Die Einnahmenüberschussrechnung, auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt, ist eine Methode zur Erfassung von Finanztransaktionen, bei der Sie Einnahmen und Ausgaben erst erfassen, wenn das Geld eingegangen ist oder gezahlt wurde. Dieses System steht im Gegensatz zur Periodenrechnung, bei der Einnahmen und Ausgaben unabhängig davon, wann das Geld den/die Besitzer/in wechselt, erfasst werden, wenn sie verdient werden oder anfallen.

Im Folgenden erläutern wir die Vor- und Nachteile der Einnahmenüberschussrechnung, wie sich diese Methode auf die Steuerberichterstattung auswirkt und wie Unternehmen von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Periodenrechnung wechseln können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die Einnahmenüberschussrechnung?
  
• Was sind die Vor- und Nachteile der Einnahmenüberschussrechnung?
  
• Wann ist die Einnahmenüberschussrechnung sinnvoll?
  
• Wie wirkt sich die Einnahmenüberschussrechnung auf die Steuerberichterstattung aus?
  
• Wie können Unternehmen den Wechseln von einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Periodenrechnung vollziehen?
  

Wie funktioniert die Einnahmenüberschussrechnung?

Bei der Einnahmenüberschussrechnung verfolgen Sie die Geldbewegungen auf Ihren Konten. So funktioniert das:

• Erfassung von Einnahmen: Sie erfassen einen Umsatz nur dann, wenn Sie tatsächlich eine Zahlung erhalten. Wenn Sie beispielsweise im Juni eine Rechnung senden, aber erst im Juli bezahlt werden, werden die Einnahmen im Juli erfasst.

• Erfassung von Ausgaben: Sie dokumentieren Ausgaben nur dann, wenn Sie sie bezahlen. Wenn Sie beispielsweise im April eine Rechnung für Büromaterial erhalten, diese aber im Mai bezahlen, erfassen Sie sie im Mai.

Dieses System konzentriert sich auf den Cashflow. Es berücksichtigt weder Geld, das Ihnen geschuldet wird (Forderungen), noch Geld, das Sie schulden (Verbindlichkeiten). Dies kann es schwieriger machen, sich ein vollständiges Bild von Ihrer finanziellen Situation zu machen.

Was sind die Vor- und Nachteile der Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmenüberschussrechnung ist unkomplizierter als andere Buchhaltungsmethoden, hat aber einige Nachteile.

Vorteile der Einnahmenüberschussrechnung:

• Sie ist leicht zu verstehen und zu verwalten, insbesondere für kleine Unternehmen oder Personen mit überschaubaren Finanzen.

• Sie bietet einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit von Bargeld zu einem bestimmten Zeitpunkt, da Geld nachverfolgt wird, wenn es eingeht oder ausgegeben wird.

• Sie bietet Unterstützung bei der Verwaltung von Steuerverbindlichkeiten, da Sie erst Steuern auf das Einkommen zahlen, wenn Sie es erhalten haben.

• Sie erfordert weniger Zeit und Ressourcen für die Pflege als andere Arten der Buchhaltung

Nachteile der Einnahmenüberschussrechnung:

• Forderungen oder Verbindlichkeiten werden nicht berücksichtigt, was Ihre finanzielle Gesundheit besser oder schlechter erscheinen lassen kann, als sie ist.

• Sie kann zu Verzerrungen führen (z. B. Erfassung einer großen Ausgabe in einem Monat, aber der damit verbundenen Einnahmen in einem anderen)

• Sie entspricht nicht den allgemein anerkannten Rechnunglegungsvorschriften (Generally Accepted Accounting Principles, GAAP), die eine periodengerechte Buchführung vorschreiben.

• Sie erschwert die Nachverfolgung der Leistung über einen bestimmten Zeitraum hinweg oder das Treffen wichtiger Entscheidungen, da Sie zukünftige Verbindlichkeiten oder Einnahmen nicht sehen können.

Wann ist die Einnahmenüberschussrechnung die richtige Wahl?

In den USA müssen Unternehmen mindestens 25 Millionen USD über einen Zeitraum von drei Jahren die Periodenrechnung nach GAAP anwenden. Kleinere Unternehmen haben jedoch die Möglichkeit, die einnahmenbasierte Methode zu verwenden. Wenn Sie keine Periodenrechnung verwenden müssen, ist die Einnahmenüberschussrechnung eine gute Option, da sie den Prozess vereinfacht. Sie ist eine gute Wahl für Unternehmen, die sich auf den sofortigen Cashflow konzentrieren und keine langfristigen finanziellen Einblicke wünschen. Dazu gehören:

• Kleine Unternehmen und Einzelunternehmer/innen, die keine komplexen Finanztransaktionen abwickeln oder größere Lagerbestände haben

• Unternehmen, die zum Zeitpunkt des Verkaufs bezahlt werden (z. B. Einzelhandelsgeschäfte, kleine Dienstleister)

• Start-ups und Freiberufler/innen, die gerade erst anfangen oder alleine tätig sind

Wie wirkt sich die Einnahmenüberschussrechnung auf die Steuerberichterstattung aus?

Bei der Einnahmenüberschussrechnung wird verfolgt, wann das Geld den/die Besitzer/in wechselt. So wirkt sich das auf die Steuerberichterstattung aus:

• Einkommensrealisierung: Sie melden Ihr Einkommen erst dann, wenn Sie bezahlt werden – wenn das Geld auf Ihrem Konto ist und nicht dann, wenn Sie eine Rechnung versenden. Das heißt, wenn ein Kunde/eine Kundin die Zahlung auf das nächste Steuerjahr verzögert, müssen Sie dieses Einkommen in diesem Jahr nicht melden.

• Abzug der Ausgaben: Abzüge werden erst dann vorgenommen, wenn Sie für etwas bezahlen, nicht wenn Sie die Rechnung erhalten. Wenn Sie beispielsweise im Dezember bestellen, aber erst im Januar bezahlen, werden die Ausgaben unter die Steuern des nächsten Jahres (in Ländern, in denen das Steuerjahr mit dem Kalenderjahr identisch ist).

• Steuerlicher Zeitrahmen: Die Einnahmenüberschussrechnung ermöglicht Ihnen in großen Maße Kontrolle über das Timing. Indem Sie steuern, wann Sie bezahlt werden oder wann Sie Ausgaben tätigen, können Sie Einkommen oder Abzüge zwischen den Steuerjahren verschieben, um Ihre Steuerrechnung zu optimieren. Beispielsweise können Sie den Versand von Rechnungen am Jahresende verzögern, um steuerpflichtige Einkünfte in das Folgejahr zu verschieben.

• Steuererklärung: Da die Einnahmenüberschussrechnung Ihren Banktransaktionen folgt, können Einnahmen und Ausgaben einfacher verfolgt und gemeldet werden – Sie müssen nicht mit Forderungen und Verbindlichkeiten auf Ihren Steuerformularen jonglieren.

Wie können Unternehmen den Wechseln von einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Periodenrechnung vollziehen?

Bei der Periodenrechnung erfassen Sie Einnahmen, wenn sie erwirtschaftet werden, nicht wenn sie eingehen. Sie erfassen Ausgaben, wenn sie anfallen, auch wenn Sie die Rechnung noch nicht bezahlt haben. Es gibt zahlreiche Gründe, warum es sich möglicherweise empfiehlt, von der Einnahmenüberschussrechnung zur Periodenrechnung zu wechseln: Vielleicht sind Sie der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entwachsen oder vielleicht drängen Investoren, Kreditgeber/innen oder Steuervorschriften auf eine detailliertere Berichterstattung. Was auch immer der Grund sein mag, die Umstellung auf die Periodenrechnung kann Ihnen einen klareren und genaueren Überblick über Ihr Unternehmen geben.

Und so geht's:

• Erstellen Sie neue Aufzeichnungen: Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Aufzeichnungen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aktuell und korrekt sind. Erstellen Sie dann eine Eröffnungsbilanz mit den folgenden Angaben:

  • Forderungen: Geld, das Ihnen geschuldet wird
    
  • Verbindlichkeiten: Geld, das Sie schulden
    
  • Aktive Rechnungsabgrenzungsposten: Dinge, für die Sie bezahlt haben, die Sie aber nicht vollständig genutzt haben
    
  • Umsatzabgrenzungsposten: Zahlungen, die Sie für Dienstleistungen oder Produkte erhalten haben, die Sie noch nicht geliefert haben
    

• Upgrade Ihrer Tools: Ihre Buchhaltungssoftware muss für die Periodenabgrenzung bereit sein. Die meisten Plattformen unterstützen sie, aber möglicherweise müssen Sie Ihr Setup anpassen. Wenn Sie Ihre Bücher immer noch manuell führen, ist es jetzt an der Zeit, auf Software umzusteigen. Dieser Übergang wird einfacher sein, wenn Sie über die richtigen Werkzeuge verfügen.

• Ziehen Sie die Profis hinzu: Ein/e Buchhalter/in kann bei diesem Übergang ein/e wichtige/r Verbündete/r sein. Er/sie hilft Ihnen, Ihre Finanzdaten anzupassen, steuerliche Auswirkungen zu bewältigen und ein System einzurichten, das für Ihr Unternehmen funktioniert.

• Planen Sie die Steuern: Die Umstellung auf die Periodenrechnung kann sich auf Ihr zu versteuerndes Einkommen auswirken, also planen Sie im Voraus. Stellen Sie zusammen mit Ihrem/Ihrer Steuerberater/in sicher, dass Sie abgesichert sind und dass es bei der Steuererklärung keine Überraschungen gibt.

• Bringen Sie Ihr Team auf den neuesten Stand: Wenn Sie ein Team haben, das sich um Ihre Finanzen kümmert, stellen Sie sicher, dass es den neuen Prozess und die neuen Abläufe versteht, beispielsweise die Nachverfolgung von Forderungen und Verbindlichkeiten.

• Teilen Sie die Änderungen mit: Wenn Sie Finanzdaten mit Investoren, Kreditgebern oder anderen Beteiligten teilen, lassen Sie sie wissen, dass Sie den Wechsel vollziehen.