Une lettre de relance pour paiement en retard ou facture impayée est un rappel formel qu'une entreprise envoie à un client qui n'a pas payé une facture à la date d'échéance spécifiée. Elle invite le client à effectuer le paiement et fournit des informations sur le montant impayé, la date d'échéance initiale et les éventuels frais ou pénalités de retard applicables. Elle contient souvent des options de paiement ainsi que des demandes d'action immédiate pour résoudre le solde impayé.

L'envoi d'une lettre de relance permet à votre entreprise de traiter directement les factures impayées. Selon un rapport de 2024, la moitié de toutes les factures B2B aux États-Unis étaient en retard de paiement. Dans cet article, nous vous expliquerons comment rédiger une lettre de relance pour paiement en retard, quand envoyer des rappels de paiement et comment vous pouvez réduire les factures impayée pour votre entreprise à l'avenir.

Sommaire de cet article

• Les éléments à inclure dans une lettre de relance pour facture impayée
  
• Quand envoyer des rappels de paiement
  
• Quand recourir au recouvrement ou intenter une action en justice
  
• Comment réduire les factures impayées à l'avenir
  

Les éléments à inclure dans une lettre de relance pour facture impayée

Dans une lettre de relance pour facture impayée, vous devez principalement rappeler au client qu'il n'a pas payé sa facture et lui indiquer comment résoudre le problème. Veillez à inclure les éléments suivants :

• Une date, pour conserver une trace de la date à laquelle le rappel a été envoyé

• Le nom, l'entreprise (le cas échéant) et l'adresse du client pour personnaliser la communication

• Le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de votre entreprise afin que le client sache exactement qui est l'expéditeur et comment le contacter en cas de questions

• Le numéro de la facture impayée, ainsi que sa date, la date d'échéance initiale et le montant restant dû

• Un rappel amical du retard de paiement, y compris le nombre de jours écoulés depuis la date d'échéance initiale

• Tous les frais ou pénalités de retard applicables, y compris le montant des frais de retard, le taux d'intérêt en cas de frais accumulés ou toute autre information relative aux pénalités

• Des instructions sur la manière dont le client peut régler le solde, y compris les moyens de paiement acceptés (par exemple, virement bancaire, chèque, carte de crédit, portefeuille numérique)

• Une déclaration finale polie et amicale encourageant le paiement dans les délais et proposant une assistance si le client a besoin d'aide pour résoudre le problème

Quand envoyer des rappels de paiement

Voici un récapitulatif du calendrier habituel d'envoi des rappels de paiement :

• Premier rappel : envoyez un rappel amical quelques jours avant la date d'échéance ou à la date d'échéance elle-même. Ce rappel de courtoisie suffit souvent à inciter au paiement dans les délais.

• Deuxième rappel : si le paiement n'est pas arrivé, envoyez un message plus direct 7 à 10 jours après la date d'échéance. Indiquez que le paiement est en retard et rappelez les éventuels frais de retard. Restez poli mais ferme.

• Dernier rappel : en l'absence de paiement ou de réponse, envoyez un dernier rappel 30 jours après la date d'échéance. Cet avis doit être plus catégorique et indiquer les conséquences potentielles (telles que la suspension du service ou le recouvrement) si le paiement n'est pas reçu rapidement.

Quand recourir au recouvrement ou intenter une action en justice

Le recours au recouvrement ou à l'action en justice n'est jamais la première solution, mais c'est parfois le meilleur moyen de résoudre les factures impayées. Cependant, cette décision dépend de la situation. Voici comment déterminer à quel moment passer à l'étape supérieure.

Tenez compte du montant concerné et de la relation avec le client

Si le montant impayé est important, il est préférable de passer à l'étape supérieure le plus tôt possible. Pour les soldes moins élevés, il peut être plus facile de poursuivre le suivi un peu plus longtemps ou de procéder à des radiations en l'absence de réponse.

De même, s'il s'agit d'un client de confiance et de longue date qui fait rarement de faux pas, vous pouvez faire preuve d'une certaine souplesse (par exemple en lui proposant un échéancier de paiement) avant de passer à l'étape supérieure. Le fait de proposer d'autres options peut permettre de préserver la relation s'il s'agit d'un problème ponctuel.

Planifiez un échéancier

Un échéancier cohérent pour les factures impayées simplifie les paiements pour vous et le client. De nombreuses entreprises envisagent de passer à l'étape supérieure environ 60 à 90 jours après la date d'échéance, en fonction de leur secteur d'activité et de leurs besoins de trésorerie.

Le délai standard avant le recouvrement est de quatre-vingt-dix jours. Cela dit, les délais peuvent varier ; si votre entreprise a besoin de liquidités, vous devez prendre l'initiative un peu plus tôt, soit à environ 60 jours. De plus, il convient de prévoir plus de temps pour les secteurs plus importants ou plus lents.

Envoyez un avis final indiquant les étapes suivantes

Avant de passer à l'étape supérieure, envoyez une dernière lettre expliquant les enjeux en termes clairs. Cette étape survient généralement 60 jours après la date d'échéance. Indiquez clairement la date limite et expliquez ce qui se passera si le paiement n'est pas effectué. Cette lettre suffit souvent à inciter au paiement ; les clients ont parfois simplement besoin d'un coup de pouce pour donner la priorité à leur facture impayée.

Évaluez la situation et la communication du client

Si le client s'est montré réactif et a mentionné des problèmes de trésorerie, envisagez un échéancier de paiement. Dans ce cas de figure, faire preuve d'un peu de souplesse peut s'avérer très utile si le client est franc avec vous. Mais s'il ne répond pas, n'a pas respecté ses engagements ou semble vouloir éviter le sujet, c'est un bon signal pour envisager un recouvrement ou une aide juridique.

Déterminez si vous devez recourir au recouvrement ou à l'action en justice

Le recouvrement peut être l'option la plus simple lorsque le montant le justifie. En règle générale, l'agence de recouvrement prend une part de ce qu'elle perçoit, mais elle s'occupe de tous les suivis et des négociations. Les agences de recouvrement s'occupent généralement des comptes en souffrance depuis 90 à 120 jours, avec des clients qui n'ont pas répondu aux rappels précédents.

Vous pouvez envisager une action en justice si vous traitez des factures importantes et que vous disposez de solides arguments pour la justifier, en particulier si le client a ignoré vos communications, alors qu'il est manifestement en mesure de payer. En fonction de la situation, l'action en justice peut être engagée devant des tribunaux de petite instance ou des tribunaux supérieurs.

Faites appel à des conseillers juridiques ou financiers

Consultez vos conseillers juridiques ou financiers avant d'aller trop loin. Ils peuvent vous aider à évaluer les coûts et les avantages d'un recouvrement ou d'une action en justice, et vous proposer des solutions alternatives auxquelles vous n'aviez pas pensé.

Évaluez les impacts potentiels sur la réputation

Le recours au recouvrement ou à une action en justice peut avoir des répercussions, en particulier si vous travaillez avec un client local ou très médiatisé qui risque de parler de la situation en public. Avant de passer à l'étape supérieure, veillez à ce que tous vos documents soient organisés (courriers, contrats, factures) afin de pouvoir prouver, en cas de questions, que la procédure a été équitable et cohérente.

Comment réduire les factures impayées à l'avenir

Une planification proactive peut contribuer à réduire le nombre de factures impayées. Grâce à une communication ouverte et à des rappels réguliers, vous pouvez encourager les clients à effectuer leurs paiements sans créer de frictions inutiles. Voici quelques conseils pour réduire les retards de paiement.

• Fixez les conditions de paiement dès le départ : spécifiez les dates d'échéance des paiements dans vos contrats et factures. Le fait d'indiquer clairement à l'avance la date d'échéance et les éventuels frais de retard ou pénalités permet aux clients de savent à quoi s'attendre et les incite, de manière plus urgente, à effectuer les paiements dans les délais.

• Automatisez la facturation et les rappels de paiement : utilisez un logiciel de facturation pour envoyer les factures à temps et mettre en place des rappels automatiques. La plupart des systèmes vous permettent de programmer des rappels juste avant, le jour même et peu après la date d'échéance. L'automatisation permet de gagner du temps et d'éviter les suivis manqués.

• Facilitez le paiement : plus il est facile pour les clients de payer, moins les factures risquent d'être en retard. Si possible, proposez plusieurs moyens de paiement adaptés à vos clients, par exemple les cartes de crédit, les paiements ACH (Automated Clearing House) ou le prélèvement automatique SEPA (Single Euro Payments Area), les virements bancaires ou encore les portefeuilles numériques. L'ajout d'un bouton de paiement directement dans la facture (si votre logiciel le permet) peut également simplifier le processus et favoriser un paiement plus rapide.

• Offrez des incitations au paiement anticipé : une petite remise en cas de paiement anticipé (par exemple, 2 % de réduction pour un paiement dans les 10 jours) peut être un facteur de motivation important, en particulier pour les clients qui apprécient de faire des économies sur les factures récurrentes. S'il ne vous est pas possible de proposer une remise, envisagez des avantages tels que l'exonération des frais de retard sur les factures futures pour les clients qui ont de bons antécédents de paiement.

• Établissez de solides relations avec les clients : les clients sont plus enclins à effectuer les paiements dans les délais s'ils se sentent respectés et valorisés. Des contrôles réguliers, la possibilité de poser des questions et le maintien de bonnes relations peuvent faire la différence. En cas de problème, faites preuve de proactivité et contactez les clients pour leur proposer des solutions. Cela peut contribuer au respect des délais de paiement et à l'instauration d'un climat de confiance.

• Envoyez des rappels amicaux avant la date d'échéance : l'envoi d'un rappel quelques jours avant la date d'échéance peut encourager amicalement les clients à réagir et vous permettre de détecter rapidement tout problème potentiel. Vous pouvez par exemple écrire « Ce rapide message pour vous rappeler que votre facture d'un montant de [montant] est due le [date]. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de quoi que ce soit de notre part. » Cela peut suffire pour que les paiements soient effectués dans les délais.

• Pensez aux acomptes ou aux paiements échelonnés : pour les grands projets ou les nouveaux clients, le fait de demander un acompte ou de prévoir des paiements échelonnés peut réduire le risque de non-paiement. De cette façon, vous êtes payé au fur et à mesure de l'avancement du projet, plutôt que d'attendre qu'il soit terminé.

• Assurez un suivi rapide des paiements impayée : en cas d'impayés, il convient d'assurer un suivi rapide. Dans de nombreux cas, un rappel amical juste après la date d'échéance incite le client à effectuer le paiement avant que le délai ne soit trop dépassé. Attendre trop longtemps pour assurer le suivi peut donner l'impression que le paiement dans les délais n'est pas une priorité, il convient donc d'agir le plus tôt possible.

• Ajustez les conditions pour les payeurs retardataires chroniques : si vous avez un client qui paie régulièrement en retard, envisagez d'ajuster ses conditions à l'avenir. Vous pouvez demander des délais de paiement plus courts, une politique plus stricte en matière de pénalités de retard ou un paiement anticipé pour des projets futurs.