La comptabilité de caisse, également connue sous le nom de comptabilité de trésorerie, est une méthode d’enregistrement des transactions financières selon laquelle les revenus et les dépenses ne sont comptabilisés qu’au moment de l’encaissement ou du décaissement Ce système diffère de la comptabilité d’exercice, qui enregistre les revenus et les dépenses lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, quelle que soit la date des mouvements de fonds.

Nous abordons ci-dessous les avantages et les inconvénients de la comptabilité de caisse, l’incidence de cette méthode sur la déclaration fiscale et la manière dont les entreprises peuvent passer d’une comptabilité de caisse à une comptabilité d’exercice.

Que contient cet article?

• Fonctionnement de la comptabilité de caisse
  
• Avantages et inconvénients de la comptabilité de caisse
  
• Circonstances dans lesquelles la comptabilité de caisse est un bon choix
  
• Incidence de la comptabilité de caisse sur la déclaration fiscale
  
• Passage d’une comptabilité de caisse à une comptabilité d’exercice
  

Fonctionnement de la comptabilité de caisse

Avec la comptabilité de caisse, vous suivez l’argent au fur et à mesure qu’il entre sur vos comptes ou en sort. Fonctionnement de la comptabilité de caisse :

• Comptabilisation des revenus : Vous n’enregistrez vos revenus que lorsque vous recevez un paiement effectif. Par exemple, si vous envoyez une facture en juin, mais que vous ne recevez le paiement qu’en juillet, les revenus sont enregistrés en juillet.

• Comptabilisation des dépenses : Vous ne consignez les dépenses que lorsque vous les payez. Par exemple, si vous recevez une facture de fournitures de bureau en avril, mais que vous la payez en mai, vous l’enregistrez en mai.

Ce système se concentre sur les flux de trésorerie. Il ne tient pas compte des sommes qui vous sont dues (comptes clients) ni de vos dettes (comptes fournisseurs). Il peut donc être plus difficile d’avoir un portrait complet de votre situation financière.

Avantages et inconvénients de la comptabilité de caisse

La comptabilité de caisse est plus simple que les autres méthodes comptables, mais elle présente certains inconvénients.

Avantages de la comptabilité de caisse :

• Facile à comprendre et à gérer, en particulier pour les petites entreprises ou les personnes dont la situation financière est simple.

• Offre une vision claire de la disponibilité des liquidités à un moment donné, puisqu’elle permet de suivre les fonds au fur et à mesure qu’ils sont reçus ou dépensés.

• Aide à la gestion des obligations fiscales, puisque vous ne payez pas d’impôt sur les revenus tant que vous ne les avez pas touchés.

• Nécessite moins de temps et moins de ressources à gérer que d’autres méthodes de comptabilité.

Inconvénients de la comptabilité de caisse :

• Ne tient pas compte des comptes clients ou des comptes fournisseurs, ce qui peut donner une idée fausse de votre situation financière, en la faisant paraître meilleure ou plus mauvaise qu’elle ne l’est.

• Peut entraîner des écarts (p. ex., comptabiliser une dépense importante un mois et le revenu correspondant un autre).

• N’est pas conforme aux Principes comptables généralement reconnus (PCGR), qui exigent une comptabilité d’exercice.

• Rend plus difficile le suivi des performances dans le temps ou la prise de décisions importantes, étant donné que vous ne pouvez pas voir les engagements ou les revenus futurs.

Circonstances dans lesquelles la comptabilité de caisse est un bon choix

Aux États-Unis, les entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur ou égal à 25 millions de dollars sur une période de trois ans sont tenues d’utiliser la comptabilité d’exercice conformément aux PCGR, mais les petites entreprises peuvent avoir recours à la comptabilité de caisse. Si vous n’avez pas l’obligation d’utiliser la comptabilité d’exercice, la comptabilité de caisse est un bon choix, car elle simplifie le processus. C’est un excellent choix pour les entreprises qui se concentrent sur les flux de trésorerie immédiats et qui ne recherchent pas une vision financière à long terme. C’est notamment le cas pour les entités suivantes :

• Les petites entreprises et les entrepreneurs individuels qui ne gèrent pas de transactions financières complexes ou de stocks importants.

• Les entreprises qui sont payées au moment de la vente (p. ex., les magasins de détail, les petits fournisseurs de services).

• Les jeunes entreprises et les pigistes qui débutent ou travaillent seuls.

Incidence de la comptabilité de caisse sur la déclaration fiscale

La comptabilité de caisse permet de suivre les mouvements de fonds. Découvrez son incidence sur la déclaration fiscale :

• Comptabilisation des revenus : Vous ne déclarez vos revenus que lorsque vous recevez un paiement, c’est-à-dire lorsque les fonds sont sur votre compte, et non lorsque vous envoyez une facture. Autrement dit, si un client retarde son paiement jusqu’à l’année d’imposition suivante, vous n’avez pas à déclarer ce revenu cette année.

• Déduction des dépenses : Les dépenses sont déduites au moment du paiement, et non lorsque vous recevez la facture. Par exemple, si vous commandez des fournitures en décembre mais que vous ne payez qu’en janvier, la dépense sera prise en compte dans les impôts de l’année suivante (dans les pays où l’année financière correspond à l’année civile).

• Calendrier fiscal : La comptabilité de caisse vous permet d’exercer un contrôle important sur le calendrier. En gérant le moment où vous êtes payé ou le moment où vous réglez vos dépenses, vous pouvez transférer des revenus ou des déductions d’une année financière à l’autre afin d’ajuster votre facture d’impôt. Par exemple, vous pouvez retarder l’envoi des factures à la fin de l’année pour reporter le revenu imposable à l’année suivante.

• Déclaration fiscale : Étant donné que la comptabilité de caisse suit vos transactions bancaires, il est plus facile de suivre et de déclarer vos revenus et vos dépenses : vous n’avez pas à jongler avec les comptes clients et les comptes fournisseurs sur vos formulaires fiscaux.

Passage d’une comptabilité de caisse à une comptabilité d’exercice

Avec la comptabilité d’exercice, vous enregistrez les revenus au moment où ils sont gagnés, et non à leur réception. Vous enregistrez les dépenses au moment où elles sont engagées, même si vous n’avez pas encore payé la facture. De nombreuses raisons peuvent vous inciter à passer d’une comptabilité de caisse à une comptabilité d’exercice : la comptabilité de caisse ne présente peut-être plus d’intérêt au stade d’évolution de votre entreprise ou les investisseurs, les bailleurs de fonds ou les exigences fiscales font pression pour obtenir des rapports financiers plus détaillés. Quelle qu’en soit la raison, passer à la comptabilité d’exercice peut vous donner une vision plus claire et plus précise de votre entreprise.

Procédure à suivre :

• Créer de nouveaux enregistrements : Tout d’abord, assurez-vous que vos registres de caisse sont à jour et exacts. Ensuite, établissez un bilan d’ouverture comprenant les éléments suivants :

  • Comptes clients : Les montants qui vous sont dus
    
  • Comptes fournisseurs : Les montants que vous devez
    
  • Dépenses payées d’avance : Les services ou produits que vous avez payés, mais que vous n’avez pas entièrement utilisés
    
  • Revenus reportés : Les paiements que vous avez reçus pour des services ou produits que vous n’avez pas encore livrés
    

• Améliorer les outils : Votre logiciel de comptabilité doit être prêt à traiter les écritures pour la comptabilité d’exercice. La plupart des plateformes les prennent en charge, mais vous devrez peut-être ajuster votre configuration. Si vous gérez encore vos livres manuellement, c’est le moment de passer à une solution logicielle. Cette transition sera plus facile si vous disposez des bons outils.

• Faire appel à des professionnels : Un comptable peut être un allié important lors de cette transition. Il vous aidera à ajuster vos finances, à examiner les incidences fiscales et à mettre en place un système adapté à votre entreprise.

• Planifier les impôts : Prévoyez vos finances à l’avance, car le passage à la comptabilité d’exercice peut modifier votre revenu imposable. Avec l’aide de votre comptable ou de votre fiscaliste assurez-vous de ne pas avoir de surprises au moment de faire vos déclarations de revenus.

• Informer l’équipe : Si vous disposez d’une équipe qui s’occupe de vos finances, assurez-vous qu’elle comprend le nouveau processus et les nouveaux flux de travail, tels que le suivi des comptes clients et des comptes fournisseurs.

• Avertir du changement : Si vous partagez vos données financières avec des investisseurs, des prêteurs ou d’autres parties prenantes, informez-les du changement.