A contabilidade em regime de caixa é um método de registro de transações financeiras no qual você reconhece receitas e despesas somente quando o dinheiro é recebido ou pago. Esse sistema é o oposto do regime de competência, que registra receitas e despesas no momento em que são geradas ou incorridas, independentemente de quando o dinheiro é recebido.

Abaixo, explicaremos os prós e contras da contabilidade em regime de caixa, como esse método afeta a declaração de impostos e como as empresas podem fazer a transição da contabilidade em regime de caixa para o regime de competência.

Neste artigo:

• Como funciona a contabilidade em regime de caixa?
  
• Quais são os prós e contras da contabilidade em regime de caixa?
  
• Quando a contabilidade em regime de caixa é uma boa opção?
  
• Como a contabilidade em regime de caixa afeta as declarações fiscais?
  
• Como as empresas podem fazer a transição do regime de caixa para o de competência?
  

Como funciona a contabilidade em regime de caixa?

Com a contabilidade em regime de caixa, você rastreia o dinheiro à medida que ele entra e sai de suas contas. Funciona assim:

• Registro de renda: você só registra a receita quando recebe o pagamento real. Por exemplo, se você envia uma fatura em junho, mas só recebe o pagamento em julho, a renda é registrada em julho.

• Registro de despesas: você só documenta as despesas quando paga por elas. Por exemplo, se você recebe uma conta de material de escritório em abril, mas paga em maio, você a registra em maio.

Esse sistema tem foco no fluxo de caixa. Ele não contabiliza o dinheiro devido a você (contas a receber) ou o dinheiro que você deve (contas a pagar). Isso pode dificultar uma visão completa da sua situação financeira.

Quais são os prós e contras da contabilidade em regime de caixa?

A contabilidade em regime de caixa é mais simples do que outros métodos contábeis, mas tem algumas desvantagens.

Quanto aos prós, a contabilidade em regime de caixa:

• É fácil de entender e gerenciar, especialmente para pequenas empresas ou pessoas com finanças simples

• Oferece uma visão clara da disponibilidade de caixa em um determinado momento, uma vez que acompanha o dinheiro à medida que é recebido ou gasto

• Auxilia na gestão de passivos tributários, já que você não paga imposto sobre a renda até recebê-lo

• Requer menos tempo e menos recursos para manter do que outras formas de contabilidade

Quanto aos contras, a contabilidade em regime de caixa:

• Não considera contas a receber ou contas a pagar, o que pode fazer com que sua saúde financeira pareça melhor ou pior do que é

• Pode levar a distorções (por exemplo, registrar uma grande despesa em um mês, mas a receita relacionada em outro)

• Não cumpre os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), que exigem o regime de competência.

• Torna mais difícil acompanhar o desempenho ao longo do tempo ou tomar decisões importantes, já que você não pode ver passivos ou receitas futuras

Quando a contabilidade em regime de caixa é uma boa opção?

Os Estados Unidos exigem que empresas com US$ 25 milhões ou mais em receita em um período de três anos usem a provisão contábil de acordo com os GAAP, mas empresas menores têm a opção de usar o método em regime de caixa. Se você não é obrigado a usar o regime de competência, a contabilidade em regime de caixa é uma boa opção, pois simplifica o processo. É uma ótima opção para empresas que se concentram no fluxo de caixa imediato e não buscam insights financeiros de longo prazo. Por exemplo:

• pequenas empresas e empresários individuais que não lidam com transações financeiras complexas ou inventários substanciais

• Empresas que são pagas no momento da venda (como lojas de varejo ou pequenos prestadores de serviços)

• Startups e freelancers que estão começando ou operando sozinhos

Como a contabilidade em regime de caixa afeta as declarações fiscais?

A contabilidade em regime de caixa acompanha quando o dinheiro é trocado. Veja como isso afeta as declarações fiscais:

• Reconhecimento de receitas: Você declara a renda somente quando recebe um pagamento, ou seja, quando os fundos estão na sua conta e não quando você envia uma fatura. Isso significa que, se um cliente adiar o pagamento para o próximo ano fiscal, você não precisa declarar essa renda neste ano.

• Dedução de despesas: As deduções acontecem apenas quando você paga por algo, não quando você recebe a conta. Por exemplo, se você encomendar suprimentos em dezembro, mas só pagar em janeiro, a despesa cairá nos impostos do ano seguinte (em países em que o ano fiscal é igual ao ano civil).

• Prazo para pagamento de impostos: A contabilidade em regime de caixa oferece muito controle sobre o tempo. Ao gerenciar quando você recebe ou quando paga despesas, é possível transferir receitas ou deduções entre anos fiscais para ajustar sua conta fiscal. Por exemplo, você pode adiar o envio de faturas no final do ano para enviar rendimentos tributáveis para o ano seguinte.

• Declaração de impostos: Como a contabilidade em regime de caixa acompanha suas transações bancárias, fica mais fácil acompanhar e declarar receitas e despesas. Você não faz malabarismos com contas a receber ou a pagar nas suas declarações fiscais.

Como as empresas podem fazer a transição do regime de caixa para o de competência?

Com o regime de competência, você registra a receita quando ela é recebida, não quando ela chega. Você registra as despesas quando elas são incorridas, mesmo que você ainda não tenha pago a conta. Há muitas razões pelas quais você pode querer mudar da contabilidade em regime de caixa para o de competência: talvez você tenha superado o regime de caixa ou talvez investidores, credores ou requisitos fiscais estejam pressionando por relatórios mais detalhados. Seja qual for o motivo, mudar para o regime de competência pode fornecer uma visão mais clara e precisa do seu negócio.

Veja como fazer isso:

• Crie novos registros: primeiro, certifique-se de que seus registros em regime de caixa estejam atualizados e precisos. A partir daí, configure um balanço de abertura com o seguinte:

  • Contas a receber: montante devido a você
    
  • Contas a pagar: dinheiro que você deve
    
  • Despesas pré-pagas: itens pelos quais você pagou, mas não usou totalmente
    
  • Receitas não auferidas: pagamentos que você recebeu por serviços ou produtos que ainda não entregou
    

• Atualize suas ferramentas: seu software de contabilidade precisa estar preparado para lidar com lançamentos de competência. A maioria das plataformas aceita esses produtos, mas pode ser necessário ajustar sua configuração. Se você ainda está gerenciando seus livros manualmente, agora é a hora de mudar para um software. Essa transição será mais fácil se você tiver as ferramentas certas.

• Contrate profissionais: um contador pode ser um importante aliado durante essa transição. Ele ajudará você a ajustar suas finanças, lidar com as implicações fiscais e configurar um sistema que funcione para sua empresa.

• Planeje-se para os impostos: mudar para o regime de competência pode alterar sua renda tributável, então planeje com antecedência. Trabalhe com seu contador ou especialista fiscal para garantir que você esteja coberto e que não haja surpresas ao pagar impostos.

• Atualize sua equipe: se você tiver uma equipe que cuida das suas finanças, certifique-se de que ela entenda o novo processo e os novos fluxos de trabalho, como acompanhamento de recebíveis e contas a pagar.

• Comunique a mudança: se você compartilhar informações financeiras com investidores, credores ou outras partes interessadas, informe-lhes da troca.