Una ricevuta per servizi è un documento fornito a un cliente che descrive i servizi resi, i costi associati e i termini di pagamento. Funge sia da registrazione della transazione che da richiesta di pagamento. A differenza di una fattura per prodotti, una ricevuta per servizi elenca in modo specifico le attività o i lavori completati, quali consulenze, riparazioni e progetti freelance, e include una ripartizione delle tariffe orarie, delle tariffe fisse o di altri addebiti.

La formattazione è importante e una ricevuta per servizi ben strutturata rende più facile per i clienti capire rapidamente cosa viene loro addebitato e come pagare. In questo modo puoi ridurre al minimo la confusione, evitare le contestazioni e spesso velocizzare la procedura di pagamento.

Di seguito, spiegheremo tutto ciò che devi sapere sulle ricevute per servizi, da quali informazioni includere a quale software utilizzare per crearle.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali dettagli chiave dovrebbe includere una ricevuta per servizi?
  
• Come strutturare una ricevuta per servizi?
  
• Quali sono le differenze tra le ricevute per servizi e le fatture per prodotti?
  
• Quali software possono utilizzare le attività per creare ricevute per servizi?
  
• Come si può personalizzare il formato di una ricevuta per servizi per diversi settori?
  

Quali dettagli chiave dovrebbe includere una ricevuta per servizi?

Una buona ricevuta per servizi dovrebbe essere semplice, chiara e facile da capire. Di seguito sono riportati i dettagli da includere.

• Dati personali: il tuo nome, la tua ragione sociale, i tuoi recapiti e il tuo logo, se ne hai uno

• Dati del cliente: il suo nome, la sua ragione sociale e i suoi recapiti

• Numero della ricevuta: un numero univoco per permettere a te (e al tuo cliente) di monitorare facilmente la ricevuta

• Data: il giorno in cui hai inviato la ricevuta

• Scadenza: la data di scadenza del pagamento

• Servizi resi: il nome del servizio (ad es., "progettazione del sito web", "ore di consulenza"), una breve descrizione, la quantità (ad es., ore fatturabili, attività completate) e il prezzo unitario

• Importo totale dovuto: il totale, comprensivo di imposte o sconti

• Come pagare: istruzioni chiare su come il cliente può pagarti, inclusi i metodi di pagamento accettati, i termini e le informazioni su eventuali penali per ritardato pagamento

• Un breve ringraziamento: una breve formula di ringraziamento o un promemoria per rimanere in contatto per future opportunità lavorative

Come strutturare una ricevuta per servizi?

Per strutturare una ricevuta per servizi in modo che sia chiara e di facile comprensione, pensala come una checklist ben organizzata. Vuoi che il tuo cliente veda rapidamente cosa gli viene addebitato, l'importo dovuto e come pagarlo. Di seguito viene illustrato un modo semplice per formattarne una.

• Servizio: progettazione grafica
  
• Descrizione: progetto di riprogettazione del logo
  
• Qtà: 10 ore
  
• Tariffa: 50 $/ora
  
• Totale: 500 $
  
• Totale dovuto: 500 $
  

Assicurati di includere:

• un breve titolo per ciascun servizio (ad es., "lavoro di progettazione grafica");

• una breve descrizione, se necessaria (ad es., "riprogettazione del logo, 3 revisioni incluse");

• quantità;

• prezzo unitario;

• un totale di voce riga per ciascun servizio.

Sotto l'elenco dei servizi resi, indica quanto riportato di seguito.

• Subtotale: si tratta del totale al lordo delle aggiunte, tra cui imposte o sconti.

• Totale finale: usa il grassetto o evidenzialo in modo che sia chiaro.

Rendi il pagamento il più semplice possibile per i clienti, includendo:

• i metodi di pagamento preferiti (ad es., bonifico bancario, carta di credito);

• eventuali numeri di conto o link necessari;

• eventuali termini di pagamento (ad es., "Pagare entro 15 giorni").

Quali sono le differenze tra le ricevute per servizi e le fatture per prodotti?

La principale differenza tra ricevute per servizi e fatture per prodotti è ciò che viene addebitato: tempo e risorse nel primo caso, beni fisici nel secondo. Diamo un'occhiata più da vicino.

Cosa viene addebitato

• Ricevuta per servizi: questo documento illustra il lavoro svolto o il tempo dedicato a un'attività fatturabile. Si concentra sulle ore lavorate, sulle attività completate o sui traguardi raggiunti.

  • Esempio: "10 ore di sviluppo del sito web a 50 $/ora = 500 $"
    

• Fattura per prodotti: questa fattura illustra gli addebiti per beni fisici o prodotti venduti, con particolare attenzione alle quantità e ai prezzi unitari.

  • Esempio: "5 paia di scarpe a 80 $ l'uno = 400 $"
    

Come viene descritto

• Ricevuta per servizi: le descrizioni sono spesso più dettagliate perché i servizi possono essere meno tangibili. Potresti elencare le specifiche attività completate, le ore lavorate o anche le fasi di un progetto.

  • Esempio: "Ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO) per 3 pagine web, inclusa la ricerca di parole chiave e gli aggiornamenti dei contenuti"
    

• Fattura per prodotti: le descrizioni sono generalmente più semplici poiché i prodotti sono articoli fisici. Viene elencato qual è il prodotto, la sua quantità e il suo prezzo.

  • Esempio: "Tazze da caffè in ceramica, quantità: 3, 10 $ l'una"
    

Come calcolare i costi

• Ricevuta per servizi: i costi sono spesso basati sul tempo (ad es., tariffe orarie) o su una tariffa fissa per il lavoro. A volte, la ricevuta include i traguardi o le fasi di un progetto.

  • Esempio: "5 ore di supporto IT a 75 $/ora = 375 $"
    

• Fattura per prodotti: i costi si basano sul prezzo unitario e sulle quantità vendute.

  • Esempio: "20 quaderni @ 3 $ l'uno = 60 $"
    

Imposte

• Ricevuta per servizi: le imposte variano a seconda del tipo di servizio e delle normative locali. Alcuni servizi sono esenti da imposte.

• Fattura per prodotti: le imposte sono più standardizzate poiché la maggior parte dei beni fisici è tassabile.

Prova di avvenuta consegna

• Ricevuta per servizi: poiché i servizi non sono fisici, di solito non c'è alcuna bolla di spedizione o di consegna. Al contrario, la prova potrebbe consistere in un accordo firmato, note di completamento del progetto o registri di lavoro.

• Fattura per prodotti: in genere comprende i dati di spedizione, una data di consegna e, talvolta, informazioni di tracciamento per verificare che la merce sia stata ricevuta.

Breve riepilogo

• Le ricevute per servizi sono relative al lavoro svolto (ad es., progettazione, consulenza, riparazioni).

• Le fatture per prodotti sono relative ad articoli fisici venduti (ad es., abbigliamento, articoli elettronici, libri).

In ultima analisi, entrambe hanno lo stesso scopo: fare in modo che tu venga pagato. La differenza sta in ciò che viene addebitato e in come vengono spiegati gli addebiti.

Quali software possono utilizzare le attività per creare ricevute per servizi?

Stripe è una scelta eccellente per creare ricevute per servizi raffinate perché è stata progettata sia per la fatturazione che per la riscossione dei pagamenti. Ecco come Stripe può aiutarti, insieme ad altri strumenti dall'ottima integrazione.

Stripe Invoicing

Stripe dispone di uno strumento di fatturazione integrato che semplifica e rende più efficiente la creazione delle ricevute per servizi. Stripe Invoicing comprende le seguenti caratteristiche.

• Modelli personalizzabili: puoi aggiungere il tuo logo e i dettagli della tua attività e descrivere in modo dettagliato i servizi.

• Link di pagamento automatizzati: le fatture e le ricevute Stripe includono un pulsante "Paga la fattura" che consente ai clienti di pagare direttamente con carta di credito, carta di debito, bonifico bancario o un altro metodo preferito.

• Monitoraggio e promemoria: Stripe monitora il pagamento della ricevuta da parte del cliente e può inviare promemoria automatici per le fatture non pagate.

• Addebito ricorrente: questa funzionalità è particolarmente utile se addebiti servizi continuativi.

• Perché è ottimo: Stripe unifica la fatturazione e i pagamenti in un unico sistema. Non sono necessari strumenti aggiuntivi o follow-up manuali.

QuickBooks

QuickBooks funziona bene per i liberi professionisti e le piccole attività che vogliono gestire le proprie finanze e creare fatture e ricevute. Le sue funzioni sono quelle riportate di seguito.

• Addebito per servizi: QuickBooks crea ricevute per servizi dettagliate con descrizioni, ore lavorate e tariffe.

• Integrazione Stripe: si connette a Stripe per accettare i pagamenti.

• Monitoraggio delle spese: QuickBooks monitora e organizza automaticamente le spese con le entrate dei tuoi servizi.

• Perché è ottimo: combina contabilità, addebito e pagamenti Stripe in un'unica piattaforma.

FreshBooks

FreshBooks è uno strumento di fatturazione e contabilità facile da usare, ideale per le attività basate sui servizi. Di seguito viene illustrato cosa offre.

• Fatture che dimostrano competenza: personalizza facilmente le ricevute per servizi con il tuo brand e i dettagli dei servizi.

• Monitoraggio del tempo: monitora le ore e convertile automaticamente in voci riga fatturabili.

• Integrazione Stripe: invia ricevute con link di pagamento tramite FreshBooks Payments con tecnologia Stripe.

• Promemoria per i pagamenti in ritardo: avvisa automaticamente i clienti quando i pagamenti sono scaduti.

• Perché è ottimo: se integrato con Stripe, FreshBooks semplifica la fatturazione e consente pagamenti rapidi e intuitivi.

Zoho Invoice

Zoho Invoice è uno strumento gratuito per le piccole attività che funziona perfettamente per creare ricevute per servizi ordinate e presentabili. Include le caratteristiche riportate di seguito.

• Modelli personalizzabili: personalizza facilmente le fatture con il tuo brand e i dettagli dei servizi.

• Addebito in base al tempo: addebita costi ai clienti in base a tariffe orarie.

• Integrazione Stripe: incorpora i link di pagamento di Stripe direttamente nelle tue fatture.

• Monitoraggio dei pagamenti: ricevi aggiornamenti in tempo reale quando i clienti pagano le fatture.

• Perché è ottimo: Zoho Invoice è gratuito per le piccole attività e si integra perfettamente con Stripe per i pagamenti.

Xero

Xero è un altro potente software di contabilità che è ottimo per l'addebito basato sui servizi. Il software offre le funzioni riportate di seguito.

• Ricevute per servizi dettagliate: crea facilmente ricevute con servizi dettagliati e descrizioni.

• Integrazione Stripe: connettiti a Stripe per creare link di pagamento per i tuoi clienti.

• Stato dei pagamenti in tempo reale: monitora quali fatture sono state pagate o sono scadute.

• Perché è ottimo: Xero combina fatturazione, pagamenti e contabilità in un unico sistema grazie all'integrazione Stripe.

Perché Stripe si distingue

Se il tuo obiettivo principale è creare ricevute per servizi e incoraggiare pagamenti più rapidi, Stripe Invoicing è spesso tutto ciò di cui hai bisogno. Sebbene non richieda strumenti di terze parti, puoi aggiungere altre funzioni grazie all'integrazione con altre soluzioni aziendali.

Come si può personalizzare il formato di una ricevuta per servizi per diversi settori?

La personalizzazione di una ricevuta per servizi per adattarla a diversi settori implica fare in modo che la ricevuta corrisponda al tipo di lavoro che svolgi. Mentre i dettagli di base rimangono gli stessi, il modo in cui descrivi i tuoi servizi e organizzi i dettagli dovrebbe adattarsi alla tua specifica professione. Di seguito sono riportati alcuni esempi di modi per modificare il formato generale per il tuo settore e delle informazioni da includere.

Liberi professionisti e creativi

Quando i clienti lavorano con creativi e liberi professionisti, vogliono vedere una chiara ripartizione delle attività e del tempo impiegato. Ciò include gli elementi riportati di seguito.

• Descrizione del servizio: indica in modo specifico ogni attività.

  • Esempio: "Progettazione del logo – 3 concetti, 2 cicli di revisioni"
    
  • Esempio: "Scrittura di contenuti – 4 post di blog, 500 parole ciascuno"
    

• Tariffe orarie o fisse: se addebiti un importo su base oraria, includi il numero di ore lavorate e la tua tariffa. Se addebiti una tariffa fissa, indica il totale per quel progetto.

• Spese aggiuntive: includi eventuali spese vive sostenute, come foto d'archivio e commissioni per software.

Esempio di voce riga

"Riprogettazione del sito web – Ricerca, wireframe e progettazione finale | 25 ore @ 50 $/ora | 1.250 $"

Consulenti

I consulenti spesso lavorano sulla base di un progetto o si fanno pagare per il loro tempo. Le loro ricevute per servizi includono gli elementi riportati di seguito.

• Descrizione del servizio: suddividi i progetti di grandi dimensioni in fasi o risultati in modo che i clienti capiscano dove vanno a finire i loro soldi.

  • "Fase 1: ricerche di mercato - 1.000 $"
    
  • "Fase 2: sessione strategica (5 ore) - 500 $"
    

• Registri delle ore: se addebiti un importo su base oraria, includi un semplice riepilogo delle ore lavorate.

Esempio di voce riga

• "Audit dei processi aziendali | 10 ore @ 75 $/ora | 750 $"
  

Mestieri e riparazioni

Per i lavori pratici, come i servizi eseguiti da elettricisti, idraulici e meccanici, i clienti si aspettano di vedere sia la manodopera che i materiali chiaramente elencati e descritti nel dettaglio. Assicurati di includere quanto riportato di seguito.

• Assistenza e ricambi: suddividi la ricevuta in una sezione per la manodopera (ore lavorate) e un'altra per i materiali o i ricambi acquistati e installati.

• Tariffe: includi la tua tariffa oraria per la manodopera.

Esempio di voci riga

• "Manodopera – Riparazioni idrauliche | 4 ore @ 60 $/ora | 240 $"

• "Materiali – Tubazioni in rame, connettori | 150 $"

Servizi per salute e benessere

Nei servizi per benessere o di coaching forniti da terapisti, formatori, coach e altri ancora, l'attenzione è sulle sessioni o sui pacchetti. Le ricevute includono gli elementi riportati di seguito.

• Dettagli delle sessioni: elenca il numero di sessioni e il costo per ciascuna sessione.

• Offerte per pacchetti: se offri pacchetti o sconti, descrivili chiaramente.

Esempio di voce riga

• "6 sessioni di personal training | 50 $ a sessione | 300 $ totali"
  

Servizi informatici (IT) e tecnologici

Questi servizi spesso comportano un lavoro specializzato, pertanto fornire descrizioni chiare e meno tecniche aiuta i clienti a comprendere le loro ricevute per servizi. La ricevuta dovrebbe includere gli elementi riportati di seguito.

• Descrizioni delle attività: indica in modo specifico ciò che è stato fatto (ad es., "installazione di software", "correzioni di bug", "miglioramento del sistema").

• Tariffe orarie o tariffe fisse: indica chiaramente come addebiti i costi per ogni parte del lavoro.

Esempio di voce riga

• "Risoluzione dei problemi e miglioramento del server | 8 ore @ 100 $/ora | 800 $"
  

Organizzazione di eventi o catering

Con i servizi di eventi od organizzativi, i clienti desiderano una contabilizzazione riga per riga di tutti gli elementi coinvolti e dei relativi costi. Incorpora nella ricevuta per servizi gli elementi riportati di seguito.

• Categorie dei servizi: suddividi la ricevuta in sezioni, quali organizzazione, allestimento, cibo, decorazioni e affitti.

• Costi per persona: se applicabile, mostra i costi per ciascun partecipante.

Esempio di voci riga

• "Tariffa fissa per organizzazione di eventi | 1.500 $"

• "Catering (50 ospiti @ 30 $ a persona) | 1.500 $"