Boekhouding op kasbasis, ook wel kasboekhouding genoemd, is een methode voor het vastleggen van financiële transacties waarbij inkomsten en uitgaven pas worden opgenomen wanneer de contanten worden ontvangen of betaald. Dit systeem staat in contrast met de boekhouding op transactiebasis, waarbij inkomsten en uitgaven worden geboekt op het moment dat ze worden verdiend of gemaakt, ongeacht het tijdstip waarop de contanten worden omgewisseld.

Hieronder leggen we uit wat de voor- en nadelen zijn van een boekhouding op kasbasis, hoe deze methode van invloed is op belastingaangifte en hoe bedrijven kunnen overstappen van een boekhouding op kasbasis naar een boekhouding op transactiebasis.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt boekhouding op kasbasis?
  
• Wat zijn de voor- en nadelen van boekhouding op kasbasis?
  
• Wanneer is boekhouding op kasbasis een goede keuze?
  
• Welke invloed heeft boekhouding op kasbasis?
  
• Hoe kunnen bedrijven overschakelen van een boekhouding op kasbasis naar een boekhouding op transactiebasis?
  

Hoe werkt boekhouding op kasbasis?

Met een boekhouding op kasbasis, volg je geld terwijl het binnenkomt en verlaat van je rekeningen. Zo werkt het:

• Registratie van inkomsten: Je boekt pas omzet wanneer je de daadwerkelijke betaling ontvangt. Als je bijvoorbeeld in juni een factuur verstuurt, maar pas in juli wordt betaald, worden de inkomsten in juli geregistreerd.

• Registratie van uitgaven: Je documenteert uitgaven alleen wanneer je ervoor betaalt. Als je bijvoorbeeld in april een rekening voor kantoorbenodigdheden krijgt, maar deze in mei betaalt, neem je deze in mei op.

Dit systeem richt zich op cashflow. Er wordt geen rekening gehouden met geld dat aan jou verschuldigd is (debiteuren) of geld dat je verschuldigd bent (crediteuren). Dit kan het moeilijker maken om een volledig beeld te krijgen van je financiële situatie.

Wat zijn de voor- en nadelen van een boekhouding op kasbasis?

Boekhouding op kasbasis is eenvoudiger dan andere boekhoudmethoden, maar heeft enkele nadelen.

Wat betreft de voordelen, boekhouding op kasbasis:

• Is gemakkelijk te begrijpen en te beheren, vooral voor kleine bedrijven of mensen met eenvoudige financiën

• Biedt een duidelijk beeld van de beschikbaarheid van contant geld op een bepaald moment, omdat het geld bijhoudt terwijl het wordt ontvangen of uitgegeven

• Helpt bij het beheren van belastingverplichtingen, aangezien je pas belasting betaalt over inkomsten als je deze hebt ontvangen

• Vereist minder tijd en minder middelen om te onderhouden dan andere vormen van boekhouding

Wat betreft de nadelen, boekhouding op kasbasis:

• Houdt geen rekening met debiteuren of crediteuren, waardoor je financiële gezondheid beter of slechter kan lijken dan hij is

• Kan leiden tot verstoringen (bijv. het boeken van een grote uitgave in de ene maand, maar de bijbehorende inkomsten in een andere)

• Voldoet niet aan de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP), die een boekhouding op transactiebasis vereisen

• Maakt het moeilijker om prestaties in de loop van de tijd bij te houden of belangrijke beslissingen te nemen, omdat je toekomstige verplichtingen of inkomsten niet kunt zien

Wanneer is boekhouding op kasbasis geschikt?

De Verenigde Staten vereisen dat bedrijven met een omzet van $ 25 miljoen of meer over een periode van drie jaar een boekhouding op transactiebasis voeren in overeenstemming met GAAP, maar kleinere bedrijven hebben de mogelijkheid om de op contanten gebaseerde methode te gebruiken. Als je geen boekhouding op transactiebasis hoeft te gebruiken, is boekhouding op kasbasis een goede optie omdat het het proces vereenvoudigt. Het is een uitstekende keuze voor bedrijven die zich richten op onmiddellijke cashflow en niet op zoek zijn naar financieel inzicht op de lange termijn. Deze omvatten:

• Kleine bedrijven en eenmanszaken die geen complexe financiële transacties of substantiële voorraden verwerken

• Bedrijven die worden betaald op het moment van verkoop (bijv. winkels, kleine dienstverleners)

• Startups en freelancers die net beginnen of solo opereren

Welke invloed heeft boekhouding op kasbasis op je belastingaangifte?

Boekhouding op kasbasis houdt bij wanneer geld wordt omgewisseld. Dit heeft invloed op je belastingaangifte:

• Erkenning van inkomsten: Je geeft inkomsten alleen op wanneer je wordt betaald, als het geld op je rekening staat, niet als je een factuur verstuurt. Dit betekent dat als een klant de betaling uitstelt tot het volgende belastingjaar, je die inkomsten dit jaar niet hoeft aan te geven.

• Onkostenaftrek: Aftrekposten gebeuren alleen wanneer je ergens voor betaalt, niet wanneer je de rekening ontvangt. Als je bijvoorbeeld in december benodigdheden bestelt maar pas in januari betaalt, vallen de kosten in de belastingen van het volgende jaar (in landen waar het belastingjaar gelijk is aan het kalenderjaar).

• Fiscale timing: Boekhouding op kasbasis geeft je veel controle over de timing. Door te beheren wanneer je wordt betaald of wanneer je uitgaven betaalt, kun je inkomsten of aftrekposten verschuiven tussen belastingjaren om je belastingaanslag te verfijnen. Je kunt bijvoorbeeld het versturen van facturen aan het eind van het jaar uitstellen om het belastbaar inkomen naar het volgende jaar te verschuiven.

• Belastingaangifte: Omdat je de banktransacties volgt met een boekhouding op kasbasis, is het eenvoudiger om inkomsten en uitgaven bij te houden en te rapporteren. Je hoeft niet te goochelen met debiteuren en crediteuren op je belastingformulieren.

Hoe kunnen bedrijven overschakelen van een boekhouding op kasbasis naar een boekhouding op transactiebasis?

Met boekhouding op transactiebasis leg je inkomsten vast op het moment dat ze worden verdiend, niet wanneer ze binnenkomen. Je registreert uitgaven wanneer ze worden gemaakt, ook als je de rekening nog niet hebt betaald. Er zijn veel redenen waarom je zou willen overstappen van een boekhouding op kasbasis naar een boekhouding op transactiebasis: misschien ben je de boekhouding op kasbasis ontgroeid of misschien dringen investeerders, kredietverstrekkers of belastingvereisten aan op meer gedetailleerde rapportage. Wat de reden ook is, als je overstapt op een boekhouding op transactiebasis, krijg je een duidelijker en nauwkeuriger beeld van je bedrijf.

Hier lees je hoe je dit doet:

• Nieuwe records maken: Zorg er eerst voor dat je op contant geld gebaseerde records up-to-date en nauwkeurig zijn. Van daaruit stel je een openingsbalans op met het volgende:

  • Debiteuren: Geld dat je verschuldigd bent
    
  • Crediteuren: Geld dat je verschuldigd bent
    
  • Vooruitbetaalde uitgaven: Dingen waarvoor je hebt betaald, maar die je niet volledig hebt gebruikt
    
  • Onverdiende inkomsten: Betalingen die je hebt ontvangen voor diensten of producten die je nog niet hebt geleverd
    

• Upgrade je gereedschap: Je boekhoudsoftware moet klaar zijn om boekingen op transactiebasis te verwerken. De meeste platforms ondersteunen ze, maar het kan zijn dat je je instellingen moet aanpassen. Als je je boeken nog steeds handmatig beheert, is dit het moment om over te stappen op software. Deze overgang zal gemakkelijker zijn als je over de juiste tools beschikt.

• Schakel de professionals in: Een accountant kan een belangrijke bondgenoot zijn tijdens deze transitie. Ze helpen je bij het aanpassen van je financiën, het doornemen van fiscale implicaties en het opzetten van een systeem dat werkt voor je bedrijf.

• Plan voor belastingen: Als je overstapt op een boekhouding op transactiebasis, kan dit van invloed zijn op je belastbaar inkomen. Werk samen met je accountant of belastingadviseur om ervoor te zorgen dat je gedekt bent en dat je niet voor verrassingen komt te staan als je belasting betaalt.

• Werk je team bij: Als je een team hebt dat je financiën afhandelt, zorg er dan voor dat ze het nieuwe proces en de nieuwe workflows begrijpen, zoals het bijhouden van vorderingen en crediteuren.

• Communiceer de verandering: Als je financiële gegevens deelt met investeerders, kredietverstrekkers of andere belanghebbenden, laat hen dan weten dat je de overstap maakt.