En tjänstefaktura är ett dokument som tillhandahålls en kund och som beskriver utförda tjänster, tillhörande kostnader och betalningsvillkor. Den fungerar både som en verifikation av transaktionen och en begäran om betalning. Till skillnad från en produktfaktura listar en tjänstefaktura specifikt uppgifter eller utfört arbete – till exempel konsulttjänster, reparationer och frilansprojekt – och innehåller en detaljerad specifikation över timpriser, fasta avgifter eller andra avgifter.

Formateringen är viktig, och en välstrukturerad tjänstefaktura gör det lättare för kunderna att snabbt förstå vad de debiteras för och hur de ska betala. Detta kan minimera förvirring, undvika tvister och ofta påskynda betalningsprocessen.

Nedan förklarar vi vad du behöver veta om tjänstefakturor, från vilken information du ska inkludera till vilken programvara du ska använda för att skapa dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka är de viktigaste uppgifterna en tjänstefaktura ska innehålla?
  
• Hur ska du strukturera en tjänstefaktura?
  
• Hur skiljer sig tjänstefakturor från produktfakturor?
  
• Vilken programvara kan företag använda för att skapa tjänstefakturor?
  
• Hur kan du anpassa formatet på en tjänstefaktura för olika branscher?
  

Vilka är de viktigaste uppgifterna en tjänstefaktura ska innehålla?

En bra tjänstefaktura ska vara enkel, tydlig och lätt att förstå. Det här är vad den behöver innehålla:

• Dina uppgifter: Ditt namn, företagsnamn, kontaktuppgifter och logotyp, om du har en sådan

• Uppgifter om kunden: Deras namn, företagsnamn och kontaktuppgifter

• Fakturanummer: Ett unikt nummer så att du (och din kund) enkelt kan spåra fakturan

• Datum: Dagen då du skickade fakturan

• Förfallodag: När betalningen förfaller

• Utförda tjänster: Namnet på tjänsten (t.ex. "webbdesign", "konsulttimmar"), en kort beskrivning, kvantiteten (t.ex. fakturerbara timmar, slutförda uppgifter) och pris per enhet

• Totalt belopp att betala: Totalsumman, inklusive eventuella skatter eller rabatter

• Hur man betalar: Tydliga instruktioner om hur kunden kan betala dig, inklusive vilka betalningsmetoder du accepterar, villkor och information om eventuella förseningsavgifter

• Ett kort tack: Ett kort ord av tacksamhet eller påminnelse om att hålla kontakten om framtida arbetsmöjligheter

Hur ska du strukturera en tjänstefaktura?

För att strukturera en tjänstefaktura så att den är tydlig och lätt att följa, tänk på den som en välorganiserad checklista. Du vill att din kund snabbt ska se vad de faktureras för, hur mycket de är skyldiga och hur de ska betala. Här är ett enkelt sätt att lägga upp den på:

• Tjänst: Grafisk formgivning
  
• Beskrivning: Projekt för omdesign av logotyp
  
• Antal: 10 timmar
  
• Pris: 50 USD/timme
  
• Totalt: 500 USD
  
• Summa att betala: 500 USD
  

Se till att följande information finns med:

• En kort titel för varje tjänst (t.ex. "grafisk design")

• En kort beskrivning, om det behövs (t.ex. "omdesign av logotyp, 3 omarbetningar ingår")

• Antal

• Pris per enhet

• En radpostsumma för varje tjänst

Visa följande under listan över utförda tjänster:

• Delsumma: Detta är summan före tillägg, inklusive eventuella skatter eller rabatter.

• Slutsumma: Skriv denna fetstilt eller markera den så att den syns tydligt.

Gör det så enkelt som möjligt för kunderna att betala genom att inkludera:

• Dina föredragna betalningsmetoder (t.ex. banköverföring, kreditkort)

• Eventuella kontonummer eller länkar som de behöver

• Eventuella betalningsvillkor (t.ex. "Betala inom 15 dagar")

Hur skiljer sig tjänstefakturor från produktfakturor?

Den största skillnaden mellan tjänstefakturor och produktfakturor är vad du fakturerar för: tid och arbete istället för fysiska varor. Här följer en närmare titt.

Vad du fakturerar för

• Tjänstefaktura: Det här dokumentet tar upp det arbete som du har utfört eller tid som du har ägnat åt en fakturerbar aktivitet. Den fokuserar på arbetade timmar, slutförda uppgifter eller uppnådda milstolpar.

  • Exempel: "10 timmars webbplatsutveckling för 50 USD/timme = 500 USD"
    

• Produktfaktura: Den här fakturan tar upp avgifter för fysiska varor eller produkter som säljs med fokus på antal och enhetspriser.

  • Exempel: "5 par skor för 80 dollar styck = 400 dollar"
    

Så beskrivs det

• Tjänstefaktura: Beskrivningarna är ofta mer detaljerade eftersom tjänsterna kan vara mindre konkreta. Du kan lista de specifika uppgifter som slutförts, arbetade timmar eller till och med faser i ett projekt.

  • Exempel: "Sökmotoroptimering (SEO) för 3 webbsidor, inklusive sökordsforskning och innehållsuppdateringar"
    

• Produktfaktura: Beskrivningar är vanligtvis enklare eftersom produkter är fysiska artiklar. Du listar vad produkten är, dess kvantitet och dess pris.

  • Exempel: "Keramiska kaffemuggar, antal: 3, 10 USD styck"
    

Så här beräknar du kostnader

• Tjänstefaktura: Kostnaderna baseras ofta på tid (t.ex. timpriser) eller en fast avgift för arbetet. Ibland innehåller fakturan milstolpar eller faser i ett projekt.

  • Exempel: "5 timmars IT-support för 75 USD/timme = 375 USD"
    

• Produktfaktura: Kostnaderna baseras på enhetspris och såld kvantitet.

  • Exempel: "20 anteckningsböcker för 3 USD per styck = 60 USD"
    

Skatter

• Tjänstefaktura: Skatterna varierar beroende på typ av tjänst och lokala regler. Vissa tjänster är skattefria.

• Produktfaktura: Skatter är mer standard eftersom de flesta fysiska varor är skattepliktiga.

Leveransbevis

• Tjänstefaktura: Eftersom tjänsterna inte är fysiska finns det vanligtvis ingen frakt- eller följesedel. I stället kan beviset bestå av ett signerat avtal, anteckningar om projektets slutförande eller arbetsloggar.

• Produktfaktura: Vanligtvis medföljer leveransinformation, ett leveransdatum och ibland spårningsinformation för att bekräfta att varorna mottogs.

Snabb sammanfattning

• Tjänstefakturor är för utfört arbete (t.ex. design, rådgivning, reparationer).

• Produktfakturor avser fysiska varor som sålts (t.ex. kläder, elektronik, böcker).

I slutändan tjänar båda samma syfte: att du får betalt. Skillnaden ligger i vad du fakturerar för och hur du förklarar avgifterna.

Vilken programvara kan företag använda för att skapa tjänstefakturor?

Stripe är ett mycket bra val för att skapa snygga tjänstefakturor eftersom det är byggt för både fakturering och betalning. Så här kan Stripe hjälpa dig, tillsammans med andra verktyg som integrerar bra.

Stripe Invoicing

Stripe har ett eget inbyggt faktureringsverktyg som gör det enklare och effektivare att skapa tjänstefakturor. Stripe Invoicing omfattar följande:

• Anpassningsbara mallar: Du kan lägga till din logotyp, företagsuppgifter och specificera tjänster.

• Automatiserade betalningslänkar: Stripes fakturor och räkningar innehåller en "Betala den här fakturan"-knapp så att kunderna kan betala direkt med kreditkort, betalkort, banköverföring eller annan föredragen metod.

• Spårning och påminnelser: Stripe spårar när din kund betalar fakturan och kan skicka automatiska påminnelser för obetalda fakturor.

• Återkommande fakturering: Den här funktionen är särskilt värdefull om du tar betalt för löpande tjänster.

• Varför det är bra: Stripe förenar fakturering och betalningar i ett och samma system. Inga extra verktyg eller manuella uppföljningar krävs.

QuickBooks

QuickBooks fungerar bra för frilansare och småföretag som vill hantera sin ekonomi och skapa fakturor och räkningar. Den har följande funktioner:

• Fakturering av tjänster: QuickBooks skapar detaljerade servicefakturor med beskrivningar, arbetade timmar och priser.

• Stripe-integration Den ansluter till Stripe för att ta emot betalningar.

• Spårning av utgifter: QuickBooks spårar och organiserar automatiskt utgifter med dina tjänsteintäkter.

• Varför det är bra: Den kombinerar bokföring, fakturering och Stripe-betalningar på en plattform.

FreshBooks

FreshBooks är ett användarvänligt fakturerings- och redovisningsverktyg som är idealiskt för tjänstebaserade företag. Det erbjuder följande:

• Smarta fakturor: Anpassa enkelt tjänstefakturor med din varumärkesprofil och tjänsteuppgifter.

• Tidsspårning: Spåra dina timmar och konvertera dem automatiskt till fakturerbara radposter.

• Stripe-integration Skicka fakturor med betalningslänkar via FreshBooks Payments tillhandahållen av Stripe.

• Påminnelser om försenad betalning: Meddela kunderna automatiskt när betalningar förfaller.

• Varför det är bra: När FreshBooks är integrerat med Stripe möjliggörs enkel fakturering och snabba, intuitiva betalningar.

Zoho Invoice

Zoho Invoice är ett gratisverktyg för småföretag som fungerar utmärkt för att skapa enkla, presentabla tjänstefakturor. Det innehåller följande:

• Anpassningsbara mallar: Du kan enkelt anpassa fakturor med din varumärkesprofil och tjänsteuppgifter

• Tidsbaserad fakturering: Fakturera kunder baserat på timpriser.

• Stripe-integration Bädda in Stripes betalningslänkar direkt i dina fakturor.

• Spårning av betalningar: Få uppdateringar i realtid när kunderna betalar fakturorna.

• Varför det är bra: Zoho Invoice är gratis för småföretag och integreras smidigt med Stripe för betalningar.

Xero

Xero är en annan kraftfull bokföringsprogramvara som är utmärkt för tjänstebaserad fakturering. Programvaran erbjuder följande:

• Detaljerade tjänstefakturor: Skapa enkelt fakturor med specificerade tjänster och beskrivningar.

• Stripe-integration Anslut till Stripe för att skapa betalningslänkar för dina kunder.

• Betalningsstatus i realtid: Spåra vilka fakturor som har betalats eller är förfallna.

• Varför det är bra: Xero kombinerar fakturering, betalningar och redovisning i ett system med Stripe-integration.

Därför skiljer sig Stripe från mängden

Om ditt huvudfokus är att skapa tjänstefakturor och uppmuntra till snabbare betalningar är Stripe Invoicing ofta allt du behöver. Även om det inte kräver några verktyg från tredje part, kan du lägga till fler funktioner genom att integrera med andra affärslösningar.

Hur kan du anpassa formatet på en tjänstefaktura för olika branscher?

Att anpassa en tjänstefaktura för att passa olika branscher innebär att fakturan överensstämmer med den typ av arbete du utför. Även om de grundläggande uppgifterna förblir desamma, bör ditt sätt att beskriva dina tjänster och organisera uppgifterna passa din specifika bransch. Nedan följer exempel på hur du kan justera det generella formatet för din bransch och vad som ska inkluderas.

Frilansare och kreatörer

När kunder arbetar med kreatörer och frilansare vill de se en tydlig uppdelning av uppgifterna och tidsåtgången. Dessa inkluderar följande:

• Beskrivning av tjänsten: Specificera varje uppgift.

  • Exempel: "Logotypdesign – 3 koncept, 2 omarbetningar"
    
  • Exempel: "Innehållsskrivande – 4 blogginlägg, 500 ord vardera"
    

• Timavgifter eller fasta avgifter: Om du debiterar per timme, inkludera antalet arbetade timmar och ditt pris. Om du tar ut en fast avgift ska du ange totalsumman för det projektet.

• Ytterligare kostnader: Inkludera eventuella utgifter ur egen ficka, till exempel stockfoto- och programvaruavgifter.

Exempel på radpost

"Omdesign av webbplats – Efterforskning, wireframing och slutlig design | 25 timmar à 50 USD/timme | 1 250 USD"

Konsulter

Konsulter arbetar ofta på projektbasis eller tar betalt för sin tid. Deras tjänstefakturor inkluderar följande:

• Beskrivning av tjänsten: Dela upp stora projekt i faser eller leveranser så att kunderna förstår vart deras pengar går.

  • "Fas 1: Marknadsundersökning - 1 000 USD"
    
  • "Fas 2: Strategisession (5 timmar) – 500 USD"
    

• Tidsloggar: Om du debiterar per timme ska du inkludera en enkel sammanfattning av arbetade timmar.

Exempel på radpost

• "Granskning av affärsprocesser | 10 timmar à 75 USD/timme | 750 USD"
  

Byten och reparationer

För praktiskt arbete, såsom tjänster som utförs av elektriker, rörmokare och mekaniker, förväntar sig kunderna att se både arbete och material tydligt listade och specificerade. Var noga med att inkludera följande:

• Service och reservdelar: Dela upp fakturan i ett avsnitt för arbetet (arbetade timmar) och ett annat för material eller delar som köpts och installerats.

• Priser: Inkludera ditt timpris för arbete.

Exempel på radposter

• "Arbetskraft – VVS-reparationer | 4 timmar à 60 USD/timme | 240 USD"

• "Material – Kopparrör, kopplingar | 150 USD"

Hälso- och friskvårdstjänster

I friskvårds- eller coachningstjänster som tillhandahålls av terapeuter, tränare, coacher och så vidare, är sessioner eller paket i fokus. Det här ska fakturan innehålla:

• Information om sessionen: Ange antalet sessioner och kostnaden per session.

• Paketerbjudanden: Om du erbjuder paket eller rabatter ska du tydligt beskriva dem.

Exempel på radpost

• "6 personliga träningspass | 50 USD per session | 300 USD totalt"
  

Informationsteknik (IT) och tekniska tjänster

Dessa tjänster innebär ofta specialiserat arbete, så att tillhandahålla tydliga, mindre tekniska beskrivningar hjälper kunderna att förstå sina tjänstefakturor. Fakturan ska innehålla följande:

• Beskrivning av arbetsuppgifterna: Var specifik om vad som gjordes (t.ex. "programvaruinstallation", "buggfixar", "systemförbättring").

• Timpriser eller fasta avgifter: Märk tydligt hur du tar betalt för varje del av jobbet.

Exempel på radpost

• "Felsökning och förbättring av servrar | 8 timmar à 100 USD/timme | 800 USD"
  

Evenemangsplanering eller catering

När det gäller evenemangs- eller planeringstjänster vill kunderna ha en redovisning rad för rad av alla inblandade element och deras kostnader. Inkludera dessa i tjänstefakturan:

• Tjänstekategorier: Dela upp din faktura i avsnitt, till exempel planering, installation, mat, dekorationer och hyror.

• Kostnader per person: Om tillämpligt, visa avgifter per deltagare.

Exempel på radposter

• "Fast avgift för evenemangsplanering | 1 500 USD"

• "Catering (50 gäster à 30 USD per person) | 1 500 USD"