Uma carta sobre pagamento pendente, ou uma carta sobre fatura vencida, é um lembrete formal que uma empresa envia a um cliente que não pagou uma fatura até a data de vencimento especificada. Ela solicita que o cliente pague e fornece informações sobre o valor vencido, a data de vencimento original e as tarifas ou multas por atraso aplicáveis. Muitas vezes, inclui opções de pagamento e solicitações de ação imediata para resolver o saldo devedor.

O envio de uma carta sobre fatura vencida permite que sua empresa gerencie diretamente faturas não pagas. Segundo um relatório de 2024, metade de todas as faturas de B2B nos EUA estavam vencidas. A seguir, explicamos como escrever uma carta sobre pagamento pendente, quando enviar lembretes de pagamento e como reduzir faturas vencidas para sua empresa no futuro.

Neste artigo:

• O que incluir em uma carta sobre fatura vencida
  
• Quando enviar lembretes de pagamento
  
• Quando encaminhar para cobrança ou tomar medidas legais
  
• Como reduzir faturas vencidas daqui para frente
  

O que incluir em uma carta sobre fatura vencida

Em uma carta sobre fatura vencida, você deve abordar os principais pontos que lembram o cliente de seu pagamento pendente e mostrar como ele pode resolver a situação. Não se esqueça de incluir:

• Uma data, para registrar quando o lembrete foi enviado

• O nome, a empresa (se aplicável) e o endereço do cliente para personalizar a comunicação

• Nome, endereço, telefone e e-mail da sua empresa, para que o cliente saiba exatamente quem é o remetente e como fazer contato em caso de dúvidas

• O número da fatura vencida, bem como sua data, data de vencimento original e valor em aberto

• Um lembrete amigável do status de atraso, incluindo o número de dias após a data de vencimento original

• Eventuais tarifas ou multas por atraso aplicáveis, incluindo o valor da tarifa de atraso, a taxa de juros se houver acréscimos acumulados ou quaisquer outros detalhes da multa

• Instruções de pagamento de saldo para o cliente, incluindo as formas de pagamento aceitas (por exemplo, transferência bancária, cheque, cartão de crédito, carteira digital)

• Um fechamento educado e amigável que incentiva o pagamento em tempo hábil e oferece assistência se o cliente precisar de ajuda para resolver o problema

Quando enviar lembretes de pagamento

Veja a seguir um resumo sobre um cronograma normal para enviar lembretes de pagamento:

• Primeiro lembrete: envie um lembrete amigável alguns dias antes da data de vencimento ou na própria data de vencimento. Essa mensagem gentil é uma notificação de cortesia e muitas vezes é suficiente para que o pagamento seja feito no prazo.

• Segundo lembrete: se não receber o pagamento, envie uma mensagem mais direta 7 a 10 dias após a data de vencimento. Mencione que o pagamento está vencido e reapresente as tarifas por atraso que podem ser aplicadas. O tom deve ser educado, mas firme.

• Lembrete final: se não receber o pagamento ou resposta, envie um lembrete final 30 dias após a data de vencimento. Esse aviso deve ser mais assertivo e indicar possíveis consequências (como suspensão do serviço ou encaminhamento para cobrança) se o pagamento não for recebido prontamente.

Quando encaminhar para cobrança ou tomar medidas legais

O encaminhamento para cobrança ou a tomada de medidas legais nunca é a primeira opção, mas pode em alguns casos ser a melhor maneira de resolver faturas vencidas. No entanto, essa decisão depende da situação. Veja como decidir pelo encaminhamento.

Considere o valor e o relacionamento

Se o valor não pago for substancial, pode ser necessário encaminhar mais cedo ou mais tarde. Para saldos menores, pode ser mais fácil manter o acompanhamento por mais tempo ou considerar a baixa do valor não pago quando não houver resposta.

Da mesma forma, se o cliente for confiável, de longa data e raramente atrasar pagamentos, você pode oferecer alguma flexibilidade, como um plano de pagamento, antes de encaminhar. A oferta de opções alternativas pode preservar o relacionamento no caso de problemas pontuais.

Tenha um cronograma em mente

Um cronograma consistente para faturas não pagas simplifica os pagamentos para você e o cliente. Muitas empresas consideram o encaminhamento cerca de 60 a 90 dias após a data de vencimento, dependendo do setor e das necessidades de fluxo de caixa.

Noventa dias são um ponto de corte padrão antes das cobranças. No entanto, os prazos podem variar. Se sua empresa precisa de dinheiro, você deve antecipar esse ponto de corte para cerca de 60 dias. Além disso, você deve oferecer mais tempo em setores maiores ou mais lentos.

Envie um aviso final com as próximas etapas

Antes de encaminhar, envie uma última carta que explica em linguagem simples o que está em jogo. Normalmente, isso ocorre 60 dias após a data de vencimento. Esclareça o prazo e explique o que acontecerá em seguida se o pagamento não for realizado. Frequentemente, essa carta é suficiente para que o pagamento seja realizado. Às vezes, os clientes só precisam de um incentivo para priorizar uma fatura vencida.

Avalie a situação e a comunicação do cliente

Se o cliente foi ágil e mencionou desafios de fluxo de caixa, considere um plano de pagamento. Um pouco de flexibilidade nesse cenário pode ajudar muito se o cliente for franco com você. No entanto, caso fiquem quietos, não cumpram compromissos ou pareçam evasivos, essas atitudes são um indício para considerar a cobrança ou ajuda jurídica.

Decida entre cobrança e ações judiciais

A cobrança pode ser a opção mais simples, quando justificada pelo valor. Normalmente, a agência de cobrança fica com parte do que arrecada, mas assume todos os acompanhamentos e negociações. As agências de cobrança costumam trabalhar com contas com 90 a 120 dias de atraso de clientes que não responderam aos lembretes anteriores.

Avalie ações jurídicas se estiver lidando com faturas maiores e tiver fortes argumentos sobre o não pagamento, principalmente quando o cliente ignora as comunicações, mas tem uma clara capacidade de pagar. Dependendo da situação, a ação judicial pode significar pequenas ações ou tribunais superiores.

Envolva consultores jurídicos ou financeiros

Consulte seus assessores jurídicos ou financeiros antes de ir longe demais com o encaminhamento. Eles podem ajudar a ponderar os custos e benefícios de cobranças ou ações legais, bem como sugerir alternativas que você não considerou.

Avalie os possíveis impactos na reputação

Usar cobranças ou ações legais pode ter efeitos em cascata, principalmente se você estiver trabalhando com um cliente de alto perfil ou local que pode discutir publicamente a situação. Antes de fazer um encaminhamento, verifique se todos os seus registros estão organizados (e-mails, contratos, faturas) para comprovar um processo justo e consistente, se houver dúvidas.

Como reduzir faturas vencidas daqui para frente

O planejamento proativo pode ajudar a diminuir o número de faturas vencidas. Com comunicação aberta e lembretes constantes, você pode incentivar os clientes a realizar os pagamentos sem criar atritos desnecessários. Veja a seguir algumas dicas para reduzir os pagamentos em atraso.

• Defina as condições de pagamento desde o início: especifique datas de vencimento para pagamentos nos contratos e faturas. Esclareça antecipadamente a data de vencimento e eventuais tarifas ou multas por atraso para ajudar os clientes a saber o que esperar e reforçar a urgência dos pagamentos dentro do prazo.

• Automatize o faturamento e os lembretes de pagamento: use um software de faturamento para enviar pontualmente as faturas e implementar lembretes automáticos. A maioria dos sistemas permite que você agende lembretes pouco antes, na data e logo após o vencimento. A automação economiza tempo e pode evitar atrasos no acompanhamento.

• Facilite o pagamento: quanto mais fácil for o pagamento pelos clientes, menor a probabilidade de atraso no pagamento das faturas. Se possível, ofereça várias formas de pagamento relevantes para seus clientes, como cartões de crédito, transferências ACH (Automated Clearing House) ou SEPA (Área Única de Pagamentos em Euros), wire transfers e carteiras digitais. A inclusão de um botão "Pagar agora" diretamente na fatura (se o seu software permitir) também pode simplificar o processo e incentivar um pagamento mais rápido.

• Ofereça incentivos para pagamento antecipado: um pequeno desconto por pagamento antecipado (por exemplo, 2% de desconto para pagamento em até 10 dias) pode ser um forte motivador, principalmente para clientes que valorizam pequenas economias em faturas recorrentes. Se um desconto não for viável, considere vantagens como isenção de multas por atraso em faturas futuras para clientes com um bom histórico de pagamentos.

• Crie relacionamentos sólidos com os clientes: é mais provável que os clientes priorizem o pagamento pontual quando se sentem respeitados e valorizados. Interações regulares, disponibilidade para esclarecer dúvidas e manutenção de boas relações podem fazer a diferença. Quando surgirem problemas, seja proativo e entre em contato com os clientes oferecendo soluções. Isso pode ajudar a manter os pagamentos em dia e gerar confiança.

• Envie lembretes amigáveis antes da data de vencimento: enviar um lembrete alguns dias antes da data de vencimento pode ser um incentivo gentil para os clientes e ajudar a detectar antecipadamente eventuais problemas. Por exemplo, você pode escrever: "Um lembrete rápido de que sua fatura de [valor] vence em [data]. Fale conosco se pudermos ajudar." Isso pode ser suficiente para manter os pagamentos dentro do prazo.

• Considere depósitos ou pagamentos progressivos: para grandes projetos ou novos clientes, pedir um depósito antecipado ou agendar pagamentos conforme o progresso do projeto pode reduzir o risco de inadimplência. Dessa forma, você recebe à medida que o projeto avança, em vez de esperar até que ele seja concluído.

• Acompanhe logo os pagamentos em atraso: quando as faturas vencerem, faça imediatamente um acompanhamento. Muitas vezes, um lembrete gentil e amigável logo após a data de vencimento é suficiente para que o cliente pague antes que a fatura fique muito atrasada. Esperar muito tempo para fazer o acompanhamento pode dar a impressão de que o pagamento pontual não é sua prioridade. Portanto, tome medidas logo após o vencimento, em vez de aguardar.

• Ajuste os prazos para pagamentos atrasados crônicos: se você tem um cliente que paga sempre com atraso, considere ajustar os prazos dele em trabalhos futuros. Você pode solicitar prazos de pagamento mais curtos, implementar uma política mais rigorosa de tarifas por atraso ou exigir pagamento antecipado nos trabalhos futuros.