Una carta de pago pendiente o carta de factura vencida es un recordatorio formal que una empresa envía a un cliente que no pagó una factura antes de que pase la fecha de vencimiento especificada. Solicita al cliente que pague y proporciona información sobre el importe vencido, la fecha de vencimiento original y los cargos o las sanciones por pago atrasado que correspondan. A menudo incluye opciones de pago y solicitudes de acción inmediata para resolver el saldo pendiente.

El envío de una carta de factura vencida le permite a tu empresa abordar directamente las facturas impagas. Según un informe de 2024, la mitad de todas las facturas de servicios Business to business (B2B) en los EE. UU. estaban vencidas. A continuación, te explicaremos cómo redactar una carta de pago pendiente, cuándo enviar recordatorios de pago y cómo puedes reducir las facturas vencidas de tu empresa en el futuro.

¿Qué contiene este artículo?

• Qué se debe incluir en una carta de factura vencida
  
• Cuándo se deben enviar recordatorios de pago
  
• Cuándo se debe escalar a servicios de cobro de deudas o emprender acciones legales
  
• Cómo se deben reducir las facturas vencidas en el futuro
  

Qué se debe incluir en una carta de factura vencida

En una carta de factura vencida, deberás cubrir los puntos principales que le recuerdan al cliente su pago pendiente y mostrarle cómo resolverlo. Asegúrate de incluir lo siguiente:

• Una fecha para un registro de cuándo se envió el recordatorio.

• El nombre del cliente, la empresa (si corresponde) y la dirección para personalizar la comunicación.

• El nombre, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico de tu empresa para que el cliente sepa exactamente quién es el remitente y cómo ponerse en contacto si tiene preguntas.

• El número de factura de la factura vencida, así como su fecha, fecha de vencimiento original e importe pendiente.

• Un recordatorio cordial acerca del estado de vencimiento, incluida la cantidad de días después de la fecha de vencimiento original.

• Cualquier cargo por pago atrasado o sanción que se aplique, incluido el monto del cargo por pago atrasado, la tasa de interés si hay un cargo acumulado o cualquier otro detalle de la sanción.

• Instrucciones sobre cómo el cliente puede pagar el saldo, incluidos los métodos de pago aceptados (p. ej., transferencia bancaria, cheque, tarjeta de crédito, cartera digital).

• Una declaración de cierre cordial que fomente el pago oportuno y ofrezca asistencia si el cliente necesita ayuda para resolver el problema.

Cuándo se deben enviar recordatorios de pago

A continuación te presentamos un resumen de los tiempos típicos para enviar recordatorios de pago:

• Primer recordatorio: envía un recordatorio cordial unos días antes de la fecha de vencimiento o en esa fecha. Este aviso amigable es una notificación de cortesía y, a menudo, es suficiente para solicitar el pago oportuno.

• Segundo recordatorio: si no has recibido el pago, haz un seguimiento con un mensaje más directo de 7 a 10 días después de la fecha de vencimiento. Menciona que el pago está vencido y vuelve a exponer los cargos por pago atrasado que pueden aplicarse. Sé educado pero firme.

• Recordatorio final: si aún no has recibido el pago o una respuesta, envía un recordatorio final 30 días después de la fecha de vencimiento. Este aviso debe ser más asertivo e indicar las posibles consecuencias (como la suspensión del servicio o los cobros de deudas) si el pago no se recibe con prontitud.

Cuándo se debe escalar a servicios de cobro de deudas o emprender acciones legales

Escalar a contar con servicios de cobro de deudas o emprender acciones legales nunca es la primera opción, pero, a veces, es la mejor manera de resolver facturas vencidas. Sin embargo, esa decisión depende de la situación. A continuación, te explicamos cómo decidir cuándo debes escalar.

Ten en cuenta el importe y la relación

Si el importe impago es considerable, es posible que desees escalar más temprano que tarde. Para saldos más pequeños, podría ser más fácil hacer un seguimiento durante un poco más de tiempo o considerarlos como cancelaciones si no hay respuesta.

Del mismo modo, si el cliente es un cliente de confianza desde hace mucho tiempo con un paso en falso poco frecuente, podrías ofrecerle cierta flexibilidad (como un plan de pago) antes de escalar. Ofrecer opciones puede preservar la relación si se trata de un problema puntual.

Ten un cronograma en mente

Un cronograma coherente para las facturas impagas simplifica los pagos para ti y para el cliente. Muchas empresas consideran el escalamiento entre 60 y 90 días después de la fecha de vencimiento, según el sector y sus necesidades de flujo de caja.

Noventa días es un límite estándar antes de los cobros de deudas. Dicho esto, los plazos pueden variar. Si tu empresa requiere dinero en efectivo, debes comenzar un poco antes, en un plazo de unos 60 días. Además, debes proporcionar más tiempo para los sectores más grandes o más lentos.

Envía un aviso final con los próximos pasos

Antes de escalar, envía una última carta que explique lo que está en juego en un lenguaje sencillo. Por lo general, esto ocurre 60 días después de la fecha de vencimiento. Aclara la fecha límite y explica qué sucederá a continuación si no se realiza el pago. Esta carta suele ser suficiente para solicitar el pago. A veces, los clientes solo necesitan un empujón para priorizar la factura vencida.

Evalúa la situación del cliente y la comunicación con él

Si el cliente ha sido receptivo y ha mencionado dificultades con el flujo de caja, considera ofrecerle un plan de pago. Un poco de flexibilidad en este caso puede ser de gran ayuda si el cliente es sincero contigo. Pero, si no has recibido una respuesta de su parte, han faltado a compromisos o parecen evasivos, es una buena señal para considerar contar con servicios de agencias de cobro de deudas o la ayuda legal.

Decide entre servicios de cobro de deudas y acciones legales

Los servicios de cobro de deudas pueden ser la opción más sencilla cuando el importe lo justifica. Por lo general, la agencia de cobro de deudas se queda con una parte de lo que recauda, pero se encarga de todos los seguimientos y las negociaciones. Las agencias de cobro suelen buscar cuentas que tengan deudas que tengan entre 90 y 120 días de vencimiento, con clientes que no han respondido a los recordatorios anteriores.

Es posible que desees buscar acciones legales si manejas facturas con importes más grandes y tienes argumentos sólidos para la falta de pago, especialmente si el cliente ha ignorado tus comunicaciones, pero claramente tiene la capacidad de pago. Según la situación, la acción legal podría significar reclamos menores o la participación de tribunales superiores.

Involucra a asesores legales o financieros

Consulta a tus asesores legales o financieros antes de ir demasiado lejos con la toma de acciones más importantes. Pueden ayudarte a sopesar los costos y beneficios de los cobros de deudas o las acciones legales y pueden sugerir alternativas que no se te hayan ocurrido.

Evalúa los posibles efectos en la reputación

El uso de servicios de cobro de deudas o acciones legales puede tener un efecto dominó, especialmente si estás trabajando con un cliente local o de alto perfil que podría abordar la situación públicamente. Antes de escalar, asegúrate de tener todos tus registros organizados (correos electrónicos, acuerdos, facturas) para que puedas mostrar evidencia de un proceso justo y coherente si surgen preguntas.

Cómo se deben reducir las facturas vencidas en el futuro

Una planificación proactiva puede ayudar a reducir las facturas vencidas. Con una comunicación abierta y recordatorios constantes, puedes animar a los clientes a realizar sus pagos sin crear desacuerdos innecesarios. Estos son algunos consejos para reducir los pagos atrasados.

• Establece las condiciones de pago desde el principio: especifica las fechas de vencimiento de los pagos en tus contratos y facturas. Aclarar la fecha de vencimiento y los cargos por pago atrasado o sanciones por adelantado puede ayudar a los clientes a saber qué deben esperar y agrega cierta urgencia a la puntualidad en los pagos.

• Automatiza la facturación y los recordatorios de pago: utiliza un software de facturación para enviar las facturas a tiempo e implementar recordatorios automáticos. La mayoría de los sistemas te permiten programar recordatorios justo antes y poco después de la fecha de vencimiento y en dicha fecha. La automatización ahorra tiempo y puede evitar la pérdida de seguimientos.

• Facilita el pago: cuanto más fácil sea para los clientes pagar, menos probable será que las facturas se venzan. Si es posible, ofrece varios métodos de pago que sean relevantes para tus clientes, por ejemplo, tarjetas de crédito, transferencia de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o transferencia para la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA), transferencia bancaria y carteras digitales. Incluir un botón de «Pague ahora» directamente en la factura (si tu software lo admite) también puede simplificar el proceso y fomentar un pago más rápido.

• Ofrece incentivos por pago anticipado: un pequeño descuento por pronto pago (p. ej., un 2 % de descuento para el pago en un plazo de 10 días) puede ser un fuerte motivador, especialmente para los clientes que valoran ahorrar un poco en facturas recurrentes. Si no es posible ofrecer un descuento, considera beneficios como la exención de los cargos por pago atrasado en futuras facturas para los clientes que tengan un buen historial de pagos.

• Construye relaciones sólidas con los clientes: es más probable que los clientes prioricen el pago oportuno si se sienten respetados y valorados. Tener comunicaciones regulares, estar disponible para que realicen preguntas y mantener buenas relaciones puede marcar la diferencia. Cuando surjan problemas, sé proactivo y comunícate con los clientes para ofrecerles soluciones. Esto puede ayudar a mantener los pagos al día y generar confianza.

• Envía recordatorios cordiales antes de la fecha de vencimiento: enviar un recordatorio unos días antes de la fecha de vencimiento puede impulsar suavemente a los clientes y detectar cualquier problema potencial a tiempo. Podrías escribir, por ejemplo, «Este es solo un recordatorio rápido de que tu factura por [importe] vence el [fecha]. Por favor, comunícate con nosotros si hay algo en lo que te podemos ayudar». Esto puede ser todo lo que se necesita para que los pagos se realicen a tiempo.

• Considera depósitos o pagos progresivos: en el caso de proyectos grandes o clientes nuevos, solicitar un depósito por adelantado o programar pagos progresivos puede reducir el riesgo de falta de pago. De esta manera, se te paga a medida que avanza el proyecto, en lugar de esperar hasta que se complete.

• Haz un seguimiento rápido de los pagos vencidos: cuando las facturas se venzan, haz un seguimiento rápidamente. Un recordatorio amable y amistoso justo después de la fecha de vencimiento a menudo solicita el pago antes de que hayan pasado muchos días después del vencimiento de la factura. Esperar demasiado tiempo para hacer un seguimiento puede dar la impresión de que el pago oportuno no es una prioridad, así que actúa lo antes posible.

• Ajusta las condiciones para los morosos crónicos: si tienes un cliente que constantemente paga tarde, considera ajustar sus condiciones en el futuro. Es posible que solicites plazos de pago más cortos, una política más estricta de cargos por pagos atrasados o el pago por adelantado para trabajos futuros.