Ein Schreiben zu einer ausstehenden Zahlung oder überfälligen Rechnung (eine Mahnung) ist eine formelle Erinnerung, die ein Unternehmen an Kundinnen und Kunden sendet, die eine Rechnung nicht bis zum angegebenen Fälligkeitsdatum bezahlt haben. Sie fordert Kundinnen und Kunden zur Zahlung auf und gibt Auskunft über den überfälligen Betrag, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und alle anfallenden Säumnisgebühren und Strafen. Sie enthält häufig Zahlungsoptionen und Aufforderungen zu sofortigen Maßnahmen, um den ausstehenden Betrag zu begleichen.

Durch das Versenden einer Mahnung kann Ihr Unternehmen unbezahlte Rechnungen direkt angehen. Laut einem Bericht aus dem Jahr 2024 war die Hälfte aller B2B-Rechnungen in den USA überfällig. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie eine Mahnung verfassen, wann Sie Zahlungserinnerungen versenden sollten und wie Sie überfällige Rechnungen für Ihr Unternehmen in Zukunft reduzieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was eine Mahnung enthalten sollte
  
• Wann Zahlungserinnerungen gesendet werden sollten
  
• Wann Inkassomaßnahmen eskaliert oder rechtliche Schritte eingeleitet werden sollten
  
• Wie man überfällige Rechnungen in Zukunft reduziert
  

Was eine Mahnung enthalten sollte

In einer Mahnung für eine überfällige Rechnung sollten Sie die wichtigsten Punkte behandeln, die Kundinnen und Kunden an die ausstehende Zahlung erinnern, und aufzeigen, wie diese behoben werden kann. Fügen Sie unbedingt Folgendes hinzu:

• Ein Datum, um aufzuzeichnen, wann die Erinnerung gesendet wurde

• Name, Firma (falls zutreffend) und Adresse der Kundin oder des Kunden, um die Kommunikation zu personalisieren

• Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens, damit die Kundinnen und Kunden genau wissen, wer der Absender ist und wie sie Kontakt aufnehmen können, wenn sie Fragen haben

• Die Rechnungsnummer der überfälligen Rechnung sowie ihr Datum, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und den ausstehenden Betrag

• Einen freundlichen Hinweis auf den überfälligen Status, einschließlich der Anzahl der Tage, die seit dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum verstrichen sind

• Jegliche Verzugsgebühren oder Strafzahlungen, einschließlich der Höhe der Verzugsgebühr, des Zinssatzes, falls zutreffend, oder anderer Strafdetails

• Anweisungen dazu, wie der Restbetrag bezahlt werden kann, einschließlich der akzeptierten Zahlungsmethoden (z. B. Banküberweisung, Scheck, Kreditkarte, Digital Wallet)

• Ein höflicher, freundlicher abschließender Satz, der zur zeitnahen Zahlung auffordert und Hilfe anbietet, wenn die Kundinnen oder Kunden Hilfe bei der Lösung des Problems benötigen

Wann Zahlungserinnerungen gesendet werden sollten

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über den typischen Zeitplan für das Versenden von Zahlungserinnerungen:

• Erste Erinnerung: Senden Sie ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum oder am Fälligkeitsdatum selbst eine freundliche Erinnerung. Dieser sanfte Anstoß wird aus Gefälligkeit gesendet und reicht oft aus, um eine pünktliche Zahlung zu veranlassen.

• Zweite Erinnerung: Wenn keine Zahlung eingegangen ist, senden Sie 7 bis 10 Tage nach dem Fälligkeitsdatum eine direktere Nachricht. Erwähnen Sie, dass die Zahlung überfällig ist, und erinnern Sie an eventuell anfallende Säumniszuschläge. Bleiben Sie höflich, aber bestimmt.

• Letzte Erinnerung: Wenn immer noch keine Zahlung oder Antwort eingeht, senden Sie 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum eine letzte Erinnerung. Diese Mitteilung sollte deutlicher formuliert sein und mögliche Konsequenzen (z. B. Einstellung des Dienstes oder Inkassomaßnahmen) aufzeigen, wenn die Zahlung nicht umgehend eingeht.

Wann Inkassomaßnahmen eskaliert oder rechtliche Schritte eingeleitet werden sollten

Die Eskalation zum Inkasso oder die Einleitung rechtlicher Schritte ist nie die erste Wahl. Manchmal ist es aber der beste Weg, um überfällige Rechnungen beizulegen. Diese Entscheidung hängt jedoch von der Situation ab. Hier erfahren Sie, wie Sie entscheiden, wann eine Eskalation erfolgen sollte.

Betrag und Beziehung berücksichtigen

Wenn der ausstehende Betrag beträchtlich ist, sollten Sie die Angelegenheit lieber früher als später eskalieren. Bei kleineren Salden könnte es einfacher sein, etwas länger nachzufassen oder sie als Abschreibungen zu betrachten, wenn keine Antwort erfolgt.

Wenn es sich bei der Kundin oder dem Kunden um eine vertrauenswürdige, langjährige Beziehung mit einem seltenen Fehltritt handelt, könnten Sie vor der Eskalation etwas Flexibilität anbieten – z. B. einen Zahlungsplan. Das Anbieten alternativer Optionen kann die Beziehung erhalten, wenn es sich um ein einmaliges Problem handelt.

Zeitplan vorsehen

Ein konsistenter Zeitplan für unbezahlte Rechnungen vereinfacht die Zahlungen für Sie und die Kundschaft. Viele Unternehmen ziehen eine Eskalation je nach Branche und Cashflow-Bedarf etwa 60 bis 90 Tage nach dem Fälligkeitsdatum in Betracht.

90 Tage ist eine Standardfrist vor Inkassomaßnahmen. Allerdings können die Zeitpläne variieren. Wenn Ihr Unternehmen Geld benötigt, sollten Sie mit etwas früher bei etwa 60 Tagen beginnen. Außerdem sollten Sie bei größeren oder langsameren Branchen mehr Zeit einplanen.

Letzte Mitteilung mit den nächsten Schritten senden

Bevor Sie eskalieren, senden Sie eine letzte Mahnung, in der Sie die Konsequenzen in einfacher Sprache erklären. Diese erfolgt in der Regel 60 Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Verdeutlichen Sie die Frist und erklären Sie, was als Nächstes passiert, wenn die Zahlung ausbleibt. Diese Mahnung reicht oft aus, um die Zahlung zu veranlassen. Manchmal brauchen Kundinnen und Kunden einfach nur einen Anstoß, um ihre überfälligen Rechnungen zu priorisieren.

Kundensituation und -kommunikation beurteilen

Wenn die Kundin oder der Kunde reagiert und Cashflow-Probleme erwähnt hat, sollten Sie einen Zahlungsplan in Betracht ziehen. Ein wenig Flexibilität in diesem Szenario kann viel bewirken, wenn Kundinnen und Kunden offen mit Ihnen kommunizieren. Wenn sie aber nichts von sich hören lassen, Verpflichtungen verpasst haben oder ausweichend wirken, ist das ein Zeichen, Inkassomaßnahmen oder rechtliche Hilfe in Betracht zu ziehen.

Zwischen Inkasso und rechtlichen Schritten wählen

Inkassomaßnahmen können die einfachste Option sein, wenn der Betrag das rechtfertigt. In der Regel nimmt das Inkassobüro einen Anteil an dem, was es sammelt, kümmert sich aber um alle weiteren Schritte und Verhandlungen. Inkassobüros verfolgen in der Regel Konten, die 90 bis 120 Tage überfällig sind und auf frühere Mahnungen nicht reagiert haben.

Wenn Sie größere Rechnungen verarbeiten und ein aussichtsreicher Fall der Nichtzahlung vorliegt, sollten Sie rechtliche Schritte in Betracht ziehen – insbesondere, wenn die Kundinnen und Kunden Ihre Kommunikation ignoriert haben, aber eindeutig zahlungsfähig sind. Je nach Situation können Klagen beim Bagatellgericht oder bei höheren Gerichten eingereicht werden.

Rechts- oder Finanzberatung hinzuziehen

Wenden Sie sich an Ihre Rechts- oder Finanzberatung, bevor Sie mit der Eskalation zu weit gehen. Sie kann Ihnen helfen, die Kosten und den Nutzen von Inkassomaßnahmen oder rechtlichen Schritten abzuwägen, und Alternativen vorschlagen, die Ihnen nicht in den Sinn gekommen sind.

Mögliche Auswirkungen auf die Reputation bewerten

Der Einsatz von Inkassomaßnahmen oder rechtlichen Schritten kann Auswirkungen haben, insbesondere wenn Sie mit hochkarätigen oder lokal bekannten Personen oder Unternehmen zusammenarbeiten, die die Situation in der Öffentlichkeit besprechen könnten. Stellen Sie vor der Eskalation sicher, dass Sie alle Ihre Unterlagen organisiert haben – E-Mails, Vereinbarungen, Rechnungen –, damit Sie einen fairen und konsistenten Prozess nachweisen können, falls Fragen aufkommen.

Wie man überfällige Rechnungen in Zukunft reduziert

Eine proaktive Planung kann dazu beitragen, überfällige Rechnungen zu verringern. Mit offener Kommunikation und regelmäßigen Erinnerungen können Sie Ihre Kundschaft zu ihren Zahlungen ermutigen, ohne unnötige Reibungspunkte zu verursachen. Hier sind einige Tipps, wie Sie überfällige Zahlungen reduzieren können.

• Von Anfang an Zahlungsbedingungen festlegen: Legen Sie Fälligkeitstermine für Zahlungen in Ihren Verträgen und Rechnungen fest. Die Klärung des Fälligkeitsdatums und etwaiger Verzugsgebühren oder Strafen im Voraus kann der Kundschaft wichtige Informationen geben und betont die Dringlichkeit rechtzeitiger Zahlungen.

• Rechnungsstellung und Zahlungserinnerungen automatisieren: Verwenden Sie eine Rechnungsstellungs-Software, um Rechnungen pünktlich zu versenden und automatische Erinnerungen zu implementieren. Die meisten Systeme ermöglichen es Ihnen, Erinnerungen kurz vor, am und kurz nach dem Fälligkeitsdatum zu planen. Die Automatisierung spart Zeit und kann verpasste Erinnerungen vermeiden.

• Bezahlung vereinfachen: Je einfacher die Bezahlung ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Rechnungen überfällig werden. Bieten Sie nach Möglichkeit mehrere Zahlungsmethoden an, die für Ihre Kundschaft relevant sind – zum Beispiel Kreditkarten, Automated Clearing House (ACH)-Überweisungen oder Überweisungen im einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA), Banküberweisungen und Digital Wallets. Indem Sie die Schaltfläche „Jetzt bezahlen“ direkt in die Rechnung einbinden (sofern Ihre Software dies unterstützt), können Sie den Prozess ebenfalls vereinfachen und schnellere Zahlungen erreichen.

• Anreize für vorzeitige Zahlungen bieten: Ein kleiner Rabatt bei vorzeitiger Zahlung (z. B. 2 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen) kann ein starker Motivator sein, besonders für Kundinnen und Kunden, die Wert darauf legen, bei wiederkehrenden Rechnungen etwas Geld zu sparen. Wenn ein Rabatt nicht möglich ist, sollten Sie Vergünstigungen wie den Erlass von Verzugsgebühren auf zukünftigen Rechnungen für Kundinnen und Kunden mit einer guten Zahlungshistorie in Betracht ziehen.

• Starke Kundenbeziehungen aufbauen: Kundinnen und Kunden sind eher bereit, pünktliche Zahlungen zu priorisieren, wenn sie sich respektiert und wertgeschätzt fühlen. Regelmäßige Kontaktaufnahme, Erreichbarkeit bei Fragen und die Pflege guter Beziehungen können den Unterschied ausmachen. Wenn Probleme auftreten, seien Sie proaktiv und bieten Sie den Kundinnen und Kunden Lösungen an. Dies kann zu fristgerechten Zahlungen und Aufbau von Vertrauen beitragen.

• Freundliche Erinnerungen vor dem Fälligkeitsdatum versenden: Wenn Sie einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung senden, können Sie Kundinnen und Kunden freundlich an Zahlungen erinnern und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen. Sie könnten zum Beispiel Folgendes schreiben: „Wir möchten Sie nur daran erinnern, dass Ihre Rechnung in Höhe von [Betrag] am [Datum] fällig ist. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn wir Ihnen irgendwie helfen können.“ Das kann schon ausreichen, um für pünktliche Zahlungen zu sorgen.

• Anzahlungen oder Abschlagszahlungen in Betracht ziehen: Bei großen Projekten oder neuer Kundschaft kann die Forderung nach einer Vorauszahlung oder die Planung von Abschlagszahlungen das Risiko einer Nichtzahlung verringern. Auf diese Weise werden Sie im Laufe des Projekts bezahlt, anstatt zu warten, bis es abgeschlossen ist.

• Bei überfälligen Zahlungen schnell nachfassen: Wenn Rechnungen überfällig werden, sollten Sie schnell nachfassen. Eine freundliche Erinnerung direkt nach dem Fälligkeitsdatum sorgt oft für Zahlung, bevor die Rechnung zu weit überfällig ist. Wenn Sie mit der Nachverfolgung zu lange warten, kann dies den Eindruck erwecken, dass eine pünktliche Zahlung keine Priorität hat. Also handeln Sie lieber früher als später.

• Konditionen für chronische Spätzahler/innen anpassen: Wenn Sie Kundinnen oder Kunden haben, die regelmäßig zu spät zahlen, sollten Sie in Betracht ziehen, ihre Konditionen in Zukunft anzupassen. Möglicherweise verlangen Sie kürzere Zahlungsfristen, strengere Regeln für Säumnisgebühren oder eine Vorauszahlung für zukünftige Arbeiten.