Een brief over openstaande betalingen of een brief over achterstallige facturen is een formele herinnering die een onderneming stuurt naar een klant die een factuur niet voor de opgegeven vervaldatum heeft betaald. Hiermee wordt de klant aangezet om te betalen en informatie geboden over het achterstallige bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en eventuele kosten of boetes voor te late betaling. Er staan vaak betaalopties en verzoeken in om het openstaande saldo onmiddellijk te voldoen.

Met een brief over achterstallige facturen kan je onderneming niet-betaalde facturen direct adresseren. Volgens een rapport uit 2024 was de helft van alle zakelijke facturen in de VS achterstallig. Hieronder leggen we uit hoe je een brief over openstaande betalingen schrijft, wanneer je betalingsherinneringen verstuurt en hoe je achterstallige facturen voor je onderneming in de toekomst kunt verminderen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat moet er in een brief over achterstallige facturen staan?
  
• Wanneer moet je betalingsherinneringen versturen?
  
• Wanneer escaleer je naar incassodiensten of onderneem je juridische stappen?
  
• Achterstallige facturen in de toekomst verminderen
  

Wat moet er in een brief over achterstallige facturen staan?

In een brief over een achterstallige factuur is het belangrijk dat je de belangrijkste punten bespreekt die de klant herinneren aan de openstaande betaling en dat je aangeeft hoe deze de betaling alsnog kan voldoen. Vermeld de volgende informatie:

• Een datum, om vast te leggen wanneer de herinnering is verstuurd.

• De naam, het bedrijf (indien van toepassing) en het adres van de klant om de communicatie te personaliseren.

• De naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van je bedrijf zodat de klant precies weet wie de afzender is en hoe deze contact kan opnemen voor eventuele vragen.

• Het factuurnummer, de datum, de oorspronkelijke vervaldatum en het openstaande bedrag van de achterstallige factuur.

• Een vriendelijke herinnering dat de factuur achterstallig is, inclusief het aantal dagen dat is verstreken sinds de oorspronkelijke vervaldatum.

• Eventuele kosten voor te late betaling of boetes die van toepassing zijn, waaronder het bedrag van de kosten voor te late betaling, het rentepercentage als er sprake is van oplopende kosten of andere boetedetails.

• Instructies over hoe de klant het saldo kan aflossen, inclusief geaccepteerde betaalmethoden zoals een bankoverschrijving, cheque, creditcard of digitale wallet.

• Een beleefde, vriendelijke afsluiting waarin je de klant aanmoedigt om tijdig te betalen en aanbiedt de klant te helpen als deze hulp nodig heeft om het probleem op te lossen.

Wanneer moet je een betalingsherinnering versturen?

Hier volgt een overzicht van de timing die meestal wordt gebruikt voor het versturen van betalingsherinneringen:

• Eerste herinnering: Stuur een paar dagen voor de vervaldatum of op de vervaldatum zelf een vriendelijke herinnering. Dit beleefde duwtje in de rug is vaak voldoende om klanten tijdig te laten betalen.

• Tweede herinnering: Als de betaling niet is binnengekomen, stuur je zeven tot tien dagen na de vervaldatum nog een wat directer bericht. Vermeld dat de betaling achterstallig is en benoem opnieuw eventuele kosten voor te late betaling. Wees beleefd maar vastberaden.

• Laatste herinnering: Als er nog steeds geen betaling of reactie is, stuur je dertig dagen na de vervaldatum een laatste herinnering. Deze kennisgeving moet assertiever zijn en mogelijke gevolgen vermelden (zoals opschorting van dienstverlening of escalatie naar een incassodienst) als de betaling niet op tijd wordt ontvangen.

Wanneer escaleer je naar incassodiensten of onderneem je juridische stappen?

Escaleren naar incassodiensten of juridische stappen ondernemen is nooit de eerste keuze, maar soms is dit de beste manier om problemen met achterstallige facturen op te lossen. Die beslissing hangt echter af van de situatie. Hier lees je hoe je kunt beslissen wanneer je moet escaleren.

Houd rekening met het bedrag en de relatie

Als het om een aanzienlijk bedrag gaat, kun je misschien beter niet te lang wachten met escaleren. Voor kleinere saldi is het misschien gemakkelijker om wat langer follow-ups te sturen of deze als afschrijvingen te beschouwen als er geen reactie komt.

En als het gaat om een betrouwbare klant die een zeldzame misstap begaat, kun je voordat je escaleert flexibiliteit bieden, zoals een betaalplan. Door alternatieve opties aan te bieden, kan de relatie in stand worden gehouden als het een eenmalig probleem is.

Houd een tijdlijn in gedachten

Een consistente tijdlijn voor onbetaalde facturen maakt betalingen makkelijker voor jou en de klant. Veel ondernemingen overwegen escalatie ongeveer zestig tot negentig dagen na de vervaldatum, afhankelijk van hun branche en cashflowbehoeften.

Negentig dagen is een standaardgrens voordat wordt geëscaleerd naar incassodiensten. Toch kunnen tijdlijnen variëren. Als je onderneming liquide middelen nodig heeft, moet je iets eerder beginnen, na ongeveer zestig dagen. Daarnaast moet je grotere of langzamere branches meer tijd geven.

Stuur een laatste kennisgeving met de volgende stappen

Stuur voordat je escaleert nog een laatste brief waarin je in begrijpelijke taal uitlegt wat er op het spel staat. Dit gebeurt meestal zestig dagen na de vervaldatum. Verduidelijk de deadline en leg uit wat er gebeurt als de betaling niet plaatsvindt. Deze brief is vaak voldoende om klanten tot betaling te laten overgaan. Soms hebben klanten gewoon een duwtje in de rug nodig om prioriteit te geven aan hun achterstallige factuur.

Beoordeel de situatie en communicatie van de klant

Als de klant responsief is geweest en cashflowproblemen heeft gemeld, kun je een betaalplan overwegen. Met een beetje flexibiliteit in dit scenario kom je een heel eind als de klant eerlijk tegen je is. Maar als de klant niets van zich laat horen, verplichtingen heeft gemist of ontwijkend gedrag vertoont, is dat een goed signaal om een incassodienst of juridische hulp te overwegen.

Kiezen tussen incassodiensten en juridische procedures

Een incassodienst kan de eenvoudigste optie zijn wanneer het bedrag dit rechtvaardigt. Meestal krijgt het incassobureau een deel van de opbrengsten, maar het zorgt wel voor alle follow-ups en onderhandelingen. Incassobureaus gaan meestal achter accounts aan die 90 tot 120 dagen achterstallig zijn, van klanten die niet hebben gereageerd op eerdere herinneringen.

In het geval van grotere facturen en sterk bewijs van wanbetaling is het een goed idee om juridische stappen te verkennen, vooral als de klant je communicatie heeft genegeerd, maar duidelijk wel in staat is om te betalen. Afhankelijk van de situatie kunnen juridische stappen leiden tot zaken bij een rechtbank voor geringe vorderingen of hogere rechtbanken.

Vraag om juridisch of financieel advies

Raadpleeg je juridische of financiële adviseurs voordat je te ver gaat met escalatie. Ze kunnen je helpen de kosten en baten van incassodiensten of juridische stappen af te wegen, en ze kunnen alternatieven voorstellen die niet bij je zijn opgekomen.

Evalueer mogelijke gevolgen voor je reputatie

Het gebruik van incassodiensten of juridische stappen kan een domino-effect hebben, vooral als je werkt met een bekende of lokale klant die de situatie in het openbaar zou kunnen bespreken. Voordat je escaleert, moet je ervoor zorgen dat je je zaken op orde hebt, zoals e-mails, overeenkomsten en facturen. Zo kun je in het geval van vragen aantonen dat je een eerlijk, consistent proces hebt gevolgd.

Achterstallige facturen in de toekomst verminderen

Proactieve planning kan het aantal achterstallige facturen verminderen. Met open communicatie en consistente herinneringen kun je klanten stimuleren om hun betalingen te doen zonder onnodige wrijving te creëren. Hier volgen enkele tips om achterstallige betalingen te verminderen.

• Stel vanaf het begin betaaltermijnen vast: Geef vervaldatums voor betalingen op in je contracten en facturen. Door vooraf de vervaldatum en eventuele kosten voor te late betaling of boetes te verduidelijken, weten klanten wat ze kunnen verwachten en wordt het op tijd betalen wat urgenter gemaakt.

• Automatiseer facturatie en betalingsherinneringen: Gebruik facturatiesoftware om facturen op tijd te versturen en automatische herinneringen te implementeren. Met de meeste systemen kun je herinneringen plannen vlak voor, op en kort na de vervaldatum. Met automatisering bespaar je tijd en kun je gemiste follow-ups voorkomen.

• Maak het gemakkelijk om te betalen: Hoe gemakkelijker klanten kunnen betalen, hoe kleiner de kans dat facturen achterstallig worden. Bied indien mogelijk meerdere betaalmethoden aan die relevant zijn voor je klanten, bijvoorbeeld creditcards, ACH-overschrijvingen, SEPA-overschrijvingen, bankoverschrijvingen en digitale wallets. Door een knop 'Nu betalen' rechtstreeks aan de factuur toe te voegen (als je software dit ondersteunt), kun je het proces ook vereenvoudigen en snellere betaling aanmoedigen.

• Bied stimulansen voor vroegtijdige betaling: Een kleine korting voor vroegtijdige betaling (bijvoorbeeld 2% korting voor betaling binnen tien dagen) kan een sterke motivator zijn, vooral voor klanten die graag een beetje willen besparen op terugkerende facturen. Als een korting niet haalbaar is, kun je extraatjes overwegen zoals het kwijtschelden van boetes voor te late betaling op toekomstige facturen voor klanten met een goede betalingsgeschiedenis.

• Bouw sterke klantrelaties op: Klanten zijn eerder geneigd op tijd te betalen als ze zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen. Dingen als regelmatig contact, bereikbaar zijn voor vragen en het onderhouden van goede relaties kunnen het verschil maken. Wees proactief als er zich problemen voordoen en neem contact op met klanten met oplossingen. Dit kan helpen om betalingen op schema te houden en vertrouwen op te bouwen.

• Stuur vriendelijke herinneringen voor de vervaldatum: Door een paar dagen voor de vervaldatum een herinnering te sturen, kunnen klanten beleefd worden aangespoord en kunnen mogelijke problemen vroegtijdig worden opgemerkt. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: "We willen je eraan herinneren dat je factuur van [bedrag] uiterlijk op [datum] moet worden betaald. Neem contact met ons op als we je ergens bij kunnen helpen." Dit kan alles zijn dat nodig is om betalingen op tijd te ontvangen.

• Overweeg aanbetalingen of voortgangsbetalingen: Voor grote projecten of nieuwe klanten kan het vragen om een aanbetaling of het plannen van voortgangsbetalingen het risico op wanbetaling verminderen. Op deze manier krijg je betaald naarmate het project vordert, in plaats van te wachten tot het is voltooid.

• Ga snel achter achterstallige betalingen aan: Als facturen toch achterstallig zijn, is het belangrijk dat je er snel achteraan gaat. Een vriendelijke herinnering direct na de vervaldatum zet klanten vaak aan om te betalen voordat de factuur te lang achterstallig is. Als je te lang wacht met een follow-up, kan de indruk worden gewekt dat tijdige betaling geen prioriteit heeft. Wacht dus niet te lang met handelen.

• Pas de voorwaarden aan voor klanten die altijd te laat betalen: Als je een klant hebt die consequent te laat betaalt, kun je overwegen om diens voorwaarden in de toekomst aan te passen. Je kunt kortere betaaltermijnen vaststellen, een strenger beleid voor te late betaling hanteren of om een aanbetaling vragen voor toekomstig werk.