Eine Dienstleistungsabrechnung ist ein Dokument, das einer Kundin oder einem Kunden zur Verfügung gestellt wird und erbrachte Dienstleistungen, die damit verbundenen Kosten und die Zahlungsbedingungen enthält. Sie dient sowohl als Beleg der Transaktion als auch als Zahlungsaufforderung. Im Gegensatz zu einer Produktrechnung listet eine Dienstleistungsabrechnung Services oder erbrachte Arbeiten auf – z. B. Beratung, Reparaturen und freiberufliche Projekte – und enthält eine Aufschlüsselung mit Stundensätzen, Pauschal- oder anderen Gebühren.

Die Formatierung ist wichtig, und eine gut strukturierte Dienstleistungsabrechnung erleichtert es Kundinnen und Kunden, schnell zu verstehen, was abgerechnet wird und wie sie bezahlen sollen. So können Sie Verwirrung vorbeugen, Zahlungsanfechtungen vermeiden und den Zahlungsvorgang beschleunigen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, was Sie über Dienstleistungsabrechnungen wissen müssen, von den enthaltenen Informationen bis hin zur Software für die Erstellung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche wichtigen Details sollte eine Dienstleistungsabrechnung enthalten?
  
• Wie sollten Sie eine Dienstleistungsabrechnung strukturieren?
  
• Wie unterscheiden sich Dienstleistungsabrechnungen und Produktrechnungen?
  
• Mit welcher Software können Unternehmen Dienstleistungsabrechnungen erstellen?
  
• Wie können Sie das Format einer Dienstleistungsabrechnung für verschiedene Branchen anpassen?
  

Welche wichtigen Details muss eine Dienstleistungsabrechnung enthalten?

Eine gute Dienstleistungsabrechnung sollte einfach, klar und leicht verständlich sein. Folgendes muss enthalten sein:

• Ihre Informationen: Ihr Name, Ihr Firmenname, Ihre Kontaktdaten und Ihr Logo, sofern vorhanden.

• Kundeninformationen: Name, Unternehmensname und Kontaktdaten

• Abrechnungsnummer: Eine eindeutige Nummer, damit Sie (und Ihre Kundschaft) die Abrechnung leicht nachverfolgen können

• Datum: Der Tag, an dem Sie die Abrechnung gesendet haben

• Fälligkeitsdatum: Die Fälligkeit der Zahlung.

• Erbrachte Dienstleistungen: Den Namen der Dienstleistung (z. B. „Website-Design“, „Beratungszeiten“), eine kurze Beschreibung, die Menge (z. B. abrechenbare Stunden, erledigte Aufgaben) und den Preis pro Einheit.

• Fälliger Gesamtbetrag: Die Gesamtsumme, einschließlich aller Steuern und Rabatte.

• Wie bezahlen: Klare Anweisungen, wie die Kundin oder der Kunde bezahlen kann, einschließlich der Zahlungsmethoden, die Sie akzeptieren, der Bedingungen und Details zu etwaigen Verzugsgebühren.

• Ein kurzes Dankeschön: Ein kurzes Wort des Dankes oder eine Erinnerung, über zukünftige Arbeitsmöglichkeiten in Kontakt zu bleiben.

Wie ist eine Dienstleistungsabrechnung zu strukturieren?

Um eine Dienstleistungsabrechnung so zu strukturieren, dass sie klar und leicht zu befolgen ist, stellen Sie sie sich wie eine gut organisierte Checkliste vor. Sie möchten, dass Ihre Kundschaft schnell sieht, was abgerechnet wird, wie viel sie schuldet und wie sie bezahlen soll. Hier ist eine einfache Formatierungsmöglichkeit:

• Dienstleistung: Grafikdesign
  
• Beschreibung: Projekt zur Neugestaltung des Logos
  
• Menge: 10 Stunden
  
• Preis: 50 $/Std.
  
• Gesamt: 500 $
  
• Fälliger Gesamtbetrag: 500 $
  

Fügen Sie unbedingt Folgendes hinzu:

• Eine Kurzbezeichnung für jede Dienstleistung (z. B. „Grafikdesign“)

• Bei Bedarf eine kurze Beschreibung (z. B. „Logo-Redesign sowie 3 Überarbeitungen“)

• Menge

• Preis pro Einheit

• Eine Einzelpostensumme für jede Dienstleistung

Führen Sie unter der Liste der erbrachten Dienstleistungen Folgendes auf:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe vor Zuschlägen, einschließlich Steuern und Rabatten.

• Endsumme: Drucken Sie diese fett oder heben Sie sie hervor, damit sie offensichtlich ist.

Machen Sie Ihrer Kundschaft die Zahlung so einfach wie möglich, indem Sie Folgendes hinzufügen:

• Ihre bevorzugten Zahlungsmethoden (z. B. Überweisung, Kreditkarte)

• Alle Kontonummern oder Links, die benötigt werden

• Etwaige Zahlungsbedingungen (z. B. „Bitte zahlen Sie innerhalb von 15 Tagen“)

Unterschied zwischen Service- und Produktrechnungen

Der Hauptunterschied zwischen Dienstleistungsabrechnungen und Produktrechnungen ist das, wofür Sie abrechnen: Zeit und Aufwand vs. physische Waren. Hier ist ein genauerer Blick.

Was Sie abrechnen

• Dienstleistungsabrechnung: Dieses Dokument umfasst die Arbeit, die Sie geleistet haben, oder die Zeit, die Sie für eine abrechenbare Aufgabe aufgewendet haben. Es konzentriert sich auf geleistete Arbeitsstunden, erledigte Aufgaben oder erreichte Meilensteine.

  • Beispiel: „10 Stunden Website-Entwicklung für 50 $/Std. = 500 $“
    

• Produktrechnung: Diese Rechnung umfasst den Preis für physische Waren oder verkaufte Produkte, wobei der Schwerpunkt auf Mengen und Stückpreisen liegt.

  • Beispiel: „5 Paar Schuhe zu je 80 $ = 400 $“
    

Beschreibung

• Dienstleistungsabrechnung: Die Beschreibungen sind oft detaillierter, da Dienstleistungen weniger greifbar sein können. Sie können die spezifischen erledigten Aufgaben, die geleisteten Arbeitsstunden oder sogar die Phasen eines Projekts auflisten.

  • Beispiel: „Suchmaschinenoptimierung (SEO) für 3 Webseiten, inkl. Keyword-Recherche und Content-Updates“
    

• Produktrechnung: Beschreibungen sind in der Regel einfacher, da es sich bei den Produkten um physische Gegenstände handelt. Sie listen auf, worum es sich bei dem Produkt handelt, welche Menge es hat und wie hoch sein Preis ist.

  • Beispiel: „Kaffeetassen aus Keramik, Menge: 3, 10 $ pro Stück“
    

So berechnen Sie Kosten

• Dienstleistungsabrechnung: Die Kosten richten sich oft nach Zeit (z. B. Stundensätze) oder einem Pauschalhonorar für die Arbeit. Manchmal enthält die Abrechnung Meilensteine oder Phasen eines Projekts.

  • Beispiel: „5 Stunden IT-Support für 75 $/Stunde = 375 $“
    

• Produktrechnung: Die Kosten basieren auf dem Stückpreis und der verkauften Menge.

  • Beispiel: „20 Notizbücher à 3 $ = 60 $“
    

Steuern

• Dienstleistungsabrechnung: Die Steuern variieren je nach Art der Dienstleistung und den örtlichen Regeln. Einige Dienstleistungen sind steuerbefreit.

• Produktrechnung: Steuern sind eher Standard, da die meisten physischen Waren steuerpflichtig sind.

Liefernachweis

• Dienstleistungsabrechnung: Da die Dienstleistungen nicht physisch sind, gibt es in der Regel keinen Versand- oder Lieferschein. Stattdessen kann der Nachweis eine unterzeichnete Vereinbarung, Projektabschlussnotizen oder Arbeitsprotokolle umfassen.

• Produktrechnung: Dies ist in der Regel zusammen mit Versandinformationen, einem Lieferdatum und manchmal mit Sendungsverfolgungsinformationen verbunden, um den Erhalt der Ware zu bestätigen.

Kurze Zusammenfassung

• Dienstleistungsabrechnungen beziehen sich auf geleistete Arbeiten (z. B. Design, Beratung, Reparaturen).

• Produktrechnungen gelten für verkaufte physische Artikel (z. B. Kleidung, elektronische Geräte, Bücher).

Letztendlich dienen beide dem gleichen Zweck: Sie zu bezahlen. Der Unterschied liegt in der Art und Weise, wie Sie abrechnen und wie Sie die Gebühren erklären.

Mit welcher Software können Unternehmen Dienstleistungsabrechnungen erstellen?

Stripe ist die erste Wahl für die Erstellung anspruchsvoller Dienstleistungsabrechnungen, da es sowohl für die Rechnungsstellung als auch für den Zahlungseinzug entwickelt wurde. Hier erfahren Sie, wie Stripe und andere gut integrierbare Tools Ihnen helfen können.

Stripe Invoicing

Stripe verfügt über ein eigenes integriertes Rechnungsstellungstool, das die Erstellung von Dienstleistungsabrechnungen einfacher und effizienter macht. Stripe Invoicing umfasst Folgendes:

• Anpassbare Vorlagen: Sie können Ihr Logo und Ihre Geschäftsdetails hinzufügen und die Dienstleistungen einzeln auflisten.

• Automatisierte Zahlungslinks: Stripe-Rechnungen und -Abrechnungen enthalten eine Schaltfläche „Diese Rechnung bezahlen“, über die Kundinnen und Kunden direkt mit einer Kreditkarte, Debitkarte, Banküberweisung oder einer anderen bevorzugten Methode bezahlen können.

• Nachverfolgung und Erinnerungen: Stripe verfolgt, wann Ihr Kunde/Ihre Kundin bezahlt und kann automatische Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen senden.

• Wiederkehrende Abrechnung: Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie fortlaufende Dienste in Rechnung stellen.

• Warum es großartig ist: Stripe vereint Rechnungsstellung und Zahlungen in einem System. Es sind keine zusätzlichen Werkzeuge oder manuelle Nachverfolgungen erforderlich.

QuickBooks

QuickBooks eignet sich gut für Freiberufler/innen und kleine Unternehmen, die ihre Finanzen verwalten und Rechnungen und Abrechnungen erstellen möchten. Es verfügt über die folgenden Funktionen:

• Abrechnung von Dienstleistungen: QuickBooks erstellt detaillierte Dienstleistungsabrechnungen mit Beschreibungen, geleisteten Arbeitsstunden und Preisen.

• Stripe-Integration: Es stellt eine Verbindung zu Stripe her, um Zahlungen anzunehmen.

• Ausgabenverfolgung: QuickBooks verfolgt und organisiert die Ausgaben automatisch mit Ihren Serviceeinnahmen.

• Warum es großartig ist: Es vereint Buchhaltung, Abrechnung und Stripe-Zahlungen in einer Plattform.

FreshBooks

FreshBooks ist ein benutzerfreundliches Rechnungsstellungs- und Buchhaltungstool, das sich ideal für dienstleistungsorientierte Unternehmen eignet. Hier ist, was es bietet:

• Kompetente Rechnungen: Passen Sie Dienstleistungsabrechnungen ganz einfach mit Ihrem Branding und Ihren Servicedetails an.

• Zeiterfassung: Erfassen Sie Ihre Arbeitsstunden und wandeln Sie diese automatisch in abrechenbare Posten um.

• Stripe-Integration: Senden Sie Abrechnungen mit Zahlungslinks über FreshBooks Payments powered by Stripe.

• Erinnerungen an verspätete Zahlungen: Kundinnen und Kunden bei Zahlungsverzug automatisch benachrichtigen.

• Warum es großartig ist: In Verbindung mit Stripe ermöglicht FreshBooks einfache Rechnungsstellung und schnelle, intuitive Zahlungen.

Zoho Invoice

Zoho Invoice ist ein kostenloses Tool für kleine Unternehmen, mit dem Sie hervorragend saubere, vorzeigbare Dienstleistungsabrechnungen erstellen können. Es umfasst Folgendes:

• Anpassbare Vorlagen: Passen Sie Ihre Rechnungen ganz einfach an Ihr Branding und Ihre Dienstleistungsdetails an.

• Zeitbasierte Abrechnung: Rechnen Sie Kundinnen und Kunden auf der Grundlage von Stundensätzen ab.

• Stripe-Integration: Betten Sie Stripe-Zahlungslinks direkt in Ihre Rechnungen ein.

• Nachverfolgung von Zahlungen: Erhalten Sie Updates in Echtzeit, wenn Kundinnen und Kunden Rechnungen bezahlen.

• Warum es großartig ist: Zoho Invoice ist für kleine Unternehmen kostenlos und lässt sich für Zahlungen nahtlos in Stripe integrieren.

Xero

Xero ist eine weitere leistungsstarke Buchhaltungssoftware, die sich hervorragend für servicebasierte Abrechnungen eignet. Die Software zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Detaillierte Dienstleistungsabrechnungen: Erstellen Sie ganz einfach Rechnungen mit aufgeschlüsselten Dienstleistungen und Beschreibungen.

• Stripe-Integration: Verbinden Sie sich mit Stripe, um Zahlungslinks für Ihre Kundinnen und Kunden zu erstellen.

• Zahlungsstatus in Echtzeit: Verfolgen Sie, welche Rechnungen bezahlt wurden oder überfällig sind.

• Warum es großartig ist: Xero kombiniert mit der Integration von Stripe Rechnungsstellung, Zahlungen und Buchhaltung in einem System.

Warum Stripe herausragend ist

Wenn Ihr Hauptaugenmerk auf der Erstellung von Dienstleistungsabrechnungen und der Förderung schnellerer Zahlungen liegt, ist Stripe Invoicing oft genau das Richtige für Sie. Es sind zwar keine Tools von Drittanbietern erforderlich, aber Sie können weitere Funktionen hinzufügen, indem Sie in andere Geschäftslösungen integrieren.

Wie können Sie das Format einer Dienstleistungsabrechnung für verschiedene Branchen anpassen?

Wenn Sie eine Dienstleistungsabrechnung für verschiedene Branchen anpassen, müssen Sie die Abrechnung an die Art der Arbeit anpassen, die Sie leisten. Während die grundlegenden Details gleichbleiben, sollte die Art und Weise, wie Sie Ihre Dienstleistungen beschreiben und die Details organisieren, zu Ihrer spezifischen Arbeitsbranche passen. Im Folgenden finden Sie Beispiele, wie Sie das allgemeine Format an Ihre Branche anpassen können und was enthalten sein muss.

Freiberufler/innen und kreative Anbieter/innen

Wer kreative Anbieter/innen oder Freiberufler/innen beauftragt, wünscht sich eine klare Aufschlüsselung der Leistungen und des Zeitaufwands. Dazu zählt Folgendes:

• Leistungsbeschreibung: Gehen Sie bei jeder Leistung genau vor.

  • Beispiel: „Logo-Design – 3 Konzepte, 2 Überarbeitungsrunden“
    
  • Beispiel: „Schreiben von Inhalten – 4 Blogbeiträge à 500 Wörter“
    

• Stundensätze vs. Pauschalpreise: Wenn Sie stündlich abrechnen, geben Sie die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und Ihren Satz an. Wenn Sie eine Pauschalgebühr berechnen, notieren Sie den Gesamtbetrag für dieses Projekt.

• Nebenkosten: Fügen Sie alle aus eigener Tasche entstandenen Kosten wie Archivfotos und Softwaregebühren hinzu.

Beispiel für einen Einzelposten

„Website-Redesign – Recherche, Wireframing und finales Design | 25 Stunden à 50 $ | 1.250 $

Berater/innen

Berater/innen arbeiten oft auf Projektbasis oder stellen ihre Zeit in Rechnung. Ihre Dienstleistungsabrechnungen umfassen Folgendes:

• Leistungsbeschreibung: Teilen Sie große Projekte in Phasen oder Ergebnisse auf, damit die Kundinnen und Kunden wissen, wohin ihr Geld fließt.

  • „Phase 1: Marktforschung – 1.000 $“
    
  • „Phase 2: Strategiesitzung (5 Stunden) – 500 $“
    

• Zeitprotokolle: Wenn Sie stündlich abrechnen, fügen Sie eine einfache Zusammenfassung der geleisteten Arbeitsstunden hinzu.

Beispiel für einen Einzelposten

• „Geschäftsprozessprüfung | 10 Stunden à 75 $ | 750 $“
  

Handel und Reparatur

Bei praktischer Arbeit, wie z. B. Elektriker- Klempner- und Mechanikerdienstleistungen, erwarten Kundinnen und Kunden, dass sowohl Arbeit als auch Materialien klar aufgelistet und aufgeschlüsselt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes angeben:

• Service und Ersatzteile: Trennen Sie die Abrechnung in einen Abschnitt für die Arbeit (geleistete Arbeitsstunden) und einen anderen für gekaufte und installierte Materialien oder Teile.

• Sätze: Geben Sie Ihren Stundensatz für die Arbeit an.

Beispielposten

• „Arbeit – Sanitärreparaturen | 4 Stunden à 60 $ | 240 $“

• „Werkstoffe – Kupferrohre, Verbinder | 150 $“

Gesundheits- und Wellnessdienstleistungen

Im Bereich Wellness- oder Coaching-Dienstleistungen, die von Therapeuten, Trainern, Coaches und darüber hinaus erbracht werden, stehen Sitzungen oder Pakete im Mittelpunkt. Folgendes beinhalten die Abrechnungen:

• Details zur Sitzung: Listen Sie die Anzahl der Sitzungen und die Kosten pro Sitzung auf.

• Pauschalangebote: Wenn Sie Pakete oder Rabatte anbieten, beschreiben Sie diese genau.

Beispiel für einen Einzelposten

• „6 persönliche Trainingseinheiten |50 $ pro Sitzung | 300 $ insgesamt“
  

Informationstechnologie (IT) und technische Dienstleistungen

Diese Dienstleistungen erfordern oft spezialisierte Arbeiten, so dass die Bereitstellung klarer, weniger technischer Beschreibungen den Kundinnen und Kunden hilft, ihre Dienstleistungsabrechnungen zu verstehen. Der Gesetzentwurf sollte Folgendes enthalten:

• Aufgabenbeschreibungen: Gehen Sie genau darauf ein (z. B. „Softwareinstallation“, „Fehlerbehebungen“, „Systemverbesserung“).

• Stundensätze vs. Pauschalpreise: Kennzeichnen Sie die Abrechnung für jeden Teil des Auftrags deutlich.

Beispiel für einen Einzelposten

• „Fehlerbehebung und Verbesserung des Servers | 8 Stunden à 100 $ | 800 $“
  

Eventplanung oder Catering

Bei Veranstaltungen oder Planungsdienstleistungen wünschen sich Kundinnen und Kunden eine zeilenweise Abrechnung aller beteiligten Elemente und ihrer Kosten. Nehmen Sie diese in die Leistungsabrechnung auf:

• Leistungskategorien: Unterteilen Sie Ihre Abrechnung in Abschnitte, wie z. B. Planung, Einrichtung, Essen, Dekoration und Miete.

• Kosten pro Person: Zeigen Sie gegebenenfalls die Gebühren pro Teilnehmer an.

Beispielposten

• „Veranstaltungsplanungspauschale | 1.500 $“

• „Catering (50 Gäste à 30 $) | 1.500 $“