จดหมายแจ้งการค้างชำระเงินหรือจดหมายแจ้งใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ เป็นการแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการที่ธุรกิจส่งไปให้ลูกค้าที่ไม่ได้ชําระใบแจ้งหนี้ตามวันที่ครบกําหนดชําระ เพื่อแจ้งให้ลูกค้าชําระเงินและให้ข้อมูลเกี่ยวกับจํานวนเงินที่เลยกําหนด วันครบกําหนดชําระเดิม และค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือบทลงโทษที่เกี่ยวข้อง โดยมักประกอบด้วยตัวเลือกการชําระเงินและคําขอให้ดําเนินการชำระยอดค้างชำระในทันที

การส่งจดหมายแจ้งใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระได้โดยตรง จากรายงานในปี 2024 ครึ่งหนึ่งของใบแจ้งหนี้ B2B ทั้งหมดในสหรัฐอเมริกาเลยกําหนดชําระ ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีเขียนจดหมายแจ้งการค้างชำระเงิน เวลาที่ควรส่งการแจ้งเตือนการชําระเงิน และวิธีลดจำนวนใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระของบริษัท

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ข้อมูลที่ควรอยู่ในจดหมายแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้เลยกำหนดชำระ
  
• เวลาที่ควรส่งการแจ้งเตือนการชําระเงิน
  
• เวลาที่ควรส่งเรื่องต่อไปยังฝ่ายติดตามหนี้หรือดำเนินการทางกฎหมาย
  
• วิธีลดจำนวนใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ
  

ข้อมูลที่ควรอยู่ในจดหมายแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้เลยกำหนดชำระ

ในใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ คุณควรระบุข้อมูลสําคัญที่เตือนลูกค้าถึงยอดค้างชำระและแจ้งวิธีการแก้ไข โดยให้ระบุข้อมูลต่อไปนี้

• วันที่ เพื่อเป็นข้อมูลว่าจดหมายได้ส่งออกไปวันใด

• ชื่อลูกค้า บริษัท (ถ้ามี) และที่อยู่เพื่อให้การสื่อสารมีลักษณะเฉพาะบุคคล

• ชื่อบริษัท ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมลของคุณ เพื่อให้ลูกค้าทราบอย่างชัดเจนว่าผู้ส่งคือใครและจะติดต่อคุณได้อย่างไรหากมีข้อสงสัย

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ รวมถึงวันที่ กําหนดชําระเดิม และยอดค้างชําระ

• การแจ้งเตือนสถานะเลยกําหนดชําระ ซึ่งรวมถึงจํานวนวันที่เลยกําหนดชําระ

• รายการค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือค่าปรับ รวมถึงยอดค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า อัตราดอกเบี้ยหากมีการเรียกเก็บเงินคงค้าง หรือรายละเอียดบทลงโทษอื่นๆ

• คําแนะนําเกี่ยวกับวิธีที่ลูกค้าสามารถชําระยอดค้างชำระ รวมถึงวิธีการชําระเงินที่รับ (เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร เช็ค บัตรเครดิต กระเป๋าเงินดิจิทัล)

• ข้อความปิดที่สุภาพและเป็นมิตร ซึ่งกระตุ้นให้ชําระเงินให้ทันเวลาและเสนอความช่วยเหลือหากลูกค้าต้องการความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

เวลาที่ควรส่งการแจ้งเตือนการชําระเงิน

ต่อไปนี้คือสรุปจังหวะเวลาในการส่งการแจ้งเตือนการชําระเงินโดยทั่วไป

• การแจ้งเตือนครั้งแรก: ส่งข้อความแจ้งเตือนล่วงหน้า 2-3 วันก่อนวันครบกําหนดหรือในวันครบกําหนด การกระตุ้นอย่างสุภาพนี้เป็นการแจ้งเตือนอย่างมีไมตรีและมักจะเพียงพอให้อีกฝ่ายชำระเงินตรงตามเวลา

• การแจ้งเตือนครั้งที่ 2: หากยังไม่ได้รับการชําระเงิน ให้ติดตามด้วยข้อความที่ชัดเจนขึ้นในช่วง 7 ถึง 10 วันหลังวันครบกําหนดชําระ โดยให้ระบุว่าการชำระเงินเลยกำหนดแล้วและย้ำว่าอาจมีค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า ใช้ข้อความสุภาพแต่หนักแน่น

• การแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย: หากยังคงไม่มีการชําระเงินหรือการตอบกลับ ให้ส่งการแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย 30 วันหลังวันครบกําหนด ข้อความฉบับนี้ควรชัดเจนมากขึ้นและระบุถึงผลเสียที่อาจเกิดขึ้น (เช่น การระงับบริการหรือการเรียกติดตามหนี้) หากไม่ได้รับการชําระเงินทันที

เวลาที่ควรส่งเรื่องต่อไปยังฝ่ายติดตามหนี้หรือดำเนินการทางกฎหมาย

การส่งเรื่องต่อไปยังฝ่ายติดตามหนี้หรือดำเนินการทางกฎหมายย่อมไม่ใช่ตัวเลือกแรก แต่บางครั้งก็เป็นวิธีการแก้ปัญหาใบแจ้งหนี้เลยกำหนดชำระที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตามการตัดสินใจย่อมขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ต่อไปนี้เป็นวิธีตัดสินใจว่าจะส่งเรื่องต่อเมื่อใด

พิจารณาจํานวนเงินและความสัมพันธ์

หากยอดค้างชำระมีจํานวนมาก คุณควรจะส่งเรื่องต่อให้เร็วดีกว่าจะปล่อยให้ช้า สําหรับยอดที่น้อย การติดตามต่อไปนานอีกสักเล็กน้อยหรือ หรือพิจารณาเป็นหนี้สูญหากไม่มีการตอบกลับ

ในทํานองเดียวกันหากเป็นลูกค้าที่เชื่อถือกัน เป็นลูกค้ากันมานานและแทบไม่เคยพลาด คุณควรยืดหยุ่นให้บางอย่าง เช่น เสนอแผนการชำระเงินก่อนที่จะส่งเรื่องต่อ การเสนอตัวเลือกอื่นสามารถรักษาความสัมพันธ์ได้ถ้าเป็นปัญหาที่เกิดครั้งเดียว

คำนึงถึงกำหนดเวลา

การกำหนดเวลาที่แน่นอนสำหรับใบแจ้งหนี้ค้างชำระช่วยให้การชำระเงินง่ายสำหรับคุณและลูกค้า ธุรกิจหลายแห่งพิจารณาส่งต่อเรื่องประมาณ 60–90 วันหลังวันครบกําหนดชําระ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและความต้องการกระแสเงินสด

90 วันคือระยะเวลากำหนดมาตรฐานก่อนเข้ากระบวนการติดตามหนี้ ถึงกระนั้น กำหนดเวลาอาจแตกต่างกันออกไป หากธุรกิจของคุณต้องการเงินสด ก็อาจจะเริ่มกระบวนการเร็วขึ้นเป็นประมาณประมาณ 60 วัน นอกจากนี้ คุณควรทิ้งช่วงเวลามากขึ้นสําหรับอุตสาหกรรมขนาดใหญ่หรือที่เคลื่อนไหวช้า

ส่งจดหมายแจ้งเตือนขั้นสุดท้ายพร้อมดำเนินการขั้นตอนต่อไป

ก่อนที่จะส่งเรื่องต่อ ให้ส่งจดหมายฉบับสุดท้ายเพื่ออธิบายผลกระทบด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย ซึ่งปกติจะทำ 60 วันหลังวันครบกำหนดชำระ ระบุวันครบกําหนดและอธิบายสิ่งที่จะเกิดขึ้นในลําดับถัดไปหากไม่มีการชําระเงินเกิดขึ้น จดหมายฉบับนี้มักจะเพียงพอที่จะทำให้เกิดการชำระเงิน บางครั้งลูกค้าเพียงแค่ต้องการการกระตุ้นเตือนให้เห็นความสำคัญของใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระ

ประเมินสถานการณ์และการสื่อสารของลูกค้า

หากลูกค้าตอบสนองและพูดถึงปัญหาเรื่องกระแสเงินสด ให้พิจารณาเสนอแผนการชำระเงิน ในสถานการณ์นี้ความยืดหยุ่นเล็กน้อยจะช่วยได้มากหากลูกค้าเปิดเผยกับคุณ แต่ถ้าลูกค้าเงียบไป ไม่ทำตามสัญญา หรือหลีกเลี่ยงคุณ ก็เป็นสัญญาณที่ควรจะพิจารณาใช้กระบวนการติดตามหนี้หรือขอความช่วยเหลือทางกฎหมาย

ตัดสินใจระหว่างการติดตามหนี้กับการดําเนินการทางกฎหมาย

การติดตามหนี้อาจเป็นตัวเลือกที่ง่ายที่สุดถ้าจำนวนที่ค้างชำระสมเหตุสมผล โดยทั่วไปแล้ว ตัวแทนติดตามหนี้จะหักส่วนแบ่งจากจำนวนเงินที่เรียกเก็บได้ โดยจะจัดการการติดตามหนี้และการเจรจาทั้งหมด โดยปกติตัวแทนติดตามหนี้จะติดตามบัญชีที่เลยกำหนดชำระแล้ว 90-120 วัน ซึ่งลูกค้าไม่ได้ตอบกลับการแจ้งเตือนที่ผ่านมา

คุณอาจจะอยากสํารวจตัวเลือกการดําเนินการทางกฎหมายหากกำลังจัดการใบแจ้งหนี้มูลค่าสูงและเป็นที่ชัดเจนว่าลูกค้าจะไม่ชำระเงิน โดยเฉพาะเมื่อลูกค้าไม่สนใจสิ่งที่คุณสื่อสารทั้งๆ ที่มีความสามารถในการชำระเงิน การดําเนินการทางกฎหมายอาจเป็นได้ตั้งแต่คดีแพ่งขนาดเล็กหรือคดีในศาลที่สูงขึ้น ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

ขอคำปรึกษาจากที่ปรึกษาทางกฎหมายและที่ปรึกษาทางการเงิน

ปรึกษาที่ปรึกษาด้านกฎหมายหรือที่ปรึกษาทางการเงินของคุณก่อนจะยกระดับการดำเนินการ ที่ปรึกษาจะช่วยคุณชั่งน้ำหนักต้นทุนและประโยชน์ของการติดตามหนี้สินหรือการดำเนินการทางกฎหมาย และอาจแนะนําทางเลือกที่คุณยังไม่เคยคิดถึง

ประเมินกระทบต่อชื่อเสียงที่อาจเกิดขึ้น

การใช้กระบวนการติดตามหนี้หรือดำเนินการทางกฎหมายอาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อเนื่อง โดยเฉพาะถ้าคุณทำธุรกิจกับลูกค้าที่มีชื่อเสียงหรือลูกค้าในประเทศที่อาจนำเรื่องไปพูดในที่สาธารณะ ก่อนจะยกระดับการดำเนินการ ให้จัดเตรียมบันทึกข้อมูลทุกอย่างอย่างเป็นระเบียบ ทั้งอีเมล สัญญา และใบแจ้งหนี้ เพื่อให้คุณแสดงหลักฐานได้ว่าดำเนินการอย่างยุติธรรมและถูกต้องหากเกิดคำถามขึ้น

วิธีลดจำนวนใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ

การวางแผนเชิงรุกสามารถช่วยลดใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระได้ การสื่อสารแบบเปิดกว้างและการแจ้งเตือนอย่างเป็นระบบจะช่วยคุณกระตุ้นให้ลูกค้าชําระเงินได้โดยไม่เกิดความยุ่งยากโดยไม่จําเป็น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับในการลดการชําระเงินที่เลยกําหนด

• กําหนดเงื่อนไขการชําระเงินตั้งแต่ต้น: ระบุวันครบกําหนดชําระเงินในสัญญาและใบแจ้งหนี้ของคุณ การชี้แจงวันครบกําหนดและค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือบทลงโทษล่วงหน้า จะช่วยให้ลูกค้าทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นและกระตุ้นให้เร่งชําระเงินให้ทันเวลา

• การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติและการแจ้งเตือนการชําระเงิน: ใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ให้ตรงเวลาและใช้ระบบการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ระบบส่วนใหญ่ช่วยให้คุณกําหนดเวลาแจ้งเตือนได้ทั้งก่อนวันครบกำหนด ในวันครบกำหนด และหลังวันครบกําหนด ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงไม่ให้พลาดการติดตาม

• ทําให้การชําระเงินเป็นเรื่องง่าย: ยิ่งลูกค้าชำระเงินได้ง่าย โอกาสที่ใบแจ้งหนี้จะเลยกำหนดชำระก็จะน้อยลง หากเป็นไปได้ ให้เสนอวิธีการชําระเงินที่หลากหลายที่เหมาะกับลูกค้าของคุณ เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) หรือการโอนเงินผ่าน Single Euro Payments Area (SEPA) การโอนเงินระหว่างธนาคาร และกระเป๋าเงินดิจิทัล เพิ่มปุ่ม "ชำระเลย" ไว้ในใบแจ้งหนี้โดยตรง (หากซอฟต์แวร์ของคุณรองรับ) ก็สามารถทําให้กระบวนการง่ายขึ้นและกระตุ้นให้ชําระเงินได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

• เสนอรางวัลจูงใจหากชําระเงินก่อนกําหนด: ส่วนลดเล็กน้อยสําหรับการชําระเงินเร็ว (เช่น ส่วนลด 2% สําหรับการชําระเงินภายใน 10 วัน) อาจเป็นแรงจูงใจที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้าที่ให้ความสําคัญกับการประหยัดค่าใช้จ่ายใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าได้เล็กน้อย หากให้ส่วนลดไม่ได้ ให้ลองพิจารณาสิทธิประโยชน์เช่น การยกเว้นค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าสำหรับใบแจ้งหนี้ในอนาคตกับลูกค้าที่มีประวัติการชำระเงินที่ดี

• สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับลูกค้า: ลูกค้ามีแนวโน้มที่จะให้ความสําคัญกับการชําระเงินตรงเวลามากขึ้นหากรู้สึกได้รับความเคารพและเห็นคุณค่า การติดต่อลูกค้าเป็นประจำ คอยตอบคำถาม และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าจะช่วยสร้างความแตกต่างได้ เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น ให้ดำเนินการในเชิงรุกและติดต่อหาลูกค้าพร้อมเสนอทางแก้ไข วิธีนี้จะช่วยให้การชําระเงินเป็นไปตามกําหนดและสร้างความเชื่อมั่นได้

• ส่งการแจ้งเตือนอย่างปรารถนาดีก่อนวันครบกําหนด: การส่งอีเมลแจ้งเตือนล่วงหน้า 2-3 วันก่อนวันครบกําหนดเป็นการกระตุ้นลูกค้าอย่างสุภาพและทำให้ทราบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้แต่เนิ่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "ขอแจ้งเตือนสั้นๆ ว่าใบแจ้งหนี้จำนวน [เลขจำนวน] จะครบกําหนดชําระในวันที่ [เลขวันที่] โปรดติดต่อเราหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจากเรา" เท่านี้ก็ช่วยให้การชำระเงินตรงเวลาได้

• พิจารณาใช้วิธีเก็บเงินมัดจําหรือการชําระเงินตามความคืบหน้าของงาน: สําหรับโครงการขนาดใหญ่หรือลูกค้าใหม่ การขอให้ลูกค้าชําระเงินมัดจำล่วงหน้าหรือกําหนดเวลาชําระตามความคืบหน้าของงานจะช่วยลดความเสี่ยงจากการไม่ชําระเงินได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับเงินเมื่อโครงการคืบหน้าไปเรื่อยๆ แทนที่จะต้องรอจนกว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์

• ติดตามการชําระเงินที่เลยกําหนดอย่างรวดเร็ว: เมื่อใบแจ้งหนี้เกินกําหนดชําระ ให้ติดตามอย่างรวดเร็ว การแจ้งเตือนที่สุภาพและเป็นมิตรทันทีหลังวันครบกําหนดชําระมักทำให้มีการชำระเงินก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะเลยกําหนดชําระนานเกินไป การปล่อยให้เวลาผ่านไปนานเกินไปก่อนจะติดตามการชำระเงินอาจทำให้รู้สึกว่าการชําระเงินให้ทันเวลาไม่ใช่เรื่องสำคัญ ดังนั้นให้ทำก่อนจะดีกว่า

• ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับผู้ที่ชําระล่าช้าอย่างต่อเนื่อง: หากคุณมีลูกค้าที่ชําระเงินล่าช้าเป็นประจํา ควรพิจารณาปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการชำระเงินของลูกค้าในอนาคต โดยอาจกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินให้สั้นลง ใช้นโยบายเรียกเก็บค่าธรรมเนียมชำระเงินล่าช้าอย่างเข้มงวด หรือขอรับการชําระเงินล่วงหน้าสําหรับงานในอนาคต