Ett brev för att påminna om en förfallen betalning eller faktura är en formell påminnelse som ett företag skickar till en kund som inte har betalat en faktura på det angivna förfallodatumet. Det uppmanar kunden att betala och ger information om det förfallna beloppet, det ursprungliga förfallodatumet och eventuella förseningsavgifter eller straffavgifter. Det inkluderar ofta betalningsalternativ och begäranden om omedelbara åtgärder för att åtgärda det utestående saldot.

Genom att skicka ett brev om en förfallen faktura kan ditt företag åtgärda obetalda fakturor direkt. Enligt en rapport från 2024 var hälften av alla fakturor till andra företag i USA förfallna. Nedan förklarar vi hur man skriver ett brev om en förfallen betalning, när man ska skicka betalningspåminnelser och hur man kan minska antalet förfallna fakturor för företaget i framtiden.

Vad innehåller den här artikeln?

• Information som ett brev om förfallen betalning ska innehålla
  
• När man ska skicka betalningspåminnelser
  
• När man ska skicka ärendet till inkasso eller vidta rättsliga åtgärder
  
• Hur man minskar antalet förfallna fakturor i framtiden
  

Information som ett brev om förfallen betalning ska innehålla

Ett brev med anledning av en förfallen faktura ska innehålla de viktigaste punkterna som påminner kunden om den utestående betalningen och visar hur de kan åtgärda den. Se till att följande information finns med:

• Ett datum (för att dokumentera när påminnelsen skickades)

• Kundens namn, företag (om tillämpligt) och adress för att anpassa kommunikationen

• Ditt företagsnamn, adress, telefonnummer och e-postadress så att kunderna vet exakt vem avsändaren är och hur de kan nå dig om de har frågor

• Fakturanumret för den förfallna fakturan, samt fakturans datum, ursprungliga förfallodatum och utestående belopp

• En vänligt formulerad påminnelse om att betalningen är förfallen, inklusive antalet dagar efter det ursprungliga förfallodatumet

• Eventuella förseningsavgifter eller straffavgifter som tillämpas, inklusive förseningsavgiftens belopp, räntan om det finns en upplupen avgift eller annan information om straffavgifter.

• Instruktioner om hur kunden kan betala det utestående beloppet och eventuella avgifter, inklusive de betalningsmetoder (t.ex. banköverföring, check, kreditkort, digital plånbok) som du accepterar

• Ett avslutande stycke som på ett artigt sätt uppmuntrar till betalning i tid och erbjuder kunden hjälp att göra betalningen om det skulle behövas.

När man ska skicka betalningspåminnelser

Här följer en sammanfattning av de typiska tidpunkterna för att skicka betalningspåminnelser:

• Första påminnelsen: Skicka en påminnelse några dagar före förfallodagen eller på själva förfallodagen. Denna lilla påminnelse är ofta allt som behövs för att uppmuntra till punktlig betalning.

• Andra påminnelsen: Om betalningen inte har kommit in följer du upp med ett mer direkt meddelande 7 till 10 dagar efter förfallodatumet. Gör kunden uppmärksam på att betalningen har förfallit och ange eventuella förseningsavgifter. Använd en vänlig men bestämt ton.

• Sista påminnelsen: Om du fortfarande inte fått varken betalning eller något svar skickar du en sista påminnelse 30 dagar efter förfallodagen. Detta meddelande bör ha en mer bestämd ton och ange potentiella konsekvenser (t.ex. avstängning av tjänster eller inkasso) om betalningen inte görs omgående.

När man ska skicka ärendet till inkasso eller vidta rättsliga åtgärder

Att eskalera till inkasso eller vidta rättsliga åtgärder är aldrig det val man ska göra i första hand, men ibland är det det bästa sättet att åtgärda förfallna fakturor. Beslutet beror dock på situationen. Så här bestämmer du när du ska eskalera.

Ta hänsyn till beloppet och kundrelationen

Om det obetalda beloppet är betydande kan det vara motiverat att eskalera tidigt istället för att vänta. För mindre belopp kan det vara lättare att fortsätta försöka själv lite längre eller behandla dem som avskrivningar om man inte får svar.

Om kunden är en betrodd, långvarig kund som gjort ett ovanligt felsteg kan man visa sig flexibel – till exempel genom att erbjuda en betalningsplan – innan man eskalerar. Att tillhandahålla alternativ kan bevara relationen om det handlar om ett engångsproblem.

Ha en tidslinje i åtanke

En konsekvent tidslinje för obetalda fakturor förenklar betalningar för dig och kunden. Många företag börjar överväga eskalering cirka 60–90 dagar efter förfallodagen, beroende på bransch och kassaflödesbehov.

Nittio dagar är den vedertagna gränsen innan ärendet skickas till inkasso. Även om tidslinjer kan variera så bör du gå vidare till inkasso tidigare, efter c:a 60 dagar, om ditt företags kassaflöde kräver det. Om man är verksam i större eller långsammare branscher bör man ge mer tid.

Skicka en sista påminnelse med information om påföljder

Innan du eskalerar ärendet ska du skicka ett sista brev som förklarar påföljderna på ett enkelt språk. Detta skickar man vanligtvis 60 dagar efter förfallodagen. Ange tydligt ett sista datum och förklara vad som händer därefter om kunden inte betalar. Detta brev är ofta tillräckligt för att kunden ska betala; ibland behöver kunden bara en liten knuff för att prioritera den förfallna fakturan.

Bedöm kundens situation och kommunikation

Om kunden har svarat på kommunikationen och har nämnt problem med kassaflödet kan en betalningsplan vara en eventuell lösning. Att vara flexibel i ett sådant läge när kunden är ärlig mot dig kan ge goda resultat. Men om du inte har hört något från kunden, om de inte har gjort det som ni kommit överens om eller verkar undvikande är det ett tecken på att man bör överväga inkasso eller juridisk hjälp.

Välja mellan inkasso och rättsliga åtgärder

Inkasso kan vara det enklaste alternativet när beloppet motiverar det. Vanligtvis tar inkassoföretaget en del av det belopp som slutligen betalas, men det sköter alla uppföljningar och förhandlingar. Inkassoföretag har vanligtvis konton som är 90–120 dagar försenade, med kunder som inte har svarat på tidigare påminnelser.

Det kan vara bra att undersöka möjligheten att vidta rättsliga åtgärder om du har större fakturor och det finns starka skäl för att betalningen uteblir – i synnerhet om kunden har ignorerat din kommunikation men uppenbarligen har möjlighet att betala. Beroende på situationen kan rättsliga åtgärder innebära att man tar ärendet till en domstol för småmålsförfaranden eller en högre domstol.

Ta hjälp av juridiska eller finansiella rådgivare

Rådgör med dina juridiska eller finansiella rådgivare tidigt i eskaleringsprocessen. De kan hjälpa dig att väga upp kostnader och fördelar med inkasso eller rättsliga åtgärder, och de kan föreslå alternativ som du kanske inte har tänkt på.

Utvärdera potentiella konsekvenser för företagets anseende

Att använda inkasso eller rättsliga åtgärder kan innebära efterverkningar, särskilt om det rör sig om en lokal kund eller kund med hög profil som kan diskutera situationen offentligt. Innan du eskalerar ska du se till att du har alla nödvändiga handlingar – e-post, avtal, fakturor – så att du har bevis på att du agerat rättvist och konsekvent om frågor uppstår.

Hur man minskar antalet förfallna fakturor i framtiden

Proaktiv planering kan bidra till att minska antalet förfallna fakturor. Med öppen kommunikation och konsekventa påminnelser kan du uppmuntra kunder att göra sina betalningar utan att skapa onödig friktion. Här är några tips på hur du kan minska antalet försenade betalningar.

• Ange betalningsvillkor från början: Ange förfallodatum för betalningar i dina kontrakt och fakturor. Genom att klargöra förfallodagen och eventuella förseningsavgifter eller straffavgifter i förväg vet kunderna vad de kan förvänta sig och understryker vikten av att betala punktligt.

• Automatisera fakturering och betalningspåminnelser: Använd faktureringsprogram för att skicka fakturor i tid och implementera automatiska påminnelser. De flesta system låter dig schemalägga påminnelser precis före, på och strax efter förfallodatumet. Automatisering sparar tid och kan se till att man inte missar några uppföljningar.

• Gör det enkelt att betala: Ju lättare det är för kunderna att betala, desto mindre sannolikt är det att fakturorna förfaller. Om möjligt ska du erbjuda flera betalningsmetoder som är relevanta för dina kunder – till exempel kreditkort, överföringar med ACH (Automated Clearing House) eller Sepa-överföringar, banköverföringar och digitala plånböcker. Att inkludera en "Betala nu"-knapp direkt i fakturan (om din programvara stöder det) kan också förenkla processen och uppmuntra till snabbare betalning.

• Erbjud incitament för tidig betalning: En liten rabatt för tidig betalning (t.ex. 2 % rabatt för betalning inom 10 dagar) kan vara en stark motivationsfaktor, särskilt för kunder som värdesätter att spara lite på återkommande fakturor. Om en rabatt inte är möjlig kan du överväga förmåner som slopade förseningsavgifter på framtida fakturor för kunder som har en bra betalningshistorik.

• Bygg starka kundrelationer: Kunder är mer benägna att prioritera betalning i tid om de känner sig respekterade och uppskattade. Att ha regelbunden kontakt med kunden, vara tillgänglig för frågor och upprätthålla goda relationer kan göra skillnad. När problem uppstår ska du agera proaktivt och kontakta kunderna med lösningar. Detta kan hjälpa till med punktlig betalning och att skapa förtroende.

• Skicka påminnelser före förfallodagen: En vänligt formulerad påminnelse några dagar före förfallodatumet kan fungera som en liten knuff i rätt riktning och fånga upp eventuella problem tidigt. Du kan till exempel skriva: "Bara en liten påminnelse om att din faktura på [belopp] förfaller den [datum]. Kontakta oss om du behöver hjälp med något." Detta kan vara allt som krävs för att få betalningarna i tid.

• Ta hänsyn till insättningar eller delbetalningar: För stora projekt eller nya kunder kan du minska risken för uteblivna betalningar genom att be om en handpenning eller schemalägga delbetalningar. På så sätt får du betalt i takt med att projektet fortskrider, snarare än att vänta tills det är klart.

• Följ upp försenade betalningar snabbt: När en faktura förfallit ska du agera snabbt. En påminnelse direkt efter förfallodagen leder ofta till betalning innan det gått alltför långt sedan förfallodagen. Att vänta för länge med att följa upp kan ge intrycket att betalning i tid inte är en prioritering, så agera hellre tidigt snarare än att vänta.

• Justera villkoren för kunder som ofta betalar sent: Om du har en kund som alltid betalar sent kan du överväga att ändra deras villkor i framtiden. Du kan ange en kortare tid för betalning, strängare regler för förseningsavgifter eller begära betalning i förskott för framtida arbete.