Una lettera di sollecito, o lettera di pagamento in sospeso, è un promemoria formale che un'attività invia a un cliente che non ha pagato una fattura entro la data di scadenza specificata. Invita il cliente a effettuare il pagamento e fornisce informazioni sull'importo scaduto, sulla data di scadenza originaria e su eventuali penali o commissioni per il ritardo. Spesso include le opzioni di pagamento e richiede un'azione immediata per risolvere il saldo in sospeso.

L'invio di una lettera di sollecito consente alla tua attività di gestire direttamente le fatture non pagate. Secondo un report del 2024, la metà di tutte le fatture B2B negli Stati Uniti era scaduta. Di seguito viene illustrato come scrivere una lettera di sollecito di pagamento, quando inviare i promemoria di pagamento e come ridurre le fatture scadute per la tua azienda in futuro.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa includere in una lettera di sollecito di pagamento
  
• Quando inviare i promemoria di pagamento
  
• Quando rivolgersi a una società di recupero crediti o intraprendere un'azione legale
  
• Come ridurre le fatture scadute in futuro
  

Cosa includere in una lettera di sollecito del pagamento

In una lettera di sollecito del pagamento è importante coprire i punti principali che ricordano al cliente il pagamento in sospeso e mostrano come risolvere la situazione. Assicurati di includere:

• Una data, per registrare quando è stato inviato il promemoria

• Il nome del cliente, l'azienda (se applicabile) e l'indirizzo del cliente per personalizzare la comunicazione

• Il nome, l'indirizzo, il numero di telefono e l'e-mail della tua azienda in modo che il cliente sappia esattamente chi è il mittente e come contattarlo in caso di domande

• Il numero della fattura scaduta, nonché la data, la data di scadenza originale e l'importo dovuto

• Un cortese promemoria dello stato di scadenza, indicando il numero di giorni trascorsi dalla data di pagamento originaria

• Eventuali penali o commissioni per il ritardo, includendo l'importo della penale, il tasso di interesse se ci sono addebiti in accumulo o altri dettagli relativi alle sanzioni

• Istruzioni su come il cliente può pagare il saldo, inclusi i metodi di pagamento accettati (ad es. bonifico bancario, assegno, carta di credito, wallet)

• Una formula di chiusura educata e amichevole che incoraggia il pagamento puntuale e offre assistenza se il cliente ha bisogno di aiuto per risolvere il problema

Quando inviare i promemoria di pagamento

Ecco un riepilogo delle tempistiche tipiche per l'invio dei promemoria di pagamento:

• Primo promemoria: Invia un promemoria amichevole alcuni giorni prima della data di scadenza o alla data di scadenza stessa. Questo gentile promemoria è una notifica di cortesia ed è spesso sufficiente a stimolare un pagamento puntuale.

• Secondo promemoria: Se il pagamento non viene effettuato, ricontatta il cliente con un messaggio più diretto 7-10 giorni dopo la data di scadenza. Segnala che il pagamento è scaduto e specifica nuovamente eventuali penali per il ritardo. È importante mantenere un tono cortese ma fermo.

• Ultimo promemoria: Se il pagamento o la risposta non arrivano ancora, invia un ultimo sollecito 30 giorni dopo la data di scadenza. Questa comunicazione dovrebbe essere più decisa e indicare le possibili conseguenze (come la sospensione del servizio o l'intervento di una società di recupero crediti) se il pagamento non viene effettuato tempestivamente.

Quando rivolgersi a una società di recupero crediti o intraprendere un'azione legale

Rivolgersi a una società di recupero crediti o intraprendere un'azione legale non è mai la prima scelta ma a volte è la soluzione più efficace per risolvere il problema delle fatture scadute. Tuttavia, tale decisione dipende dalla situazione. Ecco come decidere quando rivolgersi a una società di recupero crediti o intraprendere un'azione legale.

Considera l'importo e la relazione

Se l'importo non pagato è consistente, è consigliabile rivolgersi a una società di recupero crediti o intraprendere un'azione legale al più presto. Per i saldi più piccoli, potrebbe essere più semplice continuare a sollecitare il pagamento ancora per qualche tempo o considerare la possibilità di annullarli se non si riceve risposta.

Allo stesso modo, se il cliente è un partner fidato di lunga data che ha commesso un errore, si potrebbe offrire un po' di flessibilità (ad esempio, un piano di pagamento) prima di procedere alla fase successiva. Fornire alternative può preservare la relazione se si tratta di un problema una tantum.

Stabilisci una tempistica chiara

Stabilire una scadenza chiara per le fatture non pagate rende il processo di pagamento più semplice sia per te che per il cliente. Molte attività si rivolgono a una società di recupero crediti o intraprendono un'azione legale circa 60–90 giorni dopo la data di scadenza, a seconda del settore e delle esigenze del flusso di cassa.

Novanta giorni è un limite standard prima del recupero crediti. Detto questo, le tempistiche possono variare; se la tua attività richiede contanti, dovresti iniziare un po' prima, dopo circa 60 giorni. Inoltre, dovresti concedere più tempo per i settori più grandi o più lenti.

Invia un avviso finale con i passaggi successivi

Prima di passare al recupero crediti/azione legale, invia un'ultima lettera in cui spieghi chiaramente le conseguenze della situazione. Questo in genere avviene 60 giorni dopo la data di scadenza. Chiarisci la scadenza e spiega cosa succede se il pagamento non viene effettuato. Questa lettera è spesso sufficiente per sollecitare il pagamento; a volte, i clienti hanno solo bisogno di una spinta per dare priorità alla fattura scaduta.

Valuta la situazione e la comunicazione del cliente

Se il cliente è stato reattivo e ha menzionato problemi di flusso di cassa, prendi in considerazione un piano di pagamento. Un po' di flessibilità in questo scenario può fare molto se il cliente è sincero con te. Se invece il cliente è rimasto in silenzio, ha mancato impegni o sembra evasivo, questo è un buon segnale per considerare azioni di recupero crediti o azioni legali.

Decidi tra azioni di recupero crediti e azioni legali

Il recupero crediti può essere l'opzione più semplice quando l'importo lo giustifica. In genere, la società di recupero crediti prende una parte di tutto ciò che recupera, ma gestisce tutti i follow-up e le trattative. Le agenzie di recupero crediti solitamente si occupano delle fatture scadute da 90 a 120 giorni, relative a clienti che non hanno risposto ai precedenti solleciti di pagamento.

Valuta la possibilità di intraprendere azioni legali se stai gestendo fatture di importo elevato e hai un valido caso di mancato pagamento, in particolare se il cliente ha ignorato le tue comunicazioni ma ha chiaramente la possibilità di pagare. A seconda della situazione, l'azione legale potrebbe significare controversie di modesta entità o tribunali superiori.

Coinvolgi consulenti legali o finanziari

Rivolgiti ai tuoi consulenti legali o finanziari prima di procedere con il recupero crediti/azione legale. Possono aiutarti a soppesare i costi e i benefici del recupero crediti o dell'azione legale e potrebbero suggerirti alternative che non hai preso in considerazione.

Valuta i potenziali impatti sulla reputazione

Ricorrere al recupero crediti o intraprendere un'azione legale può avere effetti a catena, soprattutto se stai lavorando con un cliente locale o di alto profilo che potrebbe parlare della situazione pubblicamente. Prima di passare al recupero crediti/azione legale, assicurati di aver organizzato tutti i tuoi documenti (e-mail, contratti, fatture) per poter fornire prove di un processo equo e coerente, nel caso dovessero sorgere domande.

Come ridurre le fatture scadute in futuro

Una pianificazione proattiva può aiutare a ridurre le fatture scadute. Con una comunicazione aperta e promemoria coerenti, puoi incoraggiare i clienti a effettuare i pagamenti senza creare complicazioni inutili. Ecco alcuni consigli per ridurre i pagamenti scaduti.

• Stabilisci i termini di pagamento fin dall'inizio: Specifica le date di scadenza dei pagamenti nei contratti e nelle fatture. Chiarire in anticipo la data di scadenza e le eventuali penali o commissioni in caso di ritardo può aiutare i clienti a sapere cosa aspettarsi e aggiunge un senso di urgenza ai pagamenti tempestivi.

• Automatizza la fatturazione e i solleciti di pagamento: Utilizza un software di fatturazione per inviare le ricevute in tempo e implementare promemoria automatici. La maggior parte dei sistemi consente di programmare i promemoria appena prima, il giorno stesso e subito dopo la data di scadenza. L'automazione consente di risparmiare tempo e può evitare il rischio di dimenticare i solleciti.

• Semplifica i pagamenti: Più è facile per i clienti pagare, meno è probabile che le fatture scadano. Se possibile, offri più metodi di pagamento pertinenti per i tuoi clienti, ad esempio carte di credito, bonifici ACH, bonifici SEPA, bonifici bancari e wallet. Anche l'inclusione di un pulsante "Paga ora" direttamente nella ricevuta (se il tuo software lo supporta) può semplificare il processo e favorire pagamenti più rapidi.

• Offri incentivi per il pagamento anticipato: Un piccolo sconto per il pagamento anticipato (ad esempio il 2% per pagamenti entro 10 giorni) può essere un forte incentivo, soprattutto per i clienti che preferiscono risparmiare un po' sulle fatture ricorrenti. Se non è possibile applicare sconti, prendi in considerazione di offrire vantaggi come l'annullamento delle penali per ritardo su future fatture per i clienti con una buona storia di pagamento.

• Costruisci relazioni solide con i clienti: È più probabile che i clienti diano la priorità al pagamento puntuale se si sentono rispettati e apprezzati. Avere incontri regolari, essere disponibili per le domande e mantenere buoni rapporti può fare la differenza. Quando sorgono problemi, sii proattivo e contatta i clienti con soluzioni. Questo può aiutare a mantenere i pagamenti in regola e a costruire fiducia.

• Invia promemoria amichevoli prima della data di scadenza: L'invio di un promemoria qualche giorno prima della data di scadenza può spingere delicatamente i clienti e risolvere in anticipo eventuali problemi. Potresti scrivere, ad esempio: "Vi ricordiamo che la tua fattura per [importo] è in scadenza il giorno [data]. Non esitate a contattarci in caso di necessità." Questo è tutto ciò che serve per mantenere i pagamenti in regola.

• Prendi in considerazione gli acconti o i pagamenti a scaglioni: Per i progetti di grandi dimensioni o i nuovi clienti, richiedere un acconto iniziale o pianificare pagamenti a scaglioni può ridurre il rischio di mancato pagamento. In questo modo, ricevi i pagamenti man mano che il progetto procede anziché dover aspettare il suo completamento.

• Effettua i solleciti rapidamente in caso di pagamenti scaduti: Quando le fatture scadono, effettua rapidamente un sollecito. Un gentile promemoria subito dopo la scadenza spesso incoraggia il pagamento prima che la fattura diventi troppo arretrata. Aspettare troppo a lungo per sollecitare può dare l'impressione che il pagamento tempestivo non sia una priorità, quindi agisci prima piuttosto che dopo.

• Modifica i termini per i ritardatari cronici: Se hai un cliente che paga costantemente in ritardo, prendi in considerazione l'idea di modificare i suoi termini in futuro. Per lavori futuri potresti richiedere termini di pagamento più brevi, una politica di penali per i ritardi più rigida o un pagamento anticipato.