In 2023 werden in de VS een recordaantal van 5,5 miljoen nieuwe bedrijfsaanvragen ingediend, en deze ondernemersgroei kan zowel niet-ingezetenen als Amerikanen ten goede komen. Mensen die geen ingezetenen of staatsburgers van de Verenigde Staten zijn, kunnen een formele bedrijfsentiteit oprichten, zoals een bedrijf of vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC) in de VS door het proces te volgen dat in deze handleiding wordt beschreven. De details van dit proces variëren afhankelijk van de staat waar het bedrijf is geregistreerd en het bedrijf is verplicht om te voldoen aan alle federale en staatsvoorschriften, inclusief belastingverplichtingen en de juiste bedrijfsdocumenten. Het registreren van een bedrijf als niet-ingezetene brengt extra complexiteit met zich mee, maar het is een haalbaar doel.

Hieronder bespreken we de stappen voor het registreren van een Amerikaans bedrijf als niet-ingezetene, inclusief het bepalen van de juiste bedrijfsstructuur en het omgaan met immigratie- en visumvereisten.

Wat staat er in dit artikel?

• Het kiezen van de juiste bedrijfsstructuur
  
• Een staat selecteren voor bedrijfsregistratie
  
• Registratie- en nalevingsproces
  
• Opzetten van financiële infrastructuur
  
• Het handhaven van naleving van wet- en regelgeving
  
• Immigratie- en visumoverwegingen
  

De juiste bedrijfsstructuur kiezen

De juiste bedrijfsstructuur kiezen, is de eerste stap bij het opzetten van een bedrijf, ongeacht je verblijfsstatus. Je keuze heeft invloed op je belastingen, papierwerkvereisten, persoonlijke aansprakelijkheid en het vermogen om geld in te zamelen. Bij het bekijken van verschillende bedrijfsstructuren moeten niet-ingezetenen rekening houden met het belang van de bescherming van persoonlijke activa, belastingverplichtingen, registratievereisten en nalevingsnormen. Andere factoren die kunnen helpen bij het bepalen van de juiste structuur zijn onder meer of je kapitaal moet aantrekken en je langetermijndoelstellingen voor het bedrijf.

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste bedrijfsstructuren in de VS, samen met de belangrijkste overwegingen voor niet-ingezetenen.

LLC

Een LLC biedt bescherming tegen persoonlijke aansprakelijkheid, wat betekent dat persoonlijke bezittingen doorgaans worden beschermd in geval van zakelijke schulden of rechtszaken. LLC's hebben minder rapportagevereisten in vergelijking met bedrijven.

• Belastingheffing: Doorgaans is een LLC voor belastingdoeleinden een "pass-through"-entiteit, wat betekent dat het bedrijf geen belasting betaalt, maar dat winsten en verliezen worden doorgegeven aan de persoonlijke belastingaangiften van de eigenaren. Niet-ingezetenen hebben echter te maken met een complex belastinglandschap en moeten mogelijk specifieke formulieren indienen of ervoor kiezen om de LLC voor belastingdoeleinden anders te laten behandelen.

• Overweging voor niet-ingezetenen: De flexibiliteit en bescherming van een LLC maakt het een populaire keuze voor niet-ingezetenen. Leden hoeven geen Amerikaans staatsburger of ingezetene te zijn.

C corporation

Een C Corporation is een aparte juridische entiteit van de eigenaren en biedt het hoogste niveau van bescherming tegen persoonlijke aansprakelijkheid. Het kan kapitaal aantrekken door aandelen uit te geven en is verplicht om een raad van bestuur te hebben en regelmatig vergaderingen te houden.

• Belastingheffing: C-corporations zijn onderworpen aan vennootschapsbelasting. Winsten die als dividend worden uitgekeerd, worden opnieuw belast op het niveau van de aandeelhouder, wat leidt tot dubbele belastingheffing. Voor niet-ingezetenen kan dit echter minder een probleem zijn als ze geen dividend ontvangen en de winst in het bedrijf herinvesteren.

• Overweging voor niet-ingezetenen: Niet-ingezetenen kunnen eigenaar zijn van een C-corporation en er zijn geen ingezetenschapsvereisten voor bestuurders of functionarissen. Dit is een goede optie als je van plan bent je winst te herinvesteren of durfkapitaal zoekt.

S-corporation

Een S-vennootschap is een entiteit die het bedrag doorgeeft zoals een LLC en heeft vergelijkbare structuurvereisten als een C Corporation.

• Belastingheffing: Inkomsten worden doorberekend aan de persoonlijke belastingaangiften van aandeelhouders. Het is niet onderworpen aan dubbele belasting.

• Overweging voor niet-ingezetenen: Niet-ingezetenen kunnen geen aandeelhouder zijn van een S-vennootschap, dus deze optie is doorgaans niet beschikbaar voor niet-ingezeten bedrijfseigenaren.

Partnerschap

In een partnerschap delen twee of meer mensen het eigendom. Er zijn verschillende soorten partnerschappen, waaronder vennootschappen onder firma (GP) en commanditaire vennootschappen (LP).

• Belastingheffing: Het is een doorgeefentiteit en winsten en verliezen vloeien door naar de persoonlijke belastingaangiften van partners.

• Overweging voor niet-ingezetenen: Hoewel niet-ingezetenen partners kunnen zijn, kunnen de fiscale implicaties complex zijn, vooral in een vennootschap onder firma waarin partners persoonlijk aansprakelijk zijn voor zakelijke schulden.

Eenmanszaak

Dit is de eenvoudigste vorm van zakendoen, eigendom van en geëxploiteerd door één persoon zonder onderscheid tussen de eigenaar en het bedrijf.

• Belastingheffing: Het inkomen wordt aangegeven op de persoonlijke belastingaangifte van de eigenaar.

• Overweging voor niet-ingezetenen: Doorgaans kunnen niet-ingezetenen geen eenmanszaak oprichten in de VS omdat de eigenaar dan in het bedrijf moet werken, wat in strijd is met de visum- en werkvergunningsvoorschriften.

Een staat kiezen voor bedrijfsregistratie

Kiezen waar je je bedrijf wilt registreren is een andere belangrijke stap. Wetten, belastingen en zakelijke vereisten verschillen aanzienlijk van staat tot staat. Hier zijn factoren waarmee niet-ingezetenen rekening moeten houden bij het kiezen van een staat voor hun bedrijfsregistratie:

• Belastingheffing: Sommige staten, zoals Wyoming, Nevada en South Dakota, staan bekend om hun gunstige belastingbeleid, waaronder lagere bedrijfsbelastingen of geen inkomstenbelasting.

• Rechtssysteem: Bedenk hoe bedrijfsvriendelijk het rechtssysteem van de staat is. Delaware, bijvoorbeeld, staat bekend als bedrijfsvriendelijk en om zijn gevestigde vennootschapsrecht.

• Dossierkosten: De kosten voor de eerste indiening en het jaarverslag verschillen per staat.

• Franchise belastingen: Sommige staten heffen een franchisebelasting op bedrijven, wat een belangrijke overweging kan zijn, afhankelijk van de grootte en inkomsten van je bedrijf.

• Fysieke aanwezigheid of nexus: Ongeacht de staat waarin je bedrijf is geregistreerd, kan een fysieke aanwezigheid in elke staat leiden tot een nexus tax verplichtingen. Als je bedrijf een fysieke locatie nodig heeft of als je van plan bent werknemers in de VS te hebben, houd dan rekening met de logistiek en kosten van die activiteiten in verschillende staten.

• Privacy: Sommige staten hebben meer privacybescherming voor bedrijfseigenaren dan andere. Wyoming en Nevada vereisen bijvoorbeeld geen openbaarmaking van aandeelhouders of bestuurders.

• Toegang tot de markt: Als je bedrijf zich op een specifieke geografische markt richt, overweeg dan om je op of in de buurt van die locatie te registreren voor betere toegang en netwerkmogelijkheden.

• Professionele ondersteuning: De beschikbaarheid van professionele diensten zoals juridische en boekhoudkundige diensten, vooral degenen die bekend zijn met internationale ondernemers, kan een belangrijke factor zijn.

Populaire staten voor registratie

• Delaware: Delaware staat bekend om zijn bedrijfsvriendelijke wetgeving en is een populaire keuze bij binnen- en buitenlandse bedrijven. De Court of Chancery van Delaware is gespecialiseerd in ondernemingsrecht en biedt duidelijkheid en voorspelbaarheid voor zakelijke geschillen.

• Nevada en Wyoming: Deze staten zijn aantrekkelijk vanwege hun gunstige belastingbeleid en privacyoverwegingen.

• Californië en New York: Hoewel deze staten niet de meest voordelige zijn voor belastingen, kunnen ze een goede keuze zijn vanwege hun substantiële markten en gemakkelijke toegang tot zakelijke netwerken, vooral als je zakelijke activiteiten daar zijn gecentreerd.

Registratie- en complianceproces

Voor niet-ingezetenen vraagt het registreren van een bedrijf in de Verenigde Staten het doorlopen van verschillende stappen voor compliance met wet- en regelgeving. Hier is een overzicht van het proces.

Kies een geregistreerde agent

Bedrijven in de Verenigde Staten moeten een geregistreerde agent hebben. Deze agent ontvangt namens je bedrijf juridische documenten en correspondentie van de overheid en moet een fysiek adres hebben in de staat waar je bedrijf is geregistreerd.

Registreer je bedrijfsentiteit

Afhankelijk van de bedrijfsstructuur moet je verschillende documenten indienen om je bedrijf te registreren bij het bedrijfsregistratiekantoor van de staat. Deze documenten omvatten statuten voor een bedrijf of statuten voor een LLC.

Vraag een EIN aan

Een werkgeversidentificatienummer (EIN) is nodig voor belastingdoeleinden, voor het aannemen van werknemers en om een zakelijke bankrekening te openen. Niet-ingezetenen kunnen een EIN verkrijgen door een IRS formulier SS-4 in te vullen en moeten mogelijk de IRS bellen om het proces te voltooien.

Bedrijfslicenties en -vergunningen

Afhankelijk van het type bedrijf en de locatie, moet je mogelijk specifieke licenties en vergunningen verkrijgen om legaal in de VS te opereren.

Jaarverslagen en belasting voor franchises

De meeste staten vereisen dat bedrijven jaarverslagen indienen en franchisebelastingen betalen. De vereisten verschillen per staat en bedrijfsstructuur.

Federale belastingverplichtingen

Niet-ingezeten bedrijfseigenaren moeten voldoen aan de Amerikaanse federale belastingwetten. Je belastingverplichtingen worden bepaald door de aard van je bedrijfsactiviteiten in de VS en kunnen ook worden beïnvloed door het belastingverdrag tussen jouw thuisland en de VS.

Belastingverplichtingen voor staat

Afhankelijk van de staat waar je bedrijf is geregistreerd en de aard van je bedrijf, ben je mogelijk onderworpen aan inkomstenbelasting, omzetbelasting en andere staatsspecifieke belastingen. Als je bedrijf aanzienlijk aanwezig is in een deelstaat, moet je mogelijk staatsbelasting betalen, zelfs als je daar niet bent geregistreerd. De definitie van een substantiële aanwezigheid kan per staat verschillen.

Bancaire en financiële transacties

Het openen van een zakelijke bankrekening in de VS kan een uitdaging zijn voor niet-ingezetenen, omdat veel van hen een lokale fysieke aanwezigheid vereisen. Bij sommige banken kun je een rekening op afstand openen, maar hiervoor zijn vaak aanvullende documentatie en verificatie nodig. Denk aan de bancaire en financiële regelgeving die van toepassing is op je bedrijf, waaronder de Foreign Account Tax compliance Act (FATCA) en de antiwitwaswetgeving (AML).

Financiële infrastructuur opzetten

Het opzetten van de financiële infrastructuur voor een in de VS gevestigd bedrijf omvat verschillende belangrijke componenten voor een soepele financiële bedrijfsvoering en naleving van de Amerikaanse regelgeving.

Een Amerikaanse zakelijke bankrekening openen

Om een zakelijk account te openen, heb je meestal je paspoort, een bewijs van bedrijfsregistratie (zoals statuten of organisatie), een EIN en soms een adres in de VS nodig. Sommige banken hebben mogelijk aanvullende documentatie nodig. Zoek bij het kiezen van een bank naar een bank die ervaring heeft met het omgaan met internationale klanten en ondersteuning kan bieden bij het op afstand instellen van je rekening als je niet naar de VS kunt reizen.

Boekhouding en boekhouding

Een goede administratie is belangrijk voor fiscale compliance en financieel beheer. Gebruik boekhoudsoftware om je financiën te beheren, inkomsten en uitgaven bij te houden en je voor te bereiden op het belastingseizoen. Opties zoals QuickBooks, Xero of FreshBooks zijn populair onder kleine bedrijven. Houd een zorgvuldige administratie bij van alle financiële transacties, waaronder facturen, ontvangstbewijzen en bankafschriften.

Belastingverplichtingen

Je moet federale belastingen betalen over de inkomsten van je Amerikaanse bedrijf. De specifieke verplichtingen zijn afhankelijk van je bedrijfsstructuur en -activiteiten. Zorg dat je op de hoogte bent van de nationale en lokale belastingvereisten, die onder meer inkomstenbelasting, omzetbelasting en andere toepasselijke belastingen kunnen omvatten op basis van de locatie en activiteiten van je bedrijf. Het belastingverdrag tussen de VS en je eigen land kan ook gevolgen hebben voor je belastingverplichtingen. Overweeg een belastingadviseur te raadplegen die expertise heeft op het gebied van internationaal zakendoen.

Diensten voor betalingsverwerking

Bij het kiezen van een betalingsverwerker, denk aan de kosten van de verwerker, het gemak van integratie met je website of verkoopplatform en hun vermogen om internationale transacties af te handelen. Met Stripe kunnen bedrijven bijvoorbeeld online en fysieke transacties verwerken. Stripe is een slimme keuze voor niet-ingezetenen, omdat bedrijven hiermee betalingen van klanten over de hele wereld kunnen accepteren en bedrijven geen eigen verkopersaccount.

Financiële planning en beheer

Ontwikkel een budget dat de verwachte inkomsten en uitgaven schetst om je bedrijf financieel gezond te houden. Bekijk de jaarrekening regelmatig om de financiële prestaties van je bedrijf te beoordelen en weloverwogen beslissingen te nemen. Overweeg geld opzij te zetten voor onverwachte uitgaven of schommelingen in de cashflow.

compliance en rapportage

Op je financiële praktijken is de Amerikaanse wet- en regelgeving van toepassing, waaronder de AML-wetgeving en FATCA. Het kan zijn dat je bepaalde financiële activiteiten moet melden aan de Amerikaanse autoriteiten, vooral als je grote sommen geld naar het buitenland verplaatst.

Handhaving van wet- en regelgeving

Alle bedrijven die in de Verenigde Staten actief zijn, moeten zich houden aan de wet- en regelgeving op federaal, staats- en lokaal niveau. Dit omvat belastingverplichtingen, arbeidswetten en normen met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen, milieubescherming en intellectueel eigendom. Het is een goed idee om je bedrijfsvoering periodiek te controleren op naleving van alle relevante vereisten: dit kan gaan om zelfaudits of het inhuren van consultants. De verplichtingen op grond van wet- en regelgeving voor bedrijven in de VS worden hieronder beschreven.

Federale compliance

• Fiscale compliance: Blijf op de hoogte van federale belastingverplichtingen, waaronder inkomstenbelasting en loonbelasting. Dien jaarlijks belastingaangiften in en betaal zo nodig geschatte belasting.

• Naleving van de Securities and Exchange Commission (SEC): Als je bedrijf zich bezighoudt met het verhandelen of uitgeven van effecten, ben je onderworpen aan de SEC-regelgeving.

• Branchespecifieke regelgeving: Afhankelijk van de branche waarin je actief bent, moet je je mogelijk houden aan branchespecifieke federale regelgeving (zoals regelgeving voor de gezondheidszorg, financiën of de voedingsmiddelen- en drankenindustrie). Als je bedrijf te maken heeft met de productie van of omgang met gevaarlijke materialen, moet je voldoen aan de normen van de Environmental Protection Agency (EPA).

Naleving op staatsniveau en lokaal niveau

• Jaarverslagen: In de meeste staten zijn bedrijven verplicht om jaarverslagen in te dienen en indieningskosten te betalen. Met deze rapporten blijven je bedrijfsgegevens up-to-date met de staat.

• Staatsbelastingen: Voldoe aan de vereisten voor inkomsten, omzet en loonbelasting van de staat. Het kan hierbij gaan om driemaandelijkse of jaarlijkse deponeringen en betalingen.

• Licenties en vergunningen: Verleng alle staats- of lokale licenties en vergunningen om je bedrijf geautoriseerd te houden om legaal te opereren.

• Staatsspecifieke regelgeving: Houd rekening met staatsspecifieke wetten die van invloed kunnen zijn op je bedrijf, zoals consumentenbeschermingswetten, arbeidswetten en milieuvoorschriften.

Compliance met het bedrijf

• Deugdelijk bestuur: Handhaaf goede praktijken op het gebied van corporate governance, waaronder het houden van jaarvergaderingen, het bijhouden van notulen en het naleven van de statuten of exploitatieovereenkomst van je bedrijf.

• Administratie: Houd gedetailleerde gegevens bij van alle bedrijfsactiviteiten, financiële transacties, compliance-inspanningen en beslissingen die door de leiding van het bedrijf zijn genomen.

Naleving van de Amerikaanse arbeidswetgeving

• Arbeidsrecht: Als je werknemers in de VS hebt, houd je dan aan de federale en nationale arbeidswetten met betrekking tot lonen, arbeidsomstandigheden, non-discriminatie en secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Immigratie compliance voor werknemers: Zorg ervoor dat buitenlandse werknemers over de juiste visa en werkvergunningen beschikken.

Naleving van intellectueel eigendom

• IP-registratie: Registreer je handelsmerken, auteursrechten en patenten in de VS om je intellectuele eigendom te beschermen. Controleer en handhaaf regelmatig je intellectuele eigendomsrechten om inbreuk te voorkomen.
  

Compliance met betrekking tot privacy en beveiliging van gegevens

• Gegevensbescherming: Voldoe aan de Amerikaanse wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals de California Consumer Privacy Act (CCPA) en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), afhankelijk van je bedrijfstype en locatie.

• Cyberbeveiliging: Implementeer krachtige cyberbeveiligingsmaatregelen om bedrijfs- en klantgegevens te beschermen.

Immigratie en visumoverwegingen

Niet-ingezetenen die hun in de VS gevestigde bedrijf actief willen beheren of er willen werken, moeten via het Amerikaanse immigratiesysteem werken. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen met betrekking tot immigratie en visa:

• Visumaanvraagprocedure: Het aanvraagproces kan complex zijn en verschilt per visumtype. Het gaat meestal om het indienen van een verzoekschrift, het bijwonen van een interview op een Amerikaanse ambassade of consulaat en het verstrekken van uitgebreide documentatie over je bedrijf en investering.

• Gevolgen voor de belasting: Visumhouders zijn onderworpen aan de Amerikaanse belastingwetgeving en kunnen worden beschouwd als belastingplichtigen, afhankelijk van de tijd die ze in de VS hebben doorgebracht. Begrijp je fiscale verplichtingen als visumhouder om juridische problemen te voorkomen.

• Behoud van de visumstatus: Verschillende visumclassificaties staan verschillende activiteiten toe. Het schenden van de voorwaarden van je visum kan leiden tot statusverlies of verwijdering.

• Pad naar permanente verblijfsvergunning: Sommige visa, zoals de EB-5, bieden een directe weg naar een permanente verblijfsvergunning. Andere, waaronder het E-2-visum, leiden niet automatisch tot een groene kaart, maar kunnen op andere manieren mogelijke trajecten bieden, zoals een statuswijziging of werkgeverssponsoring.

• Personen ten laste: Overweeg de visumopties voor je gezinsleden (dwz echtgenoot en kinderen). Bij sommige visa kunnen personen ten laste je vergezellen naar de VS, en in sommige gevallen kan je echtgenoot een werkvergunning krijgen.

Soorten visa en groene kaarten

• B-1 tijdelijk visum voor zakelijke bezoekers: Het B-1 visum is in de eerste plaats bedoeld voor zakelijke bezoekers die vergaderingen of conferenties bijwonen of over contracten onderhandelen. Het staat niet toe dat je actief een bedrijf runt of in de VS werkt, maar is geschikt voor korte bezoeken die verband houden met je bedrijf.

• E-2 visum voor investeerders met belastingverdrag: Met het E-2-visum kunnen particulieren in de VS werken voor een bedrijf waarin ze een aanzienlijk bedrag aan kapitaal hebben geïnvesteerd. Er is geen minimale investering gespecificeerd, maar het bedrag moet aanzienlijk zijn in verhouding tot de totale kosten van aankoop of oprichting van het bedrijf. Dit soort visum is beschikbaar voor personen uit landen waarmee de VS een handels- en navigatieverdrag heeft.

• L-1 intracompany overgeplaatst visum: Met het L-1 visum kunnen managers, leidinggevenden of gespecialiseerde kennismedewerkers worden overgeplaatst naar de Amerikaanse vestiging van een bedrijf dat actief is in de VS en in het buitenland. Het L-1A-visum is specifiek voor leidinggevenden en managers, terwijl het L-1B-visum is voor werknemers met gespecialiseerde kennis.

• EB-5 investeerdersvisum: Met het EB-5-visum kunnen investeerders permanente ingezetenen worden als ze $ 1,8 miljoen (of $ 900.000 in een gericht werkgelegenheidsgebied) investeren in een nieuwe commerciële onderneming die ten minste 10 voltijdse banen creëert voor Amerikaanse werknemers.