Una factura de servicio es un documento proporcionado a un cliente que describe los servicios prestados, los costes asociados y las condiciones de pago. Actúa como un registro de la transacción y una solicitud de pago. A diferencia de una factura de producto, una factura de servicio enumera específicamente las tareas o el trabajo completado, como consultoría, reparaciones y proyectos independientes, e incluye un desglose de tarifas por hora, tarifas planas u otros cargos.

El formato es importante, y una factura de servicio bien estructurada facilita que los clientes entiendan rápidamente lo que se les está cobrando y cómo pagar. Esto puede minimizar la confusión, evitar disputas y, a menudo, acelerar el proceso de pago.

A continuación te explicamos lo que necesitas saber sobre las facturas de servicio, desde qué información incluir hasta qué software utilizar para crearlas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué detalles clave debe incluir una factura de servicio?
  
• ¿Cómo se debe estructurar una factura de servicios?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas de servicios y las facturas de productos?
  
• ¿Qué software pueden utilizar las empresas para crear facturas de servicios?
  
• ¿Cómo se puede personalizar el formato de una factura de servicio para diferentes industrias?
  

¿Qué detalles clave debe incluir una factura de servicios?

Una buena factura de servicio debe ser simple, clara y fácil de entender. Esto es lo que debe incluir:

• Tus datos: Tu nombre, el nombre de la empresa, los datos de contacto y el logotipo, si lo tienes.

• Información del cliente: Su nombre, nombre de la empresa y datos de contacto.

• Número de factura: Un número único para que tú (y tu cliente) podáis hacer un seguimiento de la factura fácilmente.

• Fecha: El día que enviaste la factura

• Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento del pago

• Servicios prestados: El nombre del servicio (p. ej., «diseño del sitio web», «horas de consultoría»), una breve descripción, la cantidad (p. ej., horas facturables, tareas realizadas) y precio por unidad

• Importe total adeudado: El total, incluidos los impuestos o descuentos.

• Forma de pago: Instrucciones claras sobre cómo puede pagarte el cliente, es decir, los métodos de pago que aceptas, las condiciones y los detalles sobre cualquier cargo por demora.

• Un breve agradecimiento: Una breve palabra de gratitud o un recordatorio para mantenerse en contacto sobre futuras oportunidades de trabajo.

¿Cómo se debe estructurar una factura de servicios?

Para estructurar una factura de servicio para que sea clara y fácil de seguir, piensa en ella como una lista de verificación bien organizada. Es importante que tu cliente vea rápidamente lo que se le está facturando, cuánto debe y cómo pagar. Esta es una forma sencilla de dar formato a una factura:

• Servicio: Diseño gráfico
  
• Descripción: Proyecto de rediseño del logotipo
  
• Cantidad: 10 horas
  
• Tarifa: 50 €/hr
  
• Total: 500 €
  
• Total adeudado: 500 €
  

Asegúrate de incluir:

• Un título corto para cada servicio (p. ej., «trabajo de diseño gráfico»)

• Una breve descripción, si es necesario (p. ej., «rediseño del logotipo, 3 revisiones incluidas»)

• Cantidad

• Precio por unidad

• El total de una partida para cada servicio

Debajo de la lista de servicios prestados, muestra lo siguiente:

• Subtotal: Este es el total antes de las sumas, incluidos los impuestos o descuentos.

• Total final: Hazlo en negrita o resáltalo para que sea obvio.

Facilita al máximo el proceso de pago de tus clientes incluyendo lo siguiente:

• Tus métodos de pago preferidos (p. ej., transferencia bancaria, tarjeta de crédito)

• Cualquier número de cuenta o enlace que necesiten.

• Cualquier condición de pago (p. ej., «Sírvase realizar el pago en un plazo de 15 días»)

¿En qué se diferencian las facturas de servicios de las facturas de productos?

La distinción principal entre las facturas de servicios y de productos es lo que estás facturando: tiempo y esfuerzo frente a bienes físicos. Veámoslo con más detalle.

Para qué estás facturando

• Factura de servicios: Este documento cubre el trabajo que has realizado o el tiempo que has dedicado a una tarea facturable. Se centra en las horas trabajadas, las tareas completadas o los hitos alcanzados.

  • Ejemplo: «10 horas de desarrollo de sitios web a 50 €/hr = 500 €»
    

• Factura de producto: Esta factura cubre los cargos por bienes físicos o productos vendidos centrándose en cantidades y precios unitarios.

  • Ejemplo: «5 pares de zapatos a 80 € cada uno = 400 €»
    

Cómo se describe

• Factura de servicios: Las descripciones suelen ser más detalladas porque los servicios pueden ser menos tangibles. Puede enumerar las tareas específicas completadas, las horas trabajadas o incluso las fases de un proyecto.

  • Ejemplo: «Optimización de motores de búsqueda (SEO) para 3 páginas web, incluida la investigación de palabras clave y las actualizaciones de contenido»
    

• Factura de producto: Las descripciones suelen ser más sencillas, ya que los productos son artículos físicos. Ahí debes indicar cuál es el producto, su cantidad y su precio.

  • Ejemplo: «Tazas de café de cerámica, cantidad: 3, 10 € cada una»
    

Cómo se calculan los costes

• Factura de servicios: Los costes a menudo se basan en el tiempo (por ejemplo, tarifas por hora) o en una tarifa plana por el trabajo. A veces, la factura incluye hitos o fases de un proyecto.

  • Ejemplo: «5 horas de soporte de TI a 75 €/hora = 375 €»
    

• Factura de producto: Los costes se basan en el precio unitario y la cantidad vendida.

  • Ejemplo: «20 cuadernos a 3 € cada uno = 60 €»
    

Impuestos

• Factura de servicios: Los impuestos varían según el tipo de servicio y las normas locales. Algunos servicios están exentos de impuestos.

• Factura de producto: Los impuestos tienen un formato más estándar, ya que la mayoría de los bienes físicos están sujetos a impuestos.

Comprobante de entrega

• Factura de servicios: Como los servicios no son físicos, no suele haber un albarán de envío ni de entrega. En su lugar, la prueba puede incluir un acuerdo firmado, notas de finalización del proyecto o registros de trabajo.

• Factura de producto: Por lo general, esto viene con detalles de envío, una fecha de entrega y, a veces, información de seguimiento para confirmar que se recibieron los productos.

Resumen rápido

• Las facturas de servicio corresponden al trabajo realizado (por ejemplo, diseño, consultoría, reparaciones).

• Las facturas de productos corresponden a artículos físicos vendidos (p. ej., ropa, productos electrónicos, libros).

En última instancia, ambos tienen el mismo propósito: que te paguen. La diferencia está en lo que estás facturando y en cómo explicas los cargos.

¿Qué software pueden usar las empresas para crear facturas de servicios?

Stripe es la mejor opción para crear facturas de servicios precisas y ajustadas porque está diseñado tanto para la facturación como para el cobro de pagos. Así es como Stripe puede serte de utilidad, además de otras herramientas que se integran bien.

Stripe Invoicing

Stripe tiene su propia herramienta de facturación integrada que hace que la creación de facturas de servicios sea más fácil y eficiente. Stripe Invoicing incluye lo siguiente:

• Plantillas personalizables: Puedes añadir tu logotipo y los datos de tu empresa y detallar los servicios.

• Enlaces de pago automatizados: Stripe facturas incluyen un botón denominado «Pagar esta factura» para que los clientes puedan pagar directamente con una tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia bancaria u otro método preferido.

• Seguimiento y recordatorios: Stripe hace un seguimiento del momento en que tu cliente paga la factura y puede enviar recordatorios automáticos para las facturas impagadas.

• Facturación recurrente: Esta funcionalidad es especialmente valiosa si cobras por servicios continuos.

• Por qué es genial: Stripe unifica la facturación y los pagos en un mismo sistema. No se requieren herramientas adicionales ni seguimientos manuales.

QuickBooks

QuickBooks funciona bien para autónomos y pequeñas empresas que desean administrar sus finanzas y crear facturas y recibos. Tiene estas características:

• Facturación de servicios: QuickBooks crea facturas de servicio detalladas con descripciones, horas trabajadas y tarifas.

• Integración con Stripe: Se conecta con Stripe para aceptar pagos.

• Seguimiento de gastos: QuickBooks rastrea y organiza automáticamente los gastos con tus ingresos por servicio.

• Por qué es genial: Combina la contabilidad, la facturación y los pagos de Stripe en una misma plataforma.

FreshBooks

FreshBooks es una herramienta de facturación y contabilidad fácil de usar, ideal para empresas basadas en servicios. Esto es lo que ofrece:

• Facturas detalladas: Personaliza fácilmente las facturas de servicio con tu marca y detalles de servicio.

• Seguimiento del tiempo: Haz un seguimiento de tus horas y conviértelas automáticamente en partidas facturables.

• Integración con Stripe: Envía facturas con enlaces de pago a través de la solución FreshBooks Payments Powered by Stripe.

• Recordatorios de pagos atrasados: Notifica automáticamente a los clientes cuando los pagos están vencidos.

• Por qué es genial: Cuando se integra con Stripe, FreshBooks permite una facturación sencilla y pagos rápidos e intuitivos.

Zoho Invoice

Zoho Invoice es una herramienta gratuita para pequeñas empresas que funciona muy bien para crear facturas de servicio limpias y presentables. Incluye lo siguiente:

• Plantillas personalizables: Personaliza fácilmente las facturas con tu imagen de marca y los datos del servicio.

• Facturación basada en el tiempo: Factura a los clientes en función de las tarifas por hora.

• Integración con Stripe: Integra enlaces de pago de Stripe directamente en tus facturas.

• Seguimiento de pagos: Obtén actualizaciones en tiempo real cuando los clientes paguen las facturas.

• Por qué es genial: Zoho Invoice es gratuito para las pequeñas empresas y se integra sin problemas con Stripe para los pagos.

Xero

Xero es otro potente software de contabilidad que es excelente para la facturación basada en servicios. El software cuenta con lo siguiente:

• Facturas de servicio detalladas: Crea fácilmente facturas con descripciones y servicios detallados.

• Integración con Stripe: Conéctate con Stripe para crear enlaces de pago para tus clientes.

• Estado del pago en tiempo real: Haz un seguimiento de las facturas que se han pagado o están vencidas.

• Por qué es genial: Xero combina la facturación, los pagos y la contabilidad en un solo sistema con la integración de Stripe.

Por qué destaca Stripe

Si tu objetivo principal es crear facturas de servicios y agilizar el procesamiento de los pagos, Stripe Invoicing puede ser todo lo que necesitas. Si bien no requiere ninguna herramienta de terceros, puedes agregar más funciones al integrarse con otras soluciones comerciales.

¿Cómo se puede personalizar el formato de una factura de servicios para diferentes industrias?

Personalizar una factura de servicio para que se adapte a diferentes sectores de actividad implica hacer que la factura coincida con el tipo de trabajo que realizas. Si bien los detalles básicos siguen siendo los mismos, la forma en que describes tus servicios y organizas los detalles debe ajustarse a tu línea de trabajo específica. A continuación se muestran ejemplos de cómo puedes ajustar el formato general para tu industria y qué debes incluir.

Trabajadores autónomos y creativos

Cuando los clientes trabajan con profesionales dedicados a la creación y freelancers, quieren ver un desglose claro de las tareas y el tiempo dedicado. Esto incluye lo siguiente:

• Descripción del servicio: Debes concretar cada tarea.

  • Ejemplo: «Diseño de logotipo: 3 conceptos, 2 rondas de revisiones»
    
  • Ejemplo: «Redacción de contenidos: 4 entradas de blog, de 500 palabras cada una»
    

• Tarifas por hora vs. tarifas planas: Si cobras por hora, incluye el número de horas trabajadas y tu tarifa. Si cobras una tarifa plana, anota el total de ese proyecto.

• Gastos adicionales: Incluye todos los gastos de bolsillo en los que hayas incurrido, como las fotos de archivo y las tarifas de software.

Ejemplo de partida individual

«Rediseño del sitio web – Investigación, wireframing y diseño final | 25 horas a 50 €/hr | 1.250 €»

Consultores

Los consultores suelen trabajar por proyectos o cobran por su tiempo. Sus facturas de servicio incluyen lo siguiente:

• Descripción del servicio: Divide los grandes proyectos en fases o entregables para que los clientes entiendan a dónde va su dinero.

  • «Fase 1: Estudio de mercado – 1.000 €»
    
  • «Fase 2: Sesión de estrategia (5 horas) – 500 €»
    

• Registros de tiempo: Si cobras por hora, incluye un resumen simplificado de las horas trabajadas.

Ejemplo de partida individual

• «Auditoría de procesos de negocio | 10 horas a 75 €/hr | 750 €»
  

Oficios y reparaciones

Para el trabajo de tipo manual o práctico, como los servicios realizados por electricistas, fontaneros y mecánicos, los clientes esperan ver tanto la mano de obra como los materiales claramente enumerados y detallados. Asegúrate de incluir lo siguiente:

• Servicio y repuestos: Separa la factura en una sección para la mano de obra (horas trabajadas) y otra para los materiales o piezas compradas e instaladas.

• Tarifas: Incluye tu tarifa por hora para la mano de obra.

Ejemplos de partidas

• «Mano de obra – Reparaciones de fontanería| 4 horas a 60 €/hr | 240 €»

• «Materiales – Tuberías de cobre, conectores | 150 €»

Servicios de atención médica y bienestar

En los servicios de bienestar o coaching proporcionados por terapeutas, entrenadores, coaches y otros, el foco se pone en las sesiones o paquetes. Esto es lo que incluyen las facturas:

• Detalles de la sesión: Enumera el número de sesiones y el coste por sesión.

• Ofertas de paquetes: Si ofreces paquetes o descuentos, descríbelos claramente.

Ejemplo de partida individual

• «6 sesiones de entrenamiento personal | 50 € por sesión | 300 € en total»
  

Tecnología de la información (TI) y servicios tecnológicos

Estos servicios a menudo implican trabajo especializado, por lo que proporcionar descripciones claras y menos técnicas ayuda a los clientes a comprender sus facturas de servicio. La factura debe incluir lo siguiente:

• Descripciones de tareas: Concreta todo lo que se ha hecho (p. ej., «instalación de software», «corrección de errores», «mejora del sistema»).

• Tarifas por hora vs. tarifas planas: Etiqueta claramente cómo estás cobrando por cada parte del trabajo.

Ejemplo de partida individual

• «Solución de problemas y mejora del servidor | 8 horas a 100 €/hr | 800 €»
  

Planificación de eventos o catering

Con los servicios de eventos o planificación, los clientes quieren una contabilidad partida a partida de todos los elementos involucrados y sus respectivos costes. Incorpóralos en la factura del servicio:

• Categorías de servicios: Divide tu factura en secciones, como planificación, instalación, comida, decoraciones y alquileres.

• Costes por persona: Si corresponde, muestra los cargos por cada asistente.

Ejemplos de partidas

• «Tarifa plana de planificación de eventos | 1.500»

• «Catering (50 invitados a 30 € por persona) | 1.500 €»