Une facture de service est un document fourni à un client qui décrit les services rendus, les coûts associés et les conditions de paiement. Il s’agit à la fois d’un enregistrement de la transaction et d’une demande de paiement. Contrairement à une facture de produit, une facture de service répertorie spécifiquement les tâches ou le travail effectués, tels que le conseil, les réparations et les projets indépendants, et comprend une ventilation des taux horaires, des frais fixes ou d’autres charges.

Le format est important, et une facture de service bien structurée permet aux clients de comprendre rapidement ce qui leur est facturé et comment payer. Cela permet de minimiser la confusion, d’éviter les litiges et souvent d’accélérer le processus de paiement.

Ci-dessous, nous vous expliquerons ce que vous devez savoir sur les factures de service, des informations à inclure au logiciel à utiliser pour les créer.

Que contient cet article?

• Quels sont les détails clés d’une facture de service?
  
• Comment structurer une facture de service?
  
• Quelle est la différence entre les factures de service et les factures de produit?
  
• Quels logiciels les entreprises peuvent-elles utiliser pour créer des factures de service?
  
• Comment pouvez-vous personnaliser le format d’une facture de service pour différents secteurs d’activité?
  

Quels sont les détails clés d’une facture de service?

Une bonne facture de service doit être simple, claire et facile à comprendre. Voici ce qu’elle doit inclure :

• Vos informations : Votre nom, le nom de votre entreprise, vos coordonnées et votre logo, le cas échéant

• Informations sur le client : Son nom, le nom de son entreprise et ses coordonnées

• Numéro de facture : Un numéro unique pour que vous (et votre client) puissiez facilement suivre la facture

• Date : Le jour de l’envoi de la facture

• Date d’échéance : Date d’échéance du paiement

• Services rendus : Le nom du service (par exemple, « conception du site Web », « heures de consultation »), une brève description, la quantité (par exemple, les heures facturables, les tâches effectuées) et le prix unitaire

• Montant total dû : Le total, y compris les taxes ou les remises

• Comment payer : Des instructions claires sur la façon dont le client peut vous payer, y compris les moyens de paiement que vous acceptez, les conditions et les détails sur les frais de retard

• Un petit remerciement : Un bref mot de gratitude ou un rappel pour rester en contact au sujet des futures opportunités de travail

Comment structurer une facture de service?

Pour structurer une facture de service de manière à ce qu’elle soit claire et facile à suivre, considérez-la comme une liste de contrôle bien organisée. Vous voulez que votre client sache rapidement ce qui lui est facturé, combien il doit et comment payer. Voici un moyen simple d’en formater une :

• Service : Graphisme
  
• Description : Projet de conception de logo
  
• Qté : 10 heures
  
• Tarif : 50 $/h
  
• Total : 500 $
  
• Total dû : 500 $
  

N’oubliez pas d’inclure les éléments suivants :

• Un titre abrégé pour chaque service (par exemple, « travail de conception graphique »)

• Une brève description, si nécessaire (p. ex., « conception du logo, 3 révisions incluses »)

• Quantité

• Prix à l’unité

• Un total de poste pour chaque service

Sous la liste des services rendus, affichez les éléments suivants :

• Sous-total : Il s’agit du total avant les ajouts, y compris les taxes ou les remises.

• Total final : Mettez-le en gras ou surlignez-le pour qu’il soit évident.

Facilitez au maximum les paiements de vos clients en incluant :

• Vos moyens de paiement préférés (p. ex. virement bancaire, carte de crédit)

• Tous les numéros de compte ou liens dont ils auront besoin

• Toute condition de paiement (p. ex., « Veuillez payer dans les 15 jours »)

Quelle est la différence entre les factures de service et les factures de produit?

La principale distinction entre les factures de service et les factures de produit est ce que vous facturez : le temps et les efforts par rapport aux biens physiques. Voyons cela de plus près.

Ce que vous facturez

• Facture de service : Ce document couvre le travail que vous avez effectué ou le temps que vous avez consacré à une tâche facturable. Il se concentre sur les heures travaillées, les tâches accomplies ou les jalons atteints.

  • Exemple : « 10 heures de développement de site Web à 50 $/h = 500 $ »
    

• Facture de produit : Cette facture couvre les frais liés aux biens physiques ou aux produits vendus, en mettant l’accent sur les quantités et les prix unitaires.

  • Exemple : « 5 paires de chaussures à 80 $ chacune = 400 $ »
    

La description

• Facture de service : Les descriptions sont souvent plus détaillées, car les services peuvent être moins tangibles. Vous pouvez énumérer les tâches spécifiques effectuées, les heures travaillées ou même les phases d’un projet.

  • Exemple : « Optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) pour 3 pages Web, y compris la recherche de mots-clés et les mises à jour de contenu »
    

• Facture de produit : Les descriptions sont généralement plus simples puisque les produits sont des articles physiques. Vous indiquez ce qu’est le produit, sa quantité et son prix.

  • Exemple : « Tasses à café en céramique, quantité : 3, 10 $ chacune »
    

Comment vous calculez les coûts

• Facture de service : Les coûts sont souvent basés sur le temps (p. ex., les taux horaires) ou sur un montant fixe pour le travail. Parfois, le projet de loi comprend des jalons ou des phases d’un projet.

  • Exemple : « 5 heures de soutien informatique à 75 $/heure = 375 $ »
    

• Facture de produit : Les coûts sont basés sur le prix unitaire et la quantité vendue.

  • Exemple : « 20 cahiers @ 3 $ chacun = 60 $ »
    

Taxes

• Facture de service : Les taxes varient en fonction du type de service et des règles locales. Certains services sont exonérés d’impôt.

• Facture de produit : Les taxes sont plus standard, car la plupart des biens physiques sont assujettis à la taxe.

Preuve de livraison

• Facture de service : Étant donné que les services ne sont pas physiques, il n’y a généralement pas de bon d’expédition ou de livraison. Au lieu de cela, la preuve peut inclure un accord signé, des notes d’achèvement du projet ou des journaux de travail.

• Facture de produit : Celui-ci s’accompagne généralement de détails d’expédition, d’une date de livraison et parfois d’informations de suivi pour confirmer que les marchandises ont bien été reçues.

Récapitulatif rapide

• Les factures de service concernent les travaux effectués (p. ex., conception, consultation, réparations).

• Les factures de produit concernent des articles physiques vendus (p. ex., des vêtements, des appareils électroniques, des livres).

En fin de compte, les deux servent le même objectif : vous faire payer. La différence réside dans ce que vous facturez et dans la façon dont vous expliquez les frais.

Quels logiciels les entreprises peuvent-elles utiliser pour créer des factures de service?

Stripe est un outil de premier choix pour créer des factures de service soignées, car il est conçu pour la facturation et le recouvrement des paiements. Voici comment Stripe peut vous aider, ainsi que d’autres outils qui s’intègrent bien.

Stripe Invoicing

Stripe dispose de son propre outil de facturation intégré qui facilite et accélère la création de factures de services. Stripe Invoicing comprend ce qui suit :

• Modèles personnalisables : Vous pouvez ajouter votre logo et les détails de votre entreprise, et détailler les services.

• Liens de paiement automatisés : Les factures émises par Stripe comportent un bouton « Payer cette facture » permettant aux clients de payer directement par carte de crédit, carte de débit, virement bancaire ou autre méthode préférée.

• Suivi et rappels : Stripe suit le moment où votre client paie la facture et peut envoyer des rappels automatiques pour les factures impayées.

• Facturation récurrente : Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous facturez des services continus.

• Pourquoi c’est génial : Stripe unifie la facturation et les paiements en un seul système. Aucun outil supplémentaire ou suivi manuel n’est nécessaire.

QuickBooks

QuickBooks fonctionne bien pour les pigistes et les petites entreprises qui souhaitent gérer leurs finances et créer des factures. Cet outil présente les caractéristiques suivantes :

• Facturation des services : QuickBooks crée des factures de service détaillées avec des descriptions, des heures travaillées et des tarifs.

• Intégration à Stripe : Il se connecte à Stripe pour accepter des paiements.

• Suivi des dépenses : QuickBooks suit et organise automatiquement les dépenses en fonction de vos revenus de service.

• Pourquoi c’est génial : Il regroupe la comptabilité, la facturation et les paiements Stripe sur une seule plateforme.

FreshBooks

FreshBooks est un outil de facturation et de comptabilité convivial, idéal pour les entreprises de services. Voici ce qu’il offre :

• Des factures personnalisables: Personnalisez facilement les factures de service avec votre marque et les détails du service.

• Suivi du temps : Suivez vos heures et convertissez-les automatiquement en postes facturables.

• Intégration à Stripe : Envoyez des factures avec des liens de paiement via FreshBooks Payments optimisé par Stripe.

• Rappels de retard de paiement : Avertissez automatiquement les clients lorsque les paiements sont en retard.

• Pourquoi c’est génial : Lorsqu’il est intégré à Stripe, FreshBooks permet une facturation simple et des paiements rapides et intuitifs.

Zoho Invoice

Zoho Invoice est un outil gratuit pour les petites entreprises qui fonctionne très bien pour créer des factures de service propres et présentables. Il comprend les éléments suivants :

• Modèles personnalisables : Personnalisez facilement les factures avec votre marque et les détails de vos services.

• Facturation au temps : Facturez vos clients en fonction de vos taux horaires.

• Intégration à Stripe : Intégrez les liens de paiement Stripe directement à vos factures.

• Suivi des paiements : Recevez des mises à jour en temps réel lorsque les clients paient les factures.

• Pourquoi c’est génial : Zoho Invoice est gratuit pour les petites entreprises et s’intègre parfaitement à Stripe pour les paiements.

Xero

Xero est un autre logiciel de comptabilité puissant, excellent pour la facturation à la demande. Le logiciel comporte les caractéristiques suivantes :

• Factures de service détaillées : Créez facilement des factures avec des services détaillés et des descriptions.

• Intégration à Stripe : Connectez-vous à Stripe pour créer des liens de paiement pour vos clients.

• Statut des paiements en temps réel : Suivez les factures qui ont été payées ou qui sont en retard.

• Pourquoi c’est génial : Xero combine la facturation, les paiements et la comptabilité en un seul système avec l’intégration de Stripe.

Pourquoi Stripe se démarque

Si votre objectif principal est de créer des factures de service et d’encourager des paiements plus rapides, Stripe Invoicing est souvent tout ce dont vous avez besoin. Bien qu’il ne nécessite pas d’outils tiers, vous pouvez ajouter des fonctionnalités supplémentaires en l’intégrant à d’autres solutions d’entreprise.

Comment pouvez-vous personnaliser le format d’une facture de service pour différents secteurs d’activité?

La personnalisation d’une facture de service en fonction de différents secteurs d’activité implique que la facture corresponde au type de travail que vous effectuez. Bien que les détails de base restent les mêmes, la façon dont vous décrivez vos services et organisez les détails doit correspondre à votre secteur d’activité spécifique. Vous trouverez ci-dessous des exemples de la façon dont vous pouvez adapter le format général à votre secteur d’activité et des éléments à inclure.

Pigistes et créatifs

Lorsque les clients travaillent avec des créatifs et des pigistes, ils veulent voir une répartition claire des tâches et du temps passé. Ces transactions incluent notamment :

• Description du service : Soyez précis sur chaque tâche.

  • Exemple : « Création de logo – 3 concepts, 2 séries de révisions »
    
  • Exemple : « Rédaction de contenu – 4 articles de blogue de 500 mots chacun »
    

• Honoraires horaires ou fixes : Si vous facturez à l’heure, indiquez le nombre d’heures travaillées et votre tarif. Si vous facturez des frais fixes, notez le total pour ce projet.

• Dépenses supplémentaires : Incluez tous les frais engagés, tels que les photos d’archives et les frais de logiciel.

Exemple de poste

« Refonte du site Web – Recherche, création de maquette et conception finale | 25 heures @ 50 $/h | 1 250 $ »

Consultants

Les consultants travaillent souvent sur la base d’un projet ou facturent leur temps. Leurs factures de service comprennent les éléments suivants :

• Description du service : Divisez les grands projets en phases ou en étapes livrables afin que les clients sachent où va leur argent.

  • « Phase 1 : Étude de marché – 1 000 $ »
    
  • « Phase 2 : Séance de stratégie (5 heures) – 500 $ »
    

• « Journaux de temps : Si vous facturez à l’heure, incluez un résumé simple des heures travaillées.

Exemple de poste

• « Audit des processus d’affaires | 10 heures @ 75 $/h | 750 $ »
  

Métiers et réparations

Pour les travaux pratiques, tels que les services effectués par des électriciens, des plombiers et des mécaniciens, les clients s’attendent à ce que la main-d’œuvre et les matériaux soient clairement répertoriés et détaillés. N’oubliez pas d’inclure les éléments suivants :

• Service et pièces : Séparez la facture en une section pour la main-d’œuvre (heures travaillées) et une autre pour les matériaux ou pièces achetés et installés.

• Tarifs : Incluez votre taux horaire pour la main-d’œuvre.

Exemples de postes

• « Main-d’œuvre – Réparations de plomberie | 4 heures @ 60 $/h | 240 $ »

• « Matériaux – Tuyauterie en cuivre, connecteurs | 150 $ »

Services de santé ou de bien-être

Dans les services de bien-être ou d’encadrement fournis par des thérapeutes, des entraîneurs, des coachs et au-delà, les séances ou les forfaits sont au centre des préoccupations. Voici ce qu’il faut inclure sur les factures :

• Détails de la séance : Indiquez le nombre de séances et le coût par séance.

• Forfaits : Si vous proposez des offres groupées ou des remises, décrivez-les clairement.

Exemple de poste

• « 6 séances d’entraînement personnel | 50 $ par séance | 300 $ au total »
  

Technologies de l’information (TI) et services technologiques

Ces services impliquent souvent un travail spécialisé, de sorte que fournir des descriptions claires et moins techniques aide les clients à comprendre leurs factures de service. La facture devrait comprendre les éléments suivants :

• Descriptions des tâches : Soyez précis sur ce qui a été fait (p. ex., « installation du logiciel », « corrections de bogues », « amélioration du système »).

• Taux horaires vs. honoraires fixes : Indiquez clairement la façon dont vous facturez pour chaque partie du travail.

Exemple de poste

• « Dépannage et amélioration des serveurs | 8 heures @ 100 $/h | 800 $ »
  

Organisation d’événements ou restauration

Avec des services d’événements ou de planification, les clients veulent une comptabilité ligne par ligne de tous les éléments impliqués et de leurs coûts. Intégrez-les dans la facture de service :

• Catégories de services : Divisez votre facture en sections, telles que la planification, l’installation, la nourriture, les décorations et les locations.

• Coûts par personne : S’il y a lieu, affichez les frais par participant.

Exemples de postes

• « Tarif fixe pour l’organisation d’événements | 1 500 $ »

• « Service de traiteur (50 invités @ 30 $ par personne) | 1 500 $ »