservez vos coordonnées à portée de main afin de pouvoir les saisir à nouveau rapidement, si nécessaire.

Non-respect des exigences de la demande

Les entreprises à capitaux étrangers devront peut-être présenter leur demande à l'aide de différents documents ou formulaires papier. Chaque pays a des règles différentes en ce qui concerne les modalités d'inscription des non-résidents. Lisez donc les petits caractères et attendez-vous à ce que la procédure soit plus longue.

Envoi de plusieurs demandes successives

Si vous essayez de demander une nouvelle carte d'identité à plusieurs reprises, vous risquez de créer des signes d'alerte pour l'autorité qui la délivre. Il est préférable d'attendre une réponse ou de contacter l'autorité pour obtenir de l'aide afin de confirmer que votre première tentative a abouti.

Piège des sites frauduleux

Certains sites facturent des frais pour vous « aider » à obtenir un numéro fiscal. Le processus officiel est généralement gratuit, alors vérifiez toujours que vous êtes sur une page gouvernementale légitime ou sur un service tiers reconnu si vous payez pour obtenir de l'aide.