服务账单是向客户提供的服务明细文件，包含服务内容、对应费用及付款条款。它既是交易凭证，也是付款请求。与商品账单不同，服务账单专门列明已完成的工作（如咨询、维修、自由职业项目），并详细标注小时费率、固定费用等计费标准。

规范的格式至关重要——结构清晰的服务账单能让客户快速理解费用明细和支付方式。这可以最大程度地从而减少误解、避免纠纷，并加速收款流程。

下文将系统介绍服务账单的必备要素、结构设计、与商品发票的区别，以及制作软件推荐。

目录

• 服务账单必备要素
  
• 账单结构设计规范
  
• 服务账单与商品发票的区别
  
• 推荐使用的账单制作软件
  
• 行业定制化格式建议
  

服务账单必备要素

优质服务账单应简洁清晰，易于理解。必须包含以下内容：

• 双方信息： 您的信息：姓名、公司名称、联系方式、企业徽标（如有）

• 客户信息： 姓名、公司名称、联系方式

• 账单编号： 便于双方追踪的唯一编号

• 日期： 开具日期

• 截止日期： 付款截止日

• 服务明细： 服务名称（如“网站设计”、“咨询时长”）、简要说明、数量单位（计费小时数、完成事项）、单价金额

• 应付总额： 含税或折扣后的总计金额

• 付款方式： 清晰说明客户如何给您付款，包括您接受的支付方式、条款以及任何逾期费用的详细信息

• 简短的感谢语： 简短的感谢或提醒，保持联系以获取未来的工作机会

账单结构设计规范

要将服务账单组织得清晰易懂，可以将其视为一个结构良好的清单。您希望客户快速查看他们的账单内容、欠款金额以及如何支付。此处为一个简单的格式化方法：

• 服务：平面设计
  
• 描述： 徽标重新设计项目
  
• 数量： 10 小时
  
• 价格： 50/美元
  
• 合计： 500 美元
  
• 应付总额： 500 美元
  

请务必包括：

• 每项服务的简短标题（例如，“平面设计工作”）

• 简要描述，如果需要的话（例如，“商标重新设计，包含 3 次修改”）

• 数量

• 单价

• 每项服务的单项小计

在服务清单下方，显示以下内容：

• 小计： 这是包含税费或折扣之前的总额。

• 最终总额： 将这部分加粗或高亮显示。

包含以下内容，让客户支付变得尽可能简单：

• 您的首选支付方式（例如，银行转账、信用卡）

• 他们需要的任何账号或链接

• 任何付款条款（例如，“请在 15 天内付款”）

服务账单与商品发票的区别

服务账单和商品账单之间的主要区别在于收费内容：时间和劳力与实物商品。以下是更详细的步骤。

您的计费项目是什么

• 服务账单： 该类账单涵盖了您已完成的工作或您在可计费任务上花费的时间。它关注的是工作时间、完成的任务或达到的里程碑。

  • 例如： “10 小时的网站开发 x 50 美元/每小时= 500 美元”
    

• 商品账单： 该类账单涵盖实物商品或产品的费用，重点是数量和单价。

  • 例如： “5 双鞋，每双 80 美元 = 400 美元”
    

描述方式

• 服务账单： 描述通常更为详细，因为服务可能不太具象。您可以列出完成的具体任务、工作的小时数，甚或是项目的各个阶段。

  • 例如： “为 3 个网页进行搜索引擎优化 (SEO)，包括关键词研究和内容更新”
    

• 商品账单： 描述通常比较简单明了，因为产品是实物。列出产品、数量和价格。

  • 例如： “陶瓷咖啡杯，数量：3 个，每个 10 美元”
    

成本计算方式

• 服务账单： 成本通常基于时间（例如，每小时费率）或工作的固定费用。有时，账单包括项目的里程碑或阶段。

  • 例如： “5 小时的 IT 支持服务，价格为 75 美元/小时 = 375 美元”
    

• 商品账单： 成本基于单价和销售数量计算。

  • 例如： “20 个笔记本 x 3 美元/个 = 60 美元”
    

税务

• 服务账单： 税费根据服务类型和当地规定而有所不同。有些服务是免税的。

• 商品账单： 由于大多数实物商品都需要缴税，因此税收更为标准。

交付证明

• 服务账单： 由于服务不是实物，所以通常没有运输或交货单。相反，证明可能包括签署的协议、项目完成记录或工作日志。

• 商品账单： 通常附有运货详情、送货日期，有时还包括跟踪信息，以确认货物已收到。

快速回顾

• 服务账单针对的是已完成的工作（例如，设计、咨询、维修）。

• 商品账单用于销售的实物商品（例如：衣服、电子产品、书籍）。

最终，两者殊途同归：让您获得报酬。区别在于您所计费的内容以及您如何解释这些费用。

推荐使用的账单制作软件

Stripe 是创建精美服务账单的首选，因为它专为账单和支付收款而构建。以下是 Stripe 以及其他能够很好集成的工具如何提供帮助的方法。

Stripe Invoicing

Stripe 拥有自己的内置开账单工具，使得创建服务账单更加简单和高效。Stripe Invoicing 包含以下内容：

• 可自定义模板： 您可以添加您的徽标和商家详情，并逐项列出服务。

• 自动支付链接： Stripe 账单 (Invoice) 和账单 (bill) 中包含一个“支付此账单”按钮，便于客户直接使用信用卡、借记卡、银行转账或其他首选方式付款。

• 跟踪和提醒： Stripe 会跟踪您的客户何时支付账单，并且可以为未支付的账单发送自动提醒。

• 定期计费： 如果您对持续服务收费，这项功能尤其有价值。

• 选择理由： Stripe 将账单和付款整合在一个系统中。不需要额外的工具或人工跟进。

QuickBooks

QuickBooks 非常适合希望管理财务、创建账单和账单的自由职业者和小型企业使用。它具有以下功能：

• 服务计费： QuickBooks 创建包含描述、工时和费率的详细服务账单。

• Stripe 集成： 它连接到 Stripe 来接受付款。

• 费用跟踪： QuickBooks 会自动跟踪和整理支出以及您的服务收入。

• 选择理由： 它将会计、账单和 Stripe 支付结合在一个平台中。

FreshBooks

FreshBooks 是一个用户友好的账单和会计工具，非常适合基于服务的企业。以下是它所提供的内容：

• 熟练的账单： 轻松使用您的品牌和服务详情自定义服务账单。

• 时间跟踪： 跟踪工时，并自动将其转换为可计费的项目行。

• Stripe 集成： 通过 FreshBooks Payments 由 Stripe 提供支持的服务发送带有支付链接的账单。

• 迟付款提醒： 当付款逾期时自动通知客户。

• 选择理由： 当与 Stripe 集成后，FreshBooks 能够实现简单的开账单和快速、直观的支付。

Zoho Invoice

Zoho Invoice 是一个免费的工具，适用于小型企业，非常适合创建简洁、易于呈现的服务账单。它包括以下内容：

• 可自定义模板： 轻松使用您的品牌和服务详情自定义账单。

• 基于时间计费： 根据小时费率向客户收费。

• Stripe 集成： 将 Stripe 支付链接直接嵌入您的账单中。

• 付款跟踪： 当客户支付账单时，获取实时更新。

• 选择理由： Zoho Invoice 对小型企业免费，并且可以与 Stripe 流畅集成以进行支付。

Xero

Xero 是另一款功能强大的会计软件，非常适合基于服务的账单管理。该软件具有以下功能：

• 详细的服务账单： 轻松创建带有分项服务和描述的账单。

• Stripe 集成： 连接 Stripe 为您的客户创建支付链接。

• 实时支付状态： 跟踪哪些账单已付款或逾期。

• 选择理由： Xero 将账单、支付和会计功能与 Stripe 集成结合到一个系统中。

为什么 Stripe 脱颖而出

如果您的主要重点是创建服务账单并鼓励更快付款，那么一般来说 Stripe Invoicing 就足够了。虽然这不需要任何第三方工具，但通过与其他商业解决方案集成，您可以添加更多功能。

行业定制化格式建议

定制服务账单以适应不同行业涉及使账单与您所从事的工作类型相匹配。虽然基本细节保持不变，但描述服务和组织细节的方式应适合您的具体工作领域。以下是如何根据您的行业调整一般格式以及需要包含哪些内容的示例。

自由职业者和创意工作者

当客户与创意人员和自由职业者合作时，他们希望看到任务和所花时间的明确划分。这包括以下支付交易：

• 服务描述： 对每项任务要具体。

  • 例如： “徽标设计 – 3 种概念，2 轮修订”
    
  • 例如：“内容写作 – 4 篇博客文章，每篇 500 字”
    

• 小时费率 vs. 固定费用： 如果您按小时收费，请包括工作小时数和您的费率。如果您收取固定费用，请记录该项目的总金额。

• 额外费用： 包括产生的任何自付费用，例如图库照片和软件费用。

示例项目行

“网站重新设计 – 研究、线框图和最终设计 | 25 小时 x 50 美元/小时 | 1,250 美元”

Consultants

Consultants 通常按项目工作或按时间收费。他们的服务账单包括以下内容：

• 服务描述： 将大型项目拆分为阶段或可交付成果，以便客户了解他们的钱花在了哪里。

  • “第 1 阶段： 市场调研 - 1,000 美元”
    
  • “第 2 阶段： 战略会议（5 小时）- 500 美元
    

• 时间日志： 如果按小时收费，需包含一个简单的工作小时总结。

示例项目行

• “业务流程审计 | 10 小时 x 75 美元/小时 | 750 美元”
  

交易与维修

对于动手工作，例如由电工、管道工和机械师执行的服务，客户期望清楚地看到劳动和材料的列出和分项。务必包含以下内容：

• 服务与零件： 将账单分为两个部分：一个是劳工（工作时长），另一个是购买和安装的材料或零件。

• 费率： 包括您的人工小时费率。

示例项目内容

• “人工 - 管道维修 | 4 小时 x 60 美元/小时 | 240 美元”

• “材料 - 铜管、连接件 | 150 美元”

医疗或健康服务

在健康或由治疗师、培训师、教练及其他专业人士提供的辅导服务中，课程或套餐是重点。账单包括以下内容：

• 会议详情: 列出会议的次数和每次会议的费用。

• 套餐优惠： 如果您提供套餐或折扣，请清楚地进行描述。

示例项目行

• “6 次个人训练课程 | 每次 50 美元 | 总计 300 美元”
  

信息技术 (IT) 和技术服务

这些服务通常涉及专业工作，因此提供清晰且较少技术性的描述有助于客户理解他们的服务账单。账单应包括以下内容：

• 任务描述： 具体说明所做的工作（例如，“软件安装”、“漏洞修复”、“系统改进”）。

• 小时费率 vs. 固定费用： 清楚地标明您对工作每个部分的收费方式。

示例项目行

• “服务器故障排除和改进 | 8 小时 @ 100 美元/小时 | 800 美元”
  

活动策划或餐饮服务

对于活动或策划服务，客户希望能够逐项查看所有涉及的元素及其费用。将这些纳入服务账单：

• 服务类别： 将账单分为多个部分，例如计划、设置、食品、装饰和租赁。

• 人均费用： 如果适用，显示每位参与者的收费。

示例项目内容

• “活动策划固定费用 | 1,500 美元”

• “餐饮（50 位客人 x 30 美元 每人) | 1,500 美元”