未付款项催款函，或逾期发票催款函，是企业向未在规定截止日期前支付发票的客户发出的正式提醒。它促使客户付款，并提供逾期金额、原始到期日以及任何适用的滞纳金或罚款等信息。它通常包含支付方式，并要求立即采取行动结清未付账款。

发送逾期发票催款函能让您的企业直接处理未支付的发票问题。根据 2024 年的一份报告，美国一半的 B2B 发票已逾期。下面，我们将说明如何撰写催款函、何时发送付款提醒，以及日后如何为公司减少逾期发票。

目录

• 逾期发票催款函应包含哪些内容
  
• 何时发送付款提醒
  
• 何时将催款升级至债务追收或采取法律行动
  
• 今后如何减少逾期发票
  

逾期发票催款函应包含哪些内容

在逾期发票催款函，您需要涵盖主要要点，提醒客户其未支付款项，并告知他们如何解决该问题。请务必包括：

• 日期，用于记录发送提醒的时间

• 客户姓名、公司（如适用）及地址，以使沟通更具个性化

• 您的公司名称、地址、电话号码和电子邮件，以便客户清楚知晓发件人是谁，且在有疑问时知道如何联系

• 逾期发票的发票编号及其日期、原始到期日和未付金额

• 友情提醒逾期状态，包括距离原定到期日已逾期的天数

• 任何适用的逾期费用或罚款，包括逾期费用金额、如有累计费用时的利率，或其他任何罚款细节

• 有关客户如何支付余款的说明，包括可接受的付款方式（例如，银行转账、支票、信用卡、数字钱包）

• 段礼貌、友好的结束语，既鼓励客户及时付款，又表明若客户在解决该问题时需要帮助，可提供协助

何时发送付款提醒

以下是发送付款提醒的典型时间安排概述：

• 第一个提醒： 在到期日的前几天或到期日当天发送友好提醒。这种温和的提醒是一种礼貌性通知，通常足以促使对方及时付款。

• 第二个提醒： 如果付款仍未到账，请在到期日后 7 到 10 天发送更直接的消息。说明款项已逾期，并再次提及可能适用的任何逾期费用。保持礼貌，但态度要坚决。

• 最后提醒： 如果仍未收到付款或回复，在到期日 30 天后发送最后一次提醒。此通知应更加坚定有力，并阐明若未及时收到款项，可能面临的后果（如暂停服务或进行债务追收）。

何时将催款升级至债务追收或采取法律行动

将催款事宜移交收账机构或采取法律行动绝非首选，但有时，这却是解决逾期账款的最佳方式。然而，这一决定要视具体情况而定。下面介绍了如何决定何时升级。

考虑金额大小与合作关系

如果未支付金额较大，您或许应尽早采取进一步措施，不宜拖延。对于金额较小的欠款，不妨多跟进一段时间；要是始终没有回应，也可以考虑将其核销。

同样，如果客户是值得信赖的长期合作伙伴，只是偶尔出现失误，在采取进一步措施之前，您可以灵活处理，比如制定还款计划。如果只是一次性问题，提供其他解决方案有助于维系合作关系。

心中要有一个时间安排

针对未支付发票制定统一的时间安排，既方便您收款，也便于客户付款。许多企业会根据自身所处行业及现金流需求，在到期日后约 60 至 90 天考虑采取进一步措施。

90 天是进入债务追收程序前的标准截止期限。也就是说，时间安排可能有所不同；如果您的企业急需资金，您应在约 60 天左右就更早启动相关措施。此外，对于规模较大或发展节奏较慢的行业，您应给予更多时间。

发送包含后续步骤的最终通知

在采取进一步措施之前，发一封最终函件，用直白的语言说明其中利害关系。这通常在到期日后 60 天进行。明确截止日期，并说明若未付款接下来将会采取什么措施。这封信往往足以促使客户付款；有时候，客户只是需要一点提醒，从而将支付逾期发票列为优先事项。

评估客户的情况及沟通状况

如果客户一直有回应，且提及存在现金流困难，可考虑制定还款计划。在这种情况下，如果客户对您坦诚相待，稍微灵活一些会大有裨益。但如果他们不再回应、违背承诺，或似乎在回避问题，这就是一个明确信号，您可以考虑寻求追收机构协助或借助法律手段。

在催收和法律诉讼之间做出决定

当涉及金额值得这么做时，委托催收可能是最简单的选择。通常，催收机构会从收集到的任何东西中抽成，但它会处理所有的后续工作和谈判。催收机构通常会追查逾期 90-120 天的账户，以及尚未回复之前提醒的客户。

如果您正在处理较大的发票，且有充分的理由证明对方未付款，尤其是当客户无视您的沟通，但显然有支付能力时，您可能需要考虑采取法律行动。根据具体情况，法律行动可能涉及小额索赔法庭或更高级别的法院。

让法律或财务顾问参与进来

在进一步采取激烈措施之前，先咨询法律或财务顾问。他们可以帮助您权衡收款或法律诉讼的成本和收益，并且他们可能会建议您没有想到的替代方案。

评估潜在的声誉影响

使用催收或法律诉讼可能会产生连锁反应，尤其是当您的客户知名度较高或为本地客户，他们有可能公开谈论此事。在采取进一步措施之前，要确保整理好所有记录，如电子邮件、协议、发票等，以便在出现问题时，能够证明整个过程公平且连贯。

如何减少未来的逾期发票

积极主动的规划有助于减少逾期发票。通过坦诚沟通和持续提醒，您能够促使客户付款，同时避免产生不必要的矛盾。以下是减少逾期付款的一些提示。

• 从一开始就设定付款条件： 在合同和发票中明确规定付款截止日期。提前阐明付款截止日期以及任何逾期费用或罚款，有助于客户了解预期情况，并为及时付款增添一些紧迫感。

• 实现发票开具和付款提醒自动化： 使用开票软件按时发送发票，实现自动提醒。大多数系统允许您在截止日期之前、当天和之后不久安排提醒。自动化操作节省时间，还能避免错过后续跟进。

• 简化支付流程： 客户付款越容易，发票逾期的可能性就越小。如果可能，提供多种适合客户的支付方式，例如信用卡、自动票据交换所 (ACH) 转账或单一欧元支付区 (SEPA) 转账、电汇和数字钱包。直接在发票中包含“立即付款”按钮（如果您的软件支持）也可以简化流程并鼓励更快的付款。

• 为提前还款提供奖励： 对于提前付款给予小额折扣（例如，10 天内付款可享受 2% 的折扣）可能是一种有力的激励措施，尤其对于那些希望在经常性期发票上节省一点开支的客户来说。如果无法提供折扣，可以考虑一些优惠措施，比如对于付款记录良好的客户，在未来的发票中免除逾期费用。

• 建立牢固的客户关系： 如果客户感到受到尊重和重视，他们更有可能优先考虑及时付款。定期沟通交流、随时解答疑问并保持良好关系，这些能带来不一样的结果。出现问题时，要积极主动，联系客户并提供解决方案。这有助于保持付款正常进行并建立信任。

• 在到期日之前发送友好的提醒： 在截止日期前几天发送提醒，既能温和地督促客户，又能尽早发现任何潜在问题。例如，您可以这样写：“特此温馨提醒，您金额为[具体金额]的发票将于[具体日期]到期。”如果您有任何需要，请与我们联系。做到这些就足以确保款项按时支付。

• 考虑收取定金或分期付款： 对于大型项目或新客户，要求预付定金或安排分期付款，有助于降低无法收款的风险。这样一来，您就能随着项目推进收到款项，而无需等到项目结束。

• 快速跟进逾期付款： 当发票逾期时，请迅速跟进。在截止日期过后，发送一条温和友善的提醒，往往能促使客户在发票逾期太久之前付款。跟进时间拖得太久，会让人觉得按时付款并非优先事项，所以要尽早行动，不宜拖延。

• 针对长期逾期付款者调整条款： 如果您的客户经常逾期付款，请考虑调整他们的条款。您可以要求更短的付款期限、更严格的滞纳金政策，或者针对未来的工作要求预付费用。