Une lettre relative aux impayés ou une lettre relative à une facture dont le paiement est en souffrance est un rappel formel qu’une entreprise envoie à un client qui n’a pas payé une facture à la date d’échéance précisée. Elle invite le client à payer la facture et fournit des informations sur le montant en souffrance, la date d’échéance initiale et les frais de retard ou pénalités applicables. Elle comprend souvent des options de paiement et des demandes pour que des mesures immédiates soient prises pour résoudre le solde impayé.

L’envoi d’une lettre relative à une facture dont le paiement est en souffrance permet à votre entreprise de traiter directement les factures impayées. Selon un rapport de 2024, le paiement de la moitié de toutes les factures interentreprises aux États-Unis était en souffrance. Ci-dessous, nous vous expliquerons comment rédiger une lettre relative aux impayés, quand envoyer des rappels de paiement et comment réduire les factures impayées pour votre entreprise à l’avenir.

Sommaire

• Ce qu’il faut inclure dans une lettre relative à une facture dont le paiement est en souffrance
  
• Quand envoyer des rappels de paiement
  
• Quand recourir au recouvrement ou intenter une action en justice
  
• Comment réduire les factures impayées à l’avenir
  

Ce qu’il faut inclure dans une lettre relative à une facture dont le paiement est en souffrance

Vous devez, dans une lettre relative à une facture dont le paiement est en souffrance, aborder les principaux points qui rappellent au client que son paiement est en souffrance et lui indiquer comment résoudre le problème. N’oubliez pas d’inclure les éléments suivants :

• Une date, pour consigner la date à laquelle le rappel a été envoyé.

• Le nom, l’entreprise (le cas échéant) et l’adresse du client pour personnaliser la communication.

• Le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel de votre entreprise afin que le client sache exactement qui est l’expéditeur et comment le contacter s’il a des questions.

• Le numéro de facture de la facture dont le paiement est en souffrance, ainsi que la date, la date d’échéance initiale et le montant restant dû.

• Un rappel amical de l’état du paiement en souffrance, y compris le nombre de jours écoulés depuis la date d’échéance initiale.

• Tous les frais de retard ou pénalités qui s’appliquent, y compris le montant des frais de retard, le taux d’intérêt s’il y a des frais accumulés ou toute autre information sur les pénalités.

• Directives sur la manière dont le client peut payer le solde, y compris les moyens de paiement acceptés (par exemple, virement bancaire, chèque, carte de crédit, portefeuille numérique).

• Une conclusion polie et amicale qui encourage le paiement en temps opportun et offre de l’aide si le client a besoin d’aide pour résoudre le problème.

Quand envoyer des rappels de paiement

Voici un récapitulatif des délais d’envoi des rappels de paiement :

• Premier rappel : Envoyez un rappel amical quelques jours avant la date d’échéance ou à la date d’échéance même. Ce rappel est une notification de courtoisie et est souvent suffisant pour inciter le client à payer dans les délais impartis.

• Deuxième rappel : Si le paiement n’a pas été effectué, envoyez un message plus direct de 7 à 10 jours après la date d’échéance. Mentionnez que le paiement est en souffrance et réitérez les frais de retard qui peuvent s’appliquer. Restez poli(e), mais soyez ferme.

• Dernier rappel : En l’absence de paiement ou de réponse, envoyez un dernier rappel 30 jours après la date d’échéance. Cet avis doit être plus catégorique et indiquer les conséquences potentielles (telles que la suspension du service ou le recouvrement) si le paiement n’est pas effectué rapidement.

Quand recourir au recouvrement ou intenter une action en justice

Le recours au recouvrement ou à une action en justice n’est jamais la première solution envisagée, mais c’est parfois le meilleur moyen de résoudre les problèmes liés aux factures dont le paiement est en souffrance. Cependant, cette décision dépend de la situation. Voici comment décider à quel moment il convient de passer à des mesures plus sérieuses.

Tenez compte du montant et de la relation

Si le montant impayé est important, vous voudrez peut-être prendre des mesures plus sérieuses le plus tôt possible. Pour les soldes plus faibles, il peut être plus facile de prolonger le suivi ou de considérer que les soldes sont radiés si aucune réponse n’est donnée.

De même, s’il s’agit d’un client de confiance et de longue date qui a rarement manqué à ses obligations, vous pouvez lui offrir une certaine souplesse, par exemple sous la forme de modalités de paiement, avant de passer à des mesures plus sérieuses. Proposer d’autres options peut préserver la relation s’il s’agit d’un problème ponctuel.

Prévoir un échéancier

Un échéancier cohérent pour les factures impayées simplifie les paiements pour vous et pour le client. De nombreuses entreprises envisagent de prendre des mesures plus sérieuses environ de 60 à 90 jours après la date d’échéance, en fonction de leur secteur d’activité et de leurs besoins en matière de trésorerie.

Une période de quatre-vingt-dix jours est un délai standard avant le recouvrement. Cela dit, les échéanciers peuvent varier. Si votre entreprise a besoin de liquidités, vous devriez procéder au recouvrement un peu plus tôt, soit dans un délai d’environ 60 jours. De plus, vous devez prévoir plus de temps pour les entreprises plus grandes ou plus lentes.

Envoyer un avis final précisant les prochaines étapes

Avant de prendre des mesures plus sérieuses, envoyez une dernière lettre qui explique les enjeux en termes simples. Cela survient généralement 60 jours après la date d’échéance. Clarifiez la date limite et expliquez ce qui se passera ensuite si le paiement n’est pas effectué. Cette lettre suffit souvent à inciter les clients à effectuer le paiement. Parfois, ces derniers ont simplement besoin d’un rappel pour donner la priorité à la facture dont le paiement est en souffrance.

Évaluer la situation du client et la communication avec le client

Si le client s’est montré réactif et a mentionné qu’il éprouvait des problèmes de trésorerie, envisagez de proposer des modalités de paiement. Un peu de flexibilité dans une telle situation peut s’avérer être très utile si le client est franc avec vous. En revanche, s’il ne se manifeste pas, s’il ne respecte pas ses engagements ou s’il semble évasif, c’est un bon signal pour envisager un recouvrement ou une aide juridique.

Décider entre le recouvrement et l’action en justice

Le recouvrement peut être l’option la plus simple lorsque le montant le justifie. En règle générale, l’agence de recouvrement prend une part de ce qu’elle perçoit, mais elle s’occupe de tous les suivis et négociations. Les agences de recouvrement poursuivent généralement les comptes en souffrance depuis 90 jusqu’à 120 jours, dont les clients n’ont pas donné suite aux rappels précédents.

Vous pouvez envisager une action en justice si vous traitez des factures plus importantes et que vous disposez d’arguments solides pour justifier le non-paiement, en particulier si le client a ignoré vos communications alors qu’il a manifestement la capacité de payer. Selon la situation, une action en justice peut prendre la forme d’une procédure auprès des petites créances ou devant des instances supérieures.

Faire appel à des conseillers juridiques ou financiers

Consultez vos conseillers juridiques ou financiers avant de trop vous engager dans des mesures plus sérieuses. Ils peuvent vous aider à évaluer les coûts et les avantages d’un recouvrement ou d’une action en justice, et ils peuvent vous suggérer d’autres solutions auxquelles vous n’avez pas pensé.

Évaluer les impacts potentiels sur la réputation

Le recours au recouvrement ou à une action en justice peut avoir des répercussions, en particulier si vous travaillez avec un client local ou de prestige qui est susceptible de discuter de la situation en public. Avant de prendre des mesures plus sérieuses, assurez-vous d’avoir réuni tous vos documents (courriels, contrat, factures) afin de pouvoir prouver que le processus a été équitable et cohérent, en cas de questions.

Comment réduire les factures dont le paiement est en souffrance à l’avenir

Une planification proactive peut contribuer à réduire le nombre de factures en souffrance. Grâce à une communication ouverte et à des rappels réguliers, vous pouvez encourager les clients à effectuer leurs paiements sans créer de frictions inutiles. Voici quelques conseils pour réduire les retards de paiement.

• Établissez les conditions de paiement dès le départ : Précisez les dates d’échéance des paiements dans vos contrats et factures. En clarifiant à l’avance la date d’échéance et les éventuels frais de retard ou pénalités, les clients savent à quoi s’attendre et il devient alors important de respecter les délais de paiement.

• Automatisez la facturation et les rappels de paiement : Utilisez un logiciel de facturation pour envoyer les factures à temps et mettre en place des rappels automatiques. La plupart des systèmes vous permettent de programmer des rappels juste avant, le jour même et peu après la date d’échéance. L’automatisation permet de gagner du temps et d’éviter les oublis de suivi.

• Facilitez le paiement : Plus il est facile pour les clients de payer, moins le paiement des factures risque d’être en retard. Si possible, proposez plusieurs moyens de paiement adaptés à vos clients, par exemple, les cartes de crédit; les virements ACH (Automated Clearing House) ou les virements SEPA (espace unique de paiement en euros); les virements bancaires; et les portefeuilles numériques. L’ajout d’un bouton « Payer » directement sur la facture (si votre logiciel le prend en charge) peut également simplifier le processus et favoriser un paiement plus rapide.

• Offrez des incitatifs au paiement anticipé : Une légère réduction en cas de paiement anticipé (par exemple, 2 % de réduction pour un paiement effectué dans un délai de 10 jours) peut être un facteur de motivation important, en particulier pour les clients qui apprécient de faire des économies sur les factures récurrentes. Si une réduction n’est pas possible, envisagez des avantages tels que l’exonération des frais de retard sur les factures futures pour les clients qui ont de bons antécédents de paiement.

• Établir de solides relations avec les clients : Les clients sont plus susceptibles de donner la priorité au paiement en temps opportun s’ils se sentent respectés et valorisés. Des contrôles réguliers, la possibilité de se rendre disponible pour répondre à des questions et le maintien de bonnes relations peuvent faire la différence. En cas de problème, faites preuve d’initiative et contactez les clients pour leur proposer des solutions. Cela peut contribuer à maintenir le respect des paiements et à instaurer un climat de confiance.

• Envoyez des rappels amicaux avant la date d’échéance : L’envoi d’un rappel quelques jours avant la date d’échéance permet d’inciter les clients à agir et de déceler rapidement tout problème potentiel. Par exemple, vous pouvez écrire : « Simple rappel : votre facture de [montant] doit être réglée le [date]. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de notre aide. » Cela peut suffire à faire en sorte que les paiements soient effectués dans les délais impartis.

• Pensez aux acomptes ou aux paiements progressifs : Le fait de demander un acompte ou de prévoir des paiements progressifs pour les projets importants ou les nouveaux clients peut réduire le risque de non-paiement. De cette façon, vous recevez un paiement au fur et à mesure de l’avancement du projet, plutôt que d’attendre qu’il soit terminé.

• Assurer un suivi rapide des paiements en souffrance : Lorsque le paiement des factures arrive à échéance, effectuez un suivi rapidement. Un rappel amical juste immédiatement après la date d’échéance incite souvent le client à payer avant que le paiement de la facture ne soit trop en souffrance. Si vous attendez trop longtemps pour effectuer un suivi, vous risquez de donner l’impression que le paiement en temps opportun n’est pas une priorité. Il convient donc d’agir le plus tôt possible.

• Modifier les conditions pour les mauvais payeurs récurrents : Si vous avez un client qui paie régulièrement en retard, envisagez de modifier ses conditions à l’avenir. Vous pouvez notamment exiger des délais de paiement plus courts, une politique plus stricte en matière de pénalités de retard ou un paiement anticipé pour les travaux à venir.