Redovisning enligt kontantprincipen, även kallad kontantbaserad redovisning, är en metod för att bokföra ekonomiska transaktioner där du endast redovisar intäkter och utgifter när in- och utbetalningar faktiskt inträffar. Detta system står i kontrast till periodiserad redovisning, som bokför intäkter och utgifter när de intjänas eller uppkommer, oavsett när in- och utbetalningarna sker.

Nedan förklarar vi för- och nackdelarna med kontantbaserad redovisning, hur denna metod påverkar skatterapporteringen och hur företag kan övergå från kontantbaserad till periodiserad redovisning.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar redovisning enligt kontantprincipen?
  
• Vilka är för- och nackdelarna med redovisning enligt kontantprincipen?
  
• När passar redovisning enligt kontantprincipen?
  
• Hur påverkar redovisningen enligt kontantprincipen skatterapporteringen?
  
• Hur kan företag övergå från kontantbaserad till periodiserad redovisning?
  

Hur fungerar redovisning enligt kontantprincipen?

Vid redovisning enligt kontantprincipen spårar du pengarnas rörelse in och ut från dina konton. Så funkar det:

• Bokföring av inkomster: Du bokför intäkter först när du tar emot den faktiska betalningen. Om du till exempel skickar en faktura i juni men inte får betalt förrän i juli, registreras inkomsten i juli.

• Bokföring av utgifter: Du dokumenterar utgifter endast när du betalar dem. Om du till exempel får en räkning för kontorsmaterial i april men betalar den i maj, registrerar du den i maj.

Detta system fokuserar på kassaflödet. Den tar inte hänsyn till pengar du ligger ute med (kundfordringar) eller pengar som du är skyldig (leverantörsskulder). Detta kan göra det svårare att få en fullständig bild av din ekonomiska situation.

Vilka är för- och nackdelarna med redovisning enligt kontantprincipen?

Redovisning enligt kontantprincipen är enklare än andra redovisningsmetoder men den har vissa nackdelar.

När det gäller fördelarna, redovisning enligt kontantprincipen:

• är lätt att förstå och hantera, särskilt för småföretag eller personer med okomplicerad ekonomi

• ger en tydlig bild av tillgången till likvida medel vid varje given tidpunkt, eftersom den spårar pengar när de tas emot eller spenderas

• hjälper till att hantera skatteskulder, eftersom du inte betalar skatt på inkomsten förrän du har fått den

• kräver mindre tid och mindre resurser att underhålla än andra former av bokföring.

När det gäller nackdelarna, redovisning enligt kontantprincipen:

• tar inte hänsyn till kundfordringar eller leverantörsskulder, vilket kan få din ekonomiska hälsa att framstå som bättre eller sämre än den är

• kan leda till snedvridningar (t.ex. att en stor utgift bokförs under en månad men den där till hörande inkomsten under en annan)

• inte följer god redovisningssed (Generally Accepted Accounting Principles, GAAP), som kräver periodiserad redovisning

• gör det svårare att spåra resultat över tid eller fatta viktiga beslut, eftersom du inte kan se framtida skulder eller intäkter

När passar redovisning enligt kontantprincipen?

USA kräver att företag med 25 miljoner USD eller mer i intäkter under en treårsperiod använder periodiserad redovisning i enlighet med GAAP, medan mindre företag har möjlighet att använda redovisning enligt kontantprincipen. Om du inte behöver använda periodiserad redovisning är kontantbaserad redovisning ett bra alternativ eftersom det förenklar processen. Det är ett utmärkt val för företag som fokuserar på omedelbart kassaflöde och inte söker långsiktig ekonomisk insikt. Dessa inkluderar:

• Småföretag och enskilda näringsverksamheter som inte hanterar komplicerade finansiella transaktioner eller stora varulager

• Företag som får betalt vid tidpunkten för försäljningen (t.ex. butiker, små tjänsteleverantörer)

• Startups och frilansare som precis har börjat eller arbetar solo

Hur påverkar redovisning enligt kontantprincipen skatterapporteringen?

Redovisning enligt kontantprincipen spårar när pengar byter ägare. Så här påverkar det skatterapporteringen:

• Intäktsredovisning: Du redovisar inkomster först när du får betalt – när pengarna finns på ditt konto, inte när du skickar ut en faktura. Det innebär att om en kund skjuter upp betalningen till nästa beskattningsår behöver du inte deklarera den inkomsten i år.

• Avdrag för utgifter: Avdrag sker bara när du betalar för något, inte när du får fakturan. Om du till exempel beställer varor i december men inte betalar förrän i januari, skulle kostnaden hamna under nästa års skatter (i länder där skatteåret är samma som kalenderåret).

• Skattetidpunkt: Redovisning enligt kontantprincipen ger dig stor kontroll över tidpunkten. Genom att hantera när du får betalt eller när du betalar utgifter kan du flytta inkomster eller avdrag mellan beskattningsår för att finjustera din skatt. Du kan till exempel senarelägga utskick av fakturor i slutet av året för att skjuta upp skattepliktiga inkomster till nästa år.

• Skattedeklarationer: Eftersom redovisning enligt kontantprincipen följer dina banktransaktioner är det enklare att spåra och rapportera intäkter och utgifter, du behöver inte hantera kundfordringar eller leverantörsskulder på dina skatteblanketter.

Hur kan företag övergå från kontantbaserad till periodiserad redovisning?

Med periodiserad redovisning bokför du intäkter när de tjänas in, inte när de kommer. Du registrerar utgifter när de uppstår, även om du inte har betalat fakturan ännu. Det finns många anledningar till varför du vill byta från redovisning enligt kontantprincipen till periodiserad redovisning: kanske har du vuxit ur kontantredovisningen eller så kanske investerare, långivare eller skattekrav trycker på för mer detaljerad rapportering. Oavsett anledning kan du få en tydligare och mer korrekt bild av ditt företag genom att byta till periodiserad redovisning.

Så här gör du:

• Skapa nya poster: Se först till att dina kontantbaserade register är uppdaterade och korrekta. Därifrån kan du skapa en ingående balansräkning med följande:

  • Kundfordringar: Pengar du ligger ute med
    
  • Leverantörsskulder: Pengar du är skyldig
    
  • Förutbetalda kostnader: Saker som du har betalat för, men inte använt fullt ut
    
  • Förutbetalda intäkter: Betalningar som du har fått för tjänster eller produkter som du inte har levererat ännu
    

• Uppgradera dina verktyg: Ditt redovisningsprogram måste vara redo att hantera periodiseringsposter. De flesta plattformar har stöd för dem, men du kan behöva justera konfigurationen. Om du fortfarande hanterar din bokföring manuellt är det dags att byta till programvara nu. Denna övergång blir enklare om du har rätt verktyg.

• Ta in proffsen: En revisor kan vara en viktig bundsförvant under denna övergång. De hjälper dig att justera din ekonomi, arbeta igenom skattemässiga konsekvenser och skapa ett system som fungerar för ditt företag.

• Planera för skatter: Att byta till periodiserad redovisning kan ändra din beskattningsbara inkomst, så planera i förväg. Samarbeta med din revisor eller skatteexpert för att se till att du är skyddad och att det inte blir några överraskningar när du betalar skatt.

• Uppdatera ditt team: Om du har ett team som tar hand om din ekonomi, se till att de förstår den nya processen och de nya arbetsflödena, till exempel spårning av fordringar och skulder.

• Kommunicera förändringen: Om du delar finansiella uppgifter med investerare, långivare eller andra intressenter, låt dem veta att du gör bytet.