Uma conta de serviço é um documento fornecido a um cliente que descreve os serviços prestados, os custos associados e as condições de pagamento. Ela funciona tanto como um registro da transação quanto uma solicitação de pagamento. Ao contrário de uma fatura de produtos, uma conta de serviço lista especificamente tarefas ou trabalhos concluídos, como consultoria, reparos e projetos autônomos, e inclui um detalhamento de taxas horárias, tarifas fixas ou outros encargos.

A formatação é importante, e uma conta de serviço bem estruturada permite que os clientes entendam rapidamente pelo que estão sendo cobrados e como pagar. Isso pode minimizar confusões, evitar contestações e, muitas vezes, acelerar o processo de pagamento.

Abaixo, explicamos o que você precisa saber sobre contas de serviço, como as informações que deve incluir e qual software usar para criá-las.

O que há neste artigo?

• Quais são os principais detalhes que uma conta de serviço deve incluir?
  
• Como estruturar uma conta de serviço?
  
• Qual é a diferença entre contas de serviços e faturas de produtos?
  
• Quais softwares as empresas podem usar para criar contas de serviços?
  
• Como personalizar o formato de uma conta de serviço para diferentes setores?
  

Quais são os principais detalhes que uma conta de serviço deve incluir?

Uma boa conta de serviço deve ser simples, clara e fácil de entender. Veja o que ele precisa incluir:

• Suas informações: seu nome, nome da empresa, detalhes de contato e logotipo, se você tiver

• Informações do cliente: nome, nome da empresa e dados de contato

• Número da conta: um número único para que você (e seu cliente) possam acompanhar a conta com facilidade

• Data: o dia em que você enviou a conta

• Data de vencimento: quando o pagamento vence

• Serviços prestados: o nome do serviço (por exemplo, "design de site", "horas de consultoria"), uma breve descrição, a quantidade (por exemplo, horas faturáveis, tarefas concluídas) e o preço por unidade

• Valor total devido: o total, incluindo impostos ou descontos

• Como pagar: instruções claras sobre como o cliente pode pagar você, incluindo as formas de pagamento que você aceita, termos e detalhes sobre tarifas por atraso

• Um breve agradecimento: uma breve palavra de gratidão ou lembrete para manter contato sobre futuras oportunidades de trabalho

Como estruturar uma conta de serviço?

Para estruturar uma conta de serviço de forma que ela fique clara e fácil de seguir, pense nela como um checklist bem organizado. Você quer que seu cliente veja rapidamente o que está sendo cobrado, quanto deve e como pagar. Veja uma maneira simples de formatá-la:

• Serviço: design gráfico
  
• Descrição: projeto de redesign de logotipo
  
• Quantidade: 10 horas
  
• Tarifa: R$ 50/h
  
• Total: R$ 500,00
  
• Total devido: R$ 500,00
  

Não se esqueça de incluir:

• Um título curto para cada serviço (por exemplo, "trabalho de design gráfico")

• Uma breve descrição, se necessário (por exemplo, "redesign do logotipo, 3 revisões incluídas")

• Quantidade

• Preço por unidade

• Um total dos itens de linha para cada serviço

Abaixo da sua lista de serviços prestados, exiba o seguinte:

• Subtotal: é o total antes das adições, incluindo impostos ou descontos.

• Total: coloque esse valor em negrito ou destaque-o para que seja óbvio.

Facilite ao máximo o pagamento para os clientes, incluindo:

• Suas formas de pagamento preferidas (ex.: transferência bancária, cartão de crédito)

• Números de conta ou links que eles vão precisar

• Condições de pagamento (ex.: "Pague em até 15 dias")

Qual é a diferença entre contas de serviço e faturas de produtos?

A principal distinção entre contas de serviço e faturas de produtos é o que você está cobrando: tempo e esforço em comparação com mercadorias físicas. Vamos ver isso em mais detalhes.

O que você está cobrando

• Conta de serviço: esse documento abrange o trabalho que você realizou ou o tempo que gastou em uma tarefa faturável. Ela se concentra em horas trabalhadas, tarefas concluídas ou marcos alcançados.

  • Exemplo: "10 horas de desenvolvimento de sites a R$ 50/h = R$ 500"
    

• Fatura de produto: esta fatura inclui cobranças de mercadorias físicas ou produtos vendidos com foco em quantidades e preços unitários.

  • Exemplo: "5 pares de sapatos a R$ 180 cada = R$ 400"
    

Como é descrita

• Conta de serviço: as descrições costumam ser mais detalhadas porque os serviços podem ser menos tangíveis. Você pode listar as tarefas específicas concluídas, horas trabalhadas ou até mesmo as fases de um projeto.

  • Exemplo: "Trabalho de SEO para 3 páginas da web, incluindo pesquisa de palavras-chave e atualizações de conteúdo"
    

• Fatura de produto: as descrições costumam ser mais simples, pois os produtos são itens físicos. Você lista o produto, a quantidade e o preço.

  • Exemplo: "Canecas de café de cerâmica, quantidade: 3, R$ 30 cada"
    

Como se calcula os custos

• Conta de serviço: os custos geralmente são baseados em tempo (por exemplo, taxas horárias) ou uma tarifa fixa pelo trabalho. Às vezes, a conta inclui marcos ou fases de um projeto.

  • Exemplo: "5 horas de suporte de TI a R$ 35/hora = R$ 175"
    

• Fatura de produto: os custos são baseados no preço unitário e na quantidade vendida.

  • Exemplo: "20 cadernos a R$ 10 cada = R$ 200"
    

Impostos

• Conta de serviço: os impostos variam de acordo com o tipo de serviço e as regras locais. Alguns serviços são isentos de impostos.

• Fatura de produto: os impostos são mais comuns, já que a maioria dos bens físicos é tributável.

Prova de entrega

• Conta de serviço: como os serviços não são físicos, normalmente não há nota de envio ou entrega. Em vez disso, a prova pode incluir um contrato assinado, notas de conclusão do projeto ou registros de trabalho.

• Fatura de produto: geralmente, inclui dados de envio, uma data de entrega e, às vezes, informações de rastreamento para confirmar o recebimento das mercadorias.

Recapitulação rápida

• As contas de serviço são para trabalhos realizados (por exemplo, projeto, consultoria, reparos).

• As faturas de produto incluem itens físicos vendidos (ex.: roupas, itens eletrônicos, livros).

Em última análise, ambos servem ao mesmo propósito: fazer com que você seja pago. A diferença está no que você está faturando e como explica as cobranças.

Quais softwares as empresas podem usar para criar contas de serviço?

A Stripe é uma das principais opções para criar contas de serviço refinadas porque é desenvolvida para faturamento e cobrança de pagamentos. Veja como a Stripe pode ajudar, além de outras ferramentas que se integram bem.

Stripe Invoicing

A Stripe tem sua própria ferramenta de faturamento integrada que facilita e torna a criação de contas de serviço mais fácil e eficiente. O Stripe Invoicing inclui o seguinte:

• Modelos personalizáveis: você pode adicionar seu logotipo e dados da empresa e discriminar os serviços.

• Links de pagamento automatizados: as faturas e contas da Stripe incluem um botão "Pagar esta fatura" para que os clientes possam pagar diretamente com cartão de crédito, débito, transferência bancária ou outra forma de preferência.

• Rastreamento e lembretes: a Stripe rastreia quando o cliente paga a conta e pode enviar lembretes automáticos para faturas não pagas.

• Cobrança recorrente: esse recurso é especialmente valioso se você cobra por serviços contínuos.

• Por que é ótimo: a Stripe unifica faturamento e pagamentos no mesmo sistema. Não são necessidade de ferramentas adicionais ou acompanhamentos manuais.

QuickBooks

O QuickBooks funciona bem para freelancers e pequenas empresas que desejam gerenciar suas finanças e criar faturas e contas. Possui as seguintes características:

• Cobrança de serviços: o QuickBooks cria contas de serviço detalhadas com descrições, horas trabalhadas e taxas.

• Integração com a Stripe: ele se conecta à Stripe para aceitar pagamentos.

• Acompanhamento de despesas: o QuickBooks rastreia e organiza automaticamente as despesas com as receitas de serviços.

• Por que é ótimo: combina contabilidade, faturamento e pagamentos da Stripe em uma única plataforma.

FreshBooks

O FreshBooks é uma ferramenta de faturamento e contabilidade fácil de usar, ideal para empresas que trabalham com base em serviços. Veja o que ele oferece:

• Faturas detalhadas: personalize facilmente as contas de serviço com sua marca e detalhes de serviço.

• Rastreamento de tempo: acompanhe suas horas e converta-as automaticamente em itens de linha faturáveis.

• Integração com a Stripe: envie contas com links de pagamento pelo FreshBooks Payments com tecnologia Stripe.

• Lembretes de atraso no pagamento: notifica automaticamente os clientes quando há pagamentos vencidos.

• Por que é ótimo: quando integrado à Stripe, o FreshBooks permite faturamento simples e pagamentos rápidos e intuitivos.

Zoho Invoice

O Zoho Invoice é uma ferramenta gratuita para pequenas empresas que funciona muito bem para criar contas de serviço simples e apresentáveis. Inclui o seguinte:

• Modelos personalizáveis: personalize faturas facilmente com sua marca e detalhes de serviço.

• Cobrança por tempo: cobre os clientes com base em taxas horárias.

• Integração com a Stripe: incorpore links de pagamento da Stripe diretamente em suas faturas.

• Acompanhamento de pagamentos: receba atualizações em tempo real quando os clientes pagarem as faturas.

• Por que é ótimo: O Zoho Invoice é gratuito para pequenas empresas e integra-se sem problemas ao Stripe para pagamentos.

Xero

O Xero é outro software de contabilidade avançado que é excelente para faturamento baseado em serviços. O software apresenta o seguinte:

• Faturas de serviço detalhadas: crie contas facilmente com serviços detalhados e descrições.

• Integração com a Stripe: conecte-se com a Stripe para criar links de pagamento para os clientes.

• Status do pagamento em tempo real: monitore as faturas pagas ou vencidas.

• Por que é ótimo: o Xero combina faturamento, pagamentos e contabilidade em um único sistema com integração com a Stripe.

Por que a Stripe se destaca

Se o seu foco principal é criar contas de serviço e incentivar pagamentos mais rápidos, o Stripe Invoicing geralmente oferece tudo o que você precisa. Embora não exija ferramentas de terceiros, você pode adicionar mais recursos integrando-se a outras soluções comerciais.

Como personalizar o formato de uma conta de serviço para diferentes setores?

Personalizar uma conta de serviço para atender a diferentes setores envolve fazer com que a conta corresponda ao tipo de trabalho que você faz. Embora os detalhes básicos permaneçam os mesmos, a maneira como você descreve seus serviços e organiza os detalhes deve se adequar à sua linha de trabalho específica. Veja abaixo alguns exemplos de como você pode ajustar o formato geral para o seu setor e o que incluir.

Freelancers e profissionais de criação

Quando os clientes trabalham com profissionais de criação e freelancers, eles querem ver uma divisão clara das tarefas e do tempo gasto. Alguns exemplos:

• Descrição do serviço: seja específico sobre cada tarefa.

  • Exemplo: "Design de logo – 3 conceitos, 2 rodadas de revisões"
    
  • Exemplo: "Redação de conteúdo – 4 posts no blog, 500 palavras cada"
    

• Tarifas por hora vs. fixas: se você cobra por hora, inclua o número de horas trabalhadas e sua tarifa. Se você cobra uma tarifa fixa, anote o total desse projeto.

• Despesas adicionais: inclua todos os custos do próprio bolso, como banco de fotos e tarifas de software.

Exemplo de item de linha

"Redesign do site – Pesquisa, wireframing e design final | 25 horas a R$ 50/h | R$ 1.250"

Consultores

Os consultores geralmente trabalham por projeto ou cobram por seu tempo. As contas de serviço incluem o seguinte:

• Descrição do serviço: divida grandes projetos em fases ou entregas para que os clientes entendam para onde o dinheiro está indo.

  • "Fase 1: Pesquisa de Mercado – R$ 1.000"
    
  • "Fase 2: Sessão de estratégia (5 horas) – R$ 500"
    

• Registros de tempo: se estiver cobrando por hora, inclua um resumo simples das horas trabalhadas.

Exemplo de item de linha

• "Auditoria de processos de negócio | 10 horas a R$ 75/h | R$ 750"
  

Serviços técnicos e reparos

Para trabalhos práticos, como serviços realizados por eletricistas, encanadores e mecânicos, os clientes esperam ver tanto a mão de obra quanto os materiais claramente listados e discriminados. Certifique-se de incluir o seguinte:

• Serviços e peças: separe a conta em uma seção para a mão de obra (horas trabalhadas) e outra para materiais ou peças compradas e instaladas.

• Tarifas: inclua a taxa horária da sua mão de obra.

Exemplos de itens de linha

• "Mão de obra – Reparos hidráulicos | 4 horas a R$ 30/h | R$ 120"

• "Materiais – Tubulações de cobre, conectores | R$ 150"

Serviços de saúde ou bem-estar

Em serviços de bem-estar ou coaching fornecidos por terapeutas, treinadores, coaches e outros, o foco são sessões ou pacotes. Veja o que as contas incluem:

• Detalhes da sessão: liste o número de sessões e o custo por sessão.

• Ofertas: se você oferece pacotes ou descontos, descreva-os claramente.

Exemplo de item de linha

• "6 sessões de personal training | R$ 50 por sessão | R$ 300 no total"
  

Tecnologia da informação (TI) e serviços tecnológicos

Esses serviços geralmente envolvem trabalho especializado, portanto, descrições claras e menos técnicas ajudam os clientes a entender as contas de serviço. A conta deve incluir o seguinte:

• Descrições de tarefas: seja específico sobre o que foi feito (por exemplo, "instalação de software", "correções de bugs", "melhoria do sistema").

• Taxas horárias vs. tarifas fixas: rotule claramente como você está cobrando por cada parte do trabalho.

Exemplo de item de linha

• "Solução de problemas e melhoria de servidores | 8 horas a R$ 100/h | R$ 800"
  

Planejamento de eventos ou buffet

Com serviços de eventos ou planejamento, os clientes querem uma contabilidade linha a linha de todos os elementos envolvidos e seus custos. Incorpore-os na conta de serviço:

• Categorias de serviços: divida a conta em seções, como planejamento, configuração, alimentação, decorações e aluguéis.

• Custos por pessoa: se for o caso, mostre cobranças por participante.

Exemplos de itens de linha

• "Taxa fixa de planejamento de eventos | R$ 1.500"

• "Buffet (50 convidados a R$ 50 por pessoa) | R$ 2.500"