ファイルフォルダの代わりにクラウド、印刷物の代わりに PDF、手紙の代わりに電子メールなど、ドイツでは紙を廃止し、デジタルソリューションに移行する企業が増えています。ただし、ビジネスプロセスを将来にわたって保証したい企業は、このタスクに慎重かつ構造化された方法で取り組む必要があります。

この記事では、ドイツ企業が会計のデジタル化を法的に義務付けられているかどうか、およびオンライン管理ワークフローが全国にどの程度普及しているかについて説明します。また、簿記を近代化する方法を段階的に概説し、実際のペーパーレス会計の長所と短所を強調します。

目次

• ドイツにおけるデジタル化された会計: 現状
  
• ドイツの企業におけるデジタル会計の義務化
  
• デジタル会計の長所と短所
  
• ドイツの企業が会計をデジタル化する方法
  

ドイツにおけるデジタル化された会計: 現状

ドイツの企業の 15% が現在、完全にペーパーフリーで運営されています。この数字は、デジタル協会 Bitkom が 2024 年に発表した代表的な調査によるもので、1,100 以上の組織を調査しました。比較すると、2022 年には、紙を廃止したと報告した企業はわずか 8% でした。この調査のその他の結果は次のとおりです。

• ドイツ企業の 24% が、管理ワークフローの約 4 分の 1 を紙で処理 (2022 年: 34%)
  
• ドイツ企業の 38% が、管理ワークフローの約半分を紙で処理 (2022 年: 33%)
  
• ドイツ企業の 14% が、管理ワークフローの約 4 分の 3 を紙で処理 (2022 年: 18%)
  
• ドイツ企業の 6% が、ほぼすべての管理ワークフローを紙で処理 (2022 年: 4%)
  

紙の消費量が少ないということは、ファイルフォルダが少なくなります。当然のことながら、回答者の半数が過去 5 年間にファイリングキャビネットが減ったと報告しました。この変化の恩恵により、国内のほぼすべての企業が現在、ビジネスプロセスのデジタル化 に対して基本的にオープンになっているという事実に貢献しています。2024 年には 96% がオープンであると報告し、2022 年の 89% から増加しました。

監査およびコンサルティング会社 KPMG による調査「会計におけるデジタル化 2024/2025」も同様の結論に達しています。調査対象となった 261 社のうち、68% がペーパーレス会計を完全または部分的に導入していると報告しています。12% が現在移行を実施しており、11% が具体的な計画を持っています。また、システムランドスケープの均質化にも顕著な違いがあり、これには、エンタープライズリソースプランニング (ERP) システムの標準化などが含まれます。

ドイツの企業におけるデジタル会計の義務化

ドイツの企業には、会計をデジタル化する基本的な法的義務はありません。それにもかかわらず、さまざまな法的要件により、特に会計における主要なワークフローをオンラインに移行することは、多くの場合避けられなくなってきています。

電子請求書の義務化

2025 年 1 月 1 日より、国内の企業は国内の企業間 (B2B) 取引について電子請求書を受け取り、処理する必要があります。今後数年間で、必須の電子請求書発行の範囲は拡大すると予想されており、2028 年までに請求書類は電子形式のみで発行される可能性があります。

公共部門では、電子請求書発行が 2020 年から施行されています。公的契約当局と協力する企業は、現在、請求書 を ZUGFeRD や XRechnung などの構造化形式で提出する必要があります (電子請求書発行規制のセクション 3 および 11[3] を参照)。

GoBD への準拠

帳簿、記録、およびドキュメントを電子形式で適切に管理および保管するための原則 (GoBD) は、ドイツの企業におけるデジタル会計の基本原則を規定します。税務関連データの収集、処理、アーカイブの方法について概説します。規定の中で、GoBD は、改ざんを防ぐために、電子会計記録を変更できない形式で保存することを義務付けています。このコンプライアンスを達成するには、信頼性の高いツールと堅牢な IT インフラストラクチャが必要です。

また、企業は簿記情報を徹底的かつ透明性を持って保持し、保持期間全体を通じて常にアクセス可能で検証可能であることを保証することが期待されています。法定期間は、ドイツ財政法第 147 条 (3) (AO) に基づき、ドキュメントの種類に応じて 6 年、8 年、または 10 年です。

手続き文書の作成

技術的な基準を超えて、企業は手続き上の文書を作成することが期待されています。これらの資料には、データの収集、処理、アーカイブの方法を説明する、すべてのデジタル会計プロセスと手順を網羅する必要があります。これは、組織が GoBD に準拠し、正確な簿記慣行を維持していることを税務署に証明します。

GDPR への準拠

一般データ保護規則 (GDPR) は、2018 年から欧州連合とドイツにおける個人情報の保護を管理しています。その規則の中で、企業に組織的および技術的なセキュリティ対策 を実施し、第三者による不正アクセスからデータを保護することを義務付けています。たとえば、個人情報は暗号化された形式で送信され、安全なサーバーに保管されなければなりません。

デジタル会計の長所と短所

デジタル化された会計には多くの利点があります。簿記の近代化を目指すドイツの企業も、そのような変化に伴う可能性のあるマイナス面を認識する必要があります。

デジタル化された会計の利点

• 時間の節約: デジタル会計の主な利点は、プロセスの自動化によって大幅な時間の節約が達成されることです。簿記ソフトウェアは、請求書の作成、領収書の管理、年次財務諸表の作成などのタスクを処理するため、手作業が削減され、管理タスクが迅速化されます。

• エラーの削減: 請求書類と領収書の自動処理により、手動入力エラーが大幅に排除されます。会計における AI の使用により、データ品質がさらに向上し、監査の範囲が削減されます。

• データの可用性: 会計をアップグレードした企業は、いつでもどの店舗からでも記録、ドキュメント、取引をリアルタイムで表示できます。これにより、金融活動のより高速なアクセス、より簡単な処理、透明性のある監視が可能になります。情報に即座にアクセスできるため、チームはより迅速で十分な情報に基づいた意思決定を行い、変更や要求に迅速に対応できます。AI 主導のツールは、分析と解釈に新たな可能性をもたらします。税務アドバイザー、監査人、その他のパートナーとのコラボレーションもスムーズになります。

• スペースの節約: デジタルシステムに移行すると、物理的なアーカイブが不要になります。主要な記録は安全なクラウドサービスまたは中央サーバーに保管され、ファイルキャビネットや棚がかつて消費していたオフィススペースを再利用します。

• 長期的なコスト削減: デジタルワークフローにより、長期的には支出が削減されます。企業は、紙、トナー、プリンターのハードウェアだけでなく、ファイルの保存とアーカイブの費用も節約できます。アーカイブルームや紙保管エリアをなくすことで、レンタルコストにプラスの効果があります。さらに、自動化により会計における人員配置の労力が削減され、全体的な人件費が削減されます。

• 法的保護措置: 会計士にとって、デジタル化は特定の分野、特に B2B 分野における電子請求書発行に関して法的に期待されています。GoBD の下でのコンプライアンスは、最新のプラットフォームを介して簡単に達成できます。また、自動ソフトウェア更新により、管理プロセスが常に最新の税規則で最新の状態にあることも検証されます。

デジタル会計のデメリット

• 高額な初期投資: 会計のデジタル化を希望するドイツの企業は、まずソフトウェアと IT インフラストラクチャに投資する必要があります。これは、特に中小企業やスタートアップにとって、予算上の課題を引き起こします。従業員のトレーニングにはさらなる費用も伴います。

• セキュリティリスク: オンラインで保管されている情報はサイバー攻撃の標的になります。このため、企業は IT インフラストラクチャを適切に保護する必要があります。暗号化や定期的なバックアップなどの対策が重要です。

• テクノロジーへの依存: デジタル化が進むにつれて、テクノロジーへの依存も高まっています。システムに障害が発生したり、技術的な問題が発生したりすると、簿記フロー全体が中断されるリスクがあります。

ドイツの企業が会計をデジタル化する方法

従来の紙ベースの会計からデジタルワークフローへの移行は複雑になる可能性があり、計画と実装に対する体系的なアプローチが必要です。簿記の近代化を成功させるための最も重要な手順は次のとおりです。

税務アドバイザーを早い段階で関与させる

計画段階の早い段階で税務専門家を関与させることが重要です。適用されるすべての規制とコンプライアンス義務について、彼らの指導を求めてください。早期の調整は、財政ルールを解釈し、エラーを回避するために特に価値があります。アドバイザーは、組織のニーズに合った適切な会計ソフトウェアを推奨し、それを効果的に運用する方法についてチームをトレーニングすることもできます。

有資格者を選定

会計のデジタル化を主導する資格のあるチームを編成します。会社のリーダーとして自分でプロジェクトを管理している場合は、その実施を監督するために 2 人から 3 人の従業員からなるコアチームを任命します。信頼できる税務専門家と緊密なコミュニケーションを維持してください。

必要なハードウェアの購入

簿記をオンラインに移行するには、適切なハードウェアが必要です。コア IT インフラストラクチャと強力なコンピューターに加えて、紙の記録をキャプチャするための優れたドキュメントスキャナーを購入してください。会計データを安全に保管するには、クラウドリポジトリまたは中央サーバーを使用することをお勧めします。

適切な会計ソフトウェアを選択する

適切なプラットフォームを選択することは、移行を成功させるための中心です。ソフトウェアが GoBD に準拠しており、必要な機能がすべてカバーされていることを確認します。DATEV などの一般的な税務コンサルティングプログラムへの簡単な統合が容易かどうかを確認してください。メンテナンス、更新、およびサポートのための潜在的なフォローアップ費用があるかどうかを事前に判断します。

Stripe Revenue Recognition により、企業は収益を発生主義で自動的に記録できます。ただし、このツールは、決済を正しい配送期間に割り当てるのに役立つだけでなく、特にサブスクリプションなどの継続課金の場合、月次および年次の財務諸表の作成も容易になります。このソフトウェアは正確なレポートを保証し、会計基準体系化 (ASC) 606 や国際財務報告基準 (IFRS) 15 などの国際基準への準拠をサポートします。

従業員への啓発とトレーニング

デジタル化は会計士に大きな変化をもたらします。したがって、早い段階で従業員に通知することが重要です。懸念事項を真剣に受け止め、ペーパーレス簿記の利点を明確に説明してください。トレーニングコースは、スタッフが新しいワークフローに慣れるのに役立ちます。

税務コンプライアンス監査

税務専門家に、移行後に税務コンプライアンス監査を実施して、新しいプロセスが GoBD 要件に準拠していることを確認するよう依頼します。記録を適用法に沿った状態に保つために、必要に応じて調整を実施します。