การทําบัญชีเงินสดหรือที่เรียกว่าการทําบัญชีเกณฑ์เงินสดคือวิธีการบันทึกธุรกรรมทางการเงินที่คุณรับรู้รายรับและค่าใช้จ่ายเฉพาะเมื่อได้รับหรือชําระเงินสดเท่านั้น ระบบนี้มีความแตกต่างกับระบบบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง ซึ่งจะบันทึกรายรับและรายจ่ายเมื่อได้รับหรือเกิดขึ้น โดยไม่คำนึงว่ามีการแลกเปลี่ยนเงินสดเมื่อใด

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายข้อดีและข้อเสียของการทำบัญชีเงินสด วิธีนี้ส่งผลต่อการรายงานภาษีอย่างไร และธุรกิจจะเปลี่ยนจากการทำบัญชีเงินสดไปเป็นการบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างได้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การทําบัญชีเงินสดมีหลักการทํางานอย่างไร
  
• ข้อดีและข้อเสียของการทําบัญชีเงินสดมีอะไรบ้าง
  
• การทำบัญชีเงินสดเหมาะกับธุรกิจในกรณีใด
  
• การทําบัญชีเงินสดมีผลต่อการรายงานภาษีอย่างไร
  
• ธุรกิจจะเปลี่ยนจากการทําบัญชีเงินสดเป็นแบบเกณฑ์คงค้างได้อย่างไร
  

การทําบัญชีเงินสดมีหลักการทํางานอย่างไร

การทำบัญชีเงินสดช่วยให้คุณติดตามเงินที่เข้าและออกจากบัญชีของคุณได้ หลักการทำงานมีดังนี้

• การบันทึกรายรับ: คุณบันทึกรายรับเฉพาะเมื่อคุณได้รับการชําระเงินจริงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ในเดือนมิถุนายนแต่ไม่ได้รับเงินจนถึงเดือนกรกฎาคม ระบบจะบันทึกรายรับในเดือนกรกฎาคม

• การบันทึกค่าใช้จ่าย: คุณจะบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อคุณชําระเงินเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับใบเรียกเก็บเงินสำหรับอุปกรณ์สํานักงานในเดือนเมษายน แต่ชําระเงินในเดือนพฤษภาคมคุณสามารถบันทึกรายจ่ายได้ในเดือนพฤษภาคม

ระบบนี้เน้นที่กระแสเงินสด การทำบัญชีประเภทนี้ไม่ได้รวมยอดเงินที่ต้องชําระให้คุณ (ลูกหนี้การค้า) หรือยอดเงินที่คุณค้างชําระ (เจ้าหนี้การค้า) วิธีนี้อาจทําให้มองเห็นภาพรวมสถานการณ์ทางการเงินของคุณได้ยากยิ่งขึ้น

ข้อดีและข้อเสียของการทําบัญชีเงินสดมีอะไรบ้าง

การทําบัญชีเงินสดนั้นง่ายกว่าวิธีการทําบัญชีอื่นๆ แต่ก็มีข้อเสียอยู่บางประการ

ข้อดีของการทำบัญชีเงินสด

• เข้าใจและจัดการได้ง่าย โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ที่มีการเงินแบบตรงไปตรงมา

• ให้มุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับเงินสดที่พร้อมใช้งานในเวลาใดก็ตาม เนื่องจากติดตามเงินในขณะที่ได้รับหรือใช้จ่าย

• ช่วยในการจัดการภาระภาษี เนื่องจากคุณจะไม่ต้องเสียภาษีจากรายได้จนกว่าคุณจะได้รับรายได้นั้น

• ต้องใช้เวลาและทรัพยากรน้อยกว่าในการบำรุงรักษาเมื่อเทียบกับรูปแบบการบัญชีอื่น

ข้อเสียของการทําบัญชีเงินสด

• ไม่พิจารณาลูกหนี้การค้าหรือเจ้าหนี้การค้า ซึ่งอาจทําให้สถานะทางการเงินของคุณดูดีขึ้นหรือแย่กว่าที่เป็นได้

• อาจนําไปสู่การบิดเบือน (เช่น การบันทึกรายจ่ายจำนวนมากในเดือนหนึ่ง แต่รายได้ที่เกี่ยวข้องในอีกเดือนหนึ่ง)

• ไม่เป็นไปตามหลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป (GAAP) ซึ่งกําหนดให้ต้องมีการทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง

• ทำให้การติดตามผลการดำเนินงานในช่วงเวลาหนึ่งหรือการตัดสินใจที่สำคัญทำได้ยากขึ้น เนื่องจากคุณไม่สามารถมองเห็นหนี้สินหรือรายได้ในอนาคตได้

การทำบัญชีเงินสดเหมาะกับธุรกิจในกรณีใด

สหรัฐอเมริกากําหนดให้ธุรกิจที่มีรายได้ 25 ล้านดอลลาร์สหรัฐขึ้นไปในช่วงเวลา 3 ปี ใช้การทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างตาม GAAP แต่ธุรกิจที่ขนาดเล็กลงก็มีตัวเลือกที่จะใช้วิธีการแบบสดแทน หากคุณไม่จําเป็นต้องใช้การทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง การทําบัญชีแบบเกณฑ์เงินสดถือเป็นตัวเลือกที่ดีเนื่องจากกระบวนการนี้ช่วยลดความยุ่งยาก เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสําหรับธุรกิจที่มุ่งเน้นไปที่กระแสเงินสดเร่งด่วนและไม่ต้องการข้อมูลเชิงลึกทางการเงินในระยะยาว เหมาะสำหรับธุรกิจดังต่อไปนี้

• ธุรกิจขนาดเล็กและกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวที่ไม่จัดการธุรกรรมทางการเงินที่ซับซ้อนหรือมีสินค้าในคลังจํานวนมาก

• ธุรกิจที่ได้รับการชําระเงิน ณ เวลาที่ขาย (เช่น ร้านค้าปลีก ผู้ให้บริการรายย่อย)

• ธุรกิจสตาร์ทอัพและผู้ทํางานอิสระที่เพิ่งเริ่มต้นหรือทํางานคนเดียว

การทําบัญชีเงินสดมีผลต่อการรายงานภาษีอย่างไร

การทำบัญชีเงินสดจะติดตามว่ามีการแลกเปลี่ยนเงินกับสินค้าหรือบริการเมื่อใด ผลกระทบที่จะมีต่อการรายงานภาษีมีดังนี้

• การรับรู้รายรับ: คุณจะรายงานรายรับเฉพาะเมื่อคุณได้รับเงินเท่านั้น กล่าวคือ เมื่อเงินอยู่ในบัญชีของคุณ ไม่ใช่เมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้ ซึ่งหมายความว่า หากลูกค้าชะลอการชําระเงินจนถึงปีภาษีถัดไป คุณไม่ต้องรายงานรายรับนั้นในปีนี้

• การหักค่าใช้จ่าย: การหักค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นเฉพาะเมื่อคุณชําระเงินเป็นค่าสินค้าหรือบริการบางอย่าง ไม่ใช่เมื่อคุณได้รับใบเรียกเก็บเงิน ตัวอย่างเช่น หากคุณสั่งซื้อสินค้าในเดือนธันวาคมแต่ไม่ได้ชําระเงินจนถึงเดือนมกราคม ค่าใช้จ่ายจะอยู่ในภาษีของปีหน้า (ในประเทศที่ปีภาษีเหมือนกับปีปฏิทิน)

• ระยะเวลาทางภาษี: การทําบัญชีเงินสดช่วยให้คุณควบคุมระยะเวลาได้มาก คุณสามารถย้ายรายรับหรือการหักเงินระหว่างปีภาษีเพื่อปรับแต่งใบเรียกเก็บภาษีของคุณได้ โดยจัดการเวลาที่คุณจะได้รับเงินหรือเวลาที่คุณชำระค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งใบแจ้งหนี้ล่าช้าเมื่อสิ้นปี เพื่อส่งรายได้ที่ต้องเสียภาษีในปีถัดไป

• การยื่นภาษี: เนื่องจากการทําบัญชีเงินสดจะเป็นไปตามธุรกรรมธนาคารของคุณ คุณจึงติดตามและรายงานรายรับและค่าใช้จ่ายได้ง่ายกว่า ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องสลับไปมาระหว่างลูกหนี้การค้าหรือเจ้าหนี้การค้าในแบบฟอร์มภาษี

ธุรกิจจะเปลี่ยนจากการทําบัญชีเงินสดเป็นแบบเกณฑ์คงค้างได้อย่างไร

เมื่อใช้การทําบัญชีแบบคงค้าง คุณจะบันทึกรายได้เมื่อได้รับ ไม่ใช่เมื่อมีรายได้เข้าในบัญชี คุณบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้ชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงินก็ตาม มีหลายสาเหตุที่คุณอาจต้องเปลี่ยนจากการทำบัญชีเงินสดเป็นการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง บางทีธุรกิจคุณอาจเติบโตเกินกว่าที่จะบัญชีเงินสดแล้ว หรือบางทีนักลงทุน ผู้ให้กู้ หรือข้อกำหนดด้านภาษีอาจผลักดันให้มีการรายงานที่ละเอียดถี่ถ้วนมากขึ้น ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม การเปลี่ยนมาใช้การทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างจะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดเจนและแม่นยํายิ่งขึ้น

ขั้นตอนมีดังต่อไปนี้

• สร้างระเบียนใหม่: ขั้นแรก ให้มั่นใจว่าระเบียนเงินสดของคุณเป็นปัจจุบันและถูกต้อง จากนั้น ให้ตั้งค่างบดุลแบบเปิด พร้อมด้วยข้อมูลต่อไปนี้

  • ลูกหนี้การค้า: เงินที่คุณจะได้รับชำระ
    
  • เจ้าหนี้การค้า: ยอดเงินที่คุณต้องชําระ
    
  • ค่าใช้จ่ายที่ชําระล่วงหน้า: สิ่งที่คุณชําระเงินแล้วแต่ยังไม่ได้ใช้โดยสมบูรณ์
    
  • รายรับที่ยังไม่ได้รับ: การชําระเงินที่คุณได้รับแล้วสําหรับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณยังไม่ได้จัดส่ง
    

• อัปเกรดเครื่องมือของคุณ: ซอฟต์แวร์การทําบัญชีของคุณจะต้องพร้อมจัดการกับรายการคงค้าง แพลตฟอร์มส่วนใหญ่รองรับการใช้งานดังกล่าว แต่คุณอาจต้องปรับการตั้งค่า หากคุณยังคงจัดการบัญชีของคุณด้วยตนเอง ตอนนี้เป็นเวลาที่จะต้องเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์ การเปลี่ยนผ่านนี้จะง่ายขึ้นหากคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสม

• นำผู้เชี่ยวชาญเข้ามา: นักบัญชีจะเป็นพันธมิตรที่สําคัญในช่วงการเปลี่ยนผ่านนี้ พวกเขาจะช่วยคุณปรับการเงินของคุณ จัดการผลกระทบทางภาษี และตั้งระบบที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

• แผนการสำรับภาษี: การเปลี่ยนไปใช้การทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างจะเปลี่ยนแปลงรายรับที่ต้องเสียภาษี ดังนั้นโปรดวางแผนล่วงหน้า ร่วมงานกับนักบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ด้านภาษีของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับความคุ้มครองและไม่มีเรื่องประหลาดใจเกิดขึ้น

• อัปเดตทีมของคุณ: หากคุณมีทีมงานที่ดูแลเรื่องการเงิน โปรดตรวจสอบว่าพวกเขาเข้าใจกระบวนการใหม่และเวิร์กโฟลว์ใหม่ เช่น การติดตามลูกหนี้และเจ้าหนี้

• สื่อสารถึงการเปลี่ยนแปลง: หากคุณเปิดเผยข้อมูลทางการเงินกับนักลงทุน ผู้ให้กู้ หรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอื่นๆ โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณกําลังทำการเปลี่ยนแปลง