未払い通知書、または延滞請求書に関する通知書は、指定された期日までに請求書を支払っていない顧客に企業が送付する正式なリマインダーです。この通知書は、顧客に支払いを催促するとともに、延滞額、元の支払期日、適用される延滞料や違約金などの情報を提供します。多くの場合、利用できる支払いオプションと、未払い残高を解消するための早急な対応を求める内容が記載されています。

延滞請求書に関する通知書を送ることで、会社も未払い請求書に迅速に対処できるようになります。2024 年のレポートによると、アメリカで発行された B2B 請求書の半数が期日を過ぎていたとのことです。本記事では、未払い通知書の書き方をはじめ、支払いのリマインダーを送るタイミング、会社の延滞請求書を減らしていく方法について解説します。

本記事の内容

• 延滞請求書に関する通知書の記載内容
  
• 支払いのリマインダーを送るタイミング
  
• 回収へのエスカレーション、または法的措置を実施するタイミング
  
• 延滞請求書を減らしていく方法
  

延滞請求書に関する通知書の記載内容

延滞請求書に関する通知書には、顧客に未払いがあることを気付かせ、未払いを解消するための主要ポイントを記載します。必ず以下の情報を記載するようにしてください。

• リマインダーが送信された日付

• 顧客の名前、会社 (該当する場合)、住所 (連絡を最適化するため)

• 会社名、住所、電話番号、メールアドレス (リマインダーの送信元と、質問があった場合の連絡先を知らせるため)

• 延滞請求書の請求書番号、日付、元の支払期日、未払い額

• 延滞状況 (元の支払期日からの経過日数など) のわかりやすい説明

• 適用される延滞料、未払い額にかかる利率、その他の違約金の詳細など

• 利用可能な決済手段 (銀行振込、小切手、クレジットカード、デジタルウォレットなど) を含む、顧客が残高を支払う方法に関する指示

• 早急な支払いを促しつつも、問題解決に助けが必要な場合は協力する旨を述べた、丁寧で親しみやすい結びの言葉

支払いのリマインダーを送るタイミング

支払いのリマインダーは、一般的に以下のようなタイミングで送ります。

• 最初のリマインダー:期日の数日前、または期日当日に柔和なリマインダーを送ります。この穏やかな後押しは厚意の通知と捉えられ、多くの場合、早急な支払いを促すのに十分です。

• 2 回目のリマインダー:支払いが来ない場合は、期日の 7〜10 日後にダイレクトメッセージを送ってフォローアップします。支払期日を過ぎていることを伝え、適用される可能性のある延滞料を再度説明します。文面は丁寧に、しかし毅然とした態度を心がけましょう。

• 最後のリマインダー:それでも支払いや回答がなかった場合は、期日から 30 日後に最後のリマインダーを送ります。この通知はより断定的な説明で、支払いが直ちに来なかった場合の潜在的な結果 (サービス停止や支払いの回収など) を記載する必要があります。

回収へのエスカレーション、または法的措置を実施するタイミング

回収にエスカレーションしたり、法的措置を取ることは、決して最初に取るべき選択ではありません。ただし、これらは時に、延滞請求書を解消するための最善の方法になります。そして、決定の内容は状況によって異なります。エスカレーションするタイミングは、以下のステップによって決められます。

金額と関係性を考慮する

未払い額が多額の場合は、早めにエスカレーションすることをお勧めします。残額が少ない場合はフォローアップをもう少し続けるか、応答がない場合は償却として処理する方が簡単なこともあります。

同様に、顧客が長年の信頼できる得意先で、支払いの失敗もまれな場合は、エスカレーションする前に、支払いプランなどにある程度の柔軟性を持たせるなどして対処します。1 回限りの問題であるような場合、代替のオプションを提供することで関係を維持できます。

タイムラインを計画する

未払い請求書に対して一貫したタイムラインを設けることにより、双方の決済取引が簡素化されます。多くの企業は、業界やキャッシュフローのニーズに応じて、期日から約 60〜90 日後にエスカレーションを検討します。

この 90 日は、回収に着手するまでの標準的な期限とされています。とはいえ、設定するタイムラインは企業によってさまざまです。資金が必要な場合は、60 日後に開始するなど、少し早めに取り掛かる必要があります。さらに、大規模な業種や支払いが遅い業種に対しては、猶予を多めに設ける必要があります。

今後の手続きを記載した最終通知を送る

エスカレーションする前に、利害関係をわかりやすく説明した最後の通知書を送ります。この通知書を送るのは通常、期日から 60 日後です。期限を明確にし、支払いが発生しなかった場合の今後の対応を説明します。多くの場合、この通知書は支払いを促すのに十分な効果があります。顧客によっては、延滞請求書の支払いに優先順位を付けることがあるため、催促を強調するために利用します。

顧客の状況とやり取りを見定める

顧客が通知書に反応を示し、資金繰りに苦難していることを吐露した場合は、代わりの支払いプランを検討してください。このシナリオでは、顧客が事情を率直に打ち明けてくれれば、多少の融通を利かせることができます。しかし、顧客が経過を静観したり、約束を守らなかったり、言い逃れをしているように感じる場合は、回収や法的措置を検討する兆候です。

回収か法的措置かを決定する

回収は、金額が妥当な場合、最も実行が簡単な選択肢になります。通常、フォローアップと交渉はすべて債券回収業者が行いますが、その見返りに業者は回収した金額の分け前を受け取ります。債権回収業者は通常、期日から 90～120 日過ぎているアカウントを追跡し、かつ過去のリマインダーに応答していない顧客を対象とします。

高額な請求書を扱っていて、不払いの兆候が強い場合 (特に、連絡を無視しているが顧客に明らかな支払い能力がある場合) は、法的措置を検討することをお勧めします。状況によって、法的措置は少額訴訟または通常裁判に使い分けられます。

法律顧問や財務アドバイザーの援助を得る

過度なエスカレーションを行う前に、法律顧問または財務アドバイザーに相談するようにしましょう。彼らは回収や法的措置のコストとメリットを比較検討した上で、自社では導き出せない代替案を提案してくれることがあります。

風評の影響を見積もる

状況を公に持ち込む可能性のある知名度の高い顧客や地元の顧客に対応している場合、回収や法的措置の利用は波紋を呼ぶ可能性があります。エスカレーションする前に、メール、契約書、請求書などのあらゆる記録を整理しておけば、問題が生じた場合に、公正で一貫性のあるプロセスに取り組んできた証拠を示すことができます。

延滞請求書を減らしていく方法

先を見越した計画を立てることで、延滞請求書の発生は減らすことが可能です。オープンなコミュニケーションと一貫したリマインダーにより、不毛な摩擦を生じさせることなく、顧客に支払いを促すことができます。この項目では、未払いを減らすためのヒントをいくつかご紹介します。

• 最初に支払い条件を設定する:契約書と請求書で支払期日を指定します。期日、延滞料、違約金などをあらかじめ明確にすることで、顧客は今後のタイムラインを把握でき、また緊張感も生まれるため早急な支払いへとつながります。

• 請求処理と支払いのリマインダーを自動化する:請求処理ソフトを使用して、請求書を期限内に送信し、自動リマインダーを設定します。ほとんどのシステムでは、期日の直前、当日、直後とリマインダーをスケジュールできます。自動化で時間を節約しつつ、フォローアップ漏れを防げるようになります。

• 支払いを簡単にする:顧客にとって支払いが簡単になればなるほど、請求書が期限切れになる可能性は低くなります。可能であれば、顧客に適した決済手段を複数用意しておきましょう (例: クレジットカード、自動決済機関 (ACH) 送金、単一ユーロ決済圏 (SEPA) 送金、電信送金、デジタルウォレット)。請求書に「今すぐ支払う」ボタンを直接埋め込む (ソフトウェアがサポートしている場合) ことで、プロセスが簡素化され、より迅速な支払いを促すことができます。

• 早期支払いに対してインセンティブを提供する:早期支払いに対する少額の割引 (10 日以内の支払いで 2% 割引など) は、特に継続請求にかかる金額を少しでも抑えたい顧客にとって、強力な動機付けになる可能性があります。割引を提供できない場合は、支払い履歴が良好な顧客に対して、将来の請求書の延滞料を免除するなどの特典を検討してください。

• 強固な顧客関係を築く:顧客は、自身が尊敬され、大切にされていると感じれば、早急な支払いを心がける傾向にあります。定期的に連絡を取り、いつでも質問できる環境を整え、良好な関係を維持することで違いは生まれます。問題が発生した場合は、積極的に顧客に連絡し、解決策を伝えましょう。これにより、支払いが順調に保たれ、互いの信頼が育まれます。

• 期日前に柔和なリマインダーを送る:期日前のリマインダーの送信は、支払いを優しく後押しできるだけでなく、潜在的な問題の早期発見にもつながります。リマインダーにはたとえば、「[xx (金額)] の請求書の期日が [yy (期日)] に迫っております。何かございましたらご連絡ください」といった文章を添えることができます。この気遣いだけで、順調な支払いを保つことができます。

• 前払いまたは出来高払いを検討する:大規模なプロジェクトや新規の顧客に対応する場合、前払い金を要求したり、出来高払いにすることで、未払いのリスクを減らせます。こうすることで、プロジェクトの完了を待たずして、進行に応じて報酬を得ることができます。

• 未払いに対して迅速にフォローアップする:請求書が期日を過ぎた場合は、迅速にフォローアップします。期日の直後に優しく丁寧なリマインダーを送ることで、期日から大幅に経過する前に支払いを促すことできます。フォローアップまでに時間が経っていると、支払いの緊急性が低いという印象を与える可能性があるため、遅かれ早かれ行動することを意識してください。

• 慢性的な滞納者への条件を調整する:支払いが常に遅れている顧客がいる場合は、今後の条件を調整するよう検討してください。支払い期間の短縮や延滞料ポリシーの厳格化、または今後の作業に対して前払いを要求するなどの措置が調整内容として挙げられます。