La contabilità per cassa, nota anche come principio di cassa, è un metodo di registrazione delle transazioni finanziarie in cui si rilevano i ricavi e le uscite solo quando il contante viene ricevuto o pagato. Questo sistema si contrappone alla contabilità per competenza, che registra le entrate e le uscite nel momento in cui vengono guadagnate o sostenute, indipendentemente dal momento in cui il denaro viene scambiato.

Di seguito spiegheremo i pro e i contro della contabilità per cassa, in che modo questo metodo influisce sulla reportistica fiscale e come le attività possono passare dalla contabilità per cassa alla contabilità per competenza.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona la contabilità per cassa?
  
• Quali sono i pro e i contro della contabilità per cassa?
  
• Quando la contabilità per cassa rappresenta una buona soluzione?
  
• In che modo la contabilità per cassa influisce sulla reportistica fiscale?
  
• In che modo le attività possono passare dalla contabilità per cassa a quella per competenza?
  

Come funziona la contabilità per cassa?

Con la contabilità per cassa, tieni traccia del denaro in entrata e in uscita dai tuoi conti. Ecco come funziona:

• Registrazione delle entrate: registri i ricavi solo quando ricevi il pagamento effettivo. Ad esempio, se invii una ricevuta a giugno ma non ricevi il pagamento fino a luglio, l'entrata viene registrata a luglio.

• Registrazione delle spese: documenti le spese solo quando le paghi. Ad esempio, se ricevi una fattura per le forniture per ufficio ad aprile ma la paghi a maggio, la registri a maggio.

Questo sistema si concentra sul flusso di cassa. Non tiene conto del denaro che ti spetta (contabilità clienti) né del denaro che devi (contabilità fornitori). Questo può rendere più difficile avere un quadro completo della tua situazione finanziaria.

Quali sono i pro e i contro della contabilità per cassa?

La contabilità per cassa è più semplice di altri metodi di contabilità, ma presenta alcuni inconvenienti.

Per quanto riguarda i professionisti, la contabilità per cassa:

• È facile da capire e da gestire, soprattutto per le piccole imprese o le persone con una situazione finanziaria semplice

• Offre una visione chiara della disponibilità di denaro in qualsiasi momento, poiché tiene traccia del denaro ricevuto o speso

• Aiuta nella gestione degli oneri fiscali, dal momento che non paghi le tasse sul reddito fino a quando non ricevi l'importo

• Richiede meno tempo e meno risorse per la gestione rispetto ad altre forme di contabilità

Per quanto riguarda gli svantaggi, la contabilità per cassa:

• Non tiene conto della contabilità clienti o della contabilità fornitori, il che può distorcere la tua situazione finanziaria rispetto alla realtà

• Può portare a incongruenze (ad esempio, con la registrazione di una spesa importante in un mese ma la ricezione del relativo importo in un altro mese)

• Non è conforme ai principi GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), che richiedono la contabilità per competenza

• Rende più difficile monitorare le prestazioni nel tempo o prendere decisioni importanti, poiché non è possibile vedere le passività o i ricavi futuri

Quando la contabilità per cassa rappresenta una buona soluzione?

Gli Stati Uniti richiedono alle aziende con 25 milioni di dollari o più di ricavi su un periodo di tre anni di utilizzare la contabilità per competenza secondo i principi contabili GAAP, ma le attività più piccole hanno la possibilità di utilizzare il metodo basato sulla cassa. Se non hai l'obbligo di utilizzare la contabilità per competenza, la contabilità per cassa è una buona opzione perché semplifica le procedure. È un'ottima scelta per le attività che si concentrano sul flusso di cassa immediato e non sono alla ricerca di informazioni finanziarie a lungo termine. Queste includono:

• Piccole imprese e titolari di ditte individuali che non gestiscono transazioni finanziarie complesse o inventari di grandi dimensioni

• Attività che vengono pagate al momento della vendita (ad esempio, negozi al dettaglio, piccoli fornitori di servizi)

• Start-up e liberi professionisti che hanno appena iniziato o operano in proprio

In che modo la contabilità per cassa influisce sulla reportistica fiscale?

La contabilità per cassa tiene traccia del momento in cui il denaro viene scambiato. Ecco come influisce sulla reportistica fiscale:

• Riconoscimento del reddito: dichiari il reddito solo quando ricevi i pagamenti, ovvero quando i fondi sono sul tuo conto, non quando invii una fattura. Ciò significa che se un cliente ritarda il pagamento fino all'anno fiscale successivo, non devi dichiarare tale reddito nell'anno in corso.

• Deduzione delle spese: le deduzioni avvengono solo quando si paga qualcosa, non quando si riceve la fattura. Ad esempio, se ordini le forniture a dicembre ma non paghi fino a gennaio, la spesa ricadrà sulle tasse dell'anno successivo (nei Paesi in cui l'anno fiscale è uguale all'anno solare).

• Tempistiche fiscali: la contabilità per cassa ti dà molto controllo sulle tempistiche. Sapendo quando riceverai il pagamento o quando paghi le spese, puoi trasferire il reddito o le detrazioni all'anno successivo per mettere a punto la fattura fiscale. Ad esempio, potresti posticipare l'invio delle fatture alla fine dell'anno per rinviare il reddito imponibile all'anno successivo.

• Presentazione delle dichiarazioni fiscali: poiché la contabilità per cassa segue le transazioni bancarie, è più facile tracciare e dichiarare entrate e uscite, senza doversi destreggiare tra crediti e debiti nei moduli fiscali.

In che modo le attività possono passare dalla contabilità per cassa alla contabilità per competenza?

Con la contabilità per competenza, registri il reddito quando viene guadagnato, non quando arriva sul conto. Registri le spese quando vengono sostenute, anche se non hai ancora pagato la relativa fattura. Ci sono molte ragioni per cui potresti voler passare dalla contabilità per cassa alla contabilità per competenza: forse la contabilità per cassa non è più in linea con le tue esigenze o magari gli investitori, gli istituti di credito o i requisiti fiscali impongono una rendicontazione più dettagliata. Qualunque sia la ragione, il passaggio alla contabilità per competenza può darti una visione più chiara e accurata della tua attività.

Ecco come fare:

• Creare nuovi registri: innanzitutto, assicurati che i tuoi registri per cassa siano aggiornati e accurati. Da qui, configura un bilancio di apertura con quanto segue:

  • Contabilità clienti: denaro che ti spetta
    
  • Contabilità fornitori: denaro che devi versare
    
  • Spese anticipate: merce pagata ma non utilizzata del tutto
    
  • Ricavi non guadagnati: pagamenti ricevuti per servizi o prodotti non ancora consegnati
    

• Esegui l'upgrade degli strumenti: il software di contabilità esistente deve essere pronto a gestire le voci della contabilità per competenza. La maggior parte delle piattaforme le supporta, ma potrebbe essere necessario modificare la configurazione. Se stai ancora gestendo i libri contabili manualmente, ora è il momento di affidarti a un software. Il passaggio alla contabilità per competenza sarà più facile se disponi degli strumenti giusti.

• Affidati a professionisti: un commercialista può essere un alleato importante durante questo passaggio. Ti aiuterà a sistemare i tuoi dati finanziari, a comprendere le implicazioni fiscali e a configurare un sistema adatto alla tua attività.

• Pianificazione per le imposte: il passaggio alla contabilità per competenza può modificare il reddito imponibile, quindi pianifica in anticipo. Rivolgiti al tuo commercialista o fiscalista per assicurarti che vada tutto bene e che non ci siano sorprese quando versi le imposte.

• Aggiorna il tuo team: se hai un team che si occupa delle tue finanze, assicurati che comprenda la nuova procedura e i nuovi flussi di lavoro, ad esempio il monitoraggio della contabilità clienti e fornitori.

• Comunica il cambiamento: se condividi dati finanziari con investitori, finanziatori o altre parti interessate, fai loro sapere che stai effettuando il passaggio.