Una carta de pago pendiente, o carta de factura vencida, es un recordatorio formal que una empresa envía a un cliente que no ha pagado una factura antes de la fecha de vencimiento especificada. Solicita al cliente que pague y proporciona información sobre el importe vencido, la fecha de vencimiento original y cualquier cargo o penalización por retraso aplicable. A menudo incluye opciones de pago y solicitudes de acción inmediata para resolver el saldo pendiente.

El envío de una carta de factura vencida le permite a tu empresa abordar directamente las facturas no pagadas. Según un informe de 2024, la mitad de todas las facturas B2B en EE. UU. estaban vencidas. A continuación, te explicamos cómo redactar una carta de pago pendiente, cuándo enviar recordatorios de pago y cómo puedes reducir las facturas vencidas de tu empresa en el futuro.

¿De qué trata este artículo?

• Qué incluir en una carta de factura vencida
  
• Cuándo enviar recordatorios de pago
  
• Cuándo escalar a los cobros o emprender acciones legales
  
• Cómo reducir las facturas vencidas en el futuro
  

Qué incluir en una carta de factura vencida

En una carta de factura vencida, debes tratar los puntos principales que le recuerdan al cliente el pago pendiente y mostrarle cómo resolverlo. Asegúrate de incluir:

• Una fecha para registrar de cuándo se envió el recordatorio

• El nombre, la empresa (si corresponde) y la dirección del cliente para personalizar la comunicación.

• El nombre, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico de tu empresa para que el cliente sepa exactamente quién es el remitente y cómo ponerse en contacto si tiene preguntas.

• El número de factura de la factura vencida, así como su fecha, la fecha de vencimiento original y el monto pendiente

• Un recordatorio amistoso del estado vencido, incluido el número de días que pasó desde la fecha de vencimiento original

• Cualquier cargo o multa por pago atrasado que se aplique, incluido el monto del cargo por pago atrasado, la tasa de interés si hay un cargo acumulado o cualquier otro detalle de la multa

• Instrucciones sobre cómo el cliente puede pagar el saldo, incluidos los métodos de pago aceptados (p. ej., transferencia bancaria, cheque, tarjeta de crédito, cartera digital)

• Una declaración de cierre educada y amigable que aliente el pago puntual y ofrezca asistencia si el cliente necesita ayuda para resolver el problema.

Cuándo enviar recordatorios de pago

Aquí tienes un resumen del plazo habitual para enviar recordatorios de pago:

• Primer recordatorio: envía un recordatorio amistoso unos días antes de la fecha de vencimiento o en la fecha de vencimiento misma. Este suave empujón es una notificación de cortesía y, a menudo, es suficiente para solicitar un pago oportuno.

• Segundo recordatorio: si no has recibido el pago, envía un mensaje más directo de 7 a 10 días después de la fecha de vencimiento. Menciona que el pago está vencido y reitera los cargos por retraso que pudieran aplicarse. Sé educado, pero firme.

• Recordatorio final: si aún no hay un pago o una respuesta, envía un último recordatorio 30 días después de la fecha de vencimiento. Este aviso debería ser más asertivo e indicar las posibles consecuencias (como la suspensión del servicio o los cobros) si el pago no se recibe con prontitud.

Cuándo escalar a los cobros o emprender acciones legales

Escalar a cobros o emprender acciones legales nunca es la primera opción; pero a veces, es la mejor manera de resolver facturas vencidas. Sin embargo, esa decisión depende de la situación. A continuación, te explicamos cómo decidir cuándo escalar.

Ten en cuenta el importe y la relación

Si el monto no pagado es considerable, es posible que desees escalarlo lo antes posible. En el caso de saldos más pequeños, puede ser más fácil hacer un seguimiento un poco más prolongado o considerarlos como cancelaciones si no hay respuesta.

Del mismo modo, si el cliente es un cliente de confianza, de larga data, con un paso en falso poco común, podrías ofrecer cierta flexibilidad, como un plan de pago antes de escalar. Ofrecer opciones alternativas puede preservar la relación si se trata de un problema puntual.

Ten en cuenta un cronograma

Un cronograma coherente para las facturas no pagadas simplifica los pagos tanto para ti como para el cliente. Muchas empresas consideran la posibilidad de aumentar el proceso entre 60 y 90 días después de la fecha de vencimiento, dependiendo del sector y sus necesidades de flujo de caja.

Noventa días es un límite estándar antes de los cobros. Dicho esto, los plazos pueden variar: si su negocio requiere efectivo, debe comenzar un poco antes, alrededor de los 60 días. Además, debes proporcionar más tiempo para sectores más grandes o más lentas.

Envía un aviso final con los próximos pasos

Antes de escalar, envíe una carta final que explique lo que está en juego en un lenguaje sencillo. Por lo general, esto ocurre 60 días después de la fecha de vencimiento. Clarifica la fecha límite y explica lo que sucederá a continuación si no se efectúa el pago. Esta carta suele ser suficiente para solicitar el pago. A veces, los clientes solo necesitan un empujón para priorizar la factura vencida.

Evalúa la situación y la comunicación del cliente

Si el cliente ha sido receptivo y ha mencionado problemas de flujo de efectivo, considera un plan de pago. Un poco de flexibilidad en esta situación puede ser de gran ayuda si el cliente es sincero contigo. Pero si se han quedado callados, han faltado a compromisos o parecen evasivos, es una buena señal para considerar los cobros o la ayuda legal.

Decide entre cobros y acciones legales

Los cobros pueden ser la opción más sencilla cuando el importe lo justifica. Por lo general, la agencia de cobro se lleva una parte de lo que recauda, pero se encarga de todos los seguimientos y las negociaciones. Las agencias de cobro suelen buscar las cuentas que tienen entre 90 y 120 días de vencimiento, y los clientes no han respondido a los recordatorios anteriores.

Quizás te convenga estudiar la posibilidad de emprender acciones legales si gestionas facturas de mayor cuantía y tienes argumentos sólidos para justificar el impago, en especial si el cliente ha ignorado tus comunicaciones, pero es evidente que tiene la capacidad de pagar. Dependiendo de la situación, la acción legal podría significar reclamaciones menores o tribunales superiores.

Involucra a asesores legales o financieros

Consulta a tus asesores legales o financieros antes de ir demasiado lejos al escalar. Pueden ayudarte a sopesar los costes y beneficios de los cobros o las acciones legales, y pueden sugerir alternativas que no se te han pasado por la cabeza.

Evalúa los posibles impactos en la reputación

El uso de cobros o acciones legales puede tener un efecto dominó, especialmente si estás trabajando con un cliente local o de alto perfil que podría discutir la situación públicamente. Antes de escalar, asegúrate de tener todos tus registros organizados (correos electrónicos, acuerdos, facturas) para que puedas mostrar pruebas de un proceso justo y coherente, si surgen dudas.

Cómo reducir las facturas vencidas en el futuro

Una planificación proactiva puede ayudar a disminuir las facturas vencidas. Con una comunicación abierta y recordatorios constantes, puedes animar a los clientes a realizar pagos sin crear fricciones innecesarias. Estos son algunos consejos para reducir los pagos atrasados.

• Establece las condiciones de pago desde el principio: especifica las fechas de vencimiento de los pagos en tus contratos y facturas. Aclarar la fecha de vencimiento y cualquier cargo o multa por pago atrasado por adelantado puede ayudar a los clientes a saber qué esperar y añadir algo de urgencia a los pagos oportunos.

• Automatiza la facturación y los recordatorios de pago: usa un software de facturación para enviar las facturas a tiempo e implementar recordatorios automáticos. La mayoría de los sistemas te permiten programar recordatorios justo antes, durante y poco después de la fecha de vencimiento. La automatización ahorra tiempo y puede evitar la pérdida de seguimientos.

• Facilita el pago: cuanto más fácil sea para los clientes pagar, menos probable es que las facturas venzan. Si es posible, ofrece varios modos de pago que sean relevantes para tus clientes, por ejemplo: tarjetas de crédito, transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o transferencias de la zona única de pagos en euros (SEPA), transferencias bancaria y carteras digitales. Incluir un botón «Pagar ahora» directamente en la factura (si tu software lo admite) también puede simplificar el proceso y fomentar que el pago sea más rápido.

• Ofrece incentivos por pago adelantado: un pequeño descuento por pago anticipado (p. ej., 2 % de descuento para el pago en el transcurso de 10 días) puede ser un fuerte motivador, especialmente para los clientes que valoran ahorrar un poco en facturas recurrentes. Si un descuento no es factible, considera beneficios como la exención de los cargos por pago atrasado en futuras facturas para los clientes que tienen un buen historial de pagos.

• Construye relaciones sólidas con los clientes: es más probable que los clientes prioricen el pago oportuno si se sienten respetados y valorados. Tener controles regulares, estar disponible para hacer preguntas y mantener buenas relaciones puede marcar la diferencia. Cuando surjan problemas, se proactivo y ponte en contacto con los clientes con soluciones. Esto puede ayudar a mantener los pagos al día y generar confianza.

• Envía recordatorios amistosos antes de la fecha de vencimiento: enviar un recordatorio unos días antes de la fecha de vencimiento puede empujar suavemente a los clientes y detectar cualquier problema potencial a tiempo. Podrías escribir, por ejemplo, «Este solo es un recordatorio rápido de que tu factura por [monto] vence el [fecha]. Ponte en contacto con nosotros si hay algo en lo que podemos ayudarte». Esto puede ser todo lo que se necesita para mantener los pagos a tiempo.

• Considera la posibilidad de depositar o adelantar pagos: en el caso de grandes proyectos o nuevos clientes, solicitar un depósito por adelantado o programar pagos progresivos puede reducir el riesgo de impago. De esta manera, recibes pagos a medida que avanza el proyecto, en lugar de esperar hasta que se complete.

• Haz un seguimiento rápido de los pagos atrasados: cuando las facturas venzan, haz el seguimiento rápidamente. Un recordatorio amable y amistoso justo después de la fecha de vencimiento a menudo consigue el pago antes de que la factura esté demasiado vencida. Esperar demasiado tiempo para hacer el seguimiento puede dar la impresión de que el pago puntual no es una prioridad, así que actúa lo antes posible.

• Ajusta las condiciones para quienes pagan siempre con retraso: si tienes un cliente que constantemente paga tarde, considera ajustar sus condiciones en el futuro. Es posible que solicites plazos de pago más cortos, una política más estricta de comisiones por pagos atrasados o un pago por adelantado para trabajos futuros.