Una factura de servicios es un documento que se proporciona a un cliente en el que se detallan los servicios prestados, los costos asociados y las condiciones de pago. Sirve como un registro de la transacción y una solicitud de pago. A diferencia de la factura de un producto, la factura de servicio enumera específicamente las tareas o el trabajo realizado, como consultoría, reparaciones y proyectos independientes, e incluye un desglose de las tarifas por hora, las tarifas fijas u otros cargos.

El formato es importante: una factura de servicio bien estructurada facilita que los clientes entiendan rápidamente lo que se les está cobrando y cómo pagar. Esto puede minimizar la confusión, evitar disputas y, a menudo, acelerar el proceso de pago.

A continuación, te explicaremos lo que debes saber sobre las facturas de servicios, desde qué información incluir hasta qué software utilizar para crearlas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué detalles esenciales debe incluir una factura de servicio?
  
• ¿Cómo se debe estructurar una factura de servicios?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas de servicios y las facturas de productos?
  
• ¿Qué software pueden utilizar las empresas para crear facturas de servicios?
  
• ¿Cómo se puede personalizar el formato de una factura de servicios para diferentes sectores?
  

¿Qué detalles esenciales debe incluir una factura de servicios?

Una buena factura de servicios debe ser simple, clara y fácil de entender. Esto es lo que debe incluir:

• Tu información: Tu nombre, el nombre de la empresa, los datos de contacto y el logotipo, si lo tienes

• Información del cliente: Su nombre, nombre de la empresa y datos de contacto

• Número de factura: Un número único para que tú (y tu cliente) puedan rastrear fácilmente la factura

• Fecha: El día que enviaste la factura

• Fecha de vencimiento: La fecha en la que vence el plazo de pago

• Servicios prestados: El nombre del servicio (p. ej., "diseño del sitio web", "horas de consultoría"), una breve descripción, la cantidad (p. ej., horas facturables, tareas completadas) y el precio por unidad

• Importe total adeudado: El total, incluidos los impuestos o descuentos

• Forma de pago: Instrucciones claras sobre cómo el cliente puede pagarte, incluidos los métodos de pago que aceptas, las condiciones y los detalles sobre los cargos por pago atrasado

• Un breve agradecimiento: Una breve palabra de gratitud o un recordatorio para mantenerse en contacto sobre futuras oportunidades de trabajo

¿Cómo se debe estructurar una factura de servicios?

Para que la estructura de una factura de servicios sea clara y fácil de seguir, debes pensar en ella como una lista de verificación bien organizada. El cliente debe poder ver rápidamente lo que se le está facturando, cuánto debe y cómo pagarlo. Esta es una forma sencilla de darle formato a una factura de servicios:

• Servicio: Diseño gráfico
  
• Descripción: Proyecto de rediseño del logotipo
  
• Cantidad: 10 horas
  
• Tarifa: $50/h
  
• Total: $500
  
• Total adeudado: $500
  

Asegúrate de incluir lo siguiente:

• Un título corto para cada servicio (por ejemplo, "trabajo de diseño gráfico")

• Una breve descripción, si es necesario (p. ej., "rediseño del logotipo, 3 revisiones incluidas")

• Cantidad

• Precio por unidad

• El total de los ítems para cada servicio

Debajo de la lista de servicios prestados, muestra lo siguiente:

• Subtotal: Este es el total antes de las sumas, incluidos los impuestos o descuentos.

• Total final: Resáltalo en negrita o subráyalo para que sea obvio.

Facilita al máximo el pago de los clientes incluyendo:

• Tus métodos de pago preferidos (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta de crédito)

• Cualquier número de cuenta o enlace que necesiten

• Cualquier condición de pago (p. ej., "Pague dentro de los 15 días")

¿En qué se diferencian las facturas de servicios y las facturas de productos?

La principal distinción entre las facturas de servicios y las facturas de productos es lo que estás facturando: tiempo y esfuerzo vs. bienes físicos. A continuación, lo analizamos con más detalle.

Lo que estás facturando

• Factura de servicios: Este documento abarca el trabajo que has realizado o el tiempo que has dedicado a una tarea facturable. Se centra en las horas trabajadas, las tareas completadas o los hitos alcanzados.

  • Ejemplo: "10 horas de desarrollo de sitios web a $50/h = $500"
    

• Factura del producto: Esta factura cubre los cargos por bienes físicos o productos vendidos, centrándose en las cantidades y los precios unitarios.

  • Ejemplo: "5 pares de zapatos a $80 cada uno = $400"
    

La descripción

• Factura de servicios: Las descripciones suelen ser más detalladas porque los servicios pueden ser menos tangibles. Puedes enumerar las tareas específicas completadas, las horas trabajadas o incluso las fases de un proyecto.

  • Ejemplo: "Optimización de motores de búsqueda (SEO) para 3 páginas web, incluida la investigación de palabras clave y las actualizaciones de contenido"
    

• Factura del producto: Las descripciones suelen ser más sencillas, ya que los productos son artículos físicos. Enumeras cuál es el producto, su cantidad y su precio.

  • Ejemplo: "Tazas de café de cerámica, cantidad: 3, $10 cada una"
    

Cómo se calculan los costos

• Factura de servicios: Los costos a menudo se basan en el tiempo (por ejemplo, tarifas por hora) o en una tarifa fija por el trabajo. A veces, la factura incluye hitos o fases de un proyecto.

  • Ejemplo: "5 horas de soporte de TI a $75/hora = $375"
    

• Factura del producto: Los costos se basan en el precio unitario y la cantidad vendida.

  • Ejemplo: "20 cuadernos a $3 cada uno = $60"
    

Impuestos

• Factura de servicios: Los impuestos varían según el tipo de servicio y las normas locales. Algunos servicios están exentos de impuestos.

• Factura del producto: Los impuestos son más estándar, ya que la mayoría de los bienes físicos están sujetos a impuestos.

Comprobante de entrega

• Factura de servicios: Dado que los servicios no son físicos, no suele haber nota de envío ni de entrega. En cambio, el comprobante puede incluir un acuerdo firmado, notas de finalización del proyecto o registros de trabajo.

• Factura del producto: Por lo general, viene con detalles de envío, una fecha de entrega y, a veces, información de seguimiento para confirmar que se recibieron los productos.

Resumen rápido

• Las facturas de servicio corresponden a trabajos realizados (por ejemplo, diseño, consultoría, reparaciones).

• Las facturas de productos corresponden a artículos físicos vendidos (por ejemplo, ropa, productos electrónicos, libros).

En última instancia, ambas tienen el mismo propósito: recibir el pago. La diferencia está en lo que estás facturando y en cómo explicas los cargos.

¿Qué software pueden utilizar las empresas para crear facturas de servicios?

Stripe es la mejor opción para crear facturas de servicios pulidas, ya que está diseñado tanto para la facturación como para el cobro de pagos. A continuación, te explicamos cómo Stripe puede ayudarte, junto con otras herramientas que se integran bien.

Stripe Invoicing

Stripe tiene su propia herramienta de facturación integrada que facilita y agiliza la creación de facturas de servicios. Stripe Invoicing incluye lo siguiente:

• Plantillas personalizables: Puedes agregar tu logotipo y los datos de tu empresa y detallar los servicios.

• Enlaces de pago automatizados: Las facturas de productos y servicios de Stripe incluyen un botón que indica "Pagar esta factura" para que los clientes puedan pagar directamente con tarjeta de crédito, débito, transferencia bancaria u otro método preferido.

• Seguimiento y recordatorios: Stripe hace un seguimiento del momento en que tu cliente paga la factura y puede enviar recordatorios automáticos de facturas impagas.

• Facturación recurrente: Esta funcionalidad es especialmente valiosa si cobras por servicios continuos.

• Por qué es grandioso: Stripe unifica la facturación y los pagos en un solo sistema. No se requieren herramientas adicionales ni seguimientos manuales.

QuickBooks

QuickBooks funciona bien para trabajadores independientes y pequeñas empresas que desean administrar sus finanzas y crear facturas y recibos. Ofrece las siguientes características:

• Facturación de servicios: QuickBooks crea facturas de servicio detalladas con descripciones, horas trabajadas y tarifas.

• Integración con Stripe: Se conecta con Stripe para aceptar pagos.

• Seguimiento de gastos: QuickBooks realiza un seguimiento y organiza automáticamente los gastos con los ingresos de tu servicio.

• Por qué es grandioso: Combina la contabilidad, la facturación y los pagos de Stripe en una sola plataforma.

FreshBooks

FreshBooks es una herramienta de facturación y contabilidad fácil de usar ideal para empresas basadas en servicios. Ofrece lo siguiente:

• Facturas prácticas: Personaliza fácilmente las facturas de servicio con tu marca y los detalles del servicio.

• Seguimiento del tiempo: Haz un seguimiento de tus horas y conviértelas automáticamente en partidas facturables.

• Integración con Stripe: Envía facturas con enlaces de pago a través de FreshBooks Payments impulsado por Stripe.

• Recordatorios de pagos atrasados: Notifica automáticamente a los clientes cuando los pagos estén vencidos.

• Por qué es grandioso: Cuando se integra con Stripe, FreshBooks permite una facturación sencilla y pagos rápidos e intuitivos.

Zoho Invoice

Zoho Invoice es una herramienta gratuita para pequeñas empresas que funciona muy bien para crear facturas de servicio prolijas y presentables. Incluye las siguientes funcionalidades:

• Plantillas personalizables: Personaliza fácilmente las facturas con tu imagen de marca y los detalles del servicio.

• Facturación basada en el tiempo: Factura a los clientes en función de las tarifas por hora.

• Integración con Stripe: Incorpora enlaces de pago de Stripe directamente en tus facturas.

• Seguimiento de pagos: Obtén actualizaciones en tiempo real cuando los clientes paguen las facturas.

• Por qué es grandioso: Zoho Invoice es gratuito para las pequeñas empresas y se integra sin problemas con Stripe para los pagos.

Xero

Xero es otro potente software de contabilidad excelente para la facturación basada en servicios. El software cuenta con las siguientes características:

• Facturas de servicios detalladas: Crea fácilmente facturas con descripciones y servicios detallados.

• Integración con Stripe: Conéctate con Stripe para crear enlaces de pago para tus clientes.

• Estado del pago en tiempo real: Realiza un seguimiento de las facturas que se han pagado o están vencidas.

• Por qué es grandioso: Xero combina la facturación, los pagos y la contabilidad en un solo sistema con la integración de Stripe.

¿Por qué se destaca Stripe?

Si tu objetivo principal es crear facturas de servicios y fomentar pagos más rápidos, Stripe Invoicing suele ser todo lo que necesitas. Si bien no requiere herramientas de terceros, puedes agregar más funciones mediante la integración con otras soluciones comerciales.

¿Cómo se puede personalizar el formato de una factura de servicios para diferentes sectores?

Personalizar una factura de servicio para adaptarse a diferentes sectores implica hacer que la factura coincida con el tipo de trabajo que realizas. Si bien los detalles básicos siguen siendo los mismos, la forma en que describes tus servicios y organizas los detalles debe ajustarse a tu línea de trabajo específica. A continuación se muestran ejemplos de cómo puedes ajustar el formato general para tu sector y qué debes incluir.

Trabajadores independientes y creativos

Cuando los clientes trabajan con creativos y trabajadores independientes, quieren ver un desglose claro de las tareas y el tiempo dedicado. Esto incluye lo siguiente:

• Descripción del servicio: Sé específico sobre cada tarea.

  • Ejemplo: "Diseño de logotipo: 3 conceptos, 2 rondas de revisiones"
    
  • Ejemplo: "Redacción de contenidos: 4 entradas de blog de 500 palabras cada una"
    

• Tarifas por hora vs. tarifas fijas: Si cobras por hora, incluye el número de horas trabajadas y tu tarifa. Si cobras una tarifa fija, ten en cuenta el total de ese proyecto.

• Gastos adicionales: Incluye todos los gastos de desembolso personal en los que incurras, como fotos de archivo y comisiones de software.

Ejemplo de partida de factura

"Rediseño del sitio web: investigación, wireframing y diseño final | 25 horas a $50/h | $1,250"

Consultores

Los consultores a menudo trabajan por proyectos o cobran por su tiempo. Sus facturas de servicio incluyen lo siguiente:

• Descripción del servicio: Divide los proyectos grandes en fases o entregables para que los clientes entiendan a dónde va su dinero.

  • "Fase 1: Investigación de mercado – $1,000"
    
  • "Fase 2: Sesión de Estrategia (5 horas) – $500"
    

• Registros de tiempo: Si estás cobrando por hora, incluye un resumen simple de las horas trabajadas.

Ejemplo de partida de factura

• "Auditoría de procesos de negocio | 10 horas a $75/h | $750"
  

Oficios y reparaciones

Para el trabajo práctico, como los servicios brindados por electricistas, plomeros y mecánicos, los clientes esperan ver tanto la mano de obra como los materiales claramente enumerados y detallados. Asegúrate de incluir lo siguiente:

• Servicio y repuestos: Separa en una sección de la factura para la mano de obra (horas trabajadas) y otra para los materiales o piezas compradas e instaladas.

• Tarifas: Incluye tu tarifa por hora para la mano de obra.

Ejemplos de partidas de factura

• "Mano de obra – Reparaciones de plomería | 4 horas a $60/h | $240"

• "Materiales – Tuberías de cobre, conectores | $150"

Servicios de atención médica o bienestar

En los servicios de bienestar o coaching proporcionados por terapeutas, entrenadores, coaches y más, las sesiones o paquetes son el foco. Esto es lo que incluyen las facturas:

• Detalles de la sesión: Enumera el número de sesiones y el costo por sesión.

• Ofertas de paquetes: Si ofreces paquetes o descuentos, descríbelos claramente.

Ejemplo de partida de factura

• "6 sesiones de entrenamiento personal | $50 por sesión | $300 en total"
  

Tecnología de la información (TI) y servicios tecnológicos

Estos servicios a menudo implican trabajo especializado, por lo que proporcionar descripciones claras y menos técnicas ayuda a los clientes a comprender sus facturas de servicio. El proyecto de ley debe incluir lo siguiente:

• Descripciones de tareas: Debes ser específico sobre lo que se realizó (p. ej., "instalación de software", "corrección de errores", "mejora del sistema").

• Tarifas por hora vs. tarifas planas: Etiqueta claramente cómo está cobrando por cada parte del trabajo.

Ejemplo de partida de factura

• "Solución de problemas y mejora del servidor | 8 horas a $100/h | $800"
  

Planificación de eventos o catering

Con los servicios de eventos o planificación, los clientes quieren una contabilidad línea por línea de todos los elementos involucrados y sus costos. Incorpóralos en la factura de servicio:

• Categorías de servicios: Divide la factura en secciones, como planificación, instalación, comida, decoraciones y alquileres.

• Costos por persona: Si corresponde, muestra los cargos por asistente.

Ejemplos de partidas de factura

• "Tarifa plana de planificación de eventos | $1,500"

• "Catering (50 invitados a $30 por persona) | $1,500"