Um número de ID fiscal é necessário para o pagamento de impostos federais e a realização de outras atividades comerciais. É um código distinto que informa ao governo quem você é e como rastrear suas obrigações fiscais. Embora esse identificador exclusivo receba nomes diferentes dependendo da sua localização, incluindo Employer Identification Number (EIN), Tax ID Number (TIN) federal ou Federal Employer Identification Number (FEIN), o conceito é o mesmo.

Os números de ID fiscal são usados por grandes corporações, empresas familiares, empresas de e-commerce, ONGs e até mesmo por alguns freelancers. Um número de ID fiscal pode proteger seus dados pessoais, ajudar na obtenção de crédito empresarial e facilitar a contratação de funcionários ou o trabalho com determinados fornecedores.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é um número de ID fiscal e por que você precisa de um?
  
• Quem precisa de um número de ID fiscal?
  
• Como solicitar um número de ID fiscal?
  
• Visão geral dos métodos de solicitação de ID fiscal.
  
• Quais documentos são necessários para obter um número de ID fiscal?
  
• Quanto tempo leva para receber um número de ID fiscal?
  
• Quais são os problemas comuns durante o processo de solicitação de um ID fiscal?
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  

O que é um número de ID fiscal e por que você precisa de um?

Um número de ID fiscal é a forma como o governo identifica sua empresa. Ele informa às autoridades fiscais quem você é ao pagar impostos, fazer declarações e muito mais. Nos EUA, a solicitação de um número de ID fiscal, como um EIN, é gratuita, feita pelo portal do IRS e leva apenas alguns minutos para ser concluída.

Veja por que você deve obter um ID fiscal.

Separar assuntos comerciais de pessoais

Se você atua como empresário individual, pode ser tentador usar seu Social Security number (SSN) ou número de identificação pessoal equivalente. Mas fazer isso pode confundir os limites entre suas finanças pessoais e empresariais, o que pode causar confusão ao declarar impostos ou em caso de auditoria.

Para proteger seus dados pessoais

Usar seu número de identificação fiscal pessoal pode colocar seus dados em risco. Ao usar um número de ID fiscal comercial exclusivo em faturas, formulários de fornecedores e outros documentos, você limita a extensão da circulação do seu identificador pessoal.

Para aumentar a credibilidade da sua empresa

Ter um número de identificação fiscal sinaliza que sua empresa é séria. Alguns bancos não permitem a abertura de contas correntes empresariais sem um EIN ou equivalente local.

Para cumprir a regulamentação

A contratação de funcionários, o trabalho com prestadores de serviços e a obtenção de determinadas licenças ou permissões geralmente exigem um número de ID fiscal. Sem isso, você pode enfrentar burocracia ou penalidades.

Quem precisa de um número de identificação fiscal?

Muitos tipos de organizações precisam de um número de ID fiscal:

Empresas com funcionários

Nos EUA, você deve obter um EIN se contratar funcionários, e outros países têm requisitos semelhantes para seus IDs fiscais locais. O governo dos EUA usa essas informações para rastrear impostos sobre a folha de pagamento, seguro-desemprego e outras obrigações do empregador.

Empresas que operam como pessoas jurídicas separadas

Se você formar uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC), corporação ou sociedade, geralmente precisará de um ID fiscal para demonstrar que sua empresa é uma entidade específica.

Empresários individuais que desejam gerenciar as finanças empresariais separadamente

Empresários individuais sem funcionários podem usar o seu social security number e não são obrigados a ter um EIN separado. Mas mesmo se você administrar uma operação de uma pessoa só, solicitar um identificador fiscal empresarial dedicado ainda pode ser uma decisão inteligente, pois pode proteger seus dados pessoais e oferecer acesso a benefícios específicos para empresas, como linhas de crédito.

Organizações sem fins lucrativos ou entidades beneficentes

Organizações que solicitam status de isenção fiscal geralmente precisam de um ID fiscal para se registrar no governo. Este é o procedimento padrão para verificar sua legitimidade.

Fundos, imóveis ou outras entidades especializadas

Algumas entidades não comerciais também precisam ter números de ID fiscal. Em alguns lugares, propriedades e fundos fiduciários exigem seus próprios identificadores para declarar impostos ou gerenciar ativos.

Como solicitar um número de identificação fiscal?

O processo de obtenção de um ID fiscal costuma ser simples, dependendo das regras locais. Algumas restrições podem se aplicar se você não estiver fisicamente localizado no país onde está declarando, portanto, planeje-se se estiver administrando uma operação internacional. Nos EUA, muitos empreendedores solicitam um EIN pelo site do Internal Revenue Service (IRS), e o processo leva apenas alguns minutos se você tiver os detalhes certos em mãos. Veja como o processo de solicitação funciona nos EUA.

1. Escolha sua estrutura oficial

Você precisa declarar o tipo de entidade do EIN (p. ex., LLC, sociedade) e por que está se candidatando. Se você não tiver certeza, fale com um profissional da área jurídica ou contador para orientá-lo durante o processo.

2. Reúna os outros detalhes necessários

Nos EUA, o IRS exige o nome jurídico da sua empresa e quaisquer nomes fantasia (DBA). Você também precisará fazer a solicitação usando o endereço de correspondência e o endereço físico da sua empresa, se houver. Outros detalhes necessários podem incluir a data de início da empresa e o mês de encerramento do seu ano contábil.

3. Envie a solicitação

A solicitação do EIN, o Formulário SS-4, pode ser preenchida e enviada online se a sua empresa principal estiver localizada nos EUA ou em um território dos EUA. Você também pode fazer a solicitação por correio ou fax, bem como por telefone (caso seja um solicitante internacional), embora esses métodos normalmente levem mais tempo. Vale a pena observar que o Formulário SS-4 foi atualizado em 2025, e as solicitações enviadas com formulários desatualizados serão rejeitadas. Certifique-se de baixar a versão mais atual do formulário disponível.

4. Receba seu ID fiscal

Nos EUA, se você fizer a solicitação online e tudo estiver em ordem, receberá seu EIN instantaneamente. Outros métodos podem levar até quatro semanas. Você receberá uma carta de confirmação, chamada Aviso CP 575, pelo correio. O CP 575 é necessário para abrir contas bancárias empresariais. Em caso de perda, as empresas podem solicitar uma Carta 147C ao IRS.

5. Mantenha seu novo número seguro

Quando tiver o seu número de ID, guarde-o em um local seguro. Você precisará usá-lo ao declarar impostos empresariais, solicitar licenças comerciais e enviar formulários oficiais.

Visão geral dos métodos de solicitação de ID fiscal

Quais documentos você precisa para obter um número de ID fiscal?

Os requisitos exatos variam conforme o país, mas aqui está uma lista geral do que você precisará para solicitar um ID fiscal.

ID pessoal

Se você for a parte responsável, será necessário fornecer seu identificador emitido pelo governo (como o SSN ou ITIN nos EUA). Em alguns casos, talvez seja necessário um número de ID fiscal pessoal se você não tiver cidadania nem residência.

Dados de cadastro da empresa

Se você registrou o nome da sua empresa ou constituiu uma pessoa jurídica, tenha esses documentos ou números de registro em mãos. Eles verificam a existência da sua empresa e confirmam a sua estrutura.

Endereço de correspondência e dados de contato

Você precisará especificar um local para onde as cartas oficiais possam ser enviadas. Esse endereço pode ser diferente da sua localização física principal (por exemplo, se você envia notificações oficiais a um agente registrado em um endereço diferente).

Natureza do seu negócio

As autoridades fiscais vão querer saber o que sua organização faz, e talvez seja necessário selecionar uma categoria ou código que reflita sua atividade principal. Por exemplo, se você administra uma loja de roupas online, pode selecionar a categoria de varejo ou comércio eletrônico.

Data de início da empresa

Alguns formulários também perguntam quando sua operação começou ou quando você contratou seu primeiro funcionário para confirmar se você está no estágio certo para se candidatar.

Dados do signatário autorizado

Se você não for o proprietário, mas um executivo ou gerente com autorização para solicitar, seus dados também podem ser exigidos na solicitação.

Quanto tempo demora para receber um número de ID fiscal?

O tempo de recebimento do documento varia muito de acordo com a região e o método de inscrição. Nos EUA, fazer o pedido online pode obter seu EIN imediatamente, enquanto o registro por correio pode levar algumas semanas. Outros países têm seus próprios cronogramas. Veja alguns exemplos:

• Empresas no Canadá podem se cadastrar para obter um número de empresa (business number, BN) online e recebê-lo imediatamente.

• Empresas no Reino Unido recebem uma Referência Única de Contribuinte (Unique Taxpayer Reference, UTR) após o cadastro. Normalmente, elas recebem isso por correio em até 15 dias.

• Empresas na Austrália podem solicitar um Australian Business Number (ABN) online e recebê-lo imediatamente.

• As empresas podem solicitar um New Zealand Business Number (NZBN) online e, muitas vezes, recebê-lo instantaneamente, embora algumas solicitações exijam uma revisão que leva até três dias úteis.

• Empresas que solicitam um número de ID fiscal alemão (Steuernummer) em seu órgão tributário local costumam aguardar de duas a seis semanas para recebê-lo por correio.

Se você tiver uma necessidade urgente de um ID fiscal, considere opções on-line ou por telefone para evitar atrasos no manuseio de papel e no envio.

Quais são os problemas comuns durante o processo de solicitação de um ID fiscal?

Embora o processo de solicitação de um ID fiscal seja bastante fácil de resolver, alguns problemas podem surgir. Veja alguns erros comuns a serem evitados.

Fornecimento de informações incorretas ou inconsistentes

Uma divergência no nome ou endereço entre sua inscrição e documentos oficiais pode levar a uma rejeição imediata. Antes de fazer o cadastro, verifique se seus dados correspondem aos que você usa em outros formulários oficiais.

Escolhendo o tipo de entidade errado

Escolher o tipo de entidade errado (por exemplo, solicitar como sociedade quando sua empresa é uma LLC) pode confundir o sistema e causar rejeições ou longos tempos de processamento. Se você não souber qual caixa marcar, consulte um contador ou advogado empresarial.

Problemas técnicos em formulários online

Problemas técnicos, como a falha do site ou o tempo limite da sessão, podem atrasar seu aplicativo. Se você estiver em um site do governo, limpe o cache do navegador ou tente novamente fora do horário de pico. Mantenha seus dados prontos para que você possa informá-los novamente rapidamente, se necessário.

Falha no cumprimento dos requisitos de candidatura

Empresas com propriedade estrangeira podem precisar fazer o pedido usando diferentes documentos ou formulários em papel. Cada país tem regras diferentes sobre como os não residentes podem se inscrever, então leia as letras miúdas e espere que o processo demore mais tempo.

Aplicar repetidamente

Se você tentar solicitar um novo ID várias vezes, poderá criar sinais de alerta para a autoridade emissora. O IRS limita as solicitações de EIN a uma por dia, independentemente do método de solicitação. Em vez de solicitar duas vezes, é melhor aguardar uma resposta ou entrar em contato com a autoridade para confirmar se a sua primeira tentativa foi bem-sucedida.

Cair em sites fraudulentos

Alguns sites cobram tarifas para "ajudar" você a obter um ID fiscal. O processo oficial normalmente é gratuito. Se estiver pagando assistência, confirme sempre que você está em uma página legítima do governo ou em um serviço de terceiros reconhecido.

Não solicitar um ID em nível estadual

A maioria dos estados dos EUA que têm impostos de renda ou impostos sobre vendas também exige que as empresas se cadastrem separadamente para obter um ID fiscal em nível estadual. O processo é semelhante à solicitação de um EIN federal, e muitos estados emitem um ID fiscal estadual logo após o cadastro. Você pode saber mais sobre os requisitos e processos de solicitação de ID fiscal estadual no site da SBA.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que o foco possa permanecer no crescimento do negócio. Comece a recolher tributos globalmente adicionando uma única linha de código à integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

O Stripe Tax ajuda você a monitorar suas obrigações e alerta quando você excede um limite de cadastro fiscal com base nas suas transações da Stripe. Ele também pode se cadastrar para recolher impostos em seu nome nos EUA, automatizar as declarações dos EUA no Dashboard e gerenciar declarações globais por meio de parceiros confiáveis. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente o imposto sobre vendas, IVA e GST sobre:

• Bens e serviços digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países
  
• Bens físicos em todos os estados dos EUA e em 42 países
  

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplifique a declaração: o Stripe Tax automatiza as declarações dos EUA no Dashboard, com a tecnologia da TaxJar. Para declarações globais, o Stripe Tax se integra perfeitamente a parceiros de declaração, para que suas declarações globais sejam precisas e pontuais. Deixe nossos parceiros gerenciarem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento da sua empresa. As declarações de impostos dos EUA podem ser automatizadas no Stripe Dashboard, com a tecnologia da TaxJar.

Saiba mais sobre o Stripe Tax ou comece hoje mesmo.