La contabilidad de caja, también conocida como valores en caja, es un método de registro de transacciones financieras en el que se reconocen los ingresos y gastos sólo cuando se recibe o paga en efectivo. Este sistema contrasta con el método de valor devengado, que registra los ingresos y gastos cuando se devengan o incurren en ellos, independientemente de cuándo se intercambie el efectivo.

A continuación, explicaremos las ventajas y desventajas de la contabilidad en efectivo, cómo afecta este método a la declaración de impuestos y cómo las empresas pueden pasar de la contabilidad de caja al método de valor devengado.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona la contabilidad de caja?
  
• ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la contabilidad de caja?
  
• ¿Cuándo es una buena opción la contabilidad de caja?
  
• ¿Cómo afecta la contabilidad de caja a la declaración fiscal?
  
• ¿Cómo pueden las empresas pasar de la contabilidad de caja al método de valor devengado?
  

¿Cómo funciona la contabilidad de caja?

Con la contabilidad de caja, realizas un seguimiento del dinero a medida que entra y sale de tus cuentas. Funciona de la siguiente manera:

• Registro de ingresos: Los ingresos se registran solo cuando se recibe el pago real. Por ejemplo, si envías una factura en junio, pero no recibes el pago hasta julio, los ingresos se registran en julio.

• Registro de gastos: Los gastos se documentan solo cuando se pagan. Por ejemplo, si recibes una factura de material de oficina en abril, pero la pagas en mayo, la registras en mayo.

Este sistema se centra en el flujo de caja. No tiene en cuenta el dinero que se te adeuda (cuentas por cobrar) ni el dinero que debes (cuentas por pagar). Esto puede hacer que sea más difícil obtener una imagen completa de tu situación financiera.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja es más simple que otros métodos contables, pero tiene algunos inconvenientes.

Sus ventajas:

• Es fácil de entender y administrar, especialmente para pequeñas empresas o personas con finanzas sencillas.

• Ofrece una visión clara de la disponibilidad de efectivo en cualquier momento, ya que realiza un seguimiento del dinero a medida que se recibe o se gasta.

• Ayuda a gestionar las obligaciones fiscales, ya que no pagas impuestos sobre los ingresos hasta que los hayas recibido.

• Requiere menos tiempo y menos recursos para su mantenimiento que otras formas de contabilidad.

Sus desventajas:

• No tiene en cuenta las cuentas por cobrar ni las cuentas por pagar, lo que puede hacer que tu salud financiera parezca mejor o peor de lo que es.

• Puede dar lugar a distorsiones (p. ej., registrar un gasto importante en un mes pero los ingresos relacionados en otro).

• No cumple con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), que exigen un método de valor devengado.

• Dificulta el seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo o la toma de decisiones importantes, ya que no se pueden ver los pasivos o ingresos futuros.

¿Cuándo es una buena opción la contabilidad de caja?

Estados Unidos exige a las empresas con ingresos de 25 millones de dólares o más durante un período de tres años que utilicen el método de valor devengado de conformidad con los PCGA, pero las empresas más pequeñas tienen la opción de utilizar el método de caja. Si no estás obligado a utilizar el método de valor devengado, la contabilidad de caja es una buena opción porque simplifica el proceso. Es una excelente opción para las empresas que se centran en el flujo de caja inmediato y no buscan información financiera a largo plazo. Entre ellas se encuentran:

• Pequeñas empresas y empresas unipersonales que no manejan transacciones financieras complejas ni inventarios sustanciales

• Empresas a las que se les paga en el momento de la venta (p. ej., tiendas minoristas, pequeños proveedores de servicios)

• Startups y autónomos que están dando sus primeros pasos u operan en solitario

¿Cómo afecta la contabilidad de caja a la declaración fiscal?

La contabilidad de caja hace un seguimiento de cuándo se intercambia dinero. A continuación, te explicamos cómo afecta a las declaraciones fiscales:

• Reconocimiento de ingresos: Declaras ingresos solo cuando recibes el pago, cuando los fondos están en tu cuenta, no cuando envías una factura. Esto significa que si un cliente retrasa el pago hasta el próximo año fiscal, no tienes que declarar esos ingresos este año.

• Deducción de gastos: Las deducciones ocurren solo cuando pagas por algo, no cuando recibes la factura. Por ejemplo, si pides suministros en diciembre, pero no pagas hasta enero, el gasto se incluiría en los impuestos del año siguiente (en países donde el año fiscal es el mismo que el año calendario).

• Calendario de impuestos: La contabilidad de caja te otorga mucho control sobre el tiempo. Al administrar cuándo te pagan o cuándo pagas gastos, puedes cambiar los ingresos o las deducciones entre años fiscales para ajustar tu factura de impuestos. Por ejemplo, puedes retrasar el envío de facturas al final del año para trasladar los ingresos imponibles al año siguiente.

• Declaraciones fiscales: Debido a que la contabilidad de caja sigue tus transacciones bancarias, es más fácil hacer un seguimiento e informar los ingresos y gastos, ya que no tienes que hacer malabarismos con las cuentas por cobrar o por pagar en tus formularios de impuestos.

¿Cómo pueden las empresas pasar de una contabilidad de caja al método de valor devengado?

Con la contabilidad de caja, se registran los ingresos cuando se obtienen, no cuando llegan. Registra los gastos cuando se incurre en ellos, incluso si aún no has pagado la factura. Hay muchas razones por las que es posible que desees cambiar de la contabilidad de caja al método de valor devengado: tal vez hayas superado la contabilidad de caja o quizás los inversores, los prestamistas o los requisitos fiscales estén ejerciendo presión para que se presenten informes más detallados. Cualquiera que sea el motivo, cambiar al método de valor devengado puede brindarte una visión más clara y precisa de tu negocio.

A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Crea nuevos registros: Primero, asegúrate de que tus registros basados en efectivo estén actualizados y sean precisos. A partir de ahí, configura un balance de apertura con lo siguiente:

  • Cuentas por cobrar: Dinero que se te debe
    
  • Cuentas por pagar: Dinero que debes
    
  • Gastos pagados por adelantado: Cosas por las que has pagado, pero que no has usado por completo
    
  • Ingresos no devengados: Pagos que has recibido por servicios o productos que aún no has entregado
    

• Actualiza tus herramientas: Tu software contable debe estar listo para manejar los asientos de devengo. La mayoría de las plataformas los admiten, pero es posible que debas ajustar tu configuración. Si sigues gestionando tus libros de forma manual, ahora es el momento de cambiar al software. Esta transición será más fácil si cuentas con las herramientas adecuadas.

• Incluye a los profesionales: Un contador puede ser un aliado importante durante esta transición. Te ayudarán a ajustar tus finanzas, analizar las implicaciones fiscales y establecer un sistema que funcione para tu empresa.

• Planifica los impuestos: Cambiar al método de valor devengado puede cambiar tu ingreso imponible, así que planifica con anticipación. Trabaja con tu contador o profesional de impuestos para asegurarte de que estás cubierto y de que no haya sorpresas cuando hagas tus impuestos.

• Actualiza a tu equipo: Si tienes un equipo que se encarga de tus finanzas, asegúrate de que entiendan el nuevo proceso y los nuevos flujos de trabajo, como el seguimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

• Comunica el cambio: Si compartes datos financieros con inversores, prestamistas u otras partes interesadas, comunícales este cambio.