サービス請求書は、提供されたサービス、関連するコスト、支払い条件を概説するために、顧客に送付する文書です。取引の記録と支払いの要求という 2 種類の機能があります。商品請求書とは異なり、サービス請求書には、コンサルティング、修理、フリーランスのプロジェクトなど、完了したタスクや作業が具体的に記載され、時給、定額料金、その他の料金の内訳が含まれます。

形式は重要です。サービス請求書が適切に体系化されていれば、クライアントは何を請求され、どのように支払うべきかを、すぐにスムーズに理解できます。その結果、混乱を最小限に抑え、不審請求の申し立てを回避し、多くの場合、支払いプロセスをスピードアップできます。

以下では、サービス請求書について知っておくべきこと、記載すべき情報、請求書の作成に使用するソフトウェアについて説明します。

この記事の内容

• サービス請求書に記載すべき重要詳細
  
• サービス請求書の構成方法
  
• サービス請求書と商品請求書の違い
  
• ビジネス向けのサービス請求書作成ソフトウェア
  
• サービス請求書の形式を各種業界向けにカスタマイズする方法
  

サービス請求書に記載すべき重要詳細

優れたサービス請求書は、シンプルで明確、かつ理解しやすいものであるべきです。記載すべき項目は次のとおりです。

• あなたの情報: 氏名、ビジネス名、連絡先の詳細、ロゴ (お持ちの場合)

• クライアントの情報: 氏名、ビジネス名、連絡先の詳細

• 請求書番号: 一意の番号。あなた (とクライアント) が請求書を追跡するのに役立ちます。

• 日付: 請求書の送付日

• 期日: 支払いの期日

• 提供したサービス: サービスの名称 (「ウェブサイトのデザイン」、「コンサルティング時間」など)、簡単な説明、数量、(作業時間、完了したタスクなど)、単価

• 総額: 税金や割引を適用した合計金額

• 決済手段: 受け付ける決済手段、条件、延滞料の詳細など、クライアントに支払ってもらうための明確な指示

• 簡単な謝辞: 簡潔な感謝の言葉、または将来の仕事の機会について連絡を取るためのリマインダー

サービス請求書の構成方法

サービス請求書を明確でわかりやすく構成するには、よく整理されたチェックリストのようにすると良いでしょう。サービスの内容、請求額、支払い方法を、クライアントがすぐ確認できるようにしなければなりません。シンプルな形式の例は次のとおりです。

• サービス: グラフィックデザイン
  
• 説明: ロゴリニューアルプロジェクト
  
• 数量: 10 時間
  
• 単価: $50 / 時間
  
• 合計: $500
  
• 総請求額: $500
  

必ず以下の情報を記載するようにしてください。

• 各サービスの短いタイトル (例: 「グラフィックデザイン作業」)

• 必要に応じて、簡単な説明 (例: 「ロゴの再デザイン、3 バージョン分」)

• 数量

• 単価

• 各サービスの項目合計

提供したサービスのリストの下に、以下の情報を記載します。

• 小計: 税金や割引を適用する前の合計です。

• 総計: 太字にするか強調表示して目立たせます。

顧客ができるだけ簡単に支払えるよう、以下を記載します。

• 推奨される決済手段 (銀行振込、クレジットカードなど)

• 必要な口座番号やリンク

• 支払い条件 (例: 「15 日以内にお支払いください」)

サービス請求書と商品請求書の違い

サービス請求書と商品請求書の主な違いは、請求対象です。すなわち時間と労力の対価を求めるか、物理的な商品について請求するかです。詳しく見てみましょう。

請求対象

• サービス請求書: あなたが行った労働、または請求対象のタスクに費やした時間についての請求書です。作業時間、完了したタスク、または到達したマイルストーンについて記載されています。

  • 例: 「10 時間のウェブサイト開発、単価 $50 / 時間、合計 $500」
    

• 商品請求書: 数量と単価に重点を置いた、物理的な商品または販売した商品の料金が記載された請求書です。

  • 例: 「靴 5 足、単価 $80、合計 $400」
    

説明方法

• サービス請求書: サービスは目に見えない場合が多くいため、より詳細に説明します。プロジェクトの完了した特定のタスク、作業時間、またはフェーズをリストしてもよいでしょう。

  • 例: 「キーワード調査とコンテンツ更新を含むウェブサイト 3 ページの検索エンジン最適化 (SEO)」
    

• 商品請求書: 商品は物理的な品目であるため、通常、説明はより単純です。商品の内容、数量、価格をリストします。

  • 例: 「セラミックコーヒーマグ、数量: 3 個、単価 $10」
    

コストの計算方法

• サービス請求書: コストは、多くの場合、時間 (時給など) または作業の定額料金に基づきます。請求書には、プロジェクトのマイルストーンやフェーズが記載される場合があります。

  • 例: 「5 時間の IT サポート、単価 $75 / 時間、合計 $375」
    

• 商品請求書: コストは単価と販売数量に基づきます。

  • 例: 「ノートブック 20 冊、単価 $3、合計 $60」
    

税金

• サービス請求書: 税金は、サービスの種類や地域のルールによって異なります。一部のサービスは非課税です。

• 商品請求書: ほとんどの物理的な商品は課税対象であるため、税金の記載がより標準的です。

配達証明

• サービス請求書: サービスは物理的なものではないため、通常、配送や納品書はありません。代わりに、署名済みの契約書、プロジェクト完了メモ、作業ログが証明として含まれる場合があります。

• 商品請求書: 通常、配送の詳細、配達日、および場合によっては商品受領を確認するための追跡情報が含まれます。

まとめ

• サービス請求書は、行われた作業 (設計、コンサルティング、修理など) を対象としています。

• 商品請求書は、販売された物理的な商品 (衣料品、電化製品、書籍など) を対象としています。

最終的にはどちらも、請求額を払ってもらうという同じ目的を果たします。違いは、請求対象と請求の説明方法にあります。

ビジネス向けのサービス請求書作成ソフトウェア

Stripe は請求書発行と支払い回収の両方に対応しているため、洗練されたサービス請求書を作成するのに最適な選択肢です。ここでは、Stripe がどのように役立つかに加えて、連携できる他のツールをご紹介します。

Stripe Invoicing

Stripe には独自の請求書作成ツールが組み込まれており、サービス請求書の作成をよりシンプルかつ効率的に行えます。Stripe Invoicing には、次のものが含まれます。

• カスタマイズ可能なテンプレート: ロゴやビジネスの詳細を追加したり、サービスを箇条書きにしたりできます。

• 自動決済用リンク: Stripe の請求書には「この請求書を支払う」ボタンが含まれているため、クライアントはクレジットカード、デビットカード、銀行振込、またはその他の好みの方法で直接支払うことができます。

• 追跡とリマインダー: クライアントがいつ請求書を支払ったかを追跡し、未払い請求書についてリマインダーを自動送信できます。

• 継続請求: この機能は、継続的なサービスに対して課金する場合に特に役立ちます。

• おすすめのポイント: Stripe では、請求と支払いが単一のシステムに統合されています。追加のツールや手動のフォローアップが必要ありません。

QuickBooks

QuickBooks は、財務を管理し、請求書や勘定書を作成したいフリーランサーやスモールビジネスに適しています。次の機能があります。

• サービス請求: 説明、作業時間、および料金を含む、詳細なサービス請求書を作成します。

• Stripe 連携: Stripe と連携して支払いを受け付けます。

• 経費追跡: サービスの収入とともに、経費を自動的に追跡し整理します。

• おすすめのポイント: 会計、請求、Stripe 決済を 1 つのプラットフォームに統合します。

FreshBooks

FreshBooks は、サービスベースのビジネスに最適なユーザーフレンドリーな請求ツールおよび会計ツールです。提供される内容は次のとおりです。

• 洗練された請求書: ブランディングとサービスの詳細に合わせて、サービス請求書を簡単にカスタマイズできます。

• 時間追跡機能: 時間を追跡し、請求対象の項目に自動変換します。

• Stripe 連携: FreshBooks Payments powered by Stripe を通じて、決済用リンクが記載された請求書を送信します。

• 支払い遅れのリマインダー: 支払い期限が過ぎた場合にクライアントに自動的に通知します。

• おすすめのポイント: FreshBooks を Stripe と連携させると、シンプルな請求処理とスピーディーで直感的な決済が可能になります。

Zoho Invoice

Zoho Invoice は、すっきりとした見映えのするサービス請求書を作成するのに適した、スモールビジネス向けの無料ツールです。次のものが含まれます。

• カスタマイズ可能なテンプレート: ブランディングやサービスの詳細に合わせて請求書を簡単にカスタマイズできます。

• 時間ベースの請求: 時間単価に基づいてクライアントに請求します。

• Stripe 連携: Stripe の決済用リンクを請求書に直接埋め込みます。

• 支払いの追跡: クライアントが請求書を支払ったときにリアルタイムで更新されます。

• おすすめのポイント: Zoho Invoice はスモールビジネス向けに無料で提供されており、決済については Stripe とスムーズに連携できます。

Xero

Xero は、サービスベースの請求に最適な、もう 1 つの強力な会計ソフトウェアです。このソフトウェアには、次の機能があります。

• 詳細なサービス請求書: 項目別のサービスと説明を含む請求書を簡単に作成できます。

• Stripe 連携: Stripe と連携して、クライアント向けに決済用リンクを作成できます。

• リアルタイムの決済ステータス: どの請求書が支払われたか、または支払期日を過ぎたかを追跡します。

• おすすめのポイント: Xero は、Stripe と連携させて、請求、支払い、会計を 1 つのシステムに統合できます。

Stripe が際立っている理由

サービス請求書を作成し、支払いをよりスピードアップさせることが主な目的であれば、多くの場合、Stripe Invoicing だけで十分です。サードパーティのツールは必要ありませんが、他のビジネスソリューションと連携させることで機能を追加できます。

サービス請求書の形式を各種業界向けにカスタマイズする方法

さまざまな業界に合わせてサービス請求書をカスタマイズするには、請求書を業種に一致させる必要があります。基本的な詳細は変わりませんが、サービスの説明方法と詳細の整理方法は、特定の業種に適合させる必要があります。以下では、業界に合わせて一般的な形式を調整する方法と、記載内容の例をご紹介します。

フリーランサーとクリエイター

クリエイターやフリーランサーと仕事をするクライアントは、タスクと費やした時間の明確な内訳を確認したいと考えています。これには以下が含まれます。

• サービスの内容: 各タスクについて具体的に説明します。

  • 例: 「ロゴデザイン | 3 つのコンセプト、2 回の改訂」
    
  • 例: 「コンテンツライティング | ブログ投稿 4 回、それぞれ 500 ワード」
    

• 時給と定額料金: 時間単位で請求する場合は、作業時間数と単価を含めます。定額料金を請求する場合は、そのプロジェクトの合計額を記載します。

• 追加費用: ストックフォトやソフトウェア料金など、発生した自己負担費用を含めます。

項目の例

「ウェブサイトのリニューアル | リサーチ、ワイヤーフレーム、最終デザイン |25 時間、単価 $50 / 時間 | $1,250」

コンサルタント

コンサルタントは、多くの場合、プロジェクトベースで作業するか、作業時間に対して料金を請求します。サービス料金には次のものが含まれます。

• サービスの内容: 大規模なプロジェクトをフェーズまたは成果物に分割して、クライアントが請求額の対象を理解できるようにします。

  • 「フェーズ 1: 市場調査 | $1,000」
    
  • 「フェーズ2: 戦略セッション (5 時間) | $500」
    

• タイムログ: 時間単位で請求する場合は、労働時間の簡単な概要を含めます。

項目の例

• 「業務プロセス監査 | 10 時間、単価 $75 / 時間 | $750」
  

取引および修理

電気技師、配管工、整備士が行うサービスなどの実践的な作業の場合、労働力と材料の両方が明確にリストされ、項目別に表示された請求書を、クライアントに渡しましょう。以下を必ず記載してください。

• サービスと部品: 請求書を、労働 (作業時間) のセクションと、購入および設置した材料または部品のセクションに分けます。

• 単価: 労働の時給を記載します。

項目の例

• 「労働: 配管修理 | 4 時間、単価 $60 / 時間 | $240」

• 「資材: 銅配管、コネクター | $150」

ヘルスケアまたはウェルネスサービス

セラピスト、トレーナー、コーチなどが提供するウェルネスやコーチングサービスは、セッションやパッケージが中心です。請求書の内容は次のとおりです。

• セッションの詳細: セッション数とセッションあたりのコストを一覧表示します。

• パッケージ割引: バンドルや割引を提供する場合は、明確に説明してください。

項目の例

• 「パーソナルトレーニング 6 回 | $50 / セッション | 合計 $300」
  

情報技術 (IT) および技術サービス

これらのサービスには専門的な作業が含まれることが多いため、クライアントにサービス料金を理解してもらえるよう、明確に説明し技術的な表現は避けます。請求書には、次の内容を含める必要があります。

• タスクの説明: 何をしたかを具体的に説明してください (例: 「ソフトウェアのインストール」、「バグ修正」、「システムの改善」)。

• 時給と定額料金: 業務のパート別に請求方法を明確にラベル付けします。

項目の例

• 「サーバーのトラブルシューティングと改善 | 8 時間、単価 $100 / 時間 | $800」
  

イベント企画またはケータリング

イベントやプランニングサービスでは、関連するすべての要素とそのコストを、行ごとに確認する会計方式が望まれています。これらをサービス請求書に組み込みます。

• サービスカテゴリー: 請求書を、計画、セットアップ、食品、装飾、レンタルなどのセクションに分割します。

• 1 人あたりの費用: 該当する場合は、出席者あたりの料金を表示します。

項目の例

• 「イベント企画定額料金 | $1,500」

• 「ケータリング (50 名、単価 $30 / 人) | $1,500」