La comptabilité de trésorerie, également appelée comptabilité de caisse, est une méthode d’enregistrement des transactions financières qui consiste à ne comptabiliser les revenus et les dépenses qu'au moment de l'encaissement ou du décaissement. Ce système se distingue de la comptabilité d’exercice, qui enregistre les revenus et les dépenses lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où les fonds sont versés.

Nous explorons ci-dessous les avantages et les inconvénients de la comptabilité de trésorerie, l’incidence de cette méthode sur la déclaration fiscale et la manière dont les entreprises peuvent passer d’une comptabilité de trésorerie à une comptabilité d’exercice.

Sommaire de cet article

• Fonctionnement de la comptabilité de trésorerie
  
• Avantages et inconvénients de la comptabilité de trésorerie
  
• Circonstances dans lesquelles la comptabilité de trésorerie est une bonne solution
  
• Incidence de la comptabilité de trésorerie sur la déclaration fiscale
  
• Moyens pour les entreprises de passer d’une comptabilité de trésorerie à une comptabilité d’exercice
  

Fonctionnement de la comptabilité de trésorerie

Avec la comptabilité de trésorerie, vous suivez les entrées et sorties de fonds sur vos comptes. En voici le fonctionnement :

• Comptabilisation des revenus : Vous n’enregistrez vos revenus que lorsque vous recevez effectivement le paiement. Par exemple, si vous envoyez une facture en juin, mais que vous ne recevez le paiement qu’en juillet, les revenus sont enregistrés en juillet.

• Comptabilisation des dépenses : Vous ne documentez les dépenses que lorsque vous les payez. Par exemple, si vous recevez une facture de fournitures de bureau en avril, mais que vous la payez en mai, vous l’enregistrez en mai.

Ce système repose sur les flux de trésorerie. Il ne tient pas compte des sommes qui vous sont dues (comptes clients) ou de vos dettes (comptes fournisseurs). Il peut donc être plus difficile d'avoir une vue d'ensemble de votre situation financière.

Avantages et inconvénients de la comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie est plus simple que d’autres méthodes comptables, mais elle présente certains inconvénients.

Pour ce qui est des avantages, la comptabilité de trésorerie :

• est facile à comprendre et à gérer, en particulier pour les petites entreprises ou les personnes dont la situation financière est simple

• offre une vision claire de la disponibilité des liquidités à un moment donné, puisqu’elle suit les mouvements de fonds au fur et à mesure de leur réception ou de leur dépense.

• aide à gérer les obligations fiscales, puisque vous ne payez pas d’impôt sur le revenu tant que vous ne l’avez pas reçu

• nécessite moins de temps et moins de ressources que d’autres formes de comptabilité.

En ce qui concerne les inconvénients, la comptabilité de trésorerie :

• ne tient pas compte des comptes clients ou des comptes fournisseurs, ce qui peut donner une idée fausse de votre situation financière, en la faisant paraître meilleure ou plus mauvaise qu'elle ne l'est.

• peut entraîner des distorsions (par ex., comptabiliser une dépense importante au cours d’un mois, mais le revenu associé au cours d’un autre)

• n’est pas conforme aux Principes comptables généralement reconnus (PCGR), qui exigent la comptabilité d’exercice

• rend plus difficile le suivi des performances dans le temps ou la prise de décisions importantes, étant donné que vous ne pouvez pas voir les engagements ou les revenus futurs.

Circonstances dans lesquelles la comptabilité de trésorerie est une bonne solution

Aux États-Unis, les entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur ou égal à 25 millions de dollars sur une période de trois ans sont tenues d’utiliser la comptabilité d’exercice conformément aux PCGR, mais les petites entreprises peuvent avoir recours à la comptabilité de trésorerie. Si vous n’avez pas l’obligation d’utiliser la comptabilité d’exercice, la comptabilité de trésorerie est une bonne option, car elle simplifie le processus. C'est un excellent choix pour les entreprises qui se concentrent sur les flux de trésorerie immédiats et ne recherchent pas une vision financière à long terme. C’est notamment le cas pour les entités suivantes :

• Les petites entreprises et les entrepreneurs individuels qui ne gèrent pas de transactions financières complexes ou de stocks importants ;

• Les entreprises qui sont payées au moment de la vente (par ex., les magasins de détail, les petits fournisseurs de services) ;

• Les startups et les travailleurs indépendants qui débutent ou travaillent seuls.

Incidence de la comptabilité de trésorerie sur la déclaration fiscale

La comptabilité de trésorerie permet de suivre les mouvements de fonds. Voici son impact sur la déclaration fiscale :

• Comptabilisation des revenus : Vous n’enregistrez vos revenus que lorsque vous recevez un paiement, c’est-à-dire lorsque les fonds sont sur votre compte, et non lorsque vous envoyez une facture. Cela signifie que si un client retarde son paiement jusqu’à l’exercice suivant, vous n’avez pas à déclarer ce revenu cette année.

• Déduction des dépenses : Les dépenses sont déduites au moment du paiement, et non lorsque vous recevez la facture. Par exemple, si vous commandez des fournitures en décembre mais que vous ne payez qu’en janvier, la dépense sera prise en compte dans les impôts de l’année suivante (dans les pays où l’exercice correspond à l’année civile).

• Calendrier fiscal : La comptabilité de trésorerie vous permet d'exercer un contrôle important sur le calendrier. En gérant le moment des paiements à recevoir ou des dépenses à régler, vous pouvez transférer des revenus ou des déductions d’un exercice à l'autre afin d'ajuster votre facture d’impôt. Par exemple, vous pouvez retarder l’envoi des factures à la fin de l’année pour reporter le revenu imposable à l’année suivante.

• Déclaration fiscale : Étant donné que la comptabilité de trésorerie suit vos transactions bancaires, il est plus facile de suivre et de déclarer vos revenus et vos dépenses : vous n'avez pas à vous soucier des comptes clients et des comptes fournisseurs sur vos feuilles d'impôt.

Moyens pour les entreprises de passer d’une comptabilité de trésorerie à une comptabilité d’exercice

Avec la comptabilité d’exercice, vous enregistrez les revenus au moment où ils sont gagnés, et non à leur réception. Vous enregistrez les dépenses au moment où elles sont engagées, même si vous n’avez pas encore payé la facture. De nombreuses raisons peuvent vous inciter à passer d'une comptabilité de trésorerie à une comptabilité d’exercice : la comptabilité de trésorerie ne présente peut-être plus d’intérêt au stade d’évolution de votre entreprise ou les investisseurs, les bailleurs de fonds ou les exigences fiscales font pression pour obtenir des rapports financiers plus détaillés. Quelle qu’en soit la raison, passer à la comptabilité d’exercice peut vous donner une vision plus claire et plus précise de votre entreprise.

Voici la démarche à suivre :

• Créer de nouveaux enregistrements : Tout d’abord, assurez-vous que vos registres de trésorerie sont à jour et exacts. Ensuite, établissez un bilan d’ouverture comprenant les éléments suivants :

  • Comptes clients : Les montant qui vous sont dus
    
  • Comptes fournisseurs : Les montants que vous devez
    
  • Charges constatées d’avance : Les services ou produits que vous avez payés, mais que vous n’avez pas entièrement utilisés
    
  • Produits constatés d’avance Paiements que vous avez reçus pour des services ou produits que vous n’avez pas encore livrés
    

• Mettre à niveau les outils utilisés : Votre logiciel de comptabilité doit être prêt à traiter les écritures pour la comptabilité d’exercice. La plupart des plateformes les prennent en charge, mais vous devrez peut-être ajuster votre configuration. Si vous gérez encore vos livres manuellement, c’est le moment de passer à une solution logicielle. Cette transition sera plus facile si vous disposez des bons outils.

• Faire appel à des professionnels : Un comptable peut être un allié important lors de cette transition. Il vous aidera à ajuster vos finances, à examiner les incidences fiscales et à mettre en place un système adapté à votre entreprise.

• Planifier les impôts : Le passage à la comptabilité d’exercice peut modifier votre revenu imposable, il est donc important de prévoir à l’avance. Avec l’aide de votre comptable ou de votre fiscaliste, vérifiez que vous avez bien tout ce qu'il faut afin de ne pas avoir de surprises au moment de la déclaration d'impôts.

• Informer votre équipe : Si vous disposez d’une équipe qui s’occupe de vos finances, assurez-vous qu’elle comprend le nouveau processus et les nouveaux flux de travail, tels que le suivi des comptes clients et des comptes fournisseurs.

• Communiquer le changement : Si vous partagez vos données financières avec des investisseurs, des bailleurs de fonds ou d’autres parties prenantes, faites-leur savoir que vous effectuez ce changement.