Contas a receber (CR) refere-se ao dinheiro que sua empresa espera receber de clientes que compraram bens ou serviços a crédito. Um equilíbrio saudável de CR significa que você pode pagar suas contas, investir em novas oportunidades e manter seu negócio em operação sem problemas. No entanto, uma má gestão de CR pode causar dificuldades operacionais, e pagamentos atrasados ou erros no faturamento podem resultar em dificuldades de caixa, forçando você a sacar de reservas ou contrair dívidas. Isso gera custos diretos e pode tensionar o relacionamento com fornecedores e clientes.

Em média, um retrabalho evitável nos departamentos de contabilidade pode consumir até 30% do tempo de um funcionário em horário integral. A automação pode liberar esse tempo simplificando todo o processo de contas a receber, reduzindo erros humanos e acelerando as cobranças. As ferramentas de automação financeira gerenciam faturamento, lembretes de pagamento e reconciliação. Isso ajuda a manter um fluxo de caixa estável, torna o planejamento financeiro mais previsível e aumenta a resiliência da sua empresa.

Abaixo, exploramos como essas ferramentas de automação podem ajudar com CR, incluindo benefícios gerados e como elas podem ajudar a mudar o foco das tarefas administrativas para o crescimento dos negócios.

Neste artigo:

• O que são contas a receber?
  
• Qual o papel das contas a receber nas finanças de uma empresa?
  
• Desafios na gestão tradicional de CR
  
• O que são ferramentas de automação financeira?
  
• Características das ferramentas de automação de CR
  
• Benefícios da automação financeira nas contas a receber
  
• Desafios da automatização das contas a receber
  
• Como escolher uma ferramenta de automação de CR
  
• Como implementar ferramentas de automação de CR
  

O que são contas a receber?

Contas a receber refere-se ao dinheiro que uma empresa tem direito a receber de seus clientes por bens ou serviços que foram entregues, mas ainda não foram pagos. Quando uma empresa vende seus produtos ou serviços a crédito, ela registra o valor devido pelos clientes como contas a receber em seu balanço.

Por exemplo, se sua empresa vende um produto a um cliente com um prazo de pagamento de 30 dias, você registra o valor faturado como CR até que o cliente pague a fatura. Essa prática é comum em muitos setores, pois permite aos clientes a flexibilidade de pagar ao longo do tempo, o que pode incentivar compras maiores e negócios repetidos.

Qual o papel das contas a receber nas finanças de uma empresa?

Veja como as contas a receber afetam as finanças gerais de uma empresa.

• Fluxo de caixa: as CR são uma importante fonte de entrada de caixa. À medida que os clientes cumprem suas obrigações de pagamento, a empresa pode usar esses fundos para cobrir despesas imediatas, investir em oportunidades de crescimento e manter um equilíbrio de caixa saudável.

• Capital de giro: as CR representam uma parcela substancial do capital de giro de uma empresa. Um forte saldo de CR garante que a empresa tenha ativos líquidos suficientes (dinheiro e ativos facilmente conversíveis em dinheiro) para cumprir obrigações financeiras de curto prazo, como pagamento de fornecedores e funcionários e outros custos operacionais.

• Reconhecimento de receitas: as contas a receber permitem que as empresas reconheçam a receita das vendas de crédito no momento da transação, antes mesmo de receberem o pagamento real. Isso alinha a receita com o período em que ela é obtida e fornece uma imagem mais precisa e abrangente do desempenho financeiro na demonstração de resultados.

• Índice de rotatividade: o índice de rotatividade das CR, que mede a rapidez com que uma empresa recolhe seus recebíveis, é um importante indicador de eficiência operacional e saúde financeira. Um maior índice de rotatividade significa cobranças imediatas e gestão de crédito eficaz.

• Risco de crédito: as CR correm o risco inerente de os clientes não cumprirem suas obrigações de pagamento. Uma boa gestão do risco de crédito envolve avaliar a capacidade de financiamento dos clientes antes de conceder crédito, definir limites de crédito adequados e monitorar o comportamento do pagamento.

Veja como uma gestão eficaz de CR pode melhorar a situação financeira de uma empresa.

• Resiliência financeira: uma empresa pode fortalecer sua resiliência financeira com uma gestão de CR eficaz, o que garante um fluxo constante de entrada de caixa de fundos. Isso mitiga o impacto das dívidas incobráveis e fornece uma proteção contra crises econômicas imprevistas.

• Rentabilidade: uma gestão de CR eficaz minimiza a ocorrência de dívidas incobráveis (faturas incobráveis resultantes da inadimplência de clientes). Implementando políticas de crédito rigorosas, realizando verificações de crédito minuciosas, buscando cobranças oportunas e, consequentemente, reduzindo as despesas com dívidas incobráveis, as empresas podem salvaguardar sua lucratividade.

• Previsão e gestão financeira: um gerenciamento eficaz de CR envolve o acompanhamento meticuloso de faturas pendentes, a previsão de padrões de cobrança e o emprego de estratégias para acelerar os ciclos de pagamento. Isso permite que a empresa preveja com precisão os fluxos de caixa, identifique possíveis déficits e tome medidas corretivas para manter uma disponibilidade consistente de fundos.

• Políticas de crédito: com a gestão de CR, uma empresa formula e implementa políticas de crédito que equilibram o desejo de aumentar as vendas com o risco de inadimplência. Essas políticas definem limites de crédito, condições de pagamento e multas por atraso. Eles também fornecem uma estrutura sustentável para vendas de crédito.

• Experiência dos clientes: cobranças oportunas e precisas, comunicação transparente sobre as expectativas de pagamento e opções de pagamento flexíveis contribuem para uma experiência positiva dos clientes. Clientes satisfeitos são mais propensos a fazer negócios novamente, recomendar a empresa para outras pessoas e se tornar defensores de longo prazo.

Desafios no gerenciamento tradicional de CR

Veja alguns desafios da gestão de contas a receber.

• Ciclos de pagamento lentos e atrasos nas cobranças: os pagamentos atrasados podem ser um problema persistente que cria interrupções no fluxo de caixa e aumenta a necessidade de capital de giro.

• Processos manuais: o gerenciamento tradicional de CR geralmente depende de processos manuais de inserção de dados, faturamento e processamento de pagamento. Isso pode levar a erros, ineficiências e atrasos.

• Limitação de visibilidade e relatórios: a falta de informações em tempo real sobre os dados de CR pode dificultar o rastreamento de faturas pendentes, a identificação de possíveis dívidas incobráveis e a tomada de decisões informadas.

• Resolução de conflitos: resolver contestações e discrepâncias de faturas com os clientes pode ser um processo demorado e cheio de recursos que afeta o relacionamento com clientes e o fluxo de caixa.

• Dificuldade de expandir com o crescimento: à medida que as empresas se expandem, o gerenciamento das CR se torna mais difícil. Os processos manuais podem acompanhar o crescimento, o que pode levar ao aumento das cargas de trabalho e possíveis gargalos.

• Falta de automação e integração: os sistemas de CR tradicionais geralmente carecem de recursos de automação e integração com outros sistemas financeiros, o que cria fluxos de trabalho fragmentados e silos de dados.

• Políticas de crédito e gestão de riscos inadequadas: políticas de crédito fracas e avaliação inadequada do risco de crédito podem aumentar as dívidas incobráveis e as perdas financeiras.

• Cobranças dispendiosas: buscar a cobrança de faturas vencidas pode custar caro e exigir recursos para estabelecer comunicação, ações judiciais e possíveis baixas contábeis.

• Dificuldade de adaptação às mudanças na regulamentação: a evolução das regulamentações financeiras e dos requisitos de conformidade pode representar desafios para as práticas tradicionais de gerenciamento de CR.

O que são ferramentas de automação financeira?

Ferramentas de automação financeira são aplicativos de software projetados para automatizar as operações financeiras de uma empresa. Elas visam reduzir o esforço manual, mitigar erros, refinar as operações e fornecer melhor controle financeiro e visibilidade.

Confira a seguir as principais categorias e funcionalidades das ferramentas de automação financeira.

• Softwares de contabilidade: automatizam o registro de transações financeiras e a geração de demonstrativos financeiros. Também ajudam na conformidade com as normas contábeis. Exemplos incluem QuickBooks, Xero e Sage.

• Sistemas de geração de faturas e cobrança: automatizam o processo de faturamento. Eles enviam contas aos clientes, acompanham pagamentos e gerenciam as contas a receber. Eles também podem gerenciar faturamento recorrente e assinaturas.

• Gestão de despesas: esse tipo de software ajuda as empresas a controlar as despesas de funcionários, automatizar aprovações de despesas e integrar com softwares de contabilidade para reconciliação. Ferramentas como Expensify e Concur simplificam o processo de relatório de despesas e a conformidade com políticas.

• Sistemas de folha de pagamento: automatizam cálculos e distribuições salariais e declarações de impostos. Eles também melhoram a precisão e o cumprimento das leis trabalhistas. Exemplos incluem ADP e Paychex.

• Ferramentas de orçamentação e previsão: fornecem plataformas para estabelecer metas financeiras, preparar orçamentos e prever o desempenho financeiro futuro.

• Gestão de compras e gastos: esses softwares automatizam os processos de aquisição, desde a criação da ordem de compra até o processamento do pagamento. Eles ajuda as empresas a gerenciar seus gastos de forma mais eficaz e a negociar melhores condições com os fornecedores.

• Relatórios e análises financeiras: ferramentas como Tableau ou Microsoft Power BI podem visualizar dados financeiros, criar relatórios interativos e ajudar na tomada de decisões estratégicas com novos insights.

• Softwares de preparação de impostos: automatizam a preparação de declarações fiscais e simplificam a conformidade com regulamentos tributários. Além disso, eles simplificam o preenchimento das declarações de impostos, reduzindo erros e maximizando as deduções.

• Sistemas de gestão de tesouraria: gerenciam a liquidez de uma empresa, lidam com caixa e investimentos e sugerem decisões estratégicas para melhorar a saúde financeira da organização.

• Gestão de crédito: essas ferramentas avaliam o risco de crédito, gerenciam políticas de crédito e automatizam a pontuação e as aprovações de crédito.

Recursos das ferramentas de automação de CR

Veja alguns recursos das ferramentas de automação de CR.

• Gestão de faturas: as ferramentas de automação de contas a receber geram, enviam e rastreiam faturas automaticamente. Elas podem personalizar faturas com base nos requisitos do cliente; acompanhar o status em tempo real; e avisar você quando estiverem abertas, perto do vencimento e vencidas.

• Processamento de pagamentos: as ferramentas de CR podem facilitar a aceitação de pagamentos por meio de vários canais e reconciliar automaticamente esses pagamentos com faturas pendentes.

• Gestão de crédito: você pode usar ferramentas de CR para avaliar o risco de crédito dos clientes e tomar decisões informadas sobre limites e termos de crédito. Elas também podem acompanhar os comportamentos de pagamento dos clientes e ajudar a gerenciar proativamente o risco de crédito.

• Previsão de fluxo de caixa: as ferramentas de automação de CR podem usar dados históricos para prever fluxos de caixa futuros. Esse recurso ajuda a confirmar que há fundos suficientes para cobrir as próximas despesas.

• Gerenciamento de cobranças: você pode enviar lembretes automáticos aos clientes sobre as datas de vencimento dos pagamentos. Esse processo de cobrança é personalizável, e você pode encaminhar as comunicações de acordo com o atraso dos pagamentos.

• Relatórios e análises: as ferramentas de CR fornecem relatórios e análises detalhados que ajudam você a entender a integridade das CR, identificar tendências e tomar decisões informadas. Elas podem incluir relatórios de contas vencidas, relatórios de cobrança e painéis de desempenho.

• Recursos de integração: a maioria das ferramentas de automação de CR pode se integrar a outros sistemas, como softwares de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), softwares de contabilidade e sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP). Isso proporciona uma visão mais completa de sua empresa, finanças e interações com os clientes.

Benefícios da automação financeira nas contas a receber

Veja como as ferramentas de automação financeira podem ajudar com as contas a receber.

Ciclos mais rápidos de processamento e pagamento de faturas

• Um processo automatizado de criação, entrega e rastreamento de faturas reduz tarefas manuais e tempo de processamento.

• Lembretes de pagamento automatizados e e-mails de cobrança incentivam o pagamento em tempo hábil dos clientes.

• A integração com gateways de pagamento online disponibiliza opções de pagamento mais rápidas e convenientes para os clientes.

Melhoria no fluxo de caixa e redução do prazo médio de recebimento

• Ciclos de pagamento mais rápidos geram entradas de caixa mais rápidas, o que melhora a liquidez e reduz o tempo médio de cobrança de recebíveis.

• Processos de cobrança automatizados ajudam a resolver pagamentos atrasados rapidamente. Isso mitiga as dívidas incobráveis e maximiza a recuperação de caixa.

Redução de erros e aumento da precisão

• A automação reduz os erros da inserção manual de dados. Isso aumenta a precisão dos dados de faturamento e pagamento.

• Processos automatizados de reconciliação associam pagamentos a faturas, evitando discrepâncias e economizando tempo.

Visibilidade e relatórios

Dashboards e relatórios em tempo real fornecem informações sobre faturas pendentes, status de pagamento, relatórios de contas vencidas e comportamento de pagamento dos clientes.

Os insights baseados em dados permitem uma melhor tomada de decisão em relação a políticas de crédito, estratégias de cobrança e relacionamento com clientes.

Produtividade

• A automação de tarefas repetitivas libera a equipe de CR para se concentrar em atividades estratégicas, como análise de crédito, CRM e resolução de disputas.

• Fluxos de trabalho refinados reduzem a intervenção manual, minimizam gargalos e melhoram os processos gerais de CR.

Alocação de recursos

• A automação reduz o trabalho manual, o que economiza custos em folha de pagamento e despesas operacionais.

• Com menos erros e processamento mais rápido devido à automação, tempo e recursos são liberados para permitir uma melhor alocação de pessoal.

Satisfação dos clientes

• Faturamento preciso e pontual, comunicação transparente e opções de pagamento convenientes melhoram a experiência dos clientes.

• Os portais de autoatendimento permitem que os clientes visualizem faturas, façam pagamentos e gerenciem contas de forma independente.

Escalabilidade e adaptação

• As soluções automatizadas de CR podem ser facilmente dimensionadas para acomodar o crescimento dos negócios e o aumento do volume de transações.

• As soluções de automação financeira podem se adaptar às mudanças nas necessidades de negócios e nos requisitos regulatórios para garantir a eficácia em longo prazo.

Gerenciamento de conformidade e riscos

• A automação auxilia no cumprimento de regulamentos financeiros e controles internos.

• Verificações de crédito e ferramentas de avaliação de risco automatizadas ajudam a mitigar o risco de crédito e minimizar dívidas incobráveis.

• As trilhas de auditoria proporcionam transparência e rastreabilidade.

Vantagem competitiva

• Processos de CR otimizados e maior eficiência podem dar a uma empresa uma vantagem competitiva no mercado.

• Pagamentos mais rápidos e melhor atendimento aos clientes podem diferenciar uma empresa de seus concorrentes.

Desafios da automatização de contas a receber

Veja alguns desafios da automação de CR.

• Implementação: a implementação de software de automação de CR pode exigir um grande investimento inicial em licenças, equipamentos e treinamento. Empresas menores, com recursos limitados, podem ter dificuldades para justificar os custos iniciais. A integração de novas ferramentas de automação com sistemas e processos existentes também pode ser complicada e demorada.

• Gestão de mudanças: a automação de CR geralmente envolve mudanças nos fluxos de trabalho e funções existentes, o que pode levar à resistência dos funcionários que estão acostumados com os métodos tradicionais. As empresas precisarão treinar e se comunicar com os funcionários para garantir uma adoção bem-sucedida.

• Qualidade e integração dos dados: a automação depende de dados precisos e consistentes. Dados imprecisos ou incompletos podem gerar erros e ineficiências em processos automatizados. A integração da automação de CR com outros sistemas financeiros, como plataformas de ERP ou CRM, também pode ser desafiadora e exigir um planejamento cuidadoso.

• A solução certa: o mercado oferece uma ampla gama de ferramentas de automação de CR com características e funcionalidades variadas. Uma empresa pode ter dificuldades para selecionar a solução que se alinha às suas necessidades e orçamento específicos.

• Desafios técnicos: problemas técnicos, como bugs de software, tempo de inatividade do sistema e problemas de compatibilidade, podem interromper os processos de CR e causar atrasos.

• Segurança e privacidade de dados: os dados de CR geralmente incluem informações financeiras e de clientes que são confidenciais. Esses dados devem ser mantidos privados e seguros para evitar violações e acesso não autorizado.

• Evolução das tecnologias e regulamentações: as tecnologias de automação de CR estão em constante evolução, por isso as empresas devem se manter atualizadas e se adaptar aos novos recursos e funcionalidades. Mudanças nos regulamentos financeiros ou requisitos de conformidade também podem exigir ajustes nos processos automatizados.

• Exceções e cenários complexos: embora a automação possa lidar facilmente com tarefas rotineiras, cenários complexos ou exceções podem exigir intervenções humanas. As empresas devem definir procedimentos de encaminhamento e treinar as equipes sobre como lidar com exceções.

• Demonstração de valor: o cálculo do retorno sobre o investimento (ROI) da automação de CR pode ser complexo. As empresas devem acompanhar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e quantificar o impacto da automação na eficiência, na redução de custos e na satisfação dos clientes para determinar esse valor.

Como escolher uma ferramenta de automação de CR

Escolher a ferramenta de automação de RA certa pode ser um obstáculo. Veja como lidar com essa tarefa.

Avalie suas necessidades e prioridades

• Identifique os desafios específicos que você deseja enfrentar com a automação de CR. Você está tendo dificuldades com ciclos de pagamento lentos, erros manuais ou visibilidade limitada dos seus dados de CR?

• Com base em seus desafios, priorize os recursos que são mais importantes para você. Você precisa de processamento automatizado de faturas, lembretes de pagamento ou recursos de relatórios integrados?

• Determine seu orçamento para o software de automação de CR. Observe que seu orçamento pode determinar as soluções disponíveis.

Pesquise as opções disponíveis

• Avaliar diferentes fornecedores de software de automação de CR e compare o que eles oferecem. Considere priorizar fornecedores com histórico comprovado e avaliações positivas de clientes.

• Leia avaliações online e estudos de caso para obter informações sobre as experiências de outras empresas que usam o software.

• Participe de webinars ou solicite demonstrações de fornecedores para testar os softwares e tirar dúvidas.

Avalie os principais recursos e funcionalidades

• Busque recursos automatizados de criação de faturas, entrega e rastreamento.

• Encontre um software que aceite várias opções de pagamento e se integre ao seu sistema de contabilidade.

• Priorize recursos como lembretes automáticos de pagamento, e-mails de cobrança e fluxos de trabalho de cobrança.

• Busque painéis e relatórios personalizáveis que forneçam informações sobre seus dados de CR.

• Assegure-se de que o software possa se integrar com seus sistemas existentes, como sua plataforma de ERP ou CRM.

Considere escalabilidade e flexibilidade

• Escolha uma solução que possa crescer com o seu negócio.

• Encontre um software que permita personalizar fluxos de trabalho e recursos para atender às suas necessidades específicas.

• Avalie se uma solução baseada em nuvem ou no local se adapta melhor aos requisitos de infraestrutura e segurança da sua empresa.

Colete feedback e envolva as partes interessadas

• Obtenha feedback da sua equipe de CR sobre necessidades e preferências.

• Consulte seu departamento de TI para confirmar se o software é compatível com seus sistemas existentes e atende aos seus padrões de segurança.

• Procure a adesão da gerência para que o projeto tenha os recursos e suporte necessários.

Solicite uma demonstração ou avaliação

• Solicite uma demonstração ou avaliação do software para testar a funcionalidade e facilidade de uso.

• Faça perguntas ao fornecedor sobre os recursos do software, o processo de implementação e o suporte ao cliente.

• Compare preços de diferentes fornecedores e negocie as melhores condições para sua empresa.

Decisão e implementação

• Selecione a ferramenta de automação de CR que melhor atenda às suas necessidades, orçamento e objetivos futuros.

• Trabalhe com o fornecedor para desenvolver um plano e cronograma de implementação.

Como implementar ferramentas de automação de CR

Veja um guia passo a passo de como implementar ferramentas de automação de CR em sua empresa:

• Defina os objetivos: descreva suas metas para a automação de CR e quais métricas você deseja melhorar.

• Monte uma equipe de projeto: identifique as principais partes interessadas de CR, finanças, TI e outros departamentos relevantes. Atribua funções e responsabilidades para cada membro da equipe.

• Crie um plano do projeto: desenvolva um plano detalhado com cronogramas, marcos e alocação de recursos.

• Limpe seus dados de CR: verifique se os dados existentes de contas as receber estão corretos e completos. Remova inconsistências ou erros antes de migrar os dados para o novo sistema.

• Configure o sistema: personalize o software para se adequar aos seus fluxos de trabalho e regras de negócios específicas. Defina configurações para modelos de fatura, termos de pagamento, táticas de cobrança e relatórios.

• Integração com sistemas existentes: integre a ferramenta de automação de CR com sistemas relevantes, como seu software de contabilidade, sistema de ERP e plataforma de CRM.

• Teste: faça testes abrangentes do sistema integrado para garantir um fluxo de dados suave, cálculos precisos e funcionalidade simples. Teste diferentes cenários, incluindo processamento de faturas, pagamentos e relatórios.

• Treine seus usuários: treine minuciosamente todos os usuários no novo sistema. Cubra todos os aspectos do software, desde a navegação básica até recursos avançados.

• Aborde as preocupações do pessoal: comunique os benefícios da automação de CR para sua equipe e resolva possíveis preocupações ou resistências. Enfatize o impacto positivo nos fluxos de trabalho para incentivar a adoção dos usuários.

• Inicie uma implementação em fases: considere fazer a implementação em fases para mitigar possíveis interrupções. Comece com um grupo piloto ou uma função de CR específica antes de expandir para todo o departamento.

• Forneça suporte: disponibilize amplo suporte durante a fase inicial para resolver problemas ou dúvidas que possam surgir.

• Monitore o desempenho: acompanhe os KPIs para medir o impacto da automação de CR em suas metas. Monitore métricas como prazo médio de recebimento, taxas de coleta, taxas de erros e satisfação dos clientes.

• Melhore continuamente: analise regularmente os dados para identificar áreas de melhoria. Solicite feedback dos usuários e faça os ajustes necessários nos fluxos de trabalho e nas configurações.