Eine Steueridentifikationsnummer ist für die Zahlung von Bundessteuern und die Durchführung anderer geschäftlicher Aktivitäten erforderlich. Es handelt sich um einen eindeutigen Code, der den Behörden mitteilt, wer Sie sind und wie Ihre Steuerverpflichtungen verfolgt werden können. Diese eindeutige Kennung hat zwar je nach Standort unterschiedliche Namen (z. B. Arbeitgeber-Identifikationsnummer oder „EIN“ in den USA), aber das Konzept bleibt dasselbe.

Steueridentifikationsnummern werden von großen Unternehmen, Tante-Emma-Läden, E-Commerce-Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und sogar manchen Freelancern verwendet. Eine Steueridentifikationsnummer kann Ihre persönlichen Daten schützen, Ihnen helfen, Unternehmenskredite zu erhalten und es einfacher machen, Personal einzustellen oder mit bestimmten Anbietern zusammenzuarbeiten.

Im Folgenden erklären wir, was eine Steueridentifikationsnummer ist, wer normalerweise eine benötigt und wie Stripe die Steuerkonformität für Unternehmen vereinfachen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Steueridentifikationsnummer und warum brauchen Sie sie?
  
• Wer braucht eine Steueridentifikationsnummer?
  
• Wie können Sie eine Steueridentifikationsnummer beantragen?
  
• Welche Dokumente benötigen Sie, um eine Steueridentifikationsnummer zu erhalten?
  
• Wie lange dauert es, bis ich eine Steueridentifikationsnummer erhalte?
  
• Wie kann Stripe Unternehmen bei der Steuerkonformität unterstützen?
  
• Was sind häufige Probleme während des Antragsverfahrens für eine Steueridentifikationsnummer?
  

Was ist eine Steueridentifikationsnummer und warum brauche ich eine?

Anhand einer Steueridentifikationsnummer wird Ihr Unternehmen von den Behörden identifiziert. Sie teilt den Steuerbehörden mit, wer Sie sind, wenn Sie Steuern zahlen, Steuererklärungen einreichen und vieles mehr. Hier erfahren Sie, warum Sie eine Steueridentifikationsnummer beantragen sollten.

Geschäftliche von privaten Angelegenheiten trennen

Wenn Sie als Einzelunternehmer/in tätig sind, kann es verlockend sein, Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) oder eine gleichwertige Identifikationsnummer zu verwenden. Dies kann jedoch dazu führen, dass die Grenzen zwischen Ihren persönlichen und geschäftlichen Finanzen verschwimmen, was zu Verwechslungen führen kann, wenn Sie Steuern zahlen oder wenn eine Prüfung durchführt wird.

Schutz Ihrer persönlichen Daten

Wenn Sie Ihre persönliche Steueridentifikationsnummer verwenden, können Ihre Daten gefährdet sein. Durch die Verwendung einer speziellen Unternehmenssteueridentifikationsnummer auf Rechnungen, Anbieterformularen und anderem Papierkram schränken Sie die Verbreitung Ihrer persönlichen Kennung ein.

Höhere Seriosität

Mit einer Steueridentifikationsnummer signalisieren Sie, dass Sie es mit Ihrem Unternehmen ernst meinen. Manche Banken gestatten keine Eröffnung eines Geschäftskontos ohne eine Steuernummer oder eine entsprechende lokale Nummer.

Einhaltung von Vorschriften

Für die Einstellung von Personal, die Zusammenarbeit mit Auftragnehmenden und den Erhalt bestimmter Lizenzen oder Genehmigungen ist häufig eine Steueridentifikationsnummer erforderlich. Ohne eine solche drohen bürokratische Hürden oder Strafen.

Wer braucht eine Steueridentifikationsnummer?

Viele Arten von Organisationen benötigen eine Steueridentifikationsnummer, darunter die folgenden.

Unternehmen mit Angestellten

In den USA benötigen Sie eine EIN, wenn Sie Personal einstellen. In anderen Ländern gelten ähnliche Anforderungen an die lokalen Steueridentifikationsnummern. US-Behörden verwenden diese Informationen, um Lohnsteuern, Arbeitslosenversicherung und andere Arbeitgeberverpflichtungen nachzuverfolgen.

Unternehmen, die als eigenständige juristische Personen agieren

Wenn Sie eine Limited Liability Company (LLC), eine Kapitalgesellschaft oder eine Personengesellschaft gründen, benötigen Sie in der Regel eine Steueridentifikationsnummer, um nachzuweisen, dass Ihr Unternehmen eine eigenständige Entität ist.

Einzelunternehmer/innen, die ihre Unternehmensfinanzen separat verwalten möchten

Auch wenn Sie einen Ein-Personen-Betrieb betreiben, kann die Beantragung einer separaten Unternehmenssteueridentifikationsnummer eine gute Entscheidung sein. Sie kann Ihre persönlichen Daten schützen und Zugang zu unternehmensspezifischen Vorteilen wie Kreditlinien bieten.

Gemeinnützige und wohltätige Organisationen

Organisationen, die einen Antrag auf Steuerbefreiung stellen, benötigen häufig eine Steueridentifikationsnummer, um sich behördlich zu registrieren. Dies ist ein Standardverfahren zur Überprüfung ihrer Legitimität.

Trusts, Estates und andere spezialisierte Entitäten

Auch einige nicht unternehmerische Entitäten benötigen eine Steueridentifikationsnummer. An einigen Orten benötigen Estates und Trusts ihre eigenen Kennungen, um Steuererklärungen einzureichen oder Vermögenswerte zu verwalten.

Wie kann man eine Steueridentifikationsnummer beantragen?

Das Verfahren zur Erlangung einer Steueridentifikationsnummer ist je nach lokalen Vorschriften in der Regel einfach. Bestimmte Einschränkungen können gelten, wenn Sie sich nicht physisch in dem Land befinden, in dem Sie die Steuererklärung einreichen. Planen Sie also im Voraus, wenn Sie international tätig sind. In den USA beantragen viele Unternehmer/innen eine EIN über die Website der US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS). Wenn Sie die richtigen Informationen zur Hand haben, kann dies innerhalb weniger Minuten erfolgen. So läuft das Antragsverfahren in den USA ab.

Rechtsform wählen

Sie müssen angeben, für welche Rechtsform die EIN gelten soll (z. B. LLC, Partnerschaft) und warum Sie den Antrag stellen. Bei Unklarheiten wenden Sie sich an eine/n Jurist/in oder Buchhalter/in.

Erfassung der notwendigen Details

In den USA verlangt der IRS den rechtsgültigen Namen Ihres Unternehmens und alle DBA-Namen („doing business as“). Außerdem müssen Sie den Antrag mit der Postanschrift und der physischen Adresse Ihres Unternehmens einreichen, sofern Sie eine solche haben.

Antrag einreichen

Der EIN-Antrag kann online ausgefüllt und eingereicht werden, wenn Ihr Hauptunternehmen in den USA oder einem US-Territorium ansässig ist. Sie können auch telefonisch, per Post oder per Fax beantragen, obwohl diese Methoden in der Regel länger dauern.

Erhalt Ihrer Steueridentifikationsnummer

Wenn Sie sie in den USA online beantragen und alles in Ordnung ist, erhalten Sie Ihre EIN sofort. Andere Methoden können bis zu vier Wochen dauern. Sie erhalten ein Bestätigungsschreiben per Post.

Bewahren Sie Ihre neue Nummer sicher auf

Sobald Sie Ihre Identifikationsnummer haben, bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Sie müssen sie verwenden, wenn Sie Unternehmenssteuern erklären, Geschäftslizenzen beantragen oder offizielle Formulare einreichen.

Welche Unterlagen benötige ich für eine Steueridentifikationsnummer?

Die genauen Anforderungen variieren von Land zu Land, aber hier ist eine allgemeine Liste der Dinge, die Sie für den Antrag einer Steueridentifikationsnummer benötigen.

Persönliche Ausweisdokumente

Wenn Sie die verantwortliche Partei sind, geben Sie bitte Ihre behördlich ausgestellten Kenndaten (z. B. Ihre Sozialversicherungsnummer in den USA) an. In einigen Fällen benötigen Sie möglicherweise eine persönliche Steuerzahler-ID, wenn Sie kein Staatsbürger oder Einwohner sind.

Informationen zur Unternehmensregistrierung

Wenn Sie Ihren Unternehmensname registriert oder eine juristische Person gegründet haben, sollten Sie die entsprechenden Dokumente oder Registrierungsnummern zur Hand haben. Diese belegen die Existenz Ihres Unternehmens und seine Rechtsform.

Postanschrift und Kontaktdaten

Sie müssen einen Ort angeben, an den offizielle Schreiben gesendet werden können. Diese Adresse kann sich von Ihrem physischen Standort unterscheiden (z. B. wenn offizielle Dokumente an eine/n registrierte/n Vertreter/in unter einer anderen Adresse gehen sollen).

Art Ihres Unternehmens

Die Steuerbehörden werden wissen wollen, was Ihr Unternehmen tut, und Sie müssen möglicherweise eine Kategorie oder einen Code auswählen, die bzw. der Ihre Hauptaktivität widerspiegelt. Wenn Sie zum Beispiel ein Online-Bekleidungsgeschäft betreiben, können Sie die Kategorie „Einzelhandel“ oder „E-Commerce“ auswählen.

Datum der Unternehmensgründung

In einigen Formularen wird auch gefragt, wann Ihr Betrieb begonnen hat oder wann Sie Ihre/n erste/n Mitarbeiter/in eingestellt haben, um zu bestätigen, ob Sie sich in der richtigen Phase für die Bewerbung befinden.

Angaben zur Zeichnungsberechtigung

Wenn Sie nicht Inhaber/in sind, aber eine geschäftsführende Tätigkeit ausüben, müssen möglicherweise auch Ihre Daten angegeben werden.

Wie lange dauert es, bis ich eine Steueridentifikationsnummer erhalte?

Die Zeit bis zum Erhalt Ihrer Identifikationsnummer variiert stark je nach Region und Antragsmethode. In den USA erhalten Sie Ihre EIN sofort, wenn Sie einen Online-Antrag stellen, während die Einreichung per Post einige Wochen dauern kann. Andere Länder haben ihre eigenen Zeitpläne. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:

• Unternehmen in Kanada können sich online für eine Unternehmensnummer (Business Number, BN) registrieren und erhalten diese sofort.

• Unternehmen im Vereinigten Königreich erhalten nach ihrer Registrierung eine eindeutige Steuerzahlerreferenz (Unique Taxpayer Reference, UTR). Sie erhalten sie in der Regel innerhalb von 15 Tagen per Post.

• Unternehmen in Australien können online eine australische Unternehmensnummer (Australian Business Number, ABN) beantragen und erhalten diese sofort.

Wenn Sie dringend eine Steueridentifikationsnummer benötigen, ziehen Sie Online- oder Telefonoptionen in Betracht, um Verzögerungen durch Bearbeitung in Papierform und Postversand zu vermeiden.

Wie kann Stripe Unternehmen bei der Steuerkonformität unterstützen?

Stripe kann Sie bei der Verwaltung Ihrer Steuern und der Einhaltung von Steuergesetzen unterstützen.

Automatisierte Steuerberechnungen

Stripe Tax berechnet automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer (USt.) und andere Steuern basierend auf dem Kundenstandort. Dies ist besonders nützlich, wenn geschäftlich Sie in mehreren Regionen oder Ländern tätig sind.

Erweiterte Berichtsfunktionen

Mit dem Stripe-Dashboard können Sie Absatzzahlen, Steuern und andere relevante Daten in Echtzeit verfolgen, sodass Sie Ihre Steuern verwalten können, ohne Tabellen durchsuchen oder manuelle Berechnungen durchführen zu müssen.

Integration in Buchhaltungs-Tools

Stripe lässt sich in viele beliebte Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks und Xero integrieren. Das bedeutet, dass jeder Verkauf, jede Gebühr oder Rückerstattung automatisch protokolliert wird, sodass Fehler bei der Dateneingabe nicht zu Problemen bei Ihrer Steuererklärung führen.

Internationale Compliance

Wenn Sie im Ausland Geschäfte tätigen, müssen Sie möglicherweise an jedem Standort unterschiedliche Compliance-Anforderungen erfüllen. Mithilfe von Stripe können Sie ermitteln, wie viel Steuern Sie berechnen müssen, und separate Abrechnungen erstellen, die die Berichtsanforderungen jedes Landes erfüllen.

Datensicherheit

Sicherheit steht bei Stripe an erster Stelle. Dies ist wichtig, wenn Sie mit sensiblen Finanzdaten umgehen. Stripe verfügt über die höchste Zertifizierungsstufe in der Zahlungsbranche: PCI Level 1.

Was sind häufige Probleme beim Antragsverfahren für eine Steueridentifikationsnummer?

Während der Prozess der Beantragung einer Steueridentifikationsnummer relativ einfach zu bewältigen ist, können bestimmte Probleme auftreten. Hier sind einige häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Unrichtige oder widersprüchliche Angaben

Eine Nichtübereinstimmung des Namens oder der Adresse zwischen Ihrem Antrag und offiziellen Dokumenten kann zu einer sofortigen Ablehnung führen. Vergewissern Sie sich vor dem Einreichen, dass Ihre Angaben mit denen in anderen offiziellen Formularen übereinstimmen.

Falsche Rechtsform auswählen

Die Wahl der falschen Rechtsform, z. B. die Anmeldung als Personengesellschaft, obwohl Ihr Unternehmen eine LLC ist, kann das System verwirren und zu Ablehnungen oder langen Bearbeitungszeiten führen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Kästchen Sie ankreuzen sollen, wenden Sie sich an eine/n Steuerberater/in oder Wirtschaftsanwältin/Wirtschaftsanwalt.

Technische Probleme bei Online-Formularen

Technische Probleme, wie z. B. das Abstürzen der Website oder eine Zeitüberschreitung der Sitzung, können Ihren Antrag verlangsamen. Wenn Sie sich auf einer Behördenwebsite befinden, leeren Sie den Cache Ihres Browsers oder versuchen Sie es außerhalb der Spitzenzeiten erneut. Halten Sie Ihre Daten bereit, damit Sie sie bei Bedarf schnell erneut eingeben können.

Versäumnis bei der Erfüllung der Antragsanforderungen

Unternehmen mit ausländischer Beteiligung müssen möglicherweise andere Dokumente oder Papierformulare verwenden. Jedes Land hat unterschiedliche Regeln, wie Nichtansässige einen Antrag stellen können. Lesen Sie das Kleingedruckte und rechnen Sie damit, dass der Prozess länger dauern wird.

Wiederholte Anträge

Wenn Sie mehrmals versuchen, eine neue Identifikationsnummer zu beantragen, erzeugen Sie möglicherweise Warnsignale für die ausstellende Behörde. Warten Sie am besten auf eine Antwort oder wenden Sie sich an die Behörde, um zu erfahren, ob Ihr erster Versuch erfolgreich war.

Betrügerische Websites

Einige Websites erheben Gebühren, um Ihnen zu helfen, eine Steueridentifikationsnummer zu erhalten. Das offizielle Verfahren ist in der Regel kostenlos. Vergewissern Sie sich daher immer, dass Sie sich auf einer legitimen Behördenseite oder der eines anerkannten Drittanbieters befinden, wenn Sie für Unterstützung bezahlen.