Il numero di identificazione fiscale è necessario per pagare le imposte federali e svolgere altre attività. È un codice univoco che identifica il contribuente e permette alla pubblica amministrazione di monitorare gli obblighi fiscali. Sebbene questo identificatore univoco abbia nomi diversi a seconda del Paese (ad es. Employer Identification Number o EIN negli Stati Uniti), il concetto rimane lo stesso.

I numeri di identificazione fiscale sono utilizzati da grandi aziende, negozi a conduzione familiare, e-commerce, organizzazioni non profit e persino da alcuni liberi professionisti. Un numero di identificazione fiscale protegge le informazioni personali, agevola l'accesso al credito aziendale e semplifica l'assunzione di personale o la collaborazione con alcuni fornitori.

Di seguito viene illustrato che cos'è un ID fiscale, chi deve richiederlo e come Stripe può semplificare la conformità fiscale per le attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è un numero di identificazione fiscale e perché è necessario?
  
• A chi occorre un numero di identificazione fiscale?
  
• Come si richiede un numero di identificazione fiscale?
  
• Quali documenti sono necessari per richiedere un numero di identificazione fiscale?
  
• Quanto tempo occorre per ricevere un numero di identificazione fiscale?
  
• In che modo Stripe può aiutare le attività a gestire la conformità fiscale?
  
• Quali sono i problemi più frequenti durante la procedura di richiesta di un ID fiscale?
  

Che cos'è un numero di identificazione fiscale e perché è necessario?

Il numero di identificazione fiscale è il modo in cui la pubblica amministrazione identifica la tua attività. Comunica alle autorità fiscali chi sei quando paghi le imposte, presenti le dichiarazioni e molto altro ancora. Ecco perché dovresti richiedere un ID fiscale.

Per tenere separate vita privata e lavoro

Se gestisci una ditta individuale, potresti essere tentato di utilizzare il tuo Social Security Number (SSN) o un numero di identificazione personale equivalente. Ma così facendo si rischia di confondere le finanze personali e aziendali, il che può creare problemi al momento della dichiarazione delle imposte o in caso di controlli.

Per proteggere i dati personali

Se utilizzi il tuo ID fiscale personale, potresti mettere a rischio i tuoi dati. Usare un numero di identificazione fiscale dedicato su fatture, moduli per fornitori e altri documenti ti permette di proteggere il tuo identificativo personale, limitandone la diffusione.

Per rafforzare la tua credibilità

Avere un numero di identificazione fiscale denota serietà e impegno nella propria attività. Alcune banche non consentono di aprire un conto corrente aziendale senza un EIN o l'equivalente locale.

Per essere conforme alle normative

Per assumere dipendenti, collaborare con appaltatori e richiedere determinate licenze o permessi spesso è necessario un numero di identificazione fiscale, senza il quale potresti incontrare difficoltà burocratiche o essere soggetto a sanzioni.

A chi occorre un numero di identificazione fiscale?

Molti tipi di organizzazioni hanno bisogno di un ID fiscale, tra cui:

Attività con dipendenti

Negli Stati Uniti, è obbligatorio richiedere un numero EIN se assumi personale e altri Paesi hanno requisiti simili per i loro ID fiscali locali. La pubblica amministrazione degli Stati Uniti utilizza queste informazioni per monitorare imposte sui salari, dei sussidi di disoccupazione e altri obblighi del datore di lavoro.

Attività che operano come entità giuridiche separate

Se costituisci una società a responsabilità limitata (LLC), una società di capitali o una partnership, generalmente hai bisogno di un ID fiscale per dimostrare che la tua azienda è un'entità distinta.

Titolari di ditte individuali che intendono gestire in modo distinto le finanze aziendali

Anche se gestisci un'attività individuale, richiedere un identificativo fiscale dedicato può comunque essere una decisione intelligente. In questo modo puoi proteggere le tue informazioni personali e accedere a vantaggi specifici per le attività, come le linee di credito.

Organizzazioni non profit o enti di beneficenza

Le organizzazioni che richiedono lo stato di esenzione fiscale spesso hanno bisogno di un ID fiscale per registrarsi presso la pubblica amministrazione. È una procedura standard per verificarne la legittimità.

Trust, patrimoni o altre entità specializzate

Anche alcune entità non commerciali devono avere un numero di identificazione fiscale. In alcuni luoghi, le proprietà e i trust richiedono un ID fiscale per dichiarare le imposte o gestire i beni.

Come si richiede un numero di identificazione fiscale?

In genere la procedura per richiedere un ID fiscale è semplice e varia a seconda delle normative locali. Se non sei fisicamente nel Paese dove devi fare la domanda, potrebbero esserci delle restrizioni. Quindi, se hai un'attività internazionale, organizzati per tempo. Negli Stati Uniti, molti imprenditori richiedono un numero EIN tramite il sito web dell'Internal Revenue Service (IRS). La procedura richiede pochi minuti se hai a portata di mano i dati giusti. Ecco come funziona la procedura di richiesta dell'ID fiscale negli Stati Uniti.

Scegli la struttura ufficiale dell'attività

Dovrai indicare a che tipo di persona giuridica è associato il numero EIN (ad es. LLC, partnership) e il motivo della richiesta. In caso di dubbi, rivolgiti a un consulente legale o a un commercialista che ti guiderà nella procedura.

Raccogli le informazioni necessarie

Negli Stati Uniti, l'IRS richiede la ragione sociale e l'eventuale nome commerciale dell'attività. Per fare domanda dovrai anche utilizzare l'indirizzo postale e l'indirizzo fisico della tua attività, se ne hai uno.

Invia la richiesta

La richiesta dell'EIN può essere compilata e inviata online se l'attività principale si trova negli Stati Uniti o in un territorio degli Stati Uniti. Puoi anche fare domanda per telefono, posta o fax, anche se questi metodi in genere richiedono più tempo.

Ricevi l'ID fiscale

Negli Stati Uniti, se fai domanda online e tutto è in ordine, ricevi immediatamente l'EIN. Con altri metodi, possono essere necessarie fino a quattro settimane. Riceverai una lettera di conferma per posta.

Conserva il nuovo numero al sicuro

Una volta ricevuto l'ID fiscale, conservalo in un luogo sicuro. Dovrai utilizzarlo per presentare la dichiarazione dei redditi dell'attività, richiedere licenze commerciali o inviare moduli ufficiali.

Quali documenti sono necessari per richiedere un numero di identificazione fiscale?

I requisiti esatti variano a seconda del Paese, ma di seguito riportiamo un elenco generale di ciò che ti serve per richiedere un ID fiscale.

ID personale

Se sei il responsabile, devi fornire il tuo identificativo rilasciato dalla pubblica amministrazione (ad es, il numero SSN negli Stati Uniti). In alcuni casi, potresti aver bisogno di un ID contribuente personale se non sei cittadino o residente.

Informazioni sulla registrazione dell'attività

Se hai registrato la ragione sociale o costituito una persona giuridica, tieni a portata di mano i documenti o i numeri di registrazione, che attestano l'esistenza della tua azienda e ne confermano la struttura.

Indirizzo postale e dati di contatto

Dovrai specificare un luogo in cui vuoi ricevere le comunicazioni ufficiali. Questo indirizzo potrebbe essere diverso dalla tua sede fisica principale (ad es. se vengono inviate a un agente autorizzato a un indirizzo diverso).

Natura della tua attività

Le autorità fiscali vorranno sapere cosa fa la tua organizzazione e potrebbe essere necessario selezionare una categoria o un codice che rifletta la tua attività principale. Ad esempio, se gestisci un negozio di abbigliamento online, potresti selezionare la categoria di vendita al dettaglio o e-commerce.

Data di inizio dell'attività

Alcuni moduli ti chiederanno anche quando è iniziata l'attività o quando hai assunto il tuo primo dipendente per verificare se sussistono i requisiti necessari per la presentazione della domanda.

Informazioni sul firmatario autorizzato

Se non sei il titolare, ma sei un dirigente o un responsabile autorizzato a presentare la richiesta, potrebbero essere richiesti anche i tuoi dati.

Quanto tempo occorre per ricevere un numero di identificazione fiscale?

Il tempo necessario per ricevere l'ID fiscale varia notevolmente in base all'area geografica e al metodo di richiesta. Negli Stati Uniti, se fai domanda online puoi ricevere immediatamente l'EIN, mentre se lo richiedi per posta sono necessarie alcune settimane. Altri Paesi hanno le loro tempistiche. Ecco alcuni esempi:

• Le aziende in Canada possono richiedere un Business Number (BN) online e riceverlo immediatamente.

• Alle aziende del Regno Unito viene rilasciato un Unique Taxpayer Reference (UTR) dopo la registrazione. In genere lo ricevono per posta entro 15 giorni.

• Le aziende in Australia possono richiedere un Australian Business Number (ABN) online e riceverlo immediatamente.

Se hai bisogno urgentemente di un ID fiscale, scegli le opzioni online o per telefono per velocizzare i tempi ed evitare ritardi dovuti a pratiche cartacee e spedizioni.

In che modo Stripe può aiutare le attività a gestire la conformità fiscale?

Ecco come Stripe può aiutarti a gestire le imposte e a rispettare la legislazione fiscale.

Calcoli fiscali automatizzati

Stripe Tax calcola automaticamente l'imposta sulle vendite, l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e altre imposte in base a dove si trovano i clienti. Ciò è particolarmente utile se svolgi la tua attività in più aree geografiche o Paesi.

Funzionalità di reportistica avanzate

La Dashboard Stripe consente di monitorare i dati sulle vendite, le imposte e altri dati pertinenti in tempo reale così da poter gestire le imposte senza effettuare ricerche nei fogli di calcolo o eseguire calcoli manuali.

Integrazione con strumenti di contabilità

Molte piattaforme di contabilità molto diffuse, come QuickBooks e Xero, si integrano con Stripe. Ciò significa che ogni vendita, commissione o rimborso viene registrato automaticamente, in modo che gli errori di inserimento dei dati non creino problemi al momento della dichiarazione delle imposte.

Conformità internazionale

Se svolgi l'attività all'estero, potresti dover rispettare requisiti di conformità diversi in ogni località. Stripe può aiutarti a stabilire l'importo delle imposte da addebitare e a creare estratti conto distinti per soddisfare i requisiti di reportistica di ciascun Paese.

Sicurezza dei dati

Stripe dà priorità alla sicurezza, che è fondamentale per gestire dati finanziari sensibili. Stripe ha il più alto livello di certificazione disponibile nel settore dei pagamenti: PCI di livello 1.

Quali sono gli errori che si verificano più di frequente durante la procedura di richiesta di un ID fiscale?

Sebbene la procedura di richiesta di un ID fiscale sia abbastanza facile, possono sorgere alcuni problemi. Ecco alcuni errori comuni da evitare.

Informazioni non corrette o incoerenti

Se il nome o l'indirizzo nella domanda non corrispondono a quelli presenti nei documenti ufficiali, la domanda viene immediatamente respinta. Prima di presentare la dichiarazione, verifica che le informazioni inserite corrispondano a quelle utilizzate negli altri moduli ufficiali.

Scelta del tipo di entità errata

Scegliere la forma giuridica sbagliata, ad esempio presentare la domanda come partnership quando la tua attività è una LLC, può creare confusione nel sistema e causare rifiuti o lunghi tempi di elaborazione. Se non sai quale casella selezionare, rivolgiti a un commercialista o a un avvocato specializzato in diritto commerciale.

Problemi tecnici con i moduli online

Problemi tecnici, come l'arresto anomalo del sito web o il timeout della sessione, possono rallentare la presentazione della domanda. Se sei su un sito web della pubblica amministrazione, svuota la cache del browser o riprova durante le ore non di punta. Tieni i tuoi dati a portata di mano in modo da poterli inserire di nuovo rapidamente, se necessario.

Mancato rispetto dei requisiti di presentazione della domanda

Le aziende di proprietà straniera potrebbero dover presentare la domanda utilizzando documenti o moduli cartacei diversi. Le modalità di richiesta per i non residenti variano da Paese a Paese, quindi è fondamentale leggere attentamente le clausole e aspettarsi tempi di elaborazione più lunghi.

Presentazione della domanda ripetuta

Se provi più volte a richiedere un nuovo identificativo, potresti creare dei segnali di avvertimento per l'autorità emittente. È preferibile attendere una risposta o contattare l'autorità per chiedere assistenza per verificare se il primo tentativo è andato a buon fine.

Siti truffa

Alcuni siti web chiedono un pagamento per "aiutarti" a ottenere un ID fiscale. Il procedura ufficiale è in genere gratuita, quindi verifica sempre di essere su un sito della pubblica amministrazione o di un fornitore di servizi di terze parti autorizzato se usufruisci di assistenza a pagamento.