La contabilidad de caja, también conocida como método de contabilidad basado en efectivo, es un método de registro de transacciones financieras en el que se reconocen los ingresos y los gastos únicamente cuando se recibe o se paga el efectivo. Este sistema contrasta con la contabilidad de ejercicio, que registra los ingresos y los gastos cuando se devengan o se incurren, independientemente de cuándo se realice el intercambio de efectivo.

A continuación, explicaremos los pros y los contras de la contabilidad de caja, cómo afecta este método a la declaración de impuestos y cómo pueden las empresas hacer la transición de la contabilidad de caja a la de ejercicio.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona la contabilidad de caja?
  
• ¿Cuáles son los pros y los contras de la contabilidad de caja?
  
• ¿Cuándo es una buena opción la contabilidad de caja?
  
• ¿Cómo afecta la contabilidad de caja a la declaración de impuestos?
  
• ¿Cómo pueden las empresas pasar de la contabilidad de caja a la de ejercicio?
  

¿Cómo funciona la contabilidad de caja?

Con la contabilidad de caja, registras el dinero a medida que entra y sale de tus cuentas. Así es como funciona:

• Registro de ingresos: Los ingresos solo se registran cuando se recibe el pago real. Por ejemplo, si envías una factura en junio, pero no recibes el pago hasta julio, los ingresos se registran en julio.

• Gastos de registro: Documentas los gastos solo cuando los pagas. Por ejemplo, si recibes una factura de material de oficina en abril pero la pagas en mayo, la registras en mayo.

Este sistema se centra en el flujo de caja. No registra el dinero que te deben (cuentas por cobrar) ni el dinero que debes (cuentas por pagar). Esto puede hacer que sea más difícil obtener una imagen completa de su situación financiera.

¿Cuáles son los pros y los contras de la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja es más simple que otros métodos de contabilidad, pero tiene algunos inconvenientes.

En cuanto a las ventajas, la contabilidad de caja tiene las siguientes características:

• Es fácil de entender y administrar, especialmente para pequeñas empresas o personas con finanzas sencillas

• Ofrece una visión clara de la disponibilidad de efectivo en cualquier momento, ya que realiza un seguimiento del dinero a medida que se recibe o se gasta

• Ayuda a gestionar las obligaciones fiscales, ya que no pagas impuestos sobre los ingresos hasta que los hayas recibido

• Requiere menos tiempo y menos recursos para su mantenimiento que otras formas de contabilidad

En cuanto a las desventajas, la contabilidad de caja presenta los siguientes inconvenientes:

• No tiene en cuenta las cuentas por cobrar ni las cuentas por pagar, lo que puede hacer que tu salud financiera parezca mejor o peor de lo que es

• Puede dar lugar a distorsiones (p. ej., registrar un gasto importante en un mes pero los ingresos relacionados en otro)

• No cumple con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), que exigen la contabilidad de ejercicio

• Dificulta el seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo o la toma de decisiones importantes, ya que no se pueden ver los pasivos o ingresos futuros

¿Cuándo es una buena opción la contabilidad de caja?

Estados Unidos exige que las empresas con 25 millones de dólares o más de ingresos durante un período de tres años utilicen la contabilidad de ejercicio de acuerdo con los PCGA, pero las empresas más pequeñas tienen la opción de utilizar el método de caja. Si no estás obligado a utilizar la contabilidad de ejercicio, la contabilidad de caja es una buena opción porque simplifica el proceso. Es una excelente opción para las empresas que se enfocan en el flujo de caja inmediato y no buscan información financiera a largo plazo. Entre ellas se encuentran las siguientes:

• Pequeñas empresas y propietarios únicos que no manejan transacciones financieras complejas ni inventarios sustanciales

• Empresas a las que se les paga en el momento de la venta (p. ej., tiendas minoristas, pequeños proveedores de servicios)

• Startups y autónomos que están empezando u operan en solitario

¿Cómo afecta la contabilidad de caja a la declaración de impuestos?

La contabilidad de caja hace un seguimiento del momento en el que se intercambia dinero. A continuación, te explicamos cómo afecta esto a la elaboración de las declaraciones fiscales:

• Reconocimiento de ingresos: Declaras ingresos solo cuando recibes el pago, cuando los fondos están en tu cuenta, no cuando envías una factura. Esto significa que si un cliente retrasa el pago hasta el próximo año fiscal, no tienes que declarar ese ingreso este año.

• Deducción de gastos: Las deducciones ocurren solo cuando pagas algo, no cuando recibes la factura. Por ejemplo, si pides suministros en diciembre, pero no los pagas hasta enero, el gasto se incluiría en los impuestos del año siguiente (en los países en los que el año fiscal es el mismo que el año natural).

• Plazo de impuestos: La contabilidad de caja te da mucho control sobre el tiempo. Al administrar cuándo te pagan o cuándo pagas gastos, puedes cambiar los ingresos o las deducciones entre años fiscales para ajustar tu factura de impuestos. Por ejemplo, puedes retrasar el envío de facturas a fin de año para trasladar la renta imponible al año siguiente.

• Declaración de impuestos: Como la contabilidad de caja sigue tus transacciones bancarias, es más fácil hacer un seguimiento y declarar ingresos y gastos, ya que no tendrás que hacer malabarismos con las cuentas por cobrar o por pagar en tus formularios fiscales.

¿Cómo pueden las empresas hacer la transición de la contabilidad de caja a la de ejercicio?

Con la contabilidad de ejercicio, se registran los ingresos cuando se obtienen, no cuando llegan. Registras los gastos cuando se incurren, incluso si aún no has pagado la factura. Existen muchas razones por las que quizás quieras cambiar de la contabilidad de caja a la de ejercicio: puede que se te haya quedado pequeña la contabilidad de caja o que los inversores, los prestamistas o los requisitos fiscales estén presionando para que se presenten informes más detallados. Sea cual sea el motivo, el cambio a la contabilidad de ejercicio puede darte una visión más clara y precisa de tu empresa.

A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Crear nuevos registros: Primero, asegúrate de que tus registros de contabilidad de caja estén actualizados y sean precisos. A partir de ahí, establece un balance de apertura con lo siguiente:

  • Cuentas por cobrar: Dinero que se te debe
    
  • Cuentas por pagar: Dinero que debes
    
  • Gastos prepagados: Cosas por las que has pagado, pero que no has usado del todo
    
  • Ingresos no devengados: Pagos que has recibido por servicios o productos que aún no has entregado
    

• Actualiza tus herramientas: Tu software de contabilidad debe estar preparado para gestionar los asientos devengados. La mayoría de las plataformas los admiten, pero es posible que debas ajustar tu configuración. Si todavía estás administrando tus libros manualmente, ahora es el momento de cambiar al software. Esta transición será más fácil si tienes las herramientas adecuadas.

• Consulta a profesionales: Un contable puede ser un aliado importante durante esta transición. Te ayudará a ajustar tus finanzas, resolver las implicaciones fiscales y configurar un sistema que funcione para tu empresa.

• Planifica los impuestos: Cambiar a la contabilidad de ejercicio puede cambiar tu ingreso imponible, así que planifica con anticipación. Trabaja con tu contable o profesional de impuestos para asegurarte de que estás cubierto y de que no hay sorpresas cuando prepares los impuestos.

• Mantén a tu equipo informado: Si tienes un equipo que se ocupa de tus finanzas, asegúrate de que entiendan el nuevo proceso y los nuevos flujos de trabajo, como el seguimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

• Comunica el cambio: Si compartes información financiera con inversores, prestamistas u otras partes interesadas, hazles saber que estás haciendo el cambio.