Een servicefactuur is een document dat aan een klant wordt verstrekt en waarin een beschrijving wordt gegeven van de geleverde diensten, de bijbehorende kosten en de betaalvoorwaarden. Het fungeert zowel als een registratie van de transactie als een verzoek om betaling. In tegenstelling tot een productfactuur worden op een servicefactuur specifiek taken of voltooid werk vermeld, zoals advies, reparaties en freelanceprojecten, en een uitsplitsing van uurtarieven, vaste kosten of andere kosten.

De opmaak is belangrijk en een goed gestructureerde servicefactuur maakt het voor klanten gemakkelijker om snel te begrijpen waarvoor ze moeten betalen en hoe ze moeten betalen. Dit zorgt voor minder verwarring, voorkomt chargebacks en versnelt vaak ook het betaalproces.

Hieronder leggen we uit wat je moet weten over servicefacturen, van welke informatie je moet opnemen tot welke software je moet gebruiken om ze te maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke belangrijke details moet een servicefactuur bevatten?
  
• Hoe moet je een servicefactuur structureren?
  
• Wat is het verschil tussen servicefacturen en productfacturen?
  
• Welke software kunnen bedrijven gebruiken om servicefacturen te maken?
  
• Hoe kun je het formaat van een servicefactuur aanpassen voor verschillende branches?
  

Welke belangrijke gegevens moeten op een servicefactuur staan?

Een goede servicefactuur moet eenvoudig, duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Dit is wat het moet bevatten:

• Je gegevens: je naam, bedrijfsnaam, contactgegevens en logo, als je die hebt

• Informatie over de klant: hun naam, bedrijfsnaam en contactgegevens

• Factuurnummer: een uniek nummer zodat je (en je klant) de factuur eenvoudig kunt volgen

• Datum: de dag dat je de factuur hebt verstuurd

• Vervaldatum: wanneer de betaling verschuldigd is

• Verleende diensten: de naam van de dienst (bijv. 'websiteontwerp', 'adviesuren'), een korte beschrijving, de hoeveelheid (bijv. factureerbare uren, voltooide taken) en prijs per eenheid

• Totaal verschuldigd bedrag: het totaal, inclusief eventuele belastingen of kortingen

• Hoe te betalen: duidelijke instructies over hoe de klant je kan betalen, inclusief welke betaalmethoden je accepteert, voorwaarden en details over eventuele kosten voor te late betaling

• Een kort bedankje: een kort woord van dankbaarheid of herinnering om in contact te blijven over toekomstige werkmogelijkheden

Hoe structureer je een servicefactuur?

Om een servicefactuur zo te structureren dat deze duidelijk en gemakkelijk te volgen is, moet je het zien als een goed georganiseerde checklist. Je wilt dat je klant snel ziet waarvoor hij wordt gefactureerd, hoeveel hij verschuldigd is en hoe hij moet betalen. Hier is een eenvoudige manier om er een op te maken:

• Dienstverlening: grafische vormgeving
  
• Beschrijving: project voor het herontwerpen van logo's
  
• Aantal: 10 uur
  
• Tarief: $ 50/uur
  
• Totaal: $ 500
  
• Totaal verschuldigd: $ 500
  

Vermeld de volgende informatie:

• Een korte titel voor elke dienst (bijv. 'grafisch ontwerp')

• Een korte beschrijving, indien nodig (bijv. "logo herontwerp, 3 revisies inbegrepen")

• Hoeveelheid

• Prijs per eenheid

• Een totaalbedrag voor elke service

Geef onder je lijst met geleverde services het volgende weer:

• Subtotaal: dit is het totaal vóór toevoegingen, inclusief eventuele belastingen of kortingen.

• Eindtotaal: maak dit vet of markeer het zodat het duidelijk is.

Maak het je klanten zo gemakkelijk mogelijk om te betalen door het volgende op te nemen:

• De betaalmethoden van je voorkeur (bijv. bankoverschrijving, creditcard)

• Rekeningnummers of links die ze nodig hebben

• Eventuele betalingsvoorwaarden (zoals 'Betaal binnen 15 dagen')

Wat is het verschil tussen servicefacturen en productfacturen?

Het belangrijkste verschil tussen servicefacturen en productfacturen is wat je factureert: tijd en moeite versus fysieke goederen. Hier gaan we er wat dieper op in.

Waarvoor je facturen betalen

• Servicerekening: Dit document heeft betrekking op werk dat je hebt gedaan of tijd die je hebt besteed aan een factureerbare taak. Het richt zich op gewerkte uren, voltooide taken of bereikte mijlpalen.

  • Voorbeeld: "10 uur website-ontwikkeling voor $ 50 / uur = $ 500"
    

• Productfactuur: Deze factuur heeft betrekking op kosten voor fysieke goederen of producten die worden verkocht, met de nadruk op aantallen en eenheidsprijzen.

  • Voorbeeld: "5 paar schoenen voor $ 80 per stuk = $ 400"
    

Hoe het wordt beschreven

• Servicefactuur: beschrijvingen zijn vaak gedetailleerder omdat diensten minder tastbaar kunnen zijn. Je kunt een lijst maken van de specifieke voltooide taken, gewerkte uren of zelfs fasen van een project.

  • Voorbeeld: "Zoekmachineoptimalisatie (SEO) voor 3 webpagina's, inclusief zoekwoordenonderzoek en inhoudsupdates"
    

• Productfactuur: beschrijvingen zijn meestal eenvoudiger omdat producten fysieke items zijn. Je vermeldt wat het product is, de hoeveelheid en de prijs.

  • Voorbeeld: "Keramische koffiemokken, hoeveelheid: 3, $ 10 per stuk"
    

Zo bereken je de kosten

• Servicefactuur: kosten zijn vaak gebaseerd op tijd (bijv. uurtarieven) of een vast bedrag voor het werk. Soms bevat de rekening mijlpalen of fasen van een project.

  • Voorbeeld: "5 uur IT-ondersteuning voor $ 75 / uur = $ 375"
    

• Productfactuur: de kosten zijn gebaseerd op de eenheidsprijs en de verkochte hoeveelheid.

  • Voorbeeld: "20 notebooks @ $ 3 per stuk = $ 60"
    

Belastingen

• Servicefactuur: Belastingen variëren afhankelijk van het type dienst en de lokale regels. Sommige diensten zijn vrijgesteld van belasting.

• Productfactuur: Belastingen zijn meer standaard omdat de meeste fysieke goederen belastbaar zijn.

Bewijs van bezorging

• Servicefactuur: Omdat diensten niet fysiek zijn, is er meestal geen verzend- of leveringsbon. In plaats daarvan kan het bewijs bestaan uit een ondertekende overeenkomst, notities over de voltooiing van het project of werklogboeken.

• Productfactuur: Dit gaat meestal gepaard met verzendgegevens, een leverdatum en soms trackinginformatie om te bevestigen dat de goederen zijn ontvangen.

Korte samenvatting

• Servicefacturen zijn voor uitgevoerd werk (bijv. ontwerp, advies, reparaties).

• Productfacturen zijn voor fysieke items die worden verkocht (bijv. kleding, elektronica, boeken).

Uiteindelijk dienen beide hetzelfde doel: betaald krijgen. Het verschil zit hem in wat je factureert en hoe je de kosten uitlegt.

Welke software kunnen bedrijven gebruiken om servicefacturen te maken?

Stripe is een uitstekende keuze voor het maken van verzorgde servicefacturen, omdat het is gebouwd voor zowel facturering als inning van betalingen. Hier lees je hoe Stripe je kunt helpen, samen met andere tools die goed integreren.

Stripe Invoicing

Stripe heeft een eigen ingebouwde factureringstool waarmee servicefacturen eenvoudiger en efficiënter kunnen worden gemaakt. Stripe Invoicing omvat het volgende:

• Aanpasbare sjablonen: je kunt je logo en bedrijfsgegevens toevoegen en services uitsplitsen.

• Geautomatiseerde betaallinks: Stripe facturen en rekeningen bevatten een knop 'Deze factuur betalen' zodat klanten direct kunnen betalen met een creditcard, debitcard, bankoverschrijving of andere gewenste methode.

• Tracking en herinneringen: Stripe houdt bij wanneer je klant de rekening betaalt en kan geautomatiseerde herinneringen sturen voor onbetaalde facturen.

• Terugkerende facturatie: deze mogelijkheid is vooral waardevol als je kosten in rekening brengt voor doorlopende services.

• Waarom het geweldig is: Stripe verenigt facturatie en betalingen in één systeem. Er zijn geen extra tools of handmatige follow-ups nodig.

QuickBooks

QuickBooks werkt goed voor freelancers en kleine bedrijven die hun financiën willen beheren en facturen en rekeningen willen maken. Het heeft deze kenmerken:

• Servicefacturering: QuickBooks maakt gedetailleerde servicefacturen met beschrijvingen, gewerkte uren en tarieven.

• Stripe-integratie: het maakt verbinding met Stripe om betalingen te accepteren.

• Onkosten bijhouden: QuickBooks houdt automatisch onkosten bij en organiseert deze samen met je service-inkomsten.

• Waarom het geweldig is: het combineert boekhoudkundige, Stripe en betalingen in één platform.

FreshBooks

FreshBooks is een gebruiksvriendelijke facturerings- en boekhoudtool die ideaal is voor dienstverlenende bedrijven. Dit is wat het biedt:

• Verzorgde facturen: personaliseer servicefacturen in een handomdraai met je branding en servicegegevens.

• Tijdregistratie: houd je uren bij en zet ze automatisch om in factureerbare regelitems.

• Stripe-integratie: stuur facturen met betaallinks via FreshBooks Payments, mogelijk gemaakt door Stripe.

• Herinneringen voor te late betaling: breng klanten automatisch op de hoogte wanneer betalingen achterstallig zijn.

• Waarom het geweldig is: wanneer FreshBooks is geïntegreerd met Stripe, maakt het eenvoudige facturering en snelle, intuïtieve betalingen mogelijk.

Zoho Invoice

Zoho Invoice is een gratis tool voor kleine bedrijven die uitstekend werkt voor het maken van schone, representatieve servicefacturen. Het omvat het volgende:

• Aanpasbare sjablonen: pas facturen eenvoudig aan met je branding en servicegegevens.

• Facturatie op basis van tijd: factureer klanten op basis van uurtarieven.

• Stripe-integratie: voeg Stripe betaallinks direct aan je facturen toe.

• Betaling volgen: ontvang real-time updates wanneer klanten de facturen betalen.

• Waarom het geweldig is: Zoho Invoice is gratis voor kleine bedrijven en integreert soepel met Stripe voor betalingen.

Xero

Xero is een andere krachtige boekhoudsoftware die uitstekend geschikt is voor op service gebaseerde facturering. De software beschikt over het volgende:

• Gedetailleerde servicefacturen: maak eenvoudig facturen met gespecificeerde diensten en beschrijvingen.

• Stripe integratie: maak verbinding met Stripe om betaallinks te maken voor je klanten.

• Real-time betalingsstatus: houd bij welke facturen zijn betaald of achterstallig zijn.

• Waarom het geweldig is: Xero combineert facturatie, betalingen en boekhouding in één systeem met Stripe integratie.

Waarom Stripe zo bijzonder is

Als je je vooral richt op het maken van servicefacturen en het stimuleren van snellere betalingen, dan is Stripe Invoicing vaak alles wat je nodig hebt. Hoewel er geen tools van derden voor nodig zijn, kun je meer functies toevoegen door te integreren met andere zakelijke oplossingen.

Hoe kun je de indeling van een servicefactuur aanpassen voor verschillende branches?

Het aanpassen van een servicerekening aan verschillende industrieën houdt in dat de rekening past bij het soort werk dat je doet. Hoewel de basisgegevens hetzelfde blijven, moet de manier waarop je je diensten beschrijft en de details organiseert, passen bij je specifieke werk. Hieronder vind je voorbeelden van hoe je het algemene formaat voor je branche kunt aanpassen en wat je moet opnemen.

Freelancers en creatievelingen

Wanneer klanten met creatievelingen en freelancers werken, willen ze een duidelijke uitsplitsing zien van de taken en de tijd die ze eraan besteden. Het gaat o.a. om de volgende transacties:

• Beschrijving van de dienst: wees specifiek over elke taak.

  • Voorbeeld: "Logo-ontwerp – 3 concepten, 2 revisierondes"
    
  • Voorbeeld: "Inhoud schrijven - 4 blogposts van elk 500 woorden"
    

• Uurtarieven vs. vaste kosten: als je per uur factureert, vermeld dan het aantal gewerkte uren en je tarief. Als je een vast tarief in rekening brengt, noteer dan het totaalbedrag voor dat project.

• Bijkomende kosten: vermeld eventuele contante kosten, zoals stockfoto's en softwarekosten.

Voorbeeld van regelitem

"Herontwerp van websites - Onderzoek, wireframing en definitief ontwerp | 25 uur @ $ 50/uur | $ 1.250"

Consultants

Consultants werken vaak op projectbasis of brengen hun tijd in rekening. Hun servicerekeningen omvatten het volgende:

• Beschrijving van de dienst: splits grote projecten op in fasen of deliverables, zodat klanten begrijpen waar hun geld naartoe gaat.

  • "Fase 1: Marktonderzoek - $ 1.000"
    
  • "Fase 2: Strategiesessie (5 uur) – $500"
    

• Tijdlogboeken: als je per uur factureert, voeg dan een eenvoudig overzicht van gewerkte uren toe.

Voorbeeld van regelitem

• "Audit van bedrijfsprocessen | 10 uur @ $75/uur | 750 dollar"
  

Handwerk en reparaties

Voor praktische werkzaamheden, zoals diensten die worden uitgevoerd door elektriciens, loodgieters en monteurs, verwachten klanten dat zowel arbeid als materialen duidelijk worden vermeld en gespecificeerd. Zorg ervoor dat je het volgende opneemt:

• Service en onderdelen: splits de rekening op in een deel voor de arbeid (gewerkte uren) en een ander deel voor de materialen of onderdelen die gekocht en geïnstalleerd zijn.

• Tarieven: vermeld je uurtarief voor arbeid.

Voorbeeld van regelitems

• "Arbeid - Loodgietersreparaties | 4 uur @ $60/uur | 240 dollar"

• "Materialen – Koperen leidingen, connectoren | $ 150"

Gezondheidszorg of welzijn

In wellness of coachingdiensten die worden aangeboden door therapeuten, trainers, coaches en daarbuiten, staan sessies of pakketten centraal. Dit is wat de facturen bevatten:

• Sessiegegevens: maak een lijst van het aantal sessies en de kosten per sessie.

• Arrangementen: als je bundels of kortingen aanbiedt, omschrijf ze dan duidelijk.

Voorbeeld van regelitem

• "6 personal training sessies | $50 per sessie | $ 300 in totaal"
  

Informatietechnologie (IT) en technische diensten

Deze diensten omvatten vaak gespecialiseerd werk, dus het geven van duidelijke, minder technische beschrijvingen helpt klanten hun servicefacturen te begrijpen. Het wetsvoorstel moet het volgende bevatten:

• Taakbeschrijvingen: Wees specifiek over wat er is gedaan (bijv. 'software-installatie', 'bugfixes', 'systeemverbetering').

• Uurtarieven vs. vaste tarieven: Geef duidelijk aan hoe je kosten in rekening brengt voor elk onderdeel van de taak.

Voorbeeld van regelitem

• "Serverproblemen oplossen en verbeteren | 8 uur @ $100/uur | $ 800"
  

Evenementenplanning of catering

Bij evenementen- of planningsdiensten willen klanten een regel-voor-regel boekhouding van alle betrokken elementen en hun kosten. Neem deze op in de servicerekening:

• Categorieën van diensten: splits je rekening in secties, zoals planning, installatie, eten, decoraties en verhuur.

• Kosten per persoon: Toon, indien van toepassing, kosten per deelnemer.

Voorbeeld van regelitems

• "Vaste kosten voor evenementenplanning | $ 1.500"

• "Catering (50 gasten @ $ 30 per persoon) | $ 1.500"