Une facture de services est un document fourni à un client qui décrit les services rendus, les coûts associés et les conditions de paiement. Il s’agit à la fois d’un enregistrement de la transaction et d’une demande de paiement. Contrairement à une facture de produits, une facture de services répertorie spécifiquement les tâches ou les travaux effectués, tels que les services de conseil, les réparations et les projets en freelance, et comprend une ventilation des tarifs horaires, des frais fixes ou d'autres frais.

La mise en forme est importante, et une facture de services bien structurée permet aux clients de comprendre rapidement ce qui leur est facturé et comment payer. Un bon format permet de limiter la confusion, d’éviter les litiges et souvent d’accélérer le processus de paiement.

Nous examinons ci-dessous ce que vous devez savoir sur les factures de services, des informations à inclure au logiciel à utiliser pour les créer.

Sommaire de cet article

• Informations essentielles dans une facture de services
  
• Comment structurer une facture de services
  
• Différence entre les factures de services et les factures de produits
  
• Logiciels que les entreprises peuvent utiliser pour créer des factures de services
  
• Comment personnaliser le format d’une facture de services pour différents secteurs d’activité
  

Informations essentielles dans une facture de services

Une bonne facture de services doit être simple, claire et facile à comprendre. Voici les éléments qu’elle doit inclure :

• Vos informations : Votre nom, le nom de votre entreprise, vos coordonnées et votre logo, le cas échéant

• Informations sur le client : Son nom, le nom de son entreprise et ses coordonnées

• Numéro de facture : Un numéro unique pour que vous (et votre client) puissiez facilement suivre la facture

• Date : Le jour de l’envoi de la facture

• Date d’échéance : Date à laquelle le paiement est dû

• Services rendus : Le nom du service (par exemple, « conception du site Web », « heures de consultation »), une brève description, la quantité (par exemple, les heures facturables, les tâches effectuées) et le prix unitaire

• Montant total dû : Le total, y compris les taxes ou les réductions

• Paiement : Des instructions claires sur la façon dont le client peut vous payer, y compris les moyens de paiement que vous acceptez, les conditions et les détails sur les frais de retard

• Une brève note de remerciement Un bref message de remerciement ou un rappel pour rester en contact au sujet de futures opportunités professionnelles

Comment structurer une facture de services

Pour structurer une facture de services de manière à ce qu’elle soit claire et facile à suivre, considérez-la comme une liste de contrôle bien organisée. Vous voulez que votre client sache rapidement ce qui lui est facturé, combien il doit et comment payer. Voici une mise en forme simple :

• Service : Conception graphique
  
• Description : Projet de refonte de logo
  
• Qté : 10 heures
  
• Tarif : 50 $/heure
  
• Total : 500 $
  
• Total dû : 500 $
  

Veillez à inclure les éléments suivants :

• Un titre court pour chaque service (par exemple, « travail de conception graphique »)

• Une brève description, si nécessaire (par ex., « refonte du logo, 3 révisions incluses »)

• Quantité

• Prix unitaire

• Un total de poste pour chaque service

Sous la liste des services rendus, affichez les éléments suivants :

• Sous-total : Il s’agit du total avant les ajouts, notamment les taxes ou les réductions.

• Total final : En gras ou surligné pour qu’il soit bien visible.

Facilitez au maximum les paiements de vos clients en incluant :

• Vos moyens de paiement préférés (par ex., virement bancaire, carte de crédit)

• Tous les numéros de compte ou liens dont ils auront besoin

• Toute condition de paiement (par ex., « Veuillez payer dans les 15 jours »)

Différence entre les factures de services et les factures de produits

La principale distinction entre les factures de services et les factures de produits réside dans l’objet facturé : le temps et les efforts par rapport aux biens physiques. Examinons cela de plus près.

Objet de la facture

• Facture de services : Ce document couvre le travail que vous avez effectué ou le temps que vous avez consacré à une tâche facturable. Il porte sur les heures travaillées, les tâches accomplies ou les étapes franchies.

  • Exemple : « 10 heures de développement de site Web à 50 $/heure = 500 $ »
    

• Facture de produits : Cette facture couvre les frais liés aux biens physiques ou aux produits vendus, en mettant l’accent sur les quantités et les prix unitaires.

  • Exemple : « 5 paires de chaussures à 80 $ chacune = 400 $ »
    

Description

• Facture de services : Les descriptions sont souvent plus détaillées, car les services peuvent être moins tangibles. Vous pouvez énumérer les tâches spécifiques effectuées, les heures travaillées ou même les phases d’un projet.

  • Exemple : « Optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) pour 3 pages Web, y compris la recherche de mots-clés et les mises à jour de contenu »
    

• Facture de produits : S’agissant d’articles physiques, les descriptions sont généralement plus simples. Vous indiquez ce qu’est le produit, sa quantité et son prix.

  • Exemple : « Tasses à café en céramique, quantité : 3, 10 $ chacune »
    

Calcul des coûts

• Facture de services : Les coûts sont souvent basés sur le temps passé (par ex., des tarifs horaires) ou sur un forfait pour le travail effectué. Parfois, la facture comprend des étapes ou des phases d’un projet.

  • Exemple : « 5 heures de support informatique à 75 $/heure = 375 $ »
    

• Facture de produits : Les coûts sont basés sur le prix unitaire et la quantité vendue.

  • Exemple : « 20 cahiers à 3 $ chacun = 60 $ »
    

Taxes

• Facture de services : Les taxes varient en fonction du type de services et des règles locales. Certains services sont exonérés de taxes.

• Facture de produits : Les taxes sont plus standard, car la plupart des biens physiques sont taxables.

Preuve de livraison

• Facture de services : Comme il ne s'agit pas de biens physiques, les services ne font généralement pas l'objet d'un bon de livraison ou d'un bordereau d'expédition. Le justificatif prendra plutôt la forme d'un contrat signé, d'une note indiquant que le projet est terminé ou d'un registre des tâches effectuées.

• Facture de produits : Celle-ci s’accompagne généralement des détails d’expédition, d’une date de livraison et parfois d’informations de suivi pour confirmer que les marchandises ont bien été reçues.

Récapitulatif rapide

• Les factures de services concernent des travaux effectués (par ex., conception, consultation, réparations).

• Les factures de produits concernent des articles physiques vendus (par exemple, des vêtements, des appareils électroniques, des livres).

En fin de compte, les deux visent le même objectif : obtenir votre paiement. La différence réside dans l’objet de la facture et dans la manière dont vous expliquez les frais.

Logiciels que les entreprises peuvent utiliser pour créer des factures de services

Stripe est un excellent choix pour créer des factures de services professionnelles, car sa solution est conçue à la fois pour la facturation et le recouvrement des paiements. Voici comment Stripe peut vous aider, ainsi que d’autres outils compatibles.

Stripe Invoicing

Stripe dispose de son propre outil de facturation intégré qui facilite et accélère la création de factures de services. Stripe Invoicing propose notamment les éléments suivants :

• Modèles personnalisables : Vous pouvez ajouter votre logo et les informations de votre entreprise, et détailler les services.

• Liens de paiement automatisés : Les factures de Stripe comportent un bouton « Payer cette facture », qui permet aux clients de payer directement par carte de crédit, carte de débit, virement bancaire ou autre méthode préférée.

• Suivi et rappels : Stripe suit le paiement de vos clients et peut envoyer des rappels automatiques pour les factures impayées.

• Facturation récurrente : Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous facturez des services continus.

• Pourquoi cette solution est excellente : Stripe regroupe la facturation et les paiements en un seul système. Aucun outil supplémentaire ou suivi manuel n’est nécessaire.

QuickBooks

QuickBooks est une bonne solution pour les travailleurs indépendants et les petites entreprises qui souhaitent gérer leurs finances et créer des factures. Il présente les caractéristiques suivantes :

• Facturation des services : QuickBooks crée des factures de services détaillées avec des descriptions, des heures travaillées et des tarifs.

• Intégration de Stripe : Connexion avec Stripe pour accepter des paiements.

• Suivi des dépenses : QuickBooks suit et organise automatiquement les dépenses en fonction de vos revenus de services.

• Pourquoi cette solution est excellente : Elle regroupe la comptabilité, la facturation et les paiements Stripe sur une seule plateforme.

FreshBooks

FreshBooks est un outil de facturation et de comptabilité convivial, idéal pour les entreprises de services. Voici ce qu’il offre :

• Des factures professionnelles : Personnalisez facilement les factures de services avec votre marque et les détails du service.

• Suivi du temps : Suivez vos heures et convertissez-les automatiquement en postes facturables.

• Intégration de Stripe : Envoyez des factures avec des liens de paiement via FreshBooks Payments optimisé par Stripe.

• Rappels de retard de paiement : Avertissez automatiquement les clients lorsque les paiements sont en retard.

• Pourquoi cette solution est excellente : Lorsqu’il est intégré à Stripe, FreshBooks permet une facturation simple et des paiements rapides et intuitifs.

Zoho Invoice

Zoho Invoice est un outil gratuit pour les petites entreprises qui fonctionne très bien pour créer des factures de services propres et présentables. Il comprend les éléments suivants :

• Modèles personnalisables : Personnalisez facilement les factures avec votre marque et les détails de vos services.

• Facturation à l’heure : Facturez vos clients en fonction de vos taux horaires.

• Intégration de Stripe : Intégrez les liens de paiement Stripe directement à vos factures.

• Suivi des paiements : Recevez des mises à jour en temps réel lorsque les clients paient les factures.

• Pourquoi cette solution est excellente : Zoho Invoice est gratuit pour les petites entreprises et s’intègre parfaitement à Stripe pour les paiements.

Xero

Xero est un autre logiciel de comptabilité puissant, excellent pour la facturation des services. Le logiciel comporte les caractéristiques suivantes :

• Factures de services détaillés : Créez facilement des factures avec des services détaillés et des descriptions.

• Intégration de Stripe : Connexion avec Stripe pour créer des liens de paiement pour vos clients.

• État des paiements en temps réel : Suivez les factures qui ont été payées ou qui sont en retard.

• Pourquoi cette solution est excellente : Xero associe la facturation, les paiements et la comptabilité en un seul système avec l’intégration de Stripe.

Pourquoi Stripe se démarque

Si votre objectif principal est de créer des factures de services et d’encourager des paiements plus rapides, Stripe Invoicing est souvent tout ce dont vous avez besoin. Bien qu'il ne nécessite aucun outil tiers, vous pouvez ajouter des fonctionnalités supplémentaires en l'intégrant à d'autres solutions professionnelles.

Comment personnaliser le format d’une facture de services pour différents secteurs d’activité

La personnalisation d’une facture de services en fonction de différents secteurs d’activité implique que la facture corresponde au type de travail que vous effectuez. Si les détails de base restent les mêmes, la façon dont vous décrivez vos services et organisez les informations doit correspondre à votre secteur d’activité spécifique. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’adaptation du format général à votre secteur d’activité avec les éléments à inclure.

Travailleurs indépendants et créatifs

Lorsque les clients travaillent avec des créatifs et des travailleurs indépendants, ils souhaitent obtenir une ventilation claire des tâches et du temps conscacré à celles-ci. Il s'agit notamment des éléments suivants :

• Description du service : Soyez précis à propos de chaque tâche.

  • Exemple : « Création de logo – 3 concepts, 2 séries de révisions »
    
  • Exemple : « Rédaction de contenu – 4 articles de blog de 500 mots chacun »
    

• Tarifs horaires ou forfaitaires : Si vous facturez à l’heure, indiquez le nombre d’heures travaillées et votre tarif. Si vous facturez un tarif forfaitaire, notez le montant total pour ce projet.

• Dépenses supplémentaires : Incluez tous les frais engagés, tels que les photos d’archives et les frais de logiciel.

Exemple de poste

« Refonte du site Web – Recherche, maquette fonctionnelle et conception finale | 25 heures à 50 $/heure | 1 250 $ »

Consultants

Les consultants sont souvent rémunérés à la mission ou à l'heure. Leurs factures de services comprennent les éléments suivants :

• Description du service : Divisez les grands projets en phases ou en livrables afin que les clients identifient l’allocation de leurs fonds.

  • « Phase 1 : Étude de marché – 1 000 $ »
    
  • « Phase 2 : Séance de stratégie (5 heures) – 500 $
    

• Registre du temps : Si vous facturez à l’heure, incluez un résumé simple des heures travaillées.

Exemple de poste

• « Audit des processus d’entreprise | 10 heures à 75 $/heure| 750 $ »
  

Métiers manuels et réparations

Pour les travaux manuels, tels que les services fournis par les électriciens, les plombiers et les mécaniciens, les clients s'attendent à ce que le coût de la main-d'œuvre et des matériaux soit clairement indiqué et détaillé. N’oubliez pas d’inclure les éléments suivants :

• Service et pièces : Divisez la facture en une section pour la main-d’œuvre (heures travaillées) et une autre pour les matériaux ou pièces achetés et installés.

• Tarifs : Incluez votre tarif horaire pour la main-d’œuvre.

Exemples de postes

• « Main-d’œuvre – Réparations de plomberie | 4 heures à 60 $/heure | 240 $ »

• « Matériaux – Tuyauterie en cuivre, connecteurs | 150 $ »

Services de santé ou de bien-être

Dans le domaine du bien-être ou des services de coaching proposés par des thérapeutes, des instructeurs, des coachs et autres, l'accent est mis sur les séances ou les forfaits. Voici ce que comprennent les factures :

• Détails de la séance : Indiquez le nombre de séances et le coût par séance.

• Forfaits : Si vous proposez des offres groupées ou des réductions, décrivez-les clairement.

Exemple de poste

• « 6 séances d’entraînement personnel | 50 $ par séance | Total de 300 $ »
  

Technologies de l’information (TI) et services technologiques

Ces services impliquent souvent un travail spécialisé. Il est donc utile de fournir des descriptions claires et moins techniques afin d'aider les clients à comprendre leurs factures. La facture doit comprendre les éléments suivants :

• Description des tâches : Précisez clairement le travail effectué (par exemple, « installation du logiciel », « corrections de bogues », « amélioration du système »).

• Tarifs horaires ou forfaitaires : Indiquez clairement la façon dont vous facturez chaque partie du travail.

Exemple de poste

• « Dépannage et amélioration des serveurs | 8 heures à 100 $/heure | 800 $ »
  

Organisation d’événements ou services de traiteur

Dans le cadre de services de planification d'événements, les clients souhaitent obtenir un décompte détaillé de tous les éléments impliqués et de leurs coûts. Intégrez-les dans la facture de services :

• Catégories de services : Divisez votre facture en sections, telles que la planification, l’installation, la nourriture, les décorations et les locations.

• Coûts par personne : S’il y a lieu, affichez les frais par participant.

Exemples de postes

• « Forfait pour l’organisation d’événements | 1 500 $ »

• « Traiteur (50 invités à 30 $ par personne) | 1 500 $ »